TRỘN VĂN BẢN TRỘN VĂN BẢN Đây là một chức năng nâng cao trong chương trình MS Word Với công cụ này, người sử dụng có thể tạo một giấy mời, bản báo cáo, phiếu thông báo tới nhiều địa chỉ khác nhau nhờ[.]
Trang 1TRỘN VĂN BẢN Đây là một chức năng nâng cao trong chương trình MS Word Với công
cụ này, người sử dụng có thể tạo một giấy mời, bản báo cáo, phiếu thông báo tới nhiều địa chỉ khác nhau nhờ vào một danh sách có sẵn
Để thực hành chức năng này, bạn hãy tạo 2 tệp word riêng biệt, một tệp chứa danh sách dữ liệu mô tả đối tượng cần chèn như: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại một tệp khác là mẫu văn bản cần trộn với danh sách Mẫu văn bản này có thể là giấy mời, phiếu báo điểm của học sinh, sinh viên hoặc nhãn
bì thư
Sau khi chuẩn bị xong, bạn thực hiện theo các bước sau đây: (hướng dẫn của tôi thực hành trên phiên bản Word 2003, các phiên bản khác cũng tương tự)
- Mở văn bản mẫu cần chèn dữ liệu
- Vào menu Tools, chọn lệnh Letter and Mailings, chọn mục Mail Merge.
- Một cửa sổ nhỏ hiển thị bên phải cửa sổ soạn thảo (Tùy theo từng máy cài đặt hiển thị mà cửa sổ đó nằm ở những vị trí khác nhau) bạn chọn mục
Letters Nhấn nút Next: Starting document để thực hiện công việc
tiếp theo
- Chọn Use the current document Nếu chưa có văn bản mẫu thì bước này bạn có thể chọn mục Start from a template để tạo mới hoặc nhấn Start from existing document để mở văn bản mẫu ở một văn bản có sẵn khác Rồi nhấn Next: Select recipients
- Có thể chọn Select from Outlook contacts để chọn danh sách có trong
danh bạ của phần mềm gửi nhận thư điện tử Outlook; hoặc chọn mục
Type a new list để tạo một danh sách mới Chọn Use an existing list để
mở một tệp chứa danh sách có sẵn rồi nhấn Browse để mở tệp danh sách bạn đã chuẩn bị sẵn Chọn Next: Write your letter để tiếp tục
- Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn dữ liệu, bấm chọn More items rồi thực
hiện chọn lần lượt các dữ liệu và nhấn nút Insert để chèn vào văn bản
mẫu Chèn xong, nhấn Next: Preview your letters.
- Kiểm tra dữ liệu đã chèn vào văn bản mẫu bằng cách nhấn nút << hoặc >>
để xem Trong bước này, bạn cũng có thể chỉnh sửa lại danh sách bằng
cách nhấn nút lệnh Edit recipient list, sửa xong nhấn OK để ghi những thay đổi Khi kiểm tra xong nhấn Next: Complete the merge để hoàn
thành
- Nhấn lệnh Print để in mẫu văn bản đã trộn với danh sách ra máy in Nhấn Edit individual letter để thực hiện việc trộn văn bản mẫu với danh
sách và tạo kết quả ra một tệp mới
Trang 2Để thực hành chức năng trộn văn bản này tôi cung cấp cho các bạn một bài
tập mẫu Bạn hãy khởi động chương trình soạn thảo văn bản MS Word và
soạn 2 tập theo mẫu như sau:
Danhsach.doc (Tệp này không được phép có tiêu đề của bảng mà ngay từ
dòng đầu tiên phải chèn bảng luôn)
Hovaten Ngaysinh Lop Toan Van Ngoaingu Xeploai
Và một tệp giấy mời có dạng như sau: Thongbao.doc
Bạn hãy thực hiện việc trộn văn bản Mẫu giấy thông báo kết quả thi khảo sát trên với danh sách để gửi về cho phụ huynh mỗi học sinh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc KẾT QUẢ THI KHẢO SÁT THI ĐẦU NĂM
TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRẦN HƯNG ĐẠO THÔNG BÁO
Học sinh:
Đã dự kỳ thi khảo sát chất lượng học tập đầu năm học 2007-2008 và đạt kết
quả như sau:
1 Toán:
2 Văn:
3 Ngoại ngữ:
Xếp loại:
Lạng Sơn, ngày 20 tháng 9 năm 2008