Edit task detail

Edit task detail

Nhóm 9

1 G Edit task detail :

1 Cácloạicôngviệc (Task type) :

Có 3 loại task type: Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work

Mốiquanhệgiữa Unit, Duration vàWork :

Duration =Works Units

Việcxácđịnhtask typenhằmxácđịnhtínhquyếtđịnhđốivới 2 giátrịcònlại.

- Fixed Units: MộtcôngviệckhiđượcxáclậpTask type làFixed Unitsnghĩalà

Unitscủacáctàinguyênsẽkhôngthayđổikhicósựđiềuchỉnhtừ 2

giátrịcònlại.Nóicáchkhácthìkhi ta thayđổi Duration thì Works

tươngứngsẽthayđổivàngượclại

- Fixed Duration :Mộtcôngviệckhiđượcxáclập Task type làFixed Duration

nghĩalà Duration củacôngviệcsẽkhôngthayđổikhicósựđiềuchỉnhtừ 2

giátrịcònlại.Nóicáchkhácthìkhi ta thayđổi Units thì Works

- Effort drivenlàmộttínhnăngcủa MS Project,

cókhảnăngtựđộngtínhtoánsựtănggiảm Durationcủamột task

khicósựthayđổicủanguồntàinguyên Chứcnăngnàychỉcóthểápdụngvới Fixed

Duration và Fixed Units Đốivới Task type làFixed WorkthìEffort

drivenkhôngđượclựachọnvìnóđãđượcngầmđịnhsẵn.

- Vídụ:

o Đốivới 1 task có Task type làFixed Units – Effort driven, khi ta

thêmnguồnnhânlựccho task thìtấtnhiên Work của task sẽtăngvà Duration của task sẽgiảmxuống; nếukhôngcó effort driven thì Work của task vẫntăngnhưng Duration sẽkothayđổi

o Đốivới 1 task làFixed Work, khi ta giảmnguồnnhânlựccho task thì

Duration sẽtănglênđểđảmbảo Work khôngđổi

2 Chia nhỏcáccôngviệc (Split task):

Chứcnăngnàyđểphân chia

côngviệchiệncótrongbảngthànhcáccôngviệcnhỏnếucócácdiễnbiếnmớicầnthayđổivềlịchhoặcthờigian , …

- SaukhichọnCôngviệctrênthanhcôngcụ,chọn công cụ Split task trên thanh công cụ hoặc menu Edit  Split Task

- Click trênthanhhiểnthịcôngviệcđểchọnvịtrícầnchia

- Ngoàira ta cóthểghépcáccôngviệclạibằngcáchkéocáccôngviệcchạmvàonhau.

3 Thayđổiloạicôngviệc :

Chọn công việc mà ta muốn thay đổi loại của nó trong cột Task name.

Click chọn nút Task Information

Chọn Tab Advance

Ta thay đổi loại công việc tại thuộc tính Task type

4 Entering Deadline Date :

- Chọn công việc mà ta muốn thay đổi loại của nó trong cột Task name

- Click chọn nút Task Information

- Chọn Tab Advance

- Ta thay đổi Deadline công việc tại thuộc tính Deadline

1.1 5 Effort Driven Taks :

- Khi một công việc được gán thuộc tính Effort Driven thì khi bạn thêm tàinguyên cho nó thì Microsoft Project sẽ tự giảm thời gian thực hiện côngviệc đó

- Mặc định thì tất cả mọi công việc được tạo ra đều được gán thuộc tínhEffort Driven

- Để bỏ thuộc tính này cho một công việc, ta làm như sau:

o Vào hộp thoại Task Information của công việc đó

o Trong Tab Advanced, xóa bỏ dấu chọn cho thuộc tính Effort Driven

- Ta cũng có thể mặc định cho tất cả các công việc được tạo ra không có

thuộc tính Effort Driver bằng cách trong menu File, chọn mục Options, chọn tab Schedule và sau đó bỏ dấu chọn tại mục New tasks are effort

driven.

1.2 6 Sắp xếp thông tin:

- Ta có thể sắp xếp các công việc hay tài nguyên theo một điều kiện nào đónhư tên công việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên

- Chọn khung nhìn Gantt Chart

- Trên menu View, chọn icon Sort và chọn kiểu sắp xếp mà ta muốn

- Ta cũng có thể tùy sắp xếp bằng cách chọn Sort by…

- Ta cũng có thêm các loại Group khác trong mục More Group hoặc tạo mớimột loại Group với Group Definition in ….

1.4 8 Trích lọc thông tin:

- Microsoft cho phép ta lọc thông tin trong toàn dự án để có được nhữngthông tin cần thiết

- Trên menu View, trên thanh Filter: click drop down và chọn kiểu lọc

- Ta có thể chọn thêm nhiều kiểu lọc không nằm trong mục Filter: bằng cáchchọn More filters hoặc cũng có thể định nghĩa kiểu lọc mới bằng cách chọnNew filters trong mục More Filters

- Đề quay trở về trạng thái ban đầu, ta chọn kiểu lọc là All Tasks.

1.5 9 Tùy biến bảng (Customize Table):

- Tùy vào chế độ nhìn đang lựa chọn (Calender, Gantt Chart, Task Usage…)

mà ta có thể tùy biến các bảng bằng cách chọn menu View  Table, tachọn các loại bảng đã được định nghĩa trước bởi Microsoft project

- Ta cũng có thể tạo ra bảng mới bằng cách chọn More Tables…  clickchọn New Ta đặt tên cho bảng mới tạo, định nghĩa các cột trong bảng

1.6 10 Tùy biến khung nhìn:

- Ta có thể theo dỗi được dự án của mình qua các khung nhìn khác nhaunhư: Calender, Gantt Chart, Task Usage, Resource Usage,…

- Click menu View, chọn khung nhìn mà ta muốn quan sát thông qua cácbiểu tượng có trên màn hình

- Nếu khung nhìn bạn muốn quan sát hiện thời không có trong menu View, kích vào mục More Views để có nhiều lựa chọn Chọn 1 kiểu khung nhìn trong bảng liệt kê Views, sau đó chọn Apply.

- Ta cũng có tạo mới một khung nhìn bằng cách chọn New trong MoreViews Có 2 loại khung nhìn:

o Single view: khung hình đơn

o Combination view: khung hình kết hợp 2 khung hình khác lại vớinhau

Dưới đây là 8 khung nhìn thông dụng nhất:

Tên khung nhìn Nội dung

1.6.1.1 Calendar Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và khă nănghoàn thành nó.

1.6.1.2 Gantt

Chart

Diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan,một biểu đồ (biểu đồ ngang) thể hiện các công việc vàthời gian hoàn thành chúng

1.6.1.3 Network

Diagram

Thể hiện dưới dạng lưới các công tác (sơ đồ mạng) và

sự phụ thuộc giữa chúng Dùng khung nhìn này để cómột cái nhìn bao quát về các công việc

1.6.1.4 Task

Usage

Thể hiện danh sách các công việc đã được gán tàinguyên Dùng khung nhìn này để thấy nguồn tàinguyên nào đã được gán cho một công việc cụ thể

1.6.1.9 More View Cho phép lựa chọn các khung nhìn khác của chươngtrình.

2 J Share project information:

1 Các báo biểu chuẩn của Microssoft Project:

Trong menu Project chọn Reports

Hộp thoại Reports hiện lên:

Ý nghĩa của các bảng lựa chọn trong hộp thoại Reports trên:

Current Activities Báo cáo về các công tác như mỗi công tác cần bao nhiêu loại tài

nguyên, số lượng như thế nào, bắt đầu và kết thúc khi nào, có bị muộn hay không

Cost Báo cáo về tài chính của dự án như chi phí cho ngày nào là bao

nhiêu tiền vào mục nào

Assignment Báo cáo về phân bố tài nguyên như các nhân công (có thể chi tiết

đến từng người) làm công việc gì và làm bao nhiêu ngày công

Workload Báo cáo về tình hình sử dụng từng loại nhân công, vật liệu, máy móc

như thế nào theo từng ngày tài nguyên

Custom Báo biểu được thiết lập bởi người sử dụng

Có 5 loại báo cáo tổng quan:

Project Summary: tóm tắt dự án.

Top-Level Tasks: những việc quan trọng nhất.

Critical Tasks: giới hạn về nhiệm vụ.

Milestones: những cột mốc.

Working Days: thời gian làm việc các ngày trong tuần.

Chọn Project Summary / Select để xem hoặc in báo cáo tóm tắt suốt quá trình thực hiện dự án.

2 Tạo một To Do List (Danh sách công việc 1 thành viên thực hiện):

Trong menu Project chọn Reports Hộp thoại Reports hiện lên, ta chọn Assignments report, hộp thoại Assignment Report hiện lên như sau:

Ý nghĩa của các báo biểu lựa chọn:

1 Who does what : ai làm những gì.

2 Who does what when: ai làm những gì khi nào.

3 To-do list: Danh sách công việc được phân công.

4 Overallocated resources: báo cáo phân công nhân sự.

Để tạo một To-do list ta chọn To-do list / Select, hộp thoại Using Resource xuất hiện:

Trong khung Show tasks using, chọn thành viên muốn kiểm tra, sau đó chọn OK, một báo biểu To-do List sẽ được tạo ra như sau:

To Do List sẽ hiển thị tất cả các công việc mà thành viên được chọn làm trong suốt quá trình của

dự án.

3 Tạo hình ảnh:

Ta có thể tạo hình ảnh của lịch biểu để đưa vào văn bản hay báo cáo bằng cách sau:

Trong menu Task chọn Copy Picture:

Hộp thoại Copy Picture xuất hiện:

Ta thao tác trên hộp thoại, chọn nơi lưu giữ hình ảnh, hình thức copy, sau đó chọn OK, hình ảnh

sẽ lưu giữ ở hình thức hoặc nơi mà ta mong muốn, có thề dán hình ảnh lên văn bản, báo cáo, … :

4 Sử dụng báo biểu dạng biểu đồ với Excel :

Trong Microsoft Project, ngoài việc xem/in báo biểu dưới dạng văn bản, ta còn có thể xem chúng dưới dạng biểu đồ để định mức làm việc của các thành viên trong ngày, tuần, tháng, quý, năm Chúng hiển thị trên Excel hoặc Visio, tùy vào thao tác chúng ta lựa chọn.

Trên Project tab, trong nhóm Report chọn Visual Reports:

Hộp thoại Visual Reports – Create Report hiện lên:

Hộp thoại bao gồm một bản xem trước đơn giản của các loại đồ họa (đồ thị hoặc biểu đồ) kết hợp với mỗi báo cáo trực quan Nếu muốn, bạn có thể bấm vào các tab khác nhau trong hộp thoại để xem các báo cáo trực quan được tổ chức.

Báo cáo trực quan đầu tiên bạn sẽ tạo ra là dựa trên Excel.

Chọn dạng biểu đồ muốn thể hiện và định dạng kiểu mẫu, chọn mức (ngày, tuần, tháng, quý, năm) thể hiện và chọn view để xem báo biểu

5 Sao chép dữ liệu dự án sang một chương trình khác :

Chúng ta có thể sao chép thông tin (như tên nhiệm vụ và ngày tháng) từ một bảng trong dự án và dán nó như là cấu trúc dạng bảng trong các ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel, hoặc là một bảng trong các ứng dụng xử lý văn bản có hỗ trợ bảng biểu, như Microsoft Word…

Trên File tab, chọn Save as.

Trong hộp thoại File name, nhập tên file là sharing rồi chọn save.

Sau đó ta bắt đầu sao chép dữ liệu.

Trong bảng entry bên trái của sơ đồ Gantt, ta chọn nội dung muốn sap chép.

Trên Task tab, trong nhóm Clipboard chọn Copy.

Sau đó ta mở ứng dụng muốn sao chép đến (ví dụ như Word) và dán vào.

6 Mở một định dạng File khác bằng Project :

Chúng ta có thể mở các tập tin khác như word hay excel bằng MS Project Trước tiên ta phải cài đặt lại Project:

Trên File tab chọn Option.

Hộp thoại Option hiện ra như sau:

Chọn Trust Center tab -> Trust Center Settings

Hộp thoại Trust Center hiện ra như sau:

Chọn Legacy Formats tab -> Prompt when loading files with legacy or non-default file

format.

Chọn Ok rồi đóng hộp thoại Trust Center lại rồi chọn Ok lần nữa.

Như vậy là chúng ta đã cài đặt cho Project xong, bậy giờ chúng ta bắt đầu mở File.

Trên File tab chọn Open Hộp thoại Open hiện ra như sau:

Trong hộp Microsoft Project Files, chọn định dạng file ta muốn mở, rồi gõ tên file vào hộp File

name:, chọn Open.

Hộp thoại Import Wizard xuất hiện, chọn Next.

Hộp thoại Import Wizard – map xuất hiện, ta chọn New map rồi chọn Next.

Hộp thoại Import Wizard – Import mode xuất hiện:

Chọn As a new project, chọn Next.

Hộp thoại Import Wizard – Map Options xuất hiện:

Check vào nút Tasks, rồi chọn Next.

Hộp thoại Import Wizard – Task Mapping xuất hiện:

Trong hộp Source worksheet name, chọn Tasks.

Chọn Next, rồi chọn Finish.

Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện vì dự án lúc này được mở không đúng định dạng mặc định.

Chọn Yes.

Project sẽ đưa các dữ liệu Excel vào một kế hoạch dự án mới (Các ngày bạn nhìn thấy trên thang thời gian này sẽ khác với những thể hiện vì dự án sử dụng ngày tháng hiện hành là ngày bắt đầu

dự án trong các tập tin mới.)

J Share Project infromation

6 Đưa vào thông tin của 1 dự án

VD : đưa vào dự án file excel

Vào file chọn open -> chọn nơi lưu file

Sau đó hộp thoại Import Wizand hiện lên nhấn next -> tới khi họp thoại Import Wizand – Task Mapping hiện lên

7 In các loại báo biểu :

Từ thanh công cụ chọn Project -> Reposts -> tùy chọn

8 In khung nhìn

- Cách 1: làm theo cách trên chọn Overview->

- Cách 2 : Từ File chọn Print -> nhấn Page Setup -> Xong rồi nhấn Print

9 Vẽ thêm vào sơ đồ :

Từ Format chọn Drawing -> tùy chọn

10 Tạo biểu đồ mô tả tiến độ thực hiện đề án dành cho khách khách hàng(Còn cái này tao chịu,tìm hoài không thấy)