Bài giảng môn tin học cơ sở 1: Microsoft Excell

Bài giảng môn tin học cơ sở 1: Microsoft Excell của Học Viên Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

MICROSOFT EXCEL

• Microsoft Excel là phần mềm chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows, thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.

• Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thông kê, bảng dự toán, … Khi có sự thay đổi dữ liệu, bảng được tự động tính toán lại theo số liệu mới.

• Thao tác trên bảng ta có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1 Khởi động EXCEL:

StartAll ProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Excel hoặc Double Click vào biểu tượng Excel trên Desktop

1.2 Màn hình Excel:

Thanh tiêu đề (Tille bar)

Thanh thực đơn chính (Menu bar)

Thanh công cụ chuẩn (Standard bar)

Thanh định dạng (Formatting bar)

Thanh công thức (Formula bar)

Bảng tính (Workbook)

Thanh trượt dọc (Vertical Scroll-bar)

Thanh trượt ngang (Horizotal Scroll-bar)

Thanh trạng thái (Status bar)

Khái niệm về bảng tính EXCEL (WORKBOOK)

Bảng tính EXCEL được xem như một quyển sách (Book) gồm từ

1 đến tối đa 256 tờ (Sheet) được liệt kê với Sheet1, Sheet2, Sheet3,…

Mỗi Sheet (tờ) xem như một trang giấy kẻ ô gồm:

256 cột (Columns) ký hiệu từ A,B,C, …, Y,Z,AA,AB,…,IV

65536 dòng (Rows) được đánh số từ 1,2, …, 65536.

Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột Số ô trong 1 tờ là:

65536 x 255

Địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau

Ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6 Mỗi ô có

thể chứa 32.767 ký tự.

- Phép tính: + , - , * , / , ^ (lũy thừa) , % (phần trăm).

Lưu ý: Dạng thức thể hiện của 1 số phụ thuộc vào quy định trong Windows Khi nhập 1

số ta CHỈ CẦN NHẬP TRỊ ĐẠI SỐ của nó không cần nhập dạng thức vì sau này ta có thể ĐỊNH DẠNG LẠI theo ý muốn.

Ví dụ: +$100,000 thì ta nhập 100000 +$100,000.123 - 100000.123

- Dữ liệu số mặc định canh phải.

Kiểu chuỗi (Text): Là dạng dữ liệu có tính tổng quát nhất của Excel Ví dụ: Cột Họ

và tên, Ghi chú, Quê quán, Chức vụ,…

- Quy ước nhập: Phải bắt đầu bởi:

- Các ký tự từ A đến Z

- Các ký tự canh lề gồm

+ Canh lề trái: ‘+ Canh lề phải: “+ Canh lề giữa: ^+ Canh đầy ô: \

- Sự hiển thị: Nếu độ dài <= độ rộng của ô thì hiển thị bình thường

Nếu độ dài > độ rộng của ô thì có 2 khả năng xảy ra

+ Ô kế tiếp rỗng  dữ liệu tràn qua+ Ô kế tiếp không rỗng  dữ liệu bị che khuất

Xử lý: Điều chỉnh độ rộng của ô.

- Tóan tử: Duy nhất chỉ có phép GHÉP CHUỖI Ký hiệu &

Ví dụ: =“HUNG” & “ YEN” -> “HUNG YEN”

Kiểu ngày & thời gian (Date & Time): Là loại dữ liệu thể hiện giá trị Ngày và Giờ

Hai dạng thời gian thường dùng là 13:30:55 hoặc 1:30:55 PM

Để thay đổi cách nhập kiểu ngày dùng lệnh StartControl Panel

Regional and Language Options.

Kiểu Logic (Boolean):

- Quy ước nhập: Chỉ có 2 giá trị là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai).

+ TRUE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) đúng + FALSE: ứng với 1 biểu thức logic (mệnh đề tóan học) sai.

Ví dụ: 5>2  TRUE

- Toán tử: Thường sử dụng các phép so sánh: >, >=, <, <=, =, <>(khác nhau).

Kiểu công thức (Formula):

- Khái niệm: Công thức là sự liên kết các hằng số, kiểu dữ liệu, tọa

độ ô, tên vùng, toán tử và các hàm một cách hợp lý

- Quy ước nhập: Ký tự đầu tiên phải là dấu = hoặc +

Ví dụ: = 12.5 + SQRT(4)-VALUE(“123”)

Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự được gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó.Công thức trên cho kết quả là -108.5

- Trình tự ưu tiên thực hiện các toán tử trong công thức:

2 CÁC THAO TÁC TRÊN VÙNG

Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục Vùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm địa

chỉ ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng, dạng <ô đầu> : <ô cuối> Ví dụ A2:C8.

Trước khi thực hiện một thao tác trên vùng, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể là một vùng hoặc nhiều vùng).

2.1 Đánh dấu khối:

2.1.1 Đánh dấu khối ô:

- Dùng chuột: Drag chuột tại vị trí đầu và cuối khối ô.

- Dùng bàn phím: Nhấn Shift + <các phím di chuyển con trỏ , , ,.

2.1.2 Đánh dấu khối dòng, cột:

Click chuột tại đầu dòng/đầu cột đó.

Để đánh dấu nhiều dòng/cột liên tiếp thì bấm đồng thời phím Shift

Để đánh dấu nhiều dòng/cột không liên tiếp thì bấm đồng thời phím Ctrl.

2.1.3 Đánh dấu vùng:

- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift, dùng các phím mũi tên trên bàn phím để mở rộng vùng.

- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím trái chuột, kéo đến ô cuối cùng.

- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift, nháy chuột vào ô cuối cùng.

Để đánh dấu nhiều vùng thì đồng thời ấn và giữ phím Ctrl

- Đánh dấu vùng dữ liệu nguồn

- Thực hiện EDITCOPY (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ hoặc gõ Ctrl+C)

Dựng AutoFill để sao chép công thức:

Để sao chép công thức từ 1 ô sang ô khác ta làm như sau: Đưa con trỏ vào ô nguồn, khi góc dưới bên phải của ô này có nút AutoFill (hình dấu +) thì kéo nút AutoFill qua các ô cần sao chép công thức

2.4 Xóa dữ liệu trong vùng:

Đánh dấu vùng muốn xóa, ấn phím Del.

2.5 Di chuyển vùng dữ liệu :

- Chọn vùng nguồn;

- Thực hiện lệnh EDITCUT (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng CUT

trên thanh cụng cụ hoặc gõ Ctrl+X);

- Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích;

- Thực hiện lệnh EDITPASTE (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh cụng cụ hoặc gõ Ctrl+V).

Để di chuyển dữ liệu ta có thể đưa trỏ chuột vào cạnh viền của vùng nguồn sao cho con trỏ có hình mũi tên, rê chuột kéo vùng đến vị trí mới

Cách 2: Trỏ Mouse tại biên trái giữa các dòng và drag lên/xuống.

Chú ý: Để điều chỉnh kích thước vừa khít với dữ liệu trong ô ta Double

Click tại biên tương ứng

- Đánh dấu cột (dòng) muốn tô màu;

- Thực hiện lệnh FORMATCELLS Hộp thoại Format Cells xuất hiện Chọn lớp Patterns Chọn mẫu tô và màu đường lưới trong mục Pattern, chọn màu tô nền trong mục Color Chọn OK

4 THAO TÁC TRÊN TỆP:

4.1 Lưu trữ tệp mới lên đĩa:

- Thực hiện lệnh FILESAVE (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng SAVE trên thanh công cụ hoặc gõ Ctrl+S);

- Chọn tên thư mục trong hộp Save In;

- Gõ tên tệp trong hộp File Name

- Nhấn Save.

Lưu ý: Nếu muốn lưu trữ tệp cũ lên đĩa với tên mới thì dùng FILESAVE AS.

4.2 Mở một tệp đã có trên đĩa:

- Thực hiện lệnh FILEOPEN (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng OPEN trên thanh công cụ hoặc gõ Ctrl+O);

- Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở.

4.5 Bảo vệ các bảng tính:

Có thể tiến hành ở 2 mức: bảo vệ tòan bộ tệp Workbook có phần mở rộng là XLS và bảo vệ một bảng tính (Sheet) bên trong Workbook

Bảo vệ tòan bộ tệp Workbook:

FILESAVE AS Xuất hiện hộp thoại Save as, chọn thư mục sẽ lưu tệp, nhập tên tệp vào hộp File Name, nháy nút TOOLS, chọn GENERAL OPTIONS,

- Nhập mật khẩu (Password) vào hộp PASSWORD TO OPEN,

- Nhập mật khẩu vào hộp PASSWORD TO MODIFY nháy OK Xuất hiện hộp thoại CONFIRM PASSWORD,

- Nhập lại mật khẩu lần thứ hai vào hộp REENTER PASSWORD

TO PROCCED,

- Nhập lại mật khẩu lần thứ hai vào hộp REENTER PASSWORD

TO MODIFY nháy liên tiếp OK để thoát khỏi các hộp thoại

Sau này mỗi khi mở tệp phải nhập đúng mật khẩu thì tệp Workbook mới

mở được

5 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG

EXCEL có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng rất thuận lợi

Ví dụ: Công thức = A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7)

Dạng tổng quát của hàm là: =<Tên hàm>(Danh sách đối số)

<Tên hàm> là tên hàm mẫu do Excel quy định Ví dụ: SUM,

Chú ý: Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm không phân biệt chữ thường

hoặc chữ hoa Đối số phải đặt trong cặp ngoặc đơn (…).

Một hàm mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống Menu và hộp thoại bằng cách: Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu, thực hiện lệnh INSERT FUNCTION (hoặc nháy chuột vào nút f* trên thanh Formula), xuất hiện hộp thoại Insert Function Hộp Search for a function và nút Go dùng để tìm kiếm một hàm hoặc chọn nhóm hàm trong khung Or select a category (ví dụ All), chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Select a function (ví dụ SUM), nháy nút OK, xuất hiện hộp thoại mới Function Argument, vào danh sách đối số của hàm, nháy nút OK Kết quả tính toán xuất hiện trên ô đã chọn.

5.1 Các hàm đơn giản:

ABS(N): Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N Ví dụ =ABS(-25) cho 25.

SQRT(N): Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0).

PI(): Cho trị là số pi (3.141593…)

FACT(N): tính n! Ví dụ =FACT(4) cho 24

INT(N): Cho trị là phần nguyên của biểu thức số N Ví dụ =INT(23.56) cho 23.

SUM(Danh sách các trị): Tính tổng các giá trị trong danh sách.

SUMPRODUCT(vùng1,vùng 2): tính tổng các tích tương ứng của 2 vùng ô Ví

dụ: Vùng ô B2:B10 chứa số lượng các mặt hàng bán ra, vùng C2:C10 chứa đơn giá

các mặt hàng Công thức =SUMPRODUCT(B2:B10, C2:C10) cho tổng giá trị các mặt hàng bán ra

AVERAGE(Danh sách các trị): Cho giá trị trung bình cộng của các giá trị trong

danh sách

MAX(Danh sách các trị): Tìm giá trị lớn nhất của các giá trị trong ds.

MIN(Danh sách các trị): Tìm giá trị nhỏ nhất của các giá trị trong ds.

ROUND(biểu thức số, n): Làm tròn giá trị của biểu thức số đến n số lẻ

Nếu n>0: làm tròn về bên phải phần thập phân

Nếu n<0: làm tròn về bên trái phần nguyên.

DAY(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.

MONTH(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày.

YEAR(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày.

NOW(): Hiện lên ngày và giờ hiện tại của hệ thống.

TODAY(): Hiện lên ngày hiện tại của hệ thống.

AND(điều kiện 1, điều kiện 2,…): cho giá trị TRUE (đúng) khi tất cả các điều kiện nêu

trong danh sách đều có trị đúng.

Ví dụ: AND(3>2,5<8) cho giá trị TRUE

AND(3>2,5>8) cho giá trị FALSE

OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…): cho giá trị TRUE (đúng) khi có 1 điều kiện nêu trong

danh sách có trị đúng.

Ví dụ: OR(3>2,5<8) cho giá trị TRUE, OR(3>2,5>8) cho giá trị TRUE

OR(3<2,5>8) cho giá trị FALSE

NOT(điều kiện): Cho giá trị ngược lại của điều kiện.

Ví dụ: NOT(OR(3>2,5<8)) cho giá trị FALSE

IF(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2): Nếu biểu thức logic là đúng thì hàm

cho giá trị là <biểu thức 1>, ngược lại cho giá trị <biểu thức 2> Các <biểu thức 1>

và <biểu thức 2> có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, logic) và cũng có thể là một hàm IF khác

Ví dụ: IF(a1>=300, 50, 100)

IF(b2=“GD”, 1500, IF(b2=“PGD”, 1200, 1000))

COUNTA(danh sách các trị): Cho số các ô chứa dữ liệu trong danh sách.

Ví dụ: = counta(-2,”VTV”,5,8) cho kết quả 4.

COUNT(danh sách các trị): Cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách.

Ví dụ: = count(-2,”VTV”,5,8) cho kết quả 3.

RANK(x,danh sách): Xác định thứ hạng của giá trị x so với các giá trị trong danh

sách (thứ hạng xếp theo giá trị giảm dần) Giá trị x và danh sách phải là các giá trị

số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE! Giá trị x phải rơi vào một trong các giá trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A

LEFT (Text,n): cho trị là chuỗi con gồm n ký tự của chuỗi Text tính từ trái sang phải.

Ví dụ: =Left(“Hung Yen”,4) cho chữ “Hung”

MID (Text,m,n): lấy n ký tự của chuỗi TEXT bắt đầu từ vị trí thứ m.

Ví dụ: =Mid(“Ban Yen Nhan”,5,3) cho chữ “Yen”

RIGHT(Text,n): cho trị là chuỗi con gồm n ký tự của chuỗi TEXT tính từ phải sang trái.

Ví dụ: =Right(“Hung Yen”,3) cho chữ “Yen”

LEN(Text): Cho độ dài của chuỗi TEXT.

Ví dụ: =Len(“Viet Nam”) cho 8.

LOWER(Text): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ thường.

UPPER(Text): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa.

PROPER(Text): Chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi TEXT thành chữ hoa.

Ví dụ: =Proper(“viet nam”) cho chữ Viet Nam

TEXT(giá trị số, định dạng): Chuyển giá trị số thành chuỗi theo định dạng đã chọn.

Ví dụ: Nếu A2 chứa số 234, =Text(A2,”0”) cho “234”;

=Text(A2,”0000”) cho “0234”

Nếu A2 chứa số 234.56 =Text(A2,”000.0000”) cho “234.5600”

=Text(A2,”0000.0”) cho “0234.6”

VALUE(chuỗi): chuyển chuỗi có dạng số sang số.

Ví dụ: =Value(“123.45”) cho giá trị số 123.45.

5.2 Các hàm tìm kiếm:

VLOOKUP(x, Bảng, Cột tham chiếu, Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của Bảng, khi tìm là “có” thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô

ứng với vị trí của x

- Bảng là một khối các ô và thường gồm nhiều hàng, nhiều cột Cột bên

trái của bảng luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu

- Cột tham chiếu là thứ tự của cột (tính từ trái của Bảng), cột đầu tiên

của Bảng là cột 1

- Cách dò là số 0 hoặc số 1 (ngầm định là 1):

+ Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của Bảng phải sắp

xếp theo thứ tự tăng dần Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách thì hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi) Nếu trị dò x lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng Nếu trị dò đúng khớp với 1 phần tử trong d.s (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi) thì hàm cho trị là trị của ô nằm trên cùng hàng trong Cột tham chiếu

+ Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột

bên trái của Bảng không cần phải sắp

xếp theo thứ tự Nếu trị dò x không

đúng khớp với bất kỳ phần tử nào

trong danh sách (không phân biệt chữ

hoa hay thường nếu là chuỗi) thì hàm

cho trị là #N/A (Not Available:

Không khả thi) Chỉ khi nào trị dò x

đúng khớp với 1 phần tử trong d.s

(không phân biệt chữ hoa hay thường

nếu là chuỗi) thì hàm mới cho trị là

trị của ô nằm trên cùng hàng trong

HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò): Nguyên tắc hoạt động của hàm

HLOOKUP (Horizontal Look Up) giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới.

Ngoài cách dùng địa chỉ để tham chiếu tới các ô, ta có thể gán tên cho các ô để

tránh khả năng nhầm lẫn trong công thức và lệnh.

Thao tác đặt tên cho một vùng ô:

- Lựa chọn vùng ô (hoặc 1 ô)

- Thực hiện lệnh INSERTNAMEDEFINE Xuất hiện hộp thoại Define Name Gõ tên khối ô (một xâu ký tự, không có dấu cách) vào hộp Names in Workbook.

Xuất hiện hộp thoại Create Names Chọn Left column

Tương tự dãy xâu ký tự làm tên có thể ở cột bên phải vùng ô, dòng trên cùng hoặc hoặc cuối cùng của vùng

Tæ 1 35 ng 30000000

Tæ 2 25 ng 21000000

Tæ 3 10 ng 11000000

INDEX(Bảng,Hàng,Cột) dùng để tham chiếu giá trị phần

tử trong bảng Bảng là khối cell gồm nhiều hàng, nhiều cột

Hàm INDEX cho trị là trị của ô (cell) tính từ góc trên trái

của bảng lệch xuống bao nhiêu Hàng, lệch qua bao nhiêu

Cột Hàng hay cột đến tính từ 1 trở đi.

Ví dụ: INDEX(Bang,2,3)  56

INDEX(Bang,3,4)  31 MATCH(Trị dò,Danh sách,Cách dò): dùng để dò tìm một giá trị bên trong Danh sách

Hàm cho trị là VỊ TRÍ xuất hiện của Trị dò trong Danh sách đó Danh sách thường là một

hay nhiều khối cell nhưng phải nằm trên cùng 1 hàng hay cùng 1 cột

Kết quả của hàm có thể khác nhau tùy theo cách dò:

+ Nếu cách dò là 1 hoặc không chỉ định: Tìm trị lớn nhất trong danh sách, nhỏ

hơn hay bằng trị dò (Danh sách phải xếp theo thứ tự tăng dần …,-1,0,1,2,…,A,…,Z,

FALSE, TRUE mới cho kết quả đúng.

+ Nếu cách dò là -1: Tìm trị bé nhất trong danh sách, lớn hơn hay bằng trị dò

(Danh sách phải xếp theo thứ tự giảm dần TRUE,FALSE,Z,…,A,…,1,0,-1,… mới cho kết quả đúng.

+ Nếu cách dò là 0: Tìm trị đầu tiên bằng với trị dò (danh sách không cần theo