Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống

Tài liệu này một phần được dịch và biên soạn lại từ quyển sách Practical Data Modelling For Database Design của hai tác giả Renzo D’Orazio & Gunter Happel và từ Giáo trình Phân tích Thiế

LỜI NÓI ĐẦU

Chào mừng các bạn đến với môn học Phân tích thiết kế thống, một môn học rất thú vị, cần thiết trong việc xây dựng một ứng dụng thực tế Nó cũng sẽ trang bị cho các bạn những kiến thức cần thiết dùng để viết phần lý thuyết của đề án tốt nghiệp Tài liệu sẽ cung cấp những

kỹ năng cần thiết trong phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản ly

Tài liệu này một phần được dịch và biên soạn lại từ quyển sách Practical Data Modelling For Database Design của hai tác giả Renzo D’Orazio & Gunter Happel và từ Giáo trình Phân tích Thiết kế Hệ Thống của Nguyễn Văn Vỵ

Tài liệu trình bày tường tận chi tiết các kỹ năng cần thiết trong phân tích thiết kế một hệ thống thông tin, từ việc trình bày các nguyên tắc cần thiết để phân biệt một khái niệm là tập thực thể hay thuộc tính đến việc trình bày hình ảnh dữ liệu bằng mô hình thực thể kết hợp

Nó cũng đào sâu vào các khía cạnh tập thực thể cha con, mối kết hợp một ngôi, mối kết hợp ba ngôi, nhiều mối kết hợp giữa các tập thực thể Tài liệu có nhiều ví dụ cụ thể dễ hiểu

M ỤC L ỤC

Chương 1 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 3

Chương 2 : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG 21

Chương 3 : MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 32

Chương 4 : MÔ HÌNH HÓA QUÁ TRÌNH XỬ LÝ 42

Chương 5 : MÔ HÌNH HÓA LOGIC TIẾN TRÌNH 57

Chương 6 : GIỚI THIỆU VỀ MÔ HÌNH HÓA DỮ LIỆU 65

Chương 7 : MÔ HÌNH QUAN HỆ 79

Chương 8 : PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG 89

Chương 9 : TÍNH BẮT BUỘC, KHÔNG BẮT BUỘC TRONG MỐI KẾT HỢP 96

Chương 10 : TẬP THỰC THỂ CHA VÀ TẬP THỰC THỂ CON 104

Chương 11 : MỞ RỘNG KHÁI NIỆM MỐI KẾT HỢP 113

Chương 12 : SỰ CHUẨN HÓA 123

CÁC TRƯỜNG HỢP NGHIÊN CỨU 132

oOo Chương 1 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 Khái niệm và thống thông tin

Phát triển một HTTT là một quá trình tạo ra một HTTT cho một tổ chức Quá trình đó bắt đầu từ khi

nêu vấn đề cho đến khi đưa hệ thống vào vận hành trong tổ chức Với thực tiễn của nhiều năm xây dựng các HTTT, những cơ sở phương pháp luận phát triển HTTT đã không ngừng được hoàn thiện và bổ sung cho phù hợp với sự phát triển của công nghệ và các điều kiện môi trường đã biến đổi

1.1.1 Khái niệm và định nghĩa

Có nhiều định nghĩa về HTTT khác nhau Về mặt kỹ thuật, HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức Ngoài các chức năng kể trên, nó còn có thể giúp người quản lý phân tích các vấn đề, cho phép nhìn thấy được một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo

ra các sản phẩm mới

Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng

nhiều cách thể hiện khác nhau

Thông tin (Information) cũng nhu dữ liệu, thông tin có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau Một định

nghĩa bao trùm hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và

có lợi cho nhười sử dụng cuối cùng.

Các hoạt động thông tin (information activitties) là các hoạt động xảy ra trong một HTTT, bao gồm cả

việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động trong HTTT

Xử lý (processing) được hiểu là các hoạt động lên dữ liệu như tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại và

tổng hợp…

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

Trong các HTTT, HTTT quản lý được biết đến sớm và phổ biến nhất Đối tượng phục vụ của HTTT

quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của bản thân tên gọi của nó HTTT quản lý là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức (Keen, Peter GW.- một người đứng đầu trong lĩnh

vực nầy)

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành của HTTT

Năm yếu tố cấu thành của HTTT quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền…- phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục-quy trình và con người

(hình 1.1) Các định nghĩa về HTTT trên đay giúp cho việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống Tuy vậy, sự mô tả này là chưa đủ, cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có sự hiểu biết đầy đủ về

hệ thống thực và cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần bên trong nó

1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin

Dưới đây trình bày một cách phân loại HTTT với các loại sau :

a Hệ thống tự động văn phòng

Hệ thống tự động văn phòng là HTTT gồm máy tính với các hệ phần mềm như hệ xử lý văn bản, hệ thư tín điện tử, hệ thống lập lịch làm việc, bảng tính, chương trình trình diễn báo cáo cùng các thiết bị khác như máy Fax, điện thoại tự ghi,… chúng được thiết lập nhằm tự động hóa công việc ghi chép, tạo văn bản

và giao dịch bằng lời, bằng văn bản làm tăng năng suất cho những người công tác văn phòng

b Hệ thống truyền thông

Hệ thống truyền thông giúp cho việc thực hiện các trao đổi thông tin giữa các thiết bị dưới các hình thức khác nhau với những khoảng cách xa dễ dàng, nhanh chóng và có chất lượng Hệ thống này đóng vai trò phục vụ cho các HTTT quản lý, hệ trợ giúp điều hành và các hệ khác hoạt động hiệu quả

d Hệ cung cấp thông tin thực hiện

Hệ thống này có từ rất sớm, nó cung cấp các thông tin thực hiện các nhiệm vụ trong tổ chức Nó là hệ máy tính nhằm tổng hợp và làm các báo cáo về quá trình thực hiện công việc ở các bộ phận trong những khoảng thời gian nhất định Các tổng hợp, báo cáo được thực hiện theo mẫu với nội dung, quy trình tổng hợp rất đơn giản, rõ ràng và có định hạn thời gian

e Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước Nhìn chung, nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêu cầu

Hệ này không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích…

f Hệ trợ giúp quyết định

Hệ trợ giúp quyết dịnh là hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước (không có cấu trúc) Nó phải sử dụng nhiều loại dữ liệu khác nhau nên các cơ sở dữ liệu phải được tổ chức và liên kết tốt Hệ còn

có nhiều phương pháp xử lý (các mô hình khác nhau) được tổ chức để có thể sử dụng linh hoạt Các hệ này thường được xây dựng chuyên dụng cho mỗi tổ chức cụ thể mới đạt hiệu quả cao

g Hệ chuyên gia

Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia, và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau Hệ có thể xử lý, và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu ích và thiết thực Sự khác biệt cơ bản của hệ chuyên gia với hệ hổ trợ quyết định là ở chỗ: Hệ chuyên gia yêu cầu những thông tin xác định đưa vào để đưa ra quyết định có chất lượng cao trong một lĩnh vực hẹp

h Hệ trợ giúp điều hành

Hệ trợ giúp điều hành được sử dụng ở mức quản lý chiến lược của tổ chức Nó được thiết kế hướng sự trợ giúp cho các quyết định không cấu trúc bằng việc làm ra các đồ thị phân tích trực quan và các giao dịch rất thuận tiện với môi trường Hệ được thiết kế để cung cấp hay chắt lọc các thông tin đa dạng lấy từ môi trường hay từ các hệ thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết định…

i Hệ trợ giúp làm việc theo nhóm

Trong điều kiện nhiều người cùng tham gia thực hiện một nhiệm vụ, hệ này cho phương tiện trợ giúp

sự trao đổi trực tuyến các thông tin giữa các thành viên trong nhóm, làm rút ngắn sự ngăn cách giữa họ cả

về không gian và thời gian

k Hệ thống thông tin tích hợp

Một HTTT của tổ chức thường gồm một vài loại HTTT cùng được khai thác Có như vậy mới đáp ứng được mục tiêu của tổ chức Điều này cho thấy, cần phải tích hợp nhiều HTTT khác loại để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức Việc tích hợp các HTTT trong một tổ chức có thể tiến hành theo hai cách:

xây dựng một hệ thông tin tích hợp tổng thể hoặc tích hợp các hệ đã có bằng việc ghép nối chúng nhờ các

“cầu nối” Việc sử dụng các hệ tích hợp tổng thể thường tổ chức đến một hệ thống tập trung, một sư phối

hợp và kiểm soát chặt chẽ Nhưng chúng cũng tạo ra sức ỳ về quản lý, và sự quan liêu trong hoạt động và khó thay đổi Khi sự tập trung của một HTTT đã đạt đến một điểm bão hòa, nhiều tổ chức bắt đầu cho các

bộ phận của mình tiếp tục phát triển những hệ con với các đặc thù riêng

1.1.4 Tại sao một tổ chức cần phát triển HTTT

Việc xây dựng HTTT thực sự là một giải pháp cứu cánh trong cuộc cạnh tranh cùng các đối thủ của nhiều doanh nghiệp và nó được xem đó là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà tổ chức gặp phải Thực tế cho thấy, một tổ chức thường xây dựng HTTT khi họ gặp phải những vấn đề làm cản trở hoặc hạn chế không cho phép họ thực hiện thành công những điều mong đợi, hay muốn có những ưu thế mới, những năng lực mới để có thể vượt qua những thách thức và chớp cơ hội trong tương lai Cuối cùng là do yêu cầu của đối tác

Xây dựng HTTT không đơn thuần chỉ là một giải pháp kỹ thuật Nó là một bộ phận quan trọng trong chiến lược tổng thể phát triển của tổ chức, tức là cần tiến hành đồng thời, đồng bộ với nhiều giải pháp khác Vì vậy cần có một lộ trình để chuyển dịch tổ chức cả về mặt tổ chức và quản lý từ trạng thái hiện tại đến một trạng thái tương lai để thích hợp với một HTTT mới được thiết lập

1.1.5 Những nội dung cơ bản của việc phát triển HTTT

Ba vấn đề lớn liên quan đến quá trình phát triển một HTTT là :

- Các hoạt động phát triển một HTTT và trình tự thực hiện chúng (được gọi là phương pháp luận phát triển hệ thống)

- Các phương pháp, công nghệ và công cụ được sử dụng

- Tổ chức và quản lý quá trình phát triển một HTTT

Sau đây sẽ trình bày lần lượt các nội dung này

1.2 Tiến hóa của cách tiếp cận phát triển HTTT

Phát triển HTTT dựa trên máy tính bắt đầu từ những năm 1950 Cho đến nay đã hơn năm mươi năm phát triển Nhiều công nghệ mới về phần cứng, phần mềm không ngừng phát triển, nhiều vấn đề mới của thực tế luôn luôn đặt ra Vì vậy, cách tiếp cận phát triển một HTTT cũng thay đổi Ta có thể kể đến bốn cách tiếp cận chính để phát triển một HTTT:

- tiếp cận định hướng tiến trình,

- tiếp cận định hướng dữ liệu,

- tiếp cận định hướng cấu trúc và

- tiếp cận định hướng đối tượng.

Trừ cách tiếp cận đầu tiên, mỗi cách tiếp cận sau đều gắn với việc giải quyết những vấn đề đặt ra và sự phát triển của một công nghệ mới

1.2.1 Tiếp cận định hướng tiến trình

Thời gian đầu khi máy tính mới ra đời, tốc độ máy rất chậm, bộ nhớ làm việc còn rất nhỏ nên người ta tập trung vào các quá trình mà phần mềm phải thực hiện Vì vậy, hiệu quả xử lý các chương trình trở thành mục tiêu chính Tất cả sự cố gắng lúc đó là tự động hóa các tiến trình đang tồn tại (như mua hàng, bán hàng…) của những bộ phận chương trình riêng rẽ Lúc này người ta đặc biệt quan tâm đến các thuật toán

(phần xử lý) để giải được bài toán đặt ra và cách sử dụng khéo léo bộ nhớ làm việc rất hạn hẹp Các dữ liệu

được tổ chức trong cùng một tập tin với chương trình

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa dữ liệu và ứng dụng theo cách tiếp cận truyền thống

Sau này, với sự tiến bộ về khả năng lưu trữ, các tập tin dữ liệu được tổ chức tách biệt với chương trình Mặc dù vậy, thiết kế một HTTT vẫn dựa trên trình tự mà nó sẽ thực hiện Đối với cách tiếp cận này, phần lớn các dữ liệu được lấy trực tiếp từ các nguồn của nó qua từng bước xử lý Những phần khác nhau của

HTTT làm việc theo những sơ đồ khác nhau và tốc độ khác nhau Kết quả là, tồn tại một số tập tin dữ liệu tách biệt trong những ứng dụng và chương trình khác nhau, và dẫn đến có nhiều tập tin trong những ứng dụng khác nhau có thể chứa cùng các phần tử dữ liệu như nhau (hình 1.2) Mỗi khi một phần tử riêng lẻ thay đổi hay có sự thay đổi trong một tiến trình xử lý thì kéo theo phải thay đổi các tập tin dữ liệu tương ứng Việc tổ hợp các tập tin dữ liệu chuyên biệt cũng rất khó khăn, vì mỗi tập tin mang tên và định dạng dữ liệu khác nhau Cách tiếp cận này tạo ra sự dư thừa dữ liệu, hao phí qua nhiều công sức cho việc thu thập

và tổ chức dữ liệu, và các dữ liệu sử dụng kém hiệu quả do không thể chia sẻ giữa các ứng dụng với nhau

1.2.2 Tiếp cận định hướng dữ liệu

Tiếp cận này tập trung vào việc tổ chức các dữ liệu một cách lý tưởng Khi sự quan tâm chuyển sang

dữ liệu, phạm vi ứng dụng đã mở rộng đến nhiều quá trình của HTTT, nó bao gồm nhiều bộ phận của một

tổ chức: như nhà cung cấp, những người điều hành, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Hai ý tưởng chính của

cách tiếp cận này la:

-Tách dữ liệu ra khỏi các quá trình xử lý

-Tổ chức cơ sở dữ liệu chung cho các ứng dụng

Hình 1.3 Cấu trúc hệ thống hướng dữ liệuCông nghệ quản lý dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các tập tin riêng biệt và tổ chức

chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung Một cơ sở dữ liệu là một tập các dữ liệu logic với nhau được

tổ chức làm dễ dàng việc thu thập, lưu trữ và lấy ra của nhiều người dùng trong một tổ chức Nhờ việc tách

dữ liệu để tổ chức riêng và tập trung, người ta có thể áp dụng các công cụ toán học (lý thuyết tập hợp và

logic) để tổ chức dữ liệu một cách tối ưu về cả phương diện lưu trữ (tiết kiệm không gian nhớ) cũng như về mặt sử dụng: giảm dư thừa, tìm kiếm thuận lợi, lấy ra nhanh chóng và sử dụng chung Việc tổ chức dữ liệu

như trên cho phép cơ sở dữ liệu phục vụ cho nhiều ứng dụng độc lập khác nhau

1.2.3 Tiếp cận định hướng cấu trúc

Tiếp cận định hướng cấu trúc như một bước phát triển tiếp tục của định hướng dữ liệu Nhiều tài liệu

thường gộp hai cách tiếp cận này làm một và gọi là tiếp cận hướng dữ liệu chức năng Tiếp cận hướng cấu

trúc hướng vào việc cải tiến cấu trúc cá chương trình dựa trên cơ sở modun hóa để dễ theo dõi, quản lý, bảo trì Phát triển hướng cấu trúc đề cập đến quá trình sử dụng một cách có hệ thống và tích hợp các công

cụ và kỹ thuật để trợ giúp thiết kế phân tích HTTT theo hướng modun hóa

Các phương pháp luận hướng cấu trúc sử dụng một hay một số công cụ để xác định luồng thông tin và các quá trình xử lý Việc xác định và chi tiết hóa dần các luồng dữ liệu và các tiến trình là ý tưởng cơ bản

của phương pháp luận từ trên xuống (Top-down) Từ mức o: mức chung nhất, quá trình tiếp tục làm mịn cho đến mức thấp nhất: mức cơ sở Ở đó từ các sơ đồ nhận được ta có thể bắt đầu tạo lập các chương trình với các modun thấp nhất (modun lá)

Hình 1.4 Cấu trúc hệ thống định hướng cấuPhát triển có cấu trúc đã cung cấp một tập hợp đầy đủ các đặc tả hệ thống không dư thừa được phát triển theo quá trình logic và lặp lại Nó cho ta nhiều lợi ích so với cách tiếp cận trước đó:

a) Làm giảm sự phức tạp (nhờ chia nhỏ, modun hóa)

b) Tập trung vào ý tưởng (vào logic, kiến trúc trước khi thiết kế)

c) Chuẩn mực hóa (theo các phương pháp, công cụ đã cho)

d) Hướng về tương lai (kiến trúc tốt, modun hóa dễ bảo trì)

e) Giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế

1.2.4.Tiếp cận định hướng đối tượng

Tiếp cận định hướng đối tượng là cách mới nhất để phát triển HTTT Cách tiếp cận này dựa trên ý

tưởng xây dựng một hệ thống gồm các đơn thể được gọi là đối tượng liên kết với nhau bằng mối quan hệ truyền thông Các đối tượng thường tương ứng với các thực thể trong HTTT như khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, thỏa thuận thuê Mục tiêu của cách tiếp cận này là làm cho các phân tử của hệ thống trở

nên độc lập tương đối với nhau và có thể dùng lại Điều đó đã cải thịên cơ bản chất lượng của hệ thống và làm tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế

Hình 1.5 Cấu trúc hệ thống hướng đối tượng

Ý tưởng khác nằm phía sau của cách tiếp cận này là sự thừa kế và bao gói thông tin Các đối tượng có

cùng cấu trúc và hành vi được tổ chức thành từng lớp Kế thừa cho phép tạo ra các lớp mới có chung với các lớp đang tồn tại một số đặc trưng và có thêm các đặc trưng mới Nhờ vậy mà sự mô tả lớp mới chỉ liên quan đến những đặc trưng mới Do bao gói cả dữ liệu và xử lý trong một đối tượng làm cho hoạt động của

nó không ảnh hưởng đến các đối tượng khác Rõ ràng rằng, với cơ chế bao gói thông tin và liên kết qua

truyền thông, hệ thống được “lắp ghép” và “tháo dỡ” đơn giản, dễ bảo trì, dễ sử dụng lại và có thể đạt

được quy mô tùy ý Cách tiếp cận mới này đáp ứng được nhũng yêu cầu và thách thức cơ bản hiện nay là phát triển các hệ thống phần mềm có quy mô lớn, phức tạp hơn, nhanh hơn, dễ bảo trì và chi phí chấp nhận được

1.4 Vòng đời phát triển một thống thông tin

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nó tàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển các hệ thống là một phương pháp lụân cho việc phát triển các HTTT Nó được đặc trưng bằng một số pha chủ yếu phân biệt nhau của quá trình đó: phân tích, thiết kế và triển khai HTTT

Tác giả của nhiều cuốn sách hay nhiều tổ chức phát triển các HTTT thường sử dụng những mô hình vòng đời khác nhau và mỗi vòng đời có thể gồm từ ba đến hai chục pha khác nhau cho một phương pháp luận phát triển cụ thể

Một trong nhiều mô hình vòng đời đã sắp xếp các bước phát triển hệ thống theo mõ hình bậc thang với

các mũi tên nối mỗi bước với bước sau nó Cách biểu diễn này được xem như tương ứng với mô hình thác nước Mô hình này sẽ được sử dụng để trình bày về phương pháp luận chung - một quá trình phát triển một

hệ thống với các pha: khởi tạo và lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì HTTT :

ở mỗi pha đều có cái vào và cái ra Chúng thể hiện mối quan trọng giữa các pha với nhau Ở cuối mỗi pha cần đạt đến một cột mốc được đánh dấu bằng những tài liệu cần được tạo ra để các bộ phận quản lý xem

xét, đánh giá và phê duyệt Đó là một đặc trưng của quá trình quản lý sự phát triển

1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Việc hình thành dự án như một yêu cầu bắt buộc để có thể tiến hành những bước tiếp theo của quá trình phát triển: Không có dự án thì cũng không có việc xây dựng HTTT

Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những

vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó; trình bày rõ lý do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo dòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức

Hình 1.3 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống

Trong pha này cần xác định cái gì là cần thiết cho hệ thống mới hay hệ thống sẽ được tăng cường Tại

đây các nhu cầu HTTT tổng thể của tổ chức được xác định, nó thể hiện ra bằng các dịch vụ mà hệ thống dự kiến cần phải thực hiện Chúng đựoc phân tích, thiết lập sự ưu tiên và sắp xếp lại rồi chuyển thành một kế hoạch để phát triển HTTT, trong đó bao gồm cả lịch trình phát triển hệ thống và các chi phí tương ứng Tất

cả nội dung trên đây thường được gọi là nghiên cứu hệ thống Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra một

kế hoạch dự án cơ sở Kế hoạch dự án này cần được phân tích đảm bảo tính khả thi trên ba mặt:

Khả thi kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện có (về thiết bị, về công nghệ và khả năng làm chủ

công nghệ) đủ đảm bảo thực hiện các giải pháp công nghệ thông tin được áp dụng để phát triển hệ thống

Khả thi kinh tế: thể hiện trên các nội dung sau:

- Khả năng tài chính của tổ chức cho phép thực hiện dự án: bao gồm nguồn vốn và số vốn có thể huy động trong thời hạn cho phép

- Lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại, ít nhất là đủ bù đắp chi phí phải bỏ ra xây dựng nó (chi phí đầu tư ban đầu)

- Những chi phí thường xuyên cho hệ thống hoạt động (chi phí vận hành) là chấp nhận được đối với

tổ chức

Khả thi về thời gian: dự án được phát triển trong thời gian cho phép, tiến trình thực hiện dự án được chỉ

ra trong giới hạn đã cho

Khả thi pháp lý và hoạt động: Hệ thống có thể vận hành trôi chảy trong khuôn khổ của tổ chức và điều

kiện quản lý mà tổ chức có và trong khuôn khổ của pháp lý hiện hành Ngoài các phân tích trên người ta còn phân tích một số khả thi khác

Khi dự án được chấp nhận, thì đối tượng tổng quát của dự án như phạm vi của dự án, kế hoạch triển khai dự án phải được vạch ra và thông qua để triển khai

1.4.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức Nó sẽ cung cấp những dữ lịêu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này Trước đó cần tiến hành khảo sát hiện trạng của tổ chức thuộc phạm vi liên quan đến dự án Những dữ liệu thu được phục vụ cho việc xây dựng mô hình quan niệm về hệ thống hiện thời: mô hình bao gồm mô hình dữ liệu và mô hình xử lý của hệ thống cùng các tài liệu bổ sung khác

Phân tích bao gồm một vài pha nhỏ: trước hết xác định yêu cầu: các nhà phân tích làm việc cùng với người sử dụng để xác định cái gì người dùng chờ đợi từ hệ thống dự kiến Tiếp theo là nghiên cứu yêu cầu

và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện Thứ 3 là tìm giải pháp cho các thiết kế ban đấu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn

giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua

1.4.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên Đặc tả giải

pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thành đặc tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý Từ các khía

cạnh của hệ thống, thiết kế được xem xét bắt đầu từ màn hình tương tác, các cái vào và cái ra (các báo cáo)

đến cơ sở dữ liệu và các tiến trình xử lý chi tiết bên trong Pha thiết kế này gồm hai pha nhỏ: thiết kế logic

và thiết kế vật lý.

Thiết kế logic Về mặt lý thuyết, thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ phần cứng và phần mềm

của hệ thống nào Thiết kế logic tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vì vậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ Các đối tượng và quan hệ được mô

tả ở đây là những khái niệm, các biểu tượng mà không phải các thực thể vật lý

Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế vật lý hay các đặc tả kỹ

thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào bằng những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Trong pha thiết kề vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc tập tin tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng Sản phẩm

cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống vật lý ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho các nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.4.4 Triển khai hệ thống

Trong pha này, đặc tả hệ thống được chuyển thành hệ thống vận hành được, sau đó được kiểm tra và

đưa vào sử dụng Bước triển khai bao gồm việc lập ra các chương trình, tiến hành kiểm thử, lắp đặt thiết

bị, cài đặt chương trình và chuyển đổi hệ thống.

năng (kiểm thử đơn vị), các hệ thống con (kiểm thử tích hợp), sự hoạt động của cả hệ thống (kiểm thử hệ thống) và nghiệm thu cuối cùng (kiểm thử chấp nhận)

b Cài đặt và chuyển đổi hệ thống

Quá trình chuyển đổi bao gồm việc cài đặt các chương trình trên hệ thống phần cứng đang tồn tại hay

hệ thống phần cứng mới lắp đặt, chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức cũ sang hoạt động với hệ thống mới (bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới và đào tạo ngưới sử dụng, khai thác hệ thống) Chuẩn bị các tài lịêu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử dụng hệ thống (cả về mặt kỹ thuật, về hệ thống và tại nơi làm việc của người sử dụng) Nó cần được hoàn tất trong thời gian chuyển đổi để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động hàng ngày (bảo trì) của hệ thống sau này

1.4.5 Vận hành và bảo trì

Khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt đầu Trong thời gian này, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng các mục tiêu đề

ra ban đầu hay không, đề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung

Khi hệ thống đi vào hoạt động, đôi khi người dùng thường mong muốn hệ thống phải làm việc một cách hoàn hảo và các chức năng của hệ thống làm việc tốt hơn Mặt khác, tổ chức thường xuyên có những yêu cầu để đáp ứng những thay đổi nảy sinh Vì vậy, các nhà thiết kế và lập trình cần phải thực hiện những thay đổi hệ thống ở mức độ nhất định (mà không phải tất cả) để đáp ứng nhu cầu người sử dụng cũng nhu những đề nghị của tổ chức Những thay đổi này là cần thiết để làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả

Bảo trì không phải là một pha tách biệt mà là sự lặp lại các pha của một vòng đời khác, đòi hỏi phải nghiên cứu và áp dụng những thay đổi cần thiết Tổng số thời gian và sự nỗ lực dành cho bảo trì phụ thuộc rất lớn vào sự hoàn thiện của các pha trước thuộc vòng đời Khi chi phí bảo trì trở nên quá lớn, yêu cầu thay đổi của tổ chức là đáng kể, khả năng đáp ứng của hệ thống cho tổ chức và người dùng trở nên hạn chế, những vấn đề cho thấy đã đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ và bắt đầu một vòng đời khác Thông thường, sự phân biệt giữa việc bảo trì có qui mô lớn và sự phát triển một hệ thống mới là không rõ ràng

1.5 Các phương pháp khác nhau phát triển HTTT

1.5.1 Vòng đời phát triển hệ thống truyền thống

Vòng đời phát triển hệ thống truyền thống là phương pháp luận ra đời sớm nhất và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi Theo phương pháp này, HTTT có một vòng đời tương tự như một thực thể bất kỳ: có giai đoạn bằt đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc Quá trình phát triển HTTT

gồm sáu giai đoạn: xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, thiết kế, lập chương trình, cài đặt, và áp dụng

(hình 1.6) Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần phải hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn sau Các giai đoạn được thực hiện lần lượt với một sự phân công lao động rõ ràng giữa những người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật

Về cơ bản nội dung các bước ở đây gần giống với nội dung của mô hình chung phát triển hệ thống đã

trình bày ở trên Ở giai đoạn phân tích thường hình thành một báo cáo gọi là nghiên cứu hệ thống Trong

pha thiết kế đặc biệt nhấn mạnh tới các đặc tả hình thức hóa, cho nên rất nhiều công cụ thiết kế và làm tài liệu khác nhau đươc sử dụng, như các sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ khối cấu trúc chương trình, các mô hình

và thuật toán toán học…

b Nhận xét và đánh giá

Phương pháp vòng đời hệ thống thích hợp để xây dựng các hệ thống xử lý giao dịch lớn (TPS) và các

hệ thông tin quản lý (MIS) mà ở đó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ Nó cũng thích hợp cho các hệ thống kỹ thuật phức tạp như hệ thống phóng tàu vũ trụ, kiểm soát hoạt động hàng không Những áp dụng như vậy đòi hỏi một sự phân tích hình thức hóa cao và chặt chẽ, các đặc tả được xác định trước và việc kiểm tra sát sao trong quá trình xây dựng hệ thống Vì những lý do đó, phương pháp này

được xem là định hướng tài liệu Tuy nhiên, phương pháp này có chi phí cao, thời gian thực hiện dài và

không mềm dẻo Khối lượng các tài liệu lần đầu là rất lớn và sẽ tăng lên rất nhiều nếu như các yêu cầu và các đặc tả phải làm lại Rõ ràng rằng, phương pháp này không thích hợp với phần lớn các hệ thống vừa và nhỏ mà ta thường gặp vào những năm 1990 và thế kỷ 21 sau này

1.5.2 Phương pháp làm bản mẫu

a Nội dung phương pháp

Phương pháp này ít hình thức hóa hơn phương pháp vòng đời truyền thống Thay vào việc tạo ra nhiều tài liệu đặc tả, phương pháp làm mẫu nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc thực nghiệm để người sử dụng xem xét, đánh giá Khi bản mẫu hoàn thiện nó được đem sử dụng cho các bước tiếp theo

b Các bước của phương pháp làm bản mẫu.

Bước 1 xác định các yêu cầu của người sử dụng.

Chuyên viên thiết kế hệ thống làm việc với người sử dụng để nắm được yêu cầu thông tin cơ bản cho việc tạo ra bản mẫu

Bước 2 Phát triển bản mẫu đầu tiên.

Người thiết kế tạo nhanh một bản mẫu bằng cách sử dụng công cụ phần mềm thế hệ thứ tư (chẳng hạn công cụ CASE)

Khảo sát, thu thập thông tin sơ bộ

Xây dựng nhanh mẫu ban đầu

Làm mịn (phát triển) mẫu

Khảo sát, lấy ý kiến người sử dụng

Đánh giá, Quyết định

Hạn chế

Loại bỏ mẫu tồi

Mẫu hoàn chỉnh

Hệ thống đã hoàn chỉnh ?

Sử dụng thêm phương pháp khác

Hoàn chỉnh dự án từ các mẫu thu được

Hình 1.7 Sơ đồ phương pháp làm bản mẫu

Bước 3 Sử dụng bản mẫu làm việc với người sử dụng

Bản mẫu được xây dựng đem trình diễn hay cho người sử dụng thử nghiệm Người sử dụng biết được bản mẫu đáp ứng nhu cầu của họ như thế nào và đưa ra những đề nghị bổ sung và cải tiến

Bước 4 Hoàn thiện và tăng cường bản mẫu.

Người thiết kế thay đổi bản mẫu để đáp ứng đòi hỏi mới của người sử dụng và làm mịn hơn bản mẫu một cách phù hợp trên cơ sở sử dụng các thông tin bổ sung khác Bước 3 và 4 được lặp lại cho đến khi bản mẫu thỏa mãn yêu cầu đặt ra Khi bản mẫu được chấp nhận là hoàn tất đặc tả cuối cùng của ứng dụng Làm bản mẫu đặc biệt có lợi khi mà một số yêu cầu thông tin hay giải pháp cho nó còn chưa được xác định Nó cũng rất có lợi khi thiết kế giao diện người dùng của HTTT (màn hình nhập liệu, màn hình kiểm tra, báo cáo) Bản mẫu dễ làm cho người sử dụng phản ứng tự nhiên với những phần của hệ thống mà người ta sẽ làm việc với nó Từ đó đóng góp bổ sung làm mau chóng tạo ra hệ thống, và hạn chế được những chi phí quá đáng của sự phát triển và những sai sót thiết kế Phương pháp làm mẫu thích hợp nhất với những hệ thống nhỏ hay những hệ thống lớn có thể chia nhỏ để làm mẫu từng phần

Việc làm mẫu nhanh cho phép đi qua những bước cơ bản trong phát triển hệ thống một cách dễ dàng, khuyến khích đội phát triển tiến nhanh lên phía trước đạt đến mô hình làm việc mà không cần nắm bắt ngay tất cà các nhu cầu thông tin cơ bản

Nhiều công cụ làm mẫu cho phép chuyển bản mẫu thành hệ thống vận hành một cách tự động Khi kết thúc, nếu bản mẫu làm việc hợp lý, công việc quản lý không đòi hỏi phải làm lại chương trình, thiết kế hay thử nghiệm toàn diện các kết quả của hệ thống Mặt khác, chính sự tiện lợi này làm khó khăn cho vịêc bảo trì sau này Khi mà bản mẫu không có cấu trúc chặt chẽ, việc đảm bảo kỹ thuật có thể không hiệu quả Vì bản mẫu được xây dựng với ít công sức, người quản lý có thể nghĩ rằng việc thử nghiệm có thể dành cho người dùng và những sai sót nhỏ có thể chậm được sửa đổi hơn Vì hệ thống rất dễ thay đổi, việc làm tài liệu có thể không kịp thời

Các mức độ làm bản mẫu khác nhau

Tùy theo công cụ và cách thức tiến hành mà kết quả làm mẫu rất khác nhau:

- Khi tiến hành làm mẫu bằng tay hay bằng một công cụ bình thường, kết quả làm mẫu chỉ đơn thuần cho một đặc tả yêu cầu

- Khi làm mẫu với các công cụ chuyên dụng, mọi thông tin được thu thập và lưu trữ trong kho dữ liệu chung Bản mẫu cuối cùng là một đặc tả yêu cầu đã được hình thức hóa có thể dùng để tạo sinh ra chương trình cho hệ thống và vận hành ngay được

- Một cách làm mẫu ở trình độ cao hơn là sử dụng công cụ chuyên dụng cùng với các thành phần có thể sử dụng lại có sẵn Trong trường hợp này, mẫu nhận được cho ta một số modun có thể vận hành ngay được Khi liên kết các modun làm mẫu nhận được ta có một hệ thống ban đầu với những chức năng nhất định,

có thể đáp ứng những dịch vụ cơ bản của hệ thống đặt ra

Ngoài việc xác định nhanh chóng và chính xác yêu cầu, làm bản mẫu tạo ra những cơ sở cho việc ký kềt hợp đồng, làm khách hàng tin tưởng vào hệ thống được xây dựng, giúp cho việc huấn luyện người dùng hệ thống ngay từ khi làm bản mẫu

1.5.3 Mô hình xoắn ốc

Trong những năm gần đây người ta quan tâm đến mô hình xoắn ốc nhiều hơn cả Mô hình được Boehm

đưa ra năm 1988 Mô hình này đặc biệt quan tâm đến việc phân tích yếu tố rủi ro (định hướng rủi ro) Quá trình phát triển được chia thành nhiều bước lặp, mỗi bước bước bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, phân tích rủi ro rồi tạo nguyên mẫu, hoàn thiện và phát triển hệ thống, duyệt lại, và cứ thế tiếp tục (hình 1.8)

a Nội dung phương pháp

Quá trình phát triển hệ thống được tiến hành qua một loạt các bước lặp Mỗi bước lặp gồm bốn hoạt

động chính:

- Lập kế hoạch: xác định mục tiêu, giải pháp và ràng buộc

- Phân tích rủi ro: phân tích các phương án và xác định/ giải quyết rủi ro

- Kỹ nghệ: phát triển sản phẩm “mức tiếp theo”

- Đánh giá của khách hàng: khẳng định kết quả của kỹ nghệ

Hình 1.8 Mô hình xoắn ốc

Với mỗi lần lặp xoắn ốc (bắt đầu từ trung tâm), các phiên bản được hoàn thiện và bổ sung dần Nếu phân tích rủi ro chỉ ra rằng yêu cầu là không chắc chắn thì làm bản mẫu có thể được sử dụng trong góc phần tư kỹ nghệ Tại một vòng xoắn ốc, phân tích rủi ro phải đi đến quyết định “tiến hành tiếp hay dừng” Nếu rủi ro quá lớn thì có thể đình chỉ dự án Ngược lại phải có giải pháp cho nó

Phần kỹ nghệ (góc đông-nam) sử dụng ở mỗi vòng lặp có thể là cách tiếp cận vòng đời hay làm bản

mẫu Khi các hoạt động phát triển tăng lên, vòng xoáy chuyển xa hơn ra khỏi trung tâm, ta có được một phiên bản phần mềm mới bao gồm một phạm vi rộng hơn các chức năng của hệ thống cần xây dựng

b Đánh giá và nhận xét

Mô hình xoắn ốc là một cách tiếp cận thực tế để phát triển các hệ thống phần mềm quy mô lớn Trong

đó làm bản mẫu xem như một cơ chế làm giảm bớt rủi ro… Hiệu quả của nó là trông thấy được Quá trình

lặp và đánh giá rủi ro ở mỗi bước là cơ chế tốt đảm bảo sự thành công của việc xây dựng HTTT (vì rủi ro ở mỗi bước là nhỏ, dễ nhận ra, dễ khắc phục và nếu xãy ra cũng không ảnh hưởng lớn đến phần đã xây dựng) Tuy nhiên, việc đánh giá đúng rủi ro cần có chuyên gia và vì thế chi phí cần thiết sẽ không thích hợp với dự án nhỏ Hơn thế nữa, sự thay đổi linh hoạt trong phát triển không dễ thực hiện khi mà hợp đồng

đã được ký kết và xác định

1.5.4 Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói

HTTT có thể phát triển bằng cách sử dụng các gói phần mềm ứng dụng Đó là những chương trình ứng dụng viết sẵn ở dạng mã máy dành cho những lớp bài toán cụ thể Các gói phần mềm ứng dụng phát triển rất mạnh vì nhiều ứng dụng là chung cho tất cả các tổ chức

Sau khi phân tích, thiết kế, người ta chọn các gói phần mềm thích hợp Khi đó tổ chức không cần viết chương trình, mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng Việc sử dũng các gói phần mềm ứng dụng đã thực sự rút ngắn thời gian và chi phí cho việc phát triển một hệ thống mới và chi phí quản lý quá trình phát triển hệ

thống Người bán còn cung cấp các công cụ hỗ trợ, bảo trì và tăng cường hệ thống làm cho nó có khả năng

phát triển theo kịp tiến bộ công nghệ Việc cung cấp các tài liệu về phần mềm đóng gói là rất đầy đủ và kịp thời Các phần mềm thường hoạt động rất ổn định

Nhược điểm của gói phần mềm ứng dụng là không đạt được chất lượng kỹ thuật và chức năng cho các ứng dụng đa mục tiêu và có nhiều đặc thù Để đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường, các gói phần mềm ứng dụng chỉ đáp ứng những nhu cầu chung nhất của các tổ chức Vì vậy, nó không thể thay thế các phần mềm

cơ bản Việc tạo ra các tự chọn, các chương trìng mang tính chuyển đổi phía trước hay phía sau back program: hình 1.9) của các phần xử lý chức năng trong phần mềm đóng gói cho phép khách hàng có thể làm thích nghi hay sử dụng những chức năng thích hợp của các gói phần mềm ứng dụng đáp ứng yêu cầu đa dạng của tổ chức tuy nhiên, đôi khi những cải tiến của khách hàng hay các chương trình bổ sung này lại quá đắt hay làm giảm các lợi thế vốn có của các gói phần mềm

(front-or-Hình 1.9 Mô hình chung nhất sử dụng phần mềm đóng gói

Để chọn được các phần mềm đóng gói thích hợp, cần đánh giá nó theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau Các mặt sau đây cần được xem xét khi chọn gói phần mềm:

- Chức năng: Gói chương trình có thể đáp ứng được những chức năng gì?

- Tính mềm dẻo: Gói phần mềm có dễ cải biên, dễ mở rộng không? Những đặc trưng gì có thể dành cho

- Cài đặt và bảo trì: Có khó khăn gì để chuyển đổi từ hệ thống hiện hành sang hẽ thống làm việc với

gói phần mềm? Đội ngũ cán bộ tối thiểu cần để đảm bảo việc bảo trì và trợ giúp khai thác là bao nhiêu? Trình độ nào?

- Tài liệu: Tài lịêu cho người dùng, tài liệu hệ thống được cung cấp gồm những tài liệu gì? Nó có đầy

đủ , dễ đọc?

- Chất lượng người bán: Người bán có kinh nghiệm áp dụng trong lĩnh vực nào? Những tiện ích mua

hàng mà người bán cung cấp trong và sau bán hàng là gì? Doanh số bán và những ghi nhận về tài chính của người bán? Những khách hàng của người bán là những ai?

- Giá thành: Giá bán, giá thuê phần mềm? Giá mua bao gồm những khoản mục gì? (các modun bổ

sung, tiện ích thường xuyên, thời gian tư vấn, đào tạo, trợ giúp cài đặt) Bảo trì miễn phí bao lâu?, chi phí hoạt động thường xuyên là bao nhiêu?

Khi sử dụng gói phần mềm, việc thiết kế hệ thống bao gồm cả vịêc đánh giá năng lực gói phần mềm và

nỗ lực để nắm bắt được các đặc trưng của nó Theo kinh nghiệm, ngay các gói phần mềm tốt nhất cũng chỉ

có thể đáp ứng 70% yêu cầu của tổ chức Với 30% yêu cầu còn lại bản thân tổ chức phải xây dựng phần bổ sung Tất cả các chi phí trên đây được tính toán để so sánh với dự án phát triển nó

1.5.5 Phát triển hệ thống do người sử dụng thực hiện

Trong nhiều tổ chức, người dùng cuối cùng phát triển một phần đáng kể HTTT với sự giúp đỡ chút ít hay không chính thức của các chuyên gia tin học Hiện tượng này gọi là phát triển hệ thống do người sử dụng cuối cùng Nhiều hệ thống do người sử dụng cuối cùng phát triển đã mang lại kết quả nhanh hơn so với phương pháp vòng đời Mặc dù còn nhiều hạn chế, việc phát triển hệ thống do người sử dụng thực hiện đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức

Do người dùng phát triển các phần hệ thống một cách độc lập nên có thể tạo ra những vấn đề không thể tránh khỏi: Phần lớn tổ chức không có một chiến lược phát triển HTTT để đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu đặt ra và các chuẩn mực thích hợp với chức năng của họ Khi hệ thống được phát triển nhanh thường thiếu công nghệ tiên tiến và thử nghiệm hình thức hoá, tài liệu không được xây dựng thích hợp và kịp thời Việc tạo ra các ứng dụng riêng của mình và các tập dữ liệu sẽ làm tăng khó khăn kiểm soát các dữ liệu

Sự phát triển hệ thống do người dùng thực hiện cần có một trung tâm thông tin trợ giúp Dịch vụ mà trung tâm cần thực hiện bao gồm:

- Đánh giá các phần cứng và phần mềm mới

- Tư vấn những công cụ và công nghệ thích hợp.

- Đào tạo sử dụng ngôn ngữ, công cụ đòi hỏi trình độ cao

- Tạo sinh và cải tiến các bản mẫu

- Giúp đỡ gỡ rối chương trình, truy nhập dữ liệu

- Hỗ trợ làm các ứng dụng, các báo cáo, các truy vấn đòi hỏi ngôn ngữ chương trình bậc cao

- Giúp liên hệ với các nhóm cùng nghiệp vụ để trao đổi kinh nghiệm nghề nghiệp và trợ giúp ứng dụng mỗi khi cần

1.5.6 Phương pháp thuê bao

Một tổ chức có thể thuê một công ty chuyên nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống để cung cấp dịch vụ cho họ Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và thích hợp với nhiều tổ chức có những điều kiện đặc thù Những tổ chức cung cấp dịch vụ bên ngoài loại này thường có những lợi thế do quy mô lớn (năng lực của họ được chia sẻ cho nhiều khách hàng khác nhau, họ có điều kiện đầu tư đổi mới thiết bị và nâng cao chất lượng dịch vụ thường xuyên)

Việc thuê ngoài cho phép rổ chức nhận được dịch vụ nhanh chóng, chỉ phải trả phần chi phí cho dịch vụ

mà họ sử dụng, không cần phải bỏ ra chi phí đầu tư Nhược điểm của phương pháp này là khi tổ chức không còn trách nhiệm đối với sự phát triển và hoạt động củaHTTT, nó có thể mất khả năng kiểm soát được các chức năng của HTTT và bị khống chế mỗi khi có vấn đề trong quan hệ với họ Sự phụ thuộc này

sẽ dẫn đến chi phí cao hay mất định hướng phát triển về kỹ thuật Những bí mật thương mại và thông tin lợi thế có thể bị lọt ra ngoài Bản thân tổ chức không có điều kiện xây dựng và phát triển tiềm lực của mình

1.6 Xây dựng thành công HTTT

a Khái niệm về HTTT được xây dựng thành công

Một HTTT tin như thế nào được xem là thành công? Đó là câu hỏi khó trả lời, và ngay cả đối với một HTTT cụ thể, mọi người không dễ dàng đồng ý với nhau về đánh giá và hiệu quả của nó Tuy nhiên, người

ta cũng đã đưa ra một số tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc đánh giá một HTTT Một hệ thống thông tin được xem là có hiệu quả nếu góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý tổng thể (1) của một tổ chức được thể hiện trên các mặt:

- Đạt được các mục tiêu thiết kế đề ra

- Chi phí vận hành là chấp nhận được

- Tin cậy, đáp ứng được các chuẩ mực của một HTTT hiện hành

- Sản phẩm có giá trị xác đáng

- Dễ học, dễ nhớ và dễ sử dụng

- Mềm dẻo, dễ bảo trì: có thể kiểm tra, mở rộng ứng dụng và phát triển tiếp được

b Những vấn đề đặt ra của việc xây dựng HTTT

Rất tiếc là có tới 75% các hệ thống thông tin lớn và phức tạp đã hoạt động yếu kém, không đạt đượcmục tiêu đề ra ban đầu Những yếu kém của hệ thống thường liên quan đến các mặt sau:

- Kỹ năng của người phát triển và năng lực của tổ chức

- Phương pháp, pháp lụân và công cụ sử dụng

- Quản lý dự án

Đi sâu hơn những vấn đề nêu trên là nguyên nhân cốt yếu nằm ở khâu phân tích và thiết kế

c Tự động hóa các hoạt động phát triển hệ thống

Trước đây, phát triển HTTT xem như hoạt động mang tính nghệ thụât Mỗi nhà phát triển áp dụng các

kỹ thụât theo cách riêng Sự thiếu thống nhất trong kỹ thuật và công nghệ làm khó khăn cho vịêc tích hợp

hệ thống, tích hợp dữ lịêu, và cấu trúc những hệ thống mới cũng như khó khăn cho vịêc bảo trì về sau

Để giải quyết những vấn đề trên đây, các phương pháp và phương pháp luận cùng các công cụ tự động hóa đi theo đã được xây dựng “Kỹ nghệ phần mềm trợ giúp bằng máy tính” – CASE (Computer-Aided Softuvare Engineering) đề cập đến các công cụ phần mềm được các nhà phân tích hệ thống sử dụng nhằm trợ giúp và tự động hóa các hoạt động của quá trình phát triển hệ thống nhờ vậy đã nâng cao năng suất và cải tiến chất lượng tổng thể của HTTT được xây dựng

d Quản lý dự án phát triển HTTT

Quản lý dự án là một mặt quan trọng của vịêc phát triển HTTT Mục tiêu quản lý dự án là đảm bảo cho các dự án phát triển HTTT đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng và được thựn hịên trong phạm vi những giới hạn cho phép (như ngân sách, thời gian…) Các dự án thành công yêu cầu phải quản lý tốt các nguồn lực, các hoạt động và các nhịêm vụ đặt ra Quản lý một dụ án là sự tiến hành có kế hoạch một loạt các hoạt động có liên quan với nhau để đạt một mục tiêu, có điểm bắt đầu và có điểm kết thúc Nó bao bòm

bốn pha: khởi tạo dự án, lập kế hoạch dự án, thực hịên dự án, kết thúc dự án Trong mỗi pha này lại bao

gồm một loạt công vịêc cùng các kỹ năng yêu cầu tương ứng Nội dung này được nghiên cứu trong các tài liệu riêng

1.7 Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích thiết kế HTTT

Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích thiết kế được mô tả trong sơ đồ hình 1.10 Trong đó chỉ ra các giai đoạn khác nhau của quá trình này Trong mỗi giai đoạn chỉ rõ các công cụ (mô hình) được sử dụng, các sản phẩm đặc trưng của nó cũng như mối quan hệ logic và sư phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng Quá trình gồm bốn giai đoạn:

- Khảo sát hiện trạng của hệ thống

Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ lịêu của tổ chức ở dạng trực quan và có tính hệ thống hơn Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hịên thời.

Một loạt các công cụ như được sử dụng ở đây như: biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng, ma trận các yếu tố quyết định thành công, ma trận thực thể chức năng, bảng danh sách các hồ sơ dữ liệu, mô

tả chi tiết các chức năng nghiệp vụ Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định

phạm vi miền nghiê cứu phát triển hệ thống Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự án về phát triển HTTT, đưa ra được các yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng

Hồ sơ tài liệu khảo sát, tổng hợp

Biểu đồ ngữ cảnh

Biểu đồ phân

rã chức năng

Danh sách các thực thể dữ liệu

Các ma trận phân tích

Mô tả chi tiết chức năng

Biểu đồ ngữ cảnh miền nghiên cứu

Biểu đồ phân

rã chức năng rút gọn chi tiết

Danh sách thực thể dữ liệu rút gọn

Từ điển dữ liệu

Mô hình thực thể mối quan

Biểu đồ luồng

dữ liệu logic các mức

Thiết kế biểu mẫu báo cáo

Mô hìenh dữ liệu quan hệ

Đặc tả môdun chương trình

Xác định luồng

hệ thống Đặc

tả cấu trúc hệ thống

Đặc tả tương tác giao diện

Đặc tả CSDL vật lý

Thiết kế an toàn và bảo mật hệ thống

c Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức hóa đơn, như các mô hình luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý, mô hình dữ lịêu thực thể - và các mối quan hệ của nó, đặc

tả các giao diện và báo cao Đến đây ta có được mô hình khái niệm của hệ thống Với mô hìng này, một lần nữa khách hàng có thể bổ sung để làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng.

d Thiết kế hệ thống logic và hệ thống vật lý

Trong bước này cần tìm các giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác định ở bước phân tích Các công cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành các cấu trúc chương trình, các chương trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác Các công cụ ở đây

bao gồm mô hình dữ liệu quan hệ, mô hình luồng hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của

mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể…

Câu hỏi cuối chương

1 Khi nào một tổ chức cần phát triển HTTT? Vì sao?

2 Để phát triển HTTT đạt kết quả, tổ chức cần được tiến hành những hoạt động gì? Mối quan hệ giữa chúng và vịêc phát triển HTTT?

3 Có những cách tiếp cận nào để phát triển HTTT? Đặc trưng (ưu và nhược điểm) của mối cách tiếp cận đó?

4 Những nội dung chính của phát triển HTTT là gì?

5 Vòng đời phát triển một hệ thống là gì? Phương pháp luận vòng đời phát triển hệ thống gồm những pha nào?

6 Trình bày nội dung các pha của vòng đời phát triển hệ thống?

7 Tính khả thi của một dự án cần gồm những mặt chính nào?

8 Để phát triển hệ thống cần có tài liệu gì sau khi có dự án khả thi?

9 Trình bày các phương pháp khác nhau phát triển HTTT? Ưu và nhược điểm của mỗi phương pháp?

10 Có mấy mức độ làm mẫu? Đặc trưng của mỗi mức đó là gì? Các lợi ích của phương pháp làm mẫu?

11 Nêu vai trò hoạt động của quản lý dự án trong quá trình phát triển HTTT? Các nội dung của quản lý dự án?

12 Trình bày các bước tổng quát của qua trình phân tích và thiết kế HTTT? Các mô hình, các sản phẩm và mối quan hệ của chúng<

Phụ lục

Khung của một kế hoạch dự án cơ sở

1.0 Giới thiệu

A Tổng quan về dự án: Mục tiêu và phạm vi của dự án, tính khả thi, yêu cầu nguồn lực và lịch trình thời

gian Thêm vào cần trình bày tóm tắt các vấn đề đặt ra, môi trường trong đó hệ thống hoạt động, các ràng buộc và hạn chế đặt lên dự án

B Các đề xuất: Đưa ra những vấn đề quan trọng phát hiện khi lập dự án và các đề xuất các hoạt động cần

thực hiện

2.0 Mô tả hệ thống

A Các phương án có thể: Trình bày tổng hợp về một số cấu hình hệ thống có thể có.

B Mô tả hệ thống lựa chọn: Mô tả phương án hệ thống được lựa chọn Trình bày các thông tin vào, các

nhiệm vụ thực hiện và các thông tin kết quả đầu ra

3.0.Đánh giá khả thi

A Phân tích kinh tế: Cho một đánh giá về mặt kinh tế của dự án bằng cách sử dụng phân tích chi phí và

lợi ích thu được

B Phân tích kỹ thuật: Trình bày các yếu tố rủi ro kỹ thuật có liên quan, đánh giá tỷ lệ rủi ro có thể xãy ra

so với tổng thể công việc của dự án

C Phân tích hoạt động: Mô tả hệ thống để giải quyết các vấn đề nghiệp vụ đặt ra như thế nào, ưu điểm để

tận dụng các cơ hội có thể, đánh giá sự thay đổi của hệ thống hiện tại theo thời gian như thế nào nhờ có

hệ thống mới

D Phân tích về hợp đồng và pháp luật: Mô tả nhũng rủi ro có thể có về mặt pháp luật hay hợp đồng làm

việc của dự án

E Phân tích chính sách: Mô tả về cách nhìn nhân của chủ sở hữu trong tổ chức đối với hệ thống như thế

nào và tác động của các chính sách có thể có

4.0 Những vấn đề quản lý

A Tổ chức đội làm việc va quản lý: Mô tả về thành phần các đội, vai trò của các thành viên trong đội và

các mối quan hệ khi làm vịêc, lịch trình và cách thức báo cáo

B Kế hoạch truyền thông: Mô tả về thủ tục và phương tiện truyền thông mà những người quản lý, các

thành viên trong đội và khách hàng cần tuân thủ

C Các chuẩn mực và thủ tục: Quy định các chuẩn mực về tài liệu, sản phẩm và cách thức mà khách hàng

sẽ đánh giá và chấp nhận

D Các chủ đề khác có liên quan: Mô tả những vấn đề khác phát hiện ra trong quá trình xây dựng dự án

cần được chú ý

oOo Chương 2 : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG

Xác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình phát triển một HTTT Cho nên, kết quả và chất lượng của việc xác định yêu cầu thông tin của tổ chức có một ý nghĩa quyết định đến chất lượng HTTT được xây dựng trong các bước sau này

2.1 Khảo sát thu thập thông tin của hệ thống

2.1.1 Quá trình khảo sát

Vịêc thu thập các thông tin của hệ thống hịên tại được bắt đầu bằng vịêc tiến hành khảo sát hệ thống Về nguyên tắc, việc khảo sát hệ thống được chia làm hai giai đoạn:

- Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin.

- Giai đoạn khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.

được tiến hành theo các định hướng sau :

- Về tổ chúc: bắt đầu từ bộ phận cao nhất (ban giám đốc) đến các bộ phận thấp nhất (các tổ công

tác, tổ sàn xuất)

- Về quản lý: bắt đầu từ nhà quản lý cao nhất (giám đốc) đến người thực hịên cụ thể (nhân viên)

- Về nghịêp vụ: bắt đầu từ nhiệm vụ chung nhất (nhịêm vụ chiến lược) đến công vịêc cụ thể tại mỗi

chỗ làm vịêc

Cách tiếp cận này là phù hợp với quá trình nhận thức và khả năng tiếp nhận của con người và phù hợp với quá trình khảo sát

b Các bước khảo sát và thu thập thông tin

Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các bước:

- Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

- Củng cố, bổ sung và hoàn thịên kết quả khảo sát

sáng tạo, bản thân nhà phân tích phải biết nhìn vào tổ chức theo cách nhìn mới

Các kết quả thu thu thập cần được hình thành theo các mẫu và chuẩn mực nhất định Các đơn vị phát triển phần mềm thường có các mẫu và các chuẩn riêng cho mình để thu thập và biểu diễn thông tin

2.1.2 Các thông tin dữ lịêu cần thu thập.

Để xác định yêu cầu của hệ thống ta cần có các thông tin và dữ lịêu khác nhau về hịên trạng của hệ thống:

Nó bao gồm các mô tả thu được từ các cuộc phỏng vấn, các ghi chú từ các quan sát, các phân tích và tổng

hợp tài lịêu, các kết quả nhận được từ các điều tra, các mẫu biểu báo cáo, các mô tả công vịêc, các tài lịêu khác cũng như các tài lịêu sinh ra từ vịệc làm bản mẫu và các phân tích Nội dung các loại thông tin cần thu thập bao gồm:

- Các loại dữ lịêu (tài lịêu) và đặc trưng của nó

- Các công vịêc và trình tự thực hịên các chức năng nghiệp vụ cũng như các thông tin dữ lịêu liên quan.

- Các quy tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý và phân phối các dữ lịêu cũng như các yêu

cầu kỹ thụât khác

- Các chính sách và các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường và môi trường mà trong

đó nó hoạt động

- Các nguồn lực (cán bộ, trang thiết bị, các phần mềm nếu có).

- Các điều kịên môi trường (các hệ thống bên trong và bên ngoài liên quan)

- Sự mong đợi về hệ thống thay thế của người dùng.

2.2 Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu

Cách tốt nhất để thu thập thông tin của hệ thống hịên tại là hãy giao tiếp với những người trong tổ chức mà chính họ trực tiếp hay gián tiếp tác động đến sự hoạt động và thay đổi hệ thống Các phương pháp thường được sử dụng để thu thập thông tin là:

- Phỏng vấn

- Quan sát tại chỗ

- Điều tra bằng bảng hỏi

- Nghiên cứu các tài lịêu, thủ tục

2.2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin Đó là cách đơn giản và quan trọng

nhất để thu thập thông tin về một tổ chức Có nhiều cách tiến hành phỏng vấn hịêu quả và không một cách nào được xem là tốt hơn cách khác Tuy nhiên, những nghiên cứu cho thấy, kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố sau đây:

- Sự chuẩn bị

- Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép

- Kinh nghịêm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn

a Chuẩn bị phỏng vấn

Để phỏng vấn một người, một nhóm người cần phải làm quen lần đầu, sau đó hẹn gặp để phỏng vấn họ

Nội dung hẹn gặp thường bao gồm thời điểm, địa điểm, nội dung dự kiền và thời gian thực hịên Trước hết

cần lịêt kê và lựa chọn danh sách người cần phỏng vấn Với đối tượng dự kiến, cần thu thập tài lịêu có liên quan và thông tin về đối tượng được hỏi để có cơ sở chuẩn bị câu hỏi và cách thức làm vịêc thích hợp với đối tượng

Kế hoạch phỏng vấnNgười được hỏi: (họ và tên) Người phỏng vấn: (họ và tên)

Địa chỉ: (cơ quan, phòng, điện thoại) Thời gian hẹn

Thời điểm bắt đầu:

Thời điểm kết thúc:

Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi là ai?

- Cần thu thập dữ liệu gì ?

- Cần thỏa thuận điều gì ?

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình độ,Kinh nghiệm của người được hỏiChương trình

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án

- Tổng quan về phỏng vấn

Chủ đề sẽ đề cập

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1: câu hỏi và trả lời

Ước lượng thời gian

1 phút

2 phút

1 phút

7 phút

Chủ đề 2” câu hỏi và trả lời

Cùng với vịêc chuẩn bị câu hỏi là chuẩn bị các phương tiện để ghi chép, như máy ghi âm, các mẫu ghi chép (mẫu phỏng vấn, mẫu ghi thông tin…) và đặc bịêt phải có kế hoạch tiến hành phỏng vấn (xem bảng 2.1) Trong đó vạch rõ trình tự thực hịên các công vịêc, dự kiến thời gian và kết quả thực hịên mỗi công

vịêc đó Ngoài ra, hai loại công cụ thường dùng nhất để ghi chép khi phỏng vấn là phiếu phỏng vấn và lưu

đồ công vịêc Mỗi một công cụ có một chức năng của nó: một dành để ghi lời, một để ghi chép bằng biểu

đồ, minh họa

b Lựa chọn câu hỏi

Khi phỏng vấn thường sử dụng hai loại câu hỏi: câu hỏi mở và câu hỏi đóng Trong đó các câu hỏi mở

được sử dụng nhiều hơn Các câu hỏi mở là câu hỏi có nhiều khả năng trả lời, và câu trả lời tùy thuộc vào điều kịên và sự hiểu biết của người cụ thể được hỏi Có thể kết hợp sử dụng câu hỏi đóng trong các trường hợp cần thiết Câu hỏi đóng cung cấp về phạm vi câu trả lời dự kiến Ví dụ:

- Anh có sao chép mọi dữ lịêu anh cần không? (có hoặc không)

Câu hỏi có thể có nhiều hơn hai lựa chọn Ví dụ:

- Anh đánh giá thế nào về mức độ đạt được của dịch vụ hệ thống? tốt? trung bình? Hay tồi?

Những câu hỏi đóng nhằm hạn chế phạm vi muốn hỏi, tập trung vào những vấn đề quan trọng cà hướng đến sự chọn

c Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn nên tiến hành theo nhóm, ít nhất có hai người Khi phỏng vấn một người hỏi, một người ghi Có thể phân công người đặc trách ghi chép bằng biểu đồ, ký hịêu Ưu điểm của phương pháp này là sử dụng thời gian hịêu quả hơn một loạt các phỏng vấn cá nhân Khi nghe nhiều ý kiến của các nhân vật quan trọng, mỗi người có thể đồng ý, không đồng ý với người khác, kích thích sự suy nghĩ của mỗi người và tích cực tham gia thảo luận Nhược điểm của nó là phải bố trí, sắp xếp thứ tự trình bày, bố trí thời gian thích hợp,

có thể có người e ngại khi phát biểu ý kiến Phỏng vấn là phương pháp chủ yếu cho quá trình phát triển ứng dụng liên kết (JAD).

Thủ kho Người quản lý Bên ngoài

Lập và chuyển đơn hàng T1

D1 Phiếu vật tư

D2

Sổ thực đơn

Nhà cung cấp

D4

Sổ đặt hàng

D3 Đơn hàng

Tiếp nhận, Kiểm phiếu T2

D5 Phiếu giao

Dự án: Quản lý kinh doanh Tiểu dự án: Quản lý bán hàng

Người được hỏi: Nguyễn Văn A Ngày xx/xx/xxxx Người hỏi: Phạm Thế Du

Câu 1: Anh có sử dụng doanh số bán hàng mà hệ

thống tổng hợp không? Nếu có, có thường

Quan sát: Hình như người này không biết dùng máy

tính nên không biết máy có thể trả lời câu hỏi bất kỳ lúc nào

Trả lời: …

Quan sát: Hệ thống có thể đưa ra doanh số bán bằng

tiền, nhưng người dùng không biết điều đó

Đánh giá chung:

- Người được hỏi hình như bận, có thể cần thêm vài ngày để họ chuẩn bị rồi tiến hành tiếp

- Chưa kết luận được vấn đề, còn chủ đề chưa đề cập hết Họ cẩn thu thập số liệu bán hàng năm 19xx

Bảng 2.2 Một đoạn ghi chép phỏng vấn

d Những hạn chế và lưu ý khi phỏng vấn

Phỏng vấn là công cụ tốt để thu thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay hỏi bổ sung ngay khi cầ thiết Tuy nhiên phương pháp này cần nhiều thời gian, căng thẳng và rất bị động do phụ thuộc vào điều kịên của người được hỏi, yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và có được những kinh nghịêm nhất định

Câu hỏi cần tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, trực tiếp, ở dạng mở với nhiều khả năng trả lời, tránh hỏi chuỵên nội bộ, cá nhân Câu hỏi không nên áp đặt, hướng dẫn hay khẳng định vấn đề Chú ý lắng nghe và quan sát người được hỏi để có thể thích ứng với tình thế khi cần thiết: thay đổi câu hỏi, cách hỏi, chuyển sang chủ đề khác hoặc im lặng Nên kết thúc phỏng vấn sớm nếu có thể

Sớm hình thành biểu đồ chức năng Cuối buổi phỏng vấn cần nhắc lại nội dung chính để khẳng định kết quả, thỏa thụân lần làm vịêc tiếp theo (nếu cần)

2.2.2 Điều tra bằng bảng hỏi

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi được sử dụng để bổ sung cho các phương pháp nêu trên Mục tiêu của nó nhằm thăm dò dư lụân, thu thập các ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi (xã hội học), có tính xu hướng liên quan đến hoạt động chung của tổ chức và đến vịêc phát triển hệ thống thông tin Nội dung điều tra thường hạn chế trong một số vấn đề nhất định Những nội dung cần thăm dò

có thể là các vấn đề sau:

- Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải

- Các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó

- Những yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công

- Giải pháp xây dựng HTTT có phải là giải pháp tốt nhất

- Khó khăn chính khi triển khai một hệ thống thông tin

- Sự hiểu biết và quan nịêm của người dùng về HTTT

a Thiết lập bảng hỏi

Bảng hỏi gồm ba phần:

Phần tiêu đề: Gồm tên tiêu đề ghi rõ mục đích của bảng hỏi và các thông tin chung về đối tượng được

hỏi

Phần câu hỏi: Gồm các câu hỏi khác nhau được sắp xếp và bố trí theo một trình tự nhất định theo yêu

cầu và mục tiêu dự kiến Trong các câu hỏi nên có các thông tin phân loại đối tượng được hỏi theo nhóm (theo nghề nghiệp, theo chức danh: nhà quan lý, người sử dụng, lứa tuổi…)

Phần giải thích: Một số giải thích về những vấn đề cầm làm rõ trong câu hỏi hoặc chú thích khác Ví

dụ: “xin gửi bảng điều tra về địa chỉ ”

Các câu hỏi thăm dò thường ở dạng cho sẵn các khả năng lựa chọn, người được hỏi chỉ cần trả lời bằng cách đánh dấu vào những mục mà họ chọn Bảng hỏi sau khi soạn thảo cần điều tra thử hay lấy ý kiến ở một phạm vi hẹp (có thể thông qua hội thảo) Sau khi hoàn chỉnh, bổ sung rồi mới tiến hành điều tra rhực sự

b Tiến hành điều tra

Sau khi bảng hỏi được chuẩn bị (trên giấy hay mẫu biểu gửi đi trên mạng) sẽ phân phát cho đối tượng định hỏi để họ điền vào bảng hỏi hoặc cử người điều tra trực tiếp Khi có dữ lịêu điều tra cần tổng hợp và tính ra các kết quả mong muốn Thông thường, các kết quả nhận được mang tính thống kê, định tính, xu hướng mà không phải những con số chính xác

c Ưu điểm và hạn chế của phương pháp

Phương pháp này thường được dùng để bổ sung cho các phương pháp trên Nó có ưu điểm là nhanh và

rẻ hơn phỏng vấn, dễ tổng kết, vịêc đào tạo người điều tra ít tốn kém cả về thời gian và chi phí Kết quả có

độ chính xác thấp và được đánh giá bằng con số trung bình thống kê

2.2.3 Quan sát

Con người không phải luôn nhớ hết và kể đủ mọi điều họ biết, họ nghĩ, đặc bịêt những sự kịên ít xãy ra hay những sự kịên đã xãy ra lâu trong quá khứ Hơn nữa, thường có một sự khác bịêt giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bị bỏ qua nhiều chi tiết, vì vậy quan sát để bổ sung và chính xác hóa các thông tin

Quan sát có thể có hai cách: quan sát trực tiếp và quan sát qua phương tịên Về tâm lý, vịêc quan sát

trực tiếp dễ làm ảnh huởng đến hoạt động bình thường của một người Quan sát từ xa, qua phương tiện sẽ chủ động hơn, đặc bịêt có thể sử dụng các phương tịên ghi lại để xem nhiều lần khi cần thiết Thông tin quan sát được là thông tin có tính bộ phận, bề ngoài, không bao gồm những công việc, những hoạt động và

sự kịên quan trọng, bị hạn chế về thời gian, và phạm vi nhỏ hẹp Hơn nữa, vịêc quan sát thường tốn thời gian, không thể chủ động

2.2.4 Nghiên cứu, phân tích các thủ tục và tài lịêu

Nghiên cứu các tài lịêu có sẵn của tổ chức là hoạt động không thể thiếu được khi khảo sát hệ thống Nó giúp tăng cường các kết quả nhận được nhờ xem xét các tài lịêu hệ thống và tổ chức để phát hịên ra những chi tiết về chức năng và tổ chức, mô tả tổ chức, kế hoạch kinh doanh, biểu đồ chức năng, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả công vịêc, những tài lịêu bên trong, bên ngoài, các báo cáo của hệ thống, các nghiên cứu hệ thống

Vịêc nghiên cứu tài lịêu bao gồm các công vịêc chính sau đây:

- Xác định tài lịêu chính, báo cáo chính cần thu thập

- Sao chép tài lịêu, báo cáo được thu thập và tổng hợp lại

- Ghi lại các dữ lịêu chính của mỗi tài lịêu, báo cáo: Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng

2.3 Phương pháp hịên đại để xác định yêu cầu

Ngày nay các phương pháp truyền thống vẫn được các nhà phân tích sử dụng để xác lập yêu cầu của hệ thống Tuy nhiên, nhiều kỹ thụât mới đã được bổ sung để thu thập các thông tin về hệ thống hịên thời, về lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ được xây dựng và tất cả những gì có liên quan Bảng dưới đây giới thịêu một

số phương pháp hịên đại trợ giúp cho vịêc thu thập yêu cầu của hệ thống

Thiết kế ứng dụng liên kết

(Joint Application Design) Sử dụng trong phiên làm việc giữa người sử dụng, nhà tài trợ, nhà thiết kế và những người liên quan để thảo luận và

xem xét các yêu cầu của hệ thống

Hệ thống trợ giúp nhóm Trợ giúp việc chia sẻ các ý tưởng và thảo luận về yêu cầu

của hệ thốngCác công cụ CASE Phân tích hệ thống hiện tại, phát hiện yêu cầu hệ thống

nhằm đáp ứng những thay đổi của điều kiện môi trườngPhương pháp làm bản mẫu Phát triển bản mẫu của hệ thống làm hiểu rõ yêu cầu của

hệ thống một cách rất cụ thể thông qua việc trình diễn các

mô hình làm việc với các đặc trưng của hệ thống thực cho người dùng để lấy ý kiến và sửa đổi

Bảng 2.2 Các phương pháp hịên đại để thu thập yêu cầu

2.3.1 Phương pháp thiết kế ứng dụng liên kết

Phương pháp JAD được sử dụng bắt đầu từ những năm 1970 tại công ty IBM Sau đó nhiều biến thể khác nhau của JAD đã được xây dựng thành các tài lịêu và phổ biến ở nhiều nơi Ý tưởng chính của phương pháp này là để tất cả những người sử dụng chủ chốt, các nhà quản lý, các nhà phân tích hệ thống cùng tham gia vào vịêc phân tích hệ thống hịên thời Mục tiêu đầu tiên của sử dụng JAD là để thu thập yêu cầu thông tin của hệ thống một cách liên tục bắt đầu từ những người chủ chốt trong hệ thống Kết quả của quá trình làm vịêc không ngừng được tăng cường và củng cố, có cấu trúc chặt chẽ và hịêu quả cao Nhờ phỏng vấn, các nhà phân tích nhận ra được đâu là sự thỏa thuận, đâu là sự bất đồng, và hiểu được tại sao có bất đồng để giải quyết

Phiên làm vịêc JAD thường được tổ chức ở một nơi tách bịêt, có thể kéo dài từ một giờ đến cả tuần và gồm một số phiên làm vịêc Vì thế, JAD chi phí tốn kém và cần nhiều thời gian của những người tham gia Người tham gia vào phiên làm vịêc của JAD là:

- Người lãnh đạo phiên JAD : Những người tổ chức và điều hành JAD, điều hành chương trình, giải

quyết xung đột và tổng hợp ý tưởng

- Những người sử dụng : Những người sử dụng chủ chốt của hệ thống, hiểu rõ cái gì mà hệ thống cần

hàng ngày

- Những nhà quản lý : Họ cung cấp định hướng của tổ chức mới, nêu ra những tác động của hệ thống lên

tổ chức

- Nhà tài trợ : Những người tài trợ cho các phiên làm vịêc.

- Những nhà phân tích hệ thống và các kỹ thuật viên và đội ngũ phát triển hệ thống

JAD thường tiến hành trong phòng đặc biệt có các công cụ nghe, nhìn và biểu diễn thông tin được sử dụng (máy chiếu, biểu đồ, ký hiệu ) Khi bắt đầu chương trình làm việc: Người lãnh đạo phiên JAD đặt vấn đề, những người sử dụng trình bày thực trạng hệ thống hiện thời, những người khác hỏi và thảo luận, những nhà kỹ thuật thể hiện trên các phương tiện nghe nhìn và ghi lại trên máy cho các nhà lãnh đạo JAD

có điều kiện hướng dẫn cuộc họp và đưa ra những kết luận khi cần thiết Kết quả sau khi kết thúc JAD là

một tâp tài liệu chi tiết va báo cáo về những hoạt động của hệ thống hiện thời và những vấn đề có liên quan đến những nghiên cứu hệ thống thay thế.

Phương pháp này rất hiệu quả, cho kết quả nhanh, nhiều vấn đề được thảo luận đi đến thống nhất, nhiều thông tin được bổ sung và làm chính xác nhưng cần có những người có kinh nghiệm tổ chức

2.3.2 Phương pháp làm mẫu xác định yêu cầu

Phương pháp làm mẫu là một quá trình lặp mà ở đó nhà phân tích cùng tham gia vào một quá trình phát triển và xây dựng lại bản mẫu của HTTT mỗi lần có các thông tin phản hồi từ người sử dụng Phương pháp làm mẫu cho phép mau chóng chuyển những yêu cầu cơ bản thành một HTTT làm việc để người dùng xem

và thực hiện thử nghiệm, đánh giá, đóng góp bổ sung Phương pháp làm mẫu được thực hiện với sự giúp

đỡ của công cụ CASE

2.4 Các khái niệm sử dụng trong khảo sát

Khi khảo sát chúng ta cần đến một số khái niệm dùng để mô tả các yêu cầu thông tin thu được Đó là

khái niệm về chức năng (hay công việc), các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ và cuối cùng là các hồ sơ tài liệu (hay thực thể dữ liệu)

2.4.1 Chức năng – công việc

Một chức năng được hiểu là tập hợp các hành động được thực hiện ở một phạm vi nào đó trong một hệ thống có tác động trực tiếp lên dữ liệu và thông tin của hệ thống đó Những tác động lên dữ liệu và thông tin thường được nhắc đến như : Cập nhật (tạo, xem, sửa, xoá), lưu trữ, truyền, xử lý và biểu diễn thông tin Kết thúc một chức năng thường cho một sản phẩm cũng là thông tin Khái niệm chức năng có thể chia làm

các mức từ rất gộp đến các mức chi tiết hơn sau: một lĩnh vực hoạt động, một hoạt động, một nhiệm vụ hay một hành động (những khái niệm này sẽ được trình bày kỹ hơn trong mô hình chức năng nghiệp vụ)

2.4.2 Các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ

Một thủ tục hay một quy tắc nghiệp vụ là những quy định hay những hướng dẫn được chấp nhận chi phối các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể

Các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ là những ràng buộc phi chức năng, có thể thuộc bên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức và không thể thay đổi được Thông thường, người ta phân chia các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ làm ba loại:

a Quy tắc, thủ tục quản lý.

Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ và thực hiện để đảm bảo yêu cầu và mục tiêu của quản lý Xét hai ví dụ sau:

Ví dụ thứ nhất: Một quy định của bộ tài chính (bên ngoài tổ chức) về quản lý tài sản: “Tài sản có giá trị

trên 500.000 đồng và có thời gian sử dụng trên một năm phải ghi vào tài sản cố định”

Ví dụ thứ hai: Một quy định của doanh nghiệp là: “Mọi hợp đồng kinh tế trên một triệu đồng phải do

phó giám đốc tài chính hay giám đốc ký” Đây là quy tắc quản lý bên trong xí nghiệp nhằm đảm bảo việc

ký kết hợp đồng được kiểm soát chặt chẽ

b Các quy tắc và thủ tục về tổ chức

Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ để đạt mục tiêu trong điều kiện của tổ chúc Ví dụ,

do bộ phận bán hàng ít nhân viên, phải làm việc kiêm nhiệm, thêm vào đó yêu cầu mua hàng của khách không thường xuyên nên xí nghiệp quy định: “ Chỉ giao hàng vào các ngày thứ 3, 5, 7”

c Các quy tắc và thủ tục về kỹ thuật

Đó là những quy định, trình tự làm việc cần tuân thủ nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý kỹ thuật và chất lượng công việc Chẳng hạn, để đảm bảo an toàn cho các máy in kim, người ta quy định “Không in liên tục quá 30 phút” Như vậy, chính điều kiện kỹ thuật, các máy in kim có đầu in di chuyển cơ học khi in, nếu in liên tục sẽ bị nóng, có thể gây ra cháy máy

Về nguyên tắc, cần ghi chép đầy đủ mọi quy tắc và thủ tục liên quan đến mọi hoạt động của tổ chức Các thủ tục và quy tắc này là các ràng buộc đặt lên các dịch vụ của hệ thống xây dựng Tuy nhiên, cần loại

bỏ các thủ tục, quy tắc đã lạc hậu hay chỉ liên quan đến đặc thù của tổ chức trong điều kiện hiện thời

2.4.3 Các hồ sơ tài liệu – các thực thể dữ liệu

Các tài liệu đóng vai trò những thông tin đầu vào như các chứng từ, các hóa đơn bán hàng, các phiếu thanh toán hay các đầu ra như báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, các dự báo thị trường, kế hoạch sản

xuất,.v.v của các hoạt động nghiệp vụ được gọi chung là các hồ sơ, tài liệu Bản thân nó được thể hiện ra như một thực thể vật chất độc lập Vì vậy, trong hoạt động phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, chúng còn được gọi là các thực thể (dữ liệu)

2.5 Các bước thực hiện sau khảo sát

Trừ khi sử dụng những bộ công cụ tiên tiến để thu thập yêu cầu thông tin, đối với đa số các trường hợp còn lại, các dữ liệu thu được thường vẫn là những dữ liệu thô, là các chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ

và tổng hợp

2.5.1 Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát

Sau khi phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu ta cần xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu, tổng hợp…dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra và dễ theo dõi Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai không logic để sửa đổi Hoàn chỉnh biểu đồ chức năng phân cấp thu được Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu

Loại: phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số tt: 10

Ngày: 15/02/2005Định nghĩa:

nó cho phép xàc định mỗi nhà cung cấp

Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viết tắt viết hoa

Sơ cấp (dữ liệu gốc)

50 nhà cung cấp (mức tối đa)Công ty xuất nhập khẩu SUNITOMEX, viết tắt SUNITOMEX

Tên nhà cung cấp thường có tên đầu đủ và tên viết tắt

Đôi khi còn có tên bằng tiếng Anh, Đi theo tên còn có những đặc trưng như: địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản2.5 Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Trong số các hoạt động đó thường bao gồm cả việc lập các bản mô tả chi tiết về công việc và dữ liệu (bảng 2.5 và 2.6) Các dữ liệu đưa vào các bảng này thường được rút ra từ các báo cáo, chứng từ, tài liệu

và những kết quả từ phỏng vấn hay nghiên cứu tài liệu Các bảng này là một hình thức làm tài liệu để lấy ý kiến của người sử dụng

Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số tt: 15

Ngày 15/12/2005Công việc: lập đơn hàng

Điều kiện bắt đầu (kích hoạt):

- Tồn kho dưới mức qui định

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp

- Có đề nghị cung ứng của khách hàng

- Đến ngày lập đơn hàng theo qui định quản lý

Thông tin đầu vào: thẻ kho, giấy đề nghị, danh sách nhà cung cấp, đơn chào hàng

Kết quả đầu ra: một cú điện thoại đặt hàng hay một đơn đặt hàng được lập và gửi đi (có

bản mẫu kèm theo)

Nơi sử dụng; Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ, lưu

Tần suất: Tuỳ thuộc vào ngày trong tuần:

Thứ 2,7 Không xảy ra

Thứ 3,5 10-15 lầnThứ 4,6 0-5 lầnThởi lượng: 10 phút/đơn hàng điện thoại, 60 phút/đơn viết

Quy tắc: Những đơn hàng trên hàng triệu phải được trưởng bộ phận thông qua (quản lý)

Số lượng đặt dưới mức quy định cho trước (Kỹ thuật)

Qui định một số người cụ thể lập đơn hàng (tổ chức)

Lời bình:

- đôi khi phải đặt hàng đột suất, chẳng hạn có dự báo về sự khan hiếm một số mặt

hàng trong thời gian tới

- Mức tồn kho tối thiểu chỉ tính cho một số mặt hàng và cách ước lượng của nó còn

- Tổng hợp theo các xử lý: Để thấy được tổng thể các xử lý diễn ra trong tổ chức.

- Tổng hợp theo các dữ liệu: Để kiểm tra sự đầy đủ và tính phù hợp, chặt chẽ của dữ liệu và mối quan hệ

việc Tần suất Hồ vào sơ Hồ sơ raT1 Lập đơn hàng: xuất phát từ yêu

cầu cung ứng, thực đơn sản xuất, báo giá, đơn hàng lập và chuyển đi bằng điện thoại (80%), viết (20%), sắp các đơn hàng vào sổ đặt để đối chiếu, theo dõi

Quản lý kho hàng

4-5 đơn/ngày5-10 dòng/đơn

D1D2

D3D4

Bảng 2.7 Bảng tổng hợp công việc

b Tổng hợp các dữ liệu

Mục tiêu của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến miền khảo sát của tổ chức

và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ, chính xác và gắn cho tên gọi thích hợp mà mọi người tham gia dự án đồng ý Hai tài liệu không thể thiếu được là bảng tổng hợp các hồ sơ (bảng 2.8) và bảng từ điển

dữ liệu (bảng 2.9)

liên quan

D1 Phiếu vật tư: Ghi hàng hóa xuất hay nhập T1

Bảng 2.8 Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu

dạng Lĩnh vực Quy tắc ràng buộc

3 Ngày hóa đơn Ngày 8 dd-mm-yy kế toán

Bảng 2.9 Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu

2.5.3 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

Hợp thức hóa là việc hiểu và thể hiện các thông tin khảo sát ở các dạng khác nhau được những người

sử dụng và đại diện tổ chức chấp nhận là đúng đắn và đầy đủ Mục tiêu của hợp thức hóa kết quả khảo sát

là nhằm đảm bảo sự chính xác hóa của thông tin và dữ liệu phản ánh yêu cầu thông tin của tổ chức và tính pháp lý của nó để sử dụng sau này

Việc hợp thức hóa bao gồm việc hoàn chỉnh và trình diễn những nội dung phỏng vấn để người được phỏng vấn xem xét và cho ý kiến Các bản tổng hợp các tài liệu được đệ trình để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và đề xuất bổ sung Sau đó các tài liệu được hoàn chỉnh và trình bày theo những khuôn mẫu xác định để các nhóm và bộ phận quản lý phát triển hệ thống xem xét, thông qua và quyết định

Câu hỏi cuối chương

1 Các đặc trưng của một tổ chức là gì?

2 Có mấy cách tiếp cận tổ chức? Nội dung của nó là gì?

3 Các bước thực hiện khảo sát là những bước nào?

4 Những thông tin gì cần thu thập trong giai đoạn khảo sát?

5 Những phương pháp truyền thống nào được sử dụng để thu thập yêu cầu? Trình bày nội dung tiến hành

và ưu nhược điểm của nó?

6 Trong các phương pháp truyền thống, phương pháp nào là chính? Phương pháp nào được sử dụng bổ sung?

7 Những ưu điểm nổi bật của các phương pháp hiện đại để thu thập yêu cầu thông tin là gì? Những phương pháp nào là thông dụng?

8 Trình bày nội dung các phương pháp để xác định yêu cầu thông tin? Điều kiện để sử dụng những phương pháp này?

9 Các công cụ CASE hỗ trợ việc xác định nhu cầu như thế nào? Những công cụ CASE nào là thích hợp?

10 Mô tả phương pháp làm mẫu để xác định nhu cầu thông tin?

11 Những khái niệm gì được sử dụng trong quá trình khảo sát thu thập thông tin? Giải thích nội dung các khái niệm đó?

12 Sau khảo sát cần làm những công việc gì? Cần có những tài liệu tổng hợp nào?

Bài tập

1 Lập một kế hoạch phỏng vấn một người làm công việc văn phòng ở một văn phòng một cơ quan mà anh biết?

2 Chuẩn bị một bảng hỏi với ít nhất 5 câu hỏi (bao gồm cả câu hỏi đóng và câu hỏi mở) đối với một cán

bộ văn phòng vừa nói ở trên và dụ kiến thời gian thực hiện mỗi câu hỏi?

3 Hãy thực hành việc hẹn gặp một người để phỏng vấn thông qua điện thoại?

4 Làm một bảng hỏi để điều tra ý kiến của những người trong tổ chức: ý kiến đó liên quan đến việc hiểu biết về HTTT, thái độ đồng tình hay phản đối, về mong muốn gì đối với HTTT, về khả năng thành công, về những khó khăn gặp phải?

5 Anh hãy xác định mục tiêu hay những khó khăn đang gặp phải của cơ quan anh (hay một tổ chức mà anh hiểu biết về nó)? Thử nêu ra những yếu tố quyết định thành công cho việc đạt mục tiêu hay giải quyết vấn đề? Liệt kê các đơn vị chức năng của tổ chức và lập ma trận yếu tố quyết định thành công -chức năng để tìm ra những đơn vị chức năng của tổ chức cần được xem xét để phát triển HTTT ở đó?

oOo Chương 3 : MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

3.1 Khái niệm về mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau Mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ

3.2 Biểu đồ phân rã chức năng

Một trong những cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chúc năng Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định

3.2.1 Các khái niệm và ký pháp sử dụng

Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của

nó Khái niệm chức năng là khái niệm logic, tức là chỉ nói đến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết) giữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm (là khái niệm vật lý)

Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết sắp theo thứ tự sau:

- Một lĩnh vực hoạt động (area of activities)

- Một hoạt động (activity)

- Một nhiệm vụ (task)

- Một hành động (action): thường do một người làm

Sự phân chia trên đây là tương đối, tùy thuộc vào phạm vi nghiệp vụ và từng trường hợp cụ thể mà

phân chia chức năng thành các mức gộp và chi tiết khác nhau Ví dụ: Hoạt động du lịch là một lĩnh vực các hoạt động về dịch vụ tham quan, lữ hành, ăn nghỉ Kinh doanh khách sạn là một hoạt động của lĩnh vực du lịch chuyên về các dịch vụ ăn uống và nhà nghỉ Tiếp nhận khách trong khách sạn là một nhiệm vụ của kinh doanh khách sạn Cuối cùng thanh toán với khách là một hành động bao gồm việc lập hóa đơn thanh

toán và thu tiền của khách khi khách rời khỏi khách sạn

Hai ký pháp sử dụng trong mô hình là :

- Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong để mô tả một chức năng (hình 3.1a)

- Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối một chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó (hình 3.1b)

Hình 3.2 là một ví dụ về biểu đồ chức năng nghiệp vụ của một tổ chức kinh doanh bán buôn

Hình 3.2 Biểu đồ chức năng nghiệp vụ dạng chuẩn

3.2.2 Ý nghĩa của mô hình

- Mô hình phân rã chức năng được xây dựng dần cùng quá trình khảo sát tổ chức từ trên xuống giúp cho việc nắm hiểu tổ chức và định hướng cho hoạt động khảo sát tiếp theo

- Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu hay miền cần nghiên cứu của tổ chức

- Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu

- Nó là một cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trìng sau này

3.2.3 Xây dựng mô hình

a Nguyên tắc phân rã các chức năng

Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp) Cách phân chia này phù hợp với sự phân công các chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:

- Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra

- Không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức

- Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng Chẳng hạn, ở mức cuối cùng của biểu đồ phân rã chức năng, các chức năng thuộc cùng một mức và có cùng một chúc năng cha có thể sắp xếp theo hàng dọc (hình 3.3)

- Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi

c Đặt tên chức năng

Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau Tên chức năng phải

là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ Ví dụ: chúc năng “lập đơn hàng”, “bảo trì kho” Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó Ví dụ sau đây là mô hình mô tả một lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức:

- Nhiệm vụ đặt ra: Nhận đơn hàng của khách và tổ chức gửi hàng cho khách

- Bộ phận trách nhiệm: Bộ phận bán hàng và quản lý kho (một lĩnh vực nghiệp vụ được khảo cứu của

tổ chức)

Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của tổ chức là một mô hình dạng chuẩ được mô tả trên biểu đồ hình 3.3

Hình 3.3 Biểu đồ phân rã chúc năng nghiệp vụcủa bộ phận kinh doanh bán hàng.

d Mô tả chi tiết chức năng lá

Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong biểu đồ cần mô tả trình tự và cách thức tiến hành nó bằng lời và có thể sử dụng biểu đồ hay một hình thức nào khác Mô tả thường bao gồm các nội dung sau:

- Tên chức năng

- Các sự kiện kích hoạt (khi nào? Cái gì dẫn đến? điều kiện gì?)

- Quy trình thực hiện

- Yêu cầu giao diện cần thể hiện (nếu có)

- Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)

- Công thức (thuật toán) tính toán sử dụng (nếu có)

- Dữ liệu ra (các báo cáo hay kiểm tra cần đưa ra)

- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ

Ví dụ: Mô tả chức năng lá “kiểm tra khách hàng” trong biểu đồ hình 3.3 “người ta mở sổ khách hàng

để xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không (tên gọi, địa chỉ…) Nếu không có, đó là khách hàng mới Ngược lại là khách cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ, và xem khách có nợ không và nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép không và thời gian nợ có quá thời hạn hợp đồng không”

3.3 Hai dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng

Mô hình phân rã chức năng nghiệp vụ có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng chuẩn và dạng công ty.

3.3.1 Biểu đồ dạng chuẩn

Dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một miền khảo sát (hay một hệ thống nhỏ) Biểu

đồ dạng chuẩn là biểu đồ hình cây Ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay

“chức năng đỉnh” (hình 3.3) Những chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) gọi là “chức năng lá”.

3.3.2 Biểu đồ dạng công ty

Dạng nầy sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có quy mô lớn Ở dạng công

ty, mô hình thường gồm ít nhất hai biểu đồ trở lên Một “biểu đồ gộp” mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức) Các biểu đồ còn lại là các “biểu đồ chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chúc năng lá của biểu đồ gộp Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo cứu

Khi bắt đầu khảo sát, ta có một chức năng nhiệm vụ bao trùm toàn tổ chức (có thể là mục tiêu chiến lược) và chức năng gộp do các bộ phận của tổ chức thực hiện Khi mô tả những chức năng này ta được một biểu đồ mức gộp Hình 3.4 là biểu đồ dạng công ty mức gộp có dạng bảng Khi tổ chức có nhiều bộ phận người ta sử dụng cách biểu diễn ở dạng này Trong cách biểu diễn này, mỗi chức năng được mô tả trên một dòng, và hai chức năng ở hai mức khác nhau được sắp ở những cột khác nhau phân biệt ở vị trí lề bên trái của nó được sắp thụt vào (hình 3.4) Với cách biểu diễn này, ta có thể biểu diễn được số các chức năng ở mỗi cấp không hạn chế

2.1 Lập kế hoạch ngân sách

2.2 Quản lý thu chi

2.3 Quản lý thanh quyết toán

4 Bộ phận quản lý cơ điện

4.1 Lập kế hoạch trang bị sửa chữa

4.2 Theo dõi tình trạng cơ điện

4.3 Cung cấp giải pháp kỹ thuật

4.4 Tổ chức sửa chữa thay thế

5 Bộ phận quản lý công nghệ

5.1 Định dạng sản phẩm và chỉ tiêu chất lượng

5.2 Xây dựng và quản lý quá trình công nghệ

5.3 Nghiên cứu thử nghiệm công nghệ

6 Bộ phận quản lý chất lượng

6.1 Kiểm tra thực hiện quy trình

6.2 Kiểm tra chất lượng sản phẩm

6.3 An toàn lao động và vệ sinh công nghiệp

7 Bộ phận tiếp thị

7.1 Thu thập thông tin thị trường

7.2 Phân tích và đề xuất chính sách tiêu thụ

7.3 Xây dựng chiến lược sản phẩm

9.2 Ký kết hợp đồng mua nguyên liệu

9.3 Quản lý kho nguyên liệu

3.3.3 Một cách xác định mô hình phân rã

Đối với một lĩnh vực hay một phạm vi nghiên cứu không lớn, đôi khi người ta có thể biết ngay được mọi công việc chi tiết Trong trường hợp này, việc xây dựng mô hình có thể theo hướng ngược lại từ dưới lên Bằng cách nhóm dần các chức năng nghiệp vụ chi tiết từ dưới lên trên theo từng nhóm một cách thích hợp và gán cho nó những cái tên tương ứng, ta có được biểu đồ chức năng nghiệp vụ phân cấp của phạm vi nghiên cứu Bảng 3.1 cho ví dụ về cách làm này Từ bảng 3.1 ta dễ dàng vẽ biểu đồ biểu diễn chức năng nghiệp vụ của hoạt động trông gửi xe trong bãi (hỉnh 3.5)

Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

1 Nhận dạng loại xe vào gởi

Nhận xevào bãi

Trông gửi xe

ở bãi

2 Kiểm tra chỗ trống trong bãi

3 Ghi vé cho khách

4 Vào sổ gửi xe, cho xe vào

5 Kiểm tra vé lấy xe

Trả xeCho khách

6 Đối chiếu với xe

7 Thanh toán tiền, cho xe ra

12 Giải quyết hay bồi thường

Bảng 3.1 Cách nhóm các chức năng theo phuơng pháp dưới lên

Hình 3.5 Biểu đồ phân rã chức năng hoạt động trông gửi xe

3.4 Xác định phạm vi hệ thống

Khi phát triển một hệ thống thông tin, người ta thường sử dụng nhiều ma trận khác nhau phục vụ quá trình phân tích và lựa chọn các yếu tố cần thiết cho việc xây dựng mô hình ở các bước tiếp theo của vòng đời phát triển hệ thống Dưới đây chỉ trình bày hai ma trận thường được sử dụng nhất là: ma trận yếu tố quyết định thành công - chức năng và ma trận thực thể - chúc năng

3.4.1 Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng

Trong khi lập kế hoạch chiến lược phát triển HTTT, sau khi đã xác định được mục tiêu hay các vấn đề

mà tổ chức phải gặp phải, người ta thường phải xác định các yếu tố quyết định thành công Đó là những yếu tố có liên hệ với các hoạt động nghiệp vụ bên trong và bên ngoài mà có thể đo được và có ảnh hưởng

to lớn đến việc tổ chức có thể đạt được mục tiêu của nó hay không Mức độ đạt được của các yếu tố quyết định thành công phụ thuộc vào việc thực hiện các nhiệm vụ chức năng của tổ chức có liên quan đến nó Vì vậy, HTTT cần xây dụng hỗ trợ các nhiệm vụ chức năng này Ma trận yếu tố quyết định thành công-chức năng được xây dựng nhằm mục đích xác định cho được các nhiệm vụ chức năng có tầm quan trọng này.Trong một tổ chức, các yếu tố quyết định sự thành công có thể gồm từ ba đến sáu yếu tố Chẳng hạn, trong một công ty máy tính nhỏ, các yếu tố quyết định sự thành công có thể là: sự đổi mới sản phẩm, sản phẩm chất lượng cao và kiểm soát chặt chẽ được giá thành Còn đối với một bệnh viện, các yếu tố đó là: sự chăm sóc bệnh nhân chu đáo, kiểm soát được chi phí và thuê được những người làm việc có tay nghề cao (các y, bác sĩ)

Ma trận yếu tố quyết định thành công-chức năng có các dòng là các chức năng gộp (hay bộ phận chức năng), các cột là yếu tố quyết định sự thành công, ở mỗi ô tương giao giữa một chức năng và một yếu tố thành công người ta để trống hay đánh dấu bằng chũ E (essential) hay chữ D (desirable) tùy thuộc vào việc chức năng này có tác động quyết định hay chỉ ở mức nào đó đối với yếu tố quyết định thành công cột.Sau khi đã xét tất cả các ô và đánh dấu được các ô tương ứng của ma trận, người ta chọn ra các dòng chức năng chứa ô có chữ E đưa vào các lĩnh vực của tổ chức cần được xem xét để phát triển HTTT bảng 3.2 mô tả một ma trận yếu tố quyết định thành công-chức năng đối với một nhà máy sản xuất thuốc lá Từ

ma trậ trên cho thấy, các bộ phận kế hoạch, tài chính, tiếp thị, tiêu thụ và nguyên liệu cần được lựa chọn đưa vào phạm vi lĩnh vực nghiệp vụ cần xem xét để xây dựng HTTT.

Các yếu tố quyết định thành công

đủ số lượng, đảm bảo về chất lượng

Mở rộng thị trường tiêu thụ 10%

Kiểm soát chi phí, không tăng giá

4 Bộ phận quản lý cơ điện

4 Phiếu xuất vật tư

5 Phiếu nguyên vật liệu

tiết, Nhưng không phải mức lá Vì nếu sử dụng mức lá thì số chức năng là quá nhiều Mặt khác, nếu sử dụng các chức năng quá gộp thì khó nhận thấy được tác động của chức năng đến các thực thể, tức là khó xác định được các ô tương ứng trong bảng cần đánh dấu.

Ở mỗi ô giao giữa một chức năng và một thực thể ta đánh dấu bằng chữ sau R, U hay C Các chữ được

sử dụng như sau:

- Chữ R, nếu chức năng dòng đọc (Read) dữ liệu thể cột

- Chữ C, nếu chức năng dòng tạo (Create) mới dữ liệu trong thực thể cột.

- Chữ U, nếu chức năng dòng thực hiện việc cập nhật (sửa, xóa, thêm) dữ liệu trong thực thể cột.

Ma trận được mô tả như trong ví dụ bảng 3.3 Nó cho phép phát hiện những thực thể hay chức năng cô lập:

- Nếu một dòng ứng với một chức năng không chứa một ô nào được đánh dấu, thì chức năng đó hoặc không phải là một tiến trình thông tin (không có tác động lên dữ liệu), hoặc đánh dấu sót, hoặc khảo sát đã

Ma trận nhận được cuối cùng cho ta biết mối quan hệ giữa các chức năng được xét và các hồ sơ dữ liệu còn được giữ lại: mỗi chức năng có tác động lên những hồ sơ nào, theo cách thức nào (đọc, cập nhật hay tạo ra nó) Ma trãn thực thể-chức năng sau khi đã bỏ đi các dòng và các cột không được đánh dấu sẽ sử dụng như một dạng mô tả trong mô hình nghiệp vụ Nó là một đầu vào để xác định các luồng dữ liệu trong biểu đồ luồng dữ liệu

3.5 Ví dụ

A Mô tả bài toán

Một bãi trông gửi xe có 2 cổng: Một cỏng xe vào, một cổng xe ra Người ta chia bãi thành 4 khu dành cho 4 loại xe khác nhau : Xe máy, xe buýt, xe tải và công-ten-nơ Khi khách đến gửi xe, người coi xe nhận

dạng xe theo bảng phân loại, sau đó kiểm tra chỗ trống trong bãi Nếu chỗ dành cho loại xe đó đã hết thì thông báo cho khách Ngược lại thì ghi vé đưa cho khách và hướng dẫn xe vào bãi, đồng thời ghi những thông tin trên vé vào sổ xe vào.

Khi khách lấy xe, người coi xe kiểm tra vé xem vé là thật hay giả, đối chiếu vé với xe Nếu vé giả hay không đúng xe thì không cho nhận xe Ngược lại thì viết phiếu thanh toán và thu tiền của khách, đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ xe ra.

Khi khách đến báo cáo có sự cố thì kiểm tra xe trong sổ xe vào và sổ xe ra để xác minh xe có gửi hay không và đã lấy ra chưa Nếu không đúng như vậy thì không giải quyết Trong trường hợp ngược lại tiến

hành kiểm tra xe ở hiện trường Nếu đúng như sự việc xảy ra thì tiến hành lập biên bản giải quyết và trong trường hợp cần thiết thì viết phiếu chi bồi thường cho khách Các bảng dữ liệu khảo sát thu được bao gồm:

a Bảng giá (và phân loại)

b Phiếu thanh toán

c Sổ ghi xe vào

d Sổ ghi xe ra

Ngày Số vé Số xe Loại xe Giờ ra Thời gian gởi Thành tiền

e Các thông tin trên vé được ghi lại vào sổ xe vào

Hãy xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống thể hiện qua các thể hiện có thể xây dựng được?

Bảng 3.4 Bảng phân tích

Từ cột cuối cùng của bảng phân tích, ta rút ra được hai đối tượng có thể là tác nhân: Đó là khách hàng

và người coi xe Khi phân tích dựa vào bảng mô tả và định nghĩa, ta chỉ còn một tác nhân duy nhất là

KHÁCH và xác định được các luồng thông tin tương tác giữa KHÁCH và hẽ thống Từ đó vẽ được biểu đồ ngữ cảnh ở hình 3.7

Từ cột 1 của bảng phân tích, ta rút ra được các chức năng chi tiết xây dựng được biểu đồ phân rã cho trong hình 3.5 Từ các mô tả và các dữ liệu đã cho, ta lập và xây dựng được danh sách các hồ sơ (bảng 3.5)

e Phiếu thanh toán

f Biên bản sự cố

Bảng 3.5 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

Hình 3.7 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thốngCác thực thể

1 Bảng giá (phân loại xe)

Câu hỏi cuối chương

1 Mô hình nghiệp vụ của tổ chức là gì? Những công cụ nào được sử dụng để mô tả mô hình nghiệp vụ Các dạng thể hiện mô tả mô hình nghiệp vụ là những dạng nào?

2 Những khái niệm và ký pháp nào được sử dụng trong biểu đồ phân rã chức năng? Định nghĩa và giải thích từng khái niệm?

3 Nêu các nguyên tắc phân rã một chức năng? Nội dung mô tả một chức năng lá? Cách bố trí, sắp xếp chức năng trong biểu đồ?

4 Vai trò và ý nghĩa của biểu đồ phân rã chức năng?

5 Có mấy dạng của biểu đồ phân rã chức năng dùng để mô tả mô hình nghiệp vụ? Mỗi dạng được sử dụng trong trường hợp nào?

6 Hai cách hình thành biểu đồ phân rã chức năng dựa trên cách tiếp cận nào? Khi nào sử dụng mỗi cách đó?

7 Có những loại ma trận phân tích nào?

8 Trình bày nội dung của mỗi loại ma trận? Ý nghĩa và vai trò của nó? Mỗi ma trận được sử dụng ở giai đoạn nào của quá trình phân tích?

Bài tập