Cài đặt và triển khai hệ thống

Đối với một người khởi xướng tiên phong có 1 sự thờ ơ với tất cả nên sẽ kiếm lợi nhuận bằng các giá trị cũ và chỉ đơn thuần những người bảo vệ trong đó sẽ được lớn lên nhờ những cái mớ

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1

1 Giới thiệu chung

“ Cần phải nhớ rằng không có gì khó hơn việc lập kế hoạc bằng cách nghi nhờ thành công sau này, cũng không nguy hiểm để quản lý bằng cách tạo ra một hệ thống mới Đối với một người khởi xướng tiên

phong có 1 sự thờ ơ với tất cả nên sẽ kiếm lợi nhuận bằng các giá trị

cũ và chỉ đơn thuần những người bảo vệ trong đó sẽ được lớn lên nhờ những cái mới ”

Niccolò Machiavelli, The Prince, 1513

Quản lý sự thay đổi đối với một hệ thống mới – cho

dù nó có được vi tính hóa hay không – là một trong những sự quan tâm khác biệt trong bất kỳ nhiệm vụ

trong bất kỳ tổ chức nào.

GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1

1 Giới thiệu chung

Một trong những mô hình đầu tiên để quản lý thay đổi tổ chức được phát triển bởi Kurt

Lewin Ông cho rằng thay đổi là một quá trình gồm 3 bước :

1

2 3

yêu cầu khách hàng

Đảm bảo rằng hệ thống mới thành công trở thành cách thức tiêu chuẩn để thực hiện chức năng kinh doanh

mà nó hỗ trợ

GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 1

1 Giới thiệu chung

Quản lý thay đổi là thách thức lớn nhất vì nó

tập trung vào con người chứ không phải công nghệ và bởi vì nó là 1 khía cạnh của dự án ít

có thể kiểm soát được bởi nhóm dự án

Quản lý thay đổi có nghĩa là giành được trái tim và khối óc của người dùng tiềm năng và thuyết phục họ rằng hệ thống mới thực sự cung cấp giá trị.

GIỚI THIỆU

CHƯƠN

G 1

1 Giới thiệu

chung

Bảo trì à khía cạnh tốn kém nhất của quá trình cài

đặt , vì chi phí duy trì hệ thống thường vượt quá chi phí phát triển ban đầu rất nhiều

Nó không phải là bất thường cho các tổ chức chi từ

60 – 80% tổng ngân sách phát triern IS của họ để bảo trì

GIỚI THIỆU

CHƯƠN

G 1

1 Giới thiệu

chung

Đánh giá dự án có lẽ là phần ít được thể hiện nhất trong

hệ thống nhưng có lẽ là sự phát triển có gí trị lâu dài nhất đối với bộ phận IS

Đánh giá cho phép các thành viên trong nhóm dự án lùi lại

và xem xét những gì họ đã làm đúng và những gì họ có thể làm tốt hơn

Nó là một thành phần quan trọng trong sự phát triển của từng thành viên nhóm dự án

GIỚI THIỆU

Sự né tránh không chắc chắn

Chủ nghĩa

cá nhân và tập thể

Khác biệt giới tính

Định hướng dài

và ngắn hạn

GIỚI THIỆU

Trong nền kinh tế toàn cầu ,chúng ta phải xem xét các mối

quan tâm về văn hóa của địa phương để HTTT được triển khai thành công.

Chuyển đổi là quy trình kỹ thuật thay thế hệ thống

cũ bằng hệ thống mới Người dùng được chuyển

từ sử dụng quy trình nghiệp vụ as-is và chương

trình máy tính thành các quy trình và chương trình

to-be

kỹ thuật của kế hoạch di chuyển.

Điều quan trọng là phải làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp đang cung cấp phần cứng và phần mềm cần thiết để đảm bảo rằng các thiết bị cần có sẵn khi cần thiết.

Việc nhà cung cấp không thể cung cấp những nguyên vật liệu cần thiết sẽ làm cho kế hoạch chuyển đổi thất bại

CHUYỂN

ĐỔI

CHƯƠNG

2

1 Chuyển đổi trong HTTT là gì

? c Chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu thường là bước phức tạp nhất

về mặt kỹ thuật trong kế hoạch di chuyển Quá trình này thường phức tạp bởi thực tế là các tệp

và cơ sở dữ liệu trong hệ thống mới không khớp với các tệp và cơ sở dữ liệu trong hệ thống hiện tại

Ví dụ: hệ thống mới có thể sử dụng một số bảng trong cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu khách hàng được chứa trong một tệp trong hệ thống cũ

Vị trí chuyển đổi

Các mô–đun chuyển đổi

a Kiểu chuyển đổi

Là cách người dùng được chuyển đổi giữa hệ thống cũ và mới bao gồm : chuyển đổi trực tiếp và chuyển đổi song song

Chuyển đổi trực tiếp

Hệ thống mới lập tức thay thế hệ thống cũ Đây cũng là phương pháp để nâng cấp những phần mềm thương mại (Ví dụ : Microsoft word) lên phiên bản mới

Chuyển đổi trực tiếp đơn giản và dễ hiểu, nhưng lại mang rủi ro cao vì bất

kỳ sự cố nào với hệ thống mới mà không phát hiện trong quá trình thử nghiệm dều làm gián đoạn quá trình tổ chức

a Kiểu chuyển đổi

Chuyển đổi song song

Ví dụ, nếu một hệ thống kế toán mới được cài đặt, tổ chức nhập dữ liệu vào cả

hệ thống cũ và hệ thống mới và sau đó

so sánh cẩn thận đầu ra từ cả hai hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống mới thực hiện một cách chính xác

Hệ thống mới được vận hành song song với hệ thống

cũ

Sau một khoảng thời gian ( thường là một đến hai tháng ) hoạt động song song và so sánh giữa hai hệ thống, hệ thống cũ bị tắt

và tổ chức đó tiếp tục sử dụng hệ thống mới

Cách tiếp cận này có nhiều khả năng bắt được những lỗi lớn trong hệ thống mới Nếu các vấn đề được phát hiện trong hệ thống mới, hệ thống chỉ đơn giản là tắt và sửa và bắt đầu lại quá trình chuyển đổi

Thông thường, các bộ phận của tổ chức được đặt tại các văn phòng khác nhau

( Ví dụ: Toronto, Atlanta, Los Angeles )

Trong các trường hợp khác, vị trí đề cập đến các đơn vị tổ chức khác nhau ở các bộ phận khác nhau của cùng một tổ hợp văn phòng ( ví dụ: nhập đơn hàng, vận chuyển, mua

hàng )

Có ít nhất ba cách tiếp cận cơ bản để lựa chọn các địa điểm tổ chức khác nhau được chuyển đổi:

Chuyển đổi thí điểm

Chuyển đổi theo từng giai đoạn

Chuyển đổi đồng thời

Chuyển đổi theo từng giai đoạn

Hệ thống được cài đặt tuần tự tại các điểm khác nhau

Tập hợp các địa điểm đầu tiên được chuyển đổi, sau đó là tập hợp thứ hai, rồi đến tập hợp thứ ba, và cứ tiếp tục

như vậy cho đến khi tất cả các địa điểm được chuyển đổi

Đôi khi có sự chậm trễ giữa các tập hợp ( ít nhất là giữa tập hợp đầu tiên và tập hợp thứ hai ), do đó bất kỳ vấn đề nào với hệ thống được phát hiện trước khi quá nhiều tổ chức bị ảnh hưởng

Chuyển đổi đồng thời

Tất cả các vị trí được chuyển đổi cùng một lúc

Hệ thống mới đã được cài đặt và sẵn sang tại các địa điểm Cùng lúc, tất cả người dùng có thể bắt đầu sử dụng

hệ thống mới Chuyển đổi đồng thời thường được sử dụng với chuyển đổi trực tiếp, nhưng nó cũng có thể được

sử dụng với chuyển đổi song song.

c Các mô-đun chuyển đổi

Toàn bộ hệ thống được cài đặt cùng một lúc Nó phổ biến, đơn giản và dễ hiểu nhất.

Tuy nhiên, nếu hệ thống quá lớn và hoặc quá phức tạp ( ví dụ: hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như SAP hoặc PeopleSoft ), toàn bộ hệ thống có thể quá phức tạp để người dùng tìm hiểu trong một bước chuyển đổi.

Chuyển đổi toàn bộ hệ thống

c Các mô-đun chuyển đổi

Việc chuyển đổi mô đun trong một hệ thống là riêng biệt

và khác biệt, cơ quan đôi khi chọn chuyển đổi sang hệ thống mới theo từng mô-đun một sử dụng chuyển đổi mô- đun Chuyển đổi mô-đun đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt trong quá trình phát triển hệ thống

Chuyển đổi mô-đun

Mỗi mô-đun phải được viết để hoạt động với cả hệ thống

cũ và hệ thống mới Khi các mô-đun được tích hợp chặt chẽ, điều này sẽ gây rất nhiều khó khan trong quá trình chuyển đổi và do đó hiếm khi thực hiện thành công.

c Các mô-đun chuyển đổi

Ví dụ: Xem xét quá trình chuyển đổi từ phiên bản cũ của Microsoft Office sang phiên bản mới Việc chuyển đổi từ phiên bản Word cũ sang phiên bản Word mới tương đối đơn giản mà không cần cập nhật phiên bản mới cho Microsoft Excel.

Chuyển đổi mô-đun

Thời gian Chi

phí

để bắt những lỗi này trước khí hệ thống được chạy trực tiếp và nảy sinh các lỗi.

Chuyển đổi song song ít rủi ro hơn so với chuyển đổi trực

tiếp vì nó có cơ hội lớn hơn phát hiện các lỗi chưa được

phát hiện trong quá trình thử nghiệm

Chuyển đổi thí điểm ít rủi ro hơn là chuyển đổi theo từng giai đoạn hoặc chuyển đổi đồng thời bởi vì nếu lỗi xảy ra, chúng xảy

ra ở các địa điểm thử nghiệm thí điểm mà nhân viên của họ biết rằng họ có thể gặp lỗi Bởi vì lỗi tiềm ẩn ảnh hưởng đến ít người dùng hơn, có ít rủi ro hơn

Chuyển đổi một vài mô-đun tại một thời điểm làm giảm khả năng

xảy ra lỗi vì có nhiều khả năng có một lỗi trong toàn bộ hệ thống

hơn trong bất kỳ mô-đun nhất định nào

sẽ ít hơn quan trọng đối với quyết định chuyển đổi.

phí Các chiến lược chuyển đổi khác nhau có chi phí khác nhau

Những chi phí này có thể bao gồm :

Tiền lương cho những người làm việc với hệ thống

Chi phí đi lại

Chi phí vận hành

Chi phí giao tiếp

Thuê phần cứng

Chuyển đổi mô-đun đắt hơn hơn chuyển đổi toàn bộ hệ thống vì nó yêu cầu nhiều lập trình hơn Hệ thống cũ phải được cập nhật để hoạt động với các mô-đun đã chọn trong hệ thống mới và các mô-đun trong

hệ thống mới phải được lập trình để làm việc với các mô-đun đã chọn trong cả hệ thống cũ và mới

nó là ngay lập tức

Chuyển đổi song song mất thời gian hơn vì toàn bộ lợi thế, tính năng của

hệ thống mới không sẵn sang cho đến khi hệ thống cũ bị tắt

Chuyển đổi đồng thời nhanh nhất vì tất

cả các vị trí đều được chuyển đổi cùng một lúc

đoạn tiến hành theo từng đợt, thường yêu cầu trước một vài tháng tháng khi tất cả các vị trí được chuyển đổi

Chuyển đổi theo giai đoạn thường mất nhiều thời gian hơn chuyển đổi thí điểm bởi vì khi quá trình thử nghiệm hoàn tất, tất cả các vị trí còn lại thường (nhưng không phải lúc nào cũng vậy) được chuyển đổi đồng thời

Chuyển đổi mô-đun mất nhiều thời gian hơn chuyển đổi toàn

bộ hệ thống vì các

mô hình được giới thiệu lần lượt

QUẢN LÝ THAY

ĐỔI

CHƯƠNG

3 Quản lý thay đổi là quá trình giúp mọi người chấp nhận và

thích ứng với hệ thống hiện có và các quy trình làm việc đi

kèm

3 vai trò quan trọng trong bất kỳ thay đổi lớn nào của tổ chức

Người quản lý cấp cao của bộ phận tổ chức phải áp dụng và sử dụng hệ thống

Tác nhân thay đổi người dẫn đầu

Những người chấp nhận thay đổi

Nói một cách đơn giản, mọi thay đổi đều có chi phí và

mang lại lợi ích liên kết với nó Nếu lợi ích của việc thay

đổi lớn hơn chi phí của thay đổi, đương nhiên chọn thay

đổi

Khi thay đổi cần thực hiện phân tích chi phí- lợi ích và đưa

ra quyết định sự thay đổi

Xác định chi phí ảnh hưởng, lợi ích và quyết định xem

thay đổi có đáng giá hay không Tuy nhiên, đó không phải

điều đơn giản, bởi vì hầu hết các chi phí và lợi ích không

nhất định

Quản lý có 3 công cụ cơ bản để cấu trúc quy trình làm việc trong

Phân bổ nguồn lực

Phân tích chi phí và lợi ích cho từng nhóm người chấp nhận ràng buộc bên liên quan, sẽ giúp xác định những người có khả năng

sẽ ủng hộ sự thay đổi và những người có thể chống lại thay đổi Khả năng thay đổi thành công sẽ tăng lên khi chi phí chuyển đổi thấp

2 chiến lược cơ bản để thúc đẩy việc được áp dụng

Thông tin

Chiến lược

Chiến lược thông tin

Với chiến lược cung cấp thông tin, mục tiêu là thuyết phục những người chấp nhận tiềm năng rằng thay đổi là tốt hơn

Nhóm dự án cung cấp bằng chứng rõ ràng và thuyết phục về các chi phí và lợi ích từ việc chuyển sang hệ thống tương lai Các bản ghi nhớ và phát triển các đề xuất đặt trước phác thảo chi phí

và lợi ích của việc áp dụng hệ thống từ quan điểm của tổ chức và

từ quan điểm của nhóm mục tiêu của những người chấp nhận tiềm năng

Việc đào tạo phải bao gồm tất cả các khả năng của hệ thống mới

để người dùng hiểu những gì mỗi mô-đun làm Đào tạo cho các

hệ thống kinh doanh nên tập trung vào việc giúp người dùng hoàn thành công việc

Đầu tiên, đào tạo phải tập trung vào các hoạt động xung quanh

hệ thống , giúp người dùng hiểu cách máy tính đưa ra bức tranh toàn cảnh hơn về công việc của họ

Thứ hai, đào tạo nên đề cập đến các chức năng ít được sử dụng khác nhưng chỉ để người dùng biết về sự tồn tại của chúng và biết cách tìm hiểu về chúng khi việc sử dụng chúng trở nên cần thiết

1 2

Đào tạo trực tiếp một giảng viên làm việc chặt chẽ với một người

dùng tại một thời điểm Rõ ràng là đắt hơn, nhưng người đào tạo có thể thiết kế đào tạo chương trình để đáp ứng nhu cầu của người dùng

cá nhân và có thể đảm bảo tốt hơn rằng người dùng thực sự hiểu tài liệu

đào tạo được truyền tải qua máy tính, trên đĩa CD hoặc Trang web

Các chương trình CBT có thể bao gồm các slide văn bản,

âm thanh, và thậm chí cả video và hình ảnh động CBT thường tốn kém hơn để phát triển nhưng rẻ hơn để cung cấp vì không cần người hướng dẫn để thực sự cung cấp đào tạo.

Chi phí để cung cấp

Tác động

Phạm vi tiếp cận

4 yếu tố quan trọng cần xem xét trong việc lựa chọn một khóa đào tạo phương pháp:

3 4

Tuy nhiên, CBT có phạm vi tiếp cận lớn nhất khả năng đào tạo nhiều người dùng nhất trong khoảng cách rộng nhất trong thời gian ngắn nhất bởi vì việc phân phối đơn giản hơn không cần người hướng dẫn.

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Thông tin người làm báo cáo

Thông tin người đãbáo cáo

Phần mềm /Phần cứng gây ra vấn đề

Vị trí vấn đề

Mô tảvấn đềHành động

Xử lý

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

dùng hiểu cách hoạt động của một chức năng nhất định.

Điều này bao gồm tài liệu và màn hình trợ giúp được tích hợp

vào hệ thống, cũng như các trang web riêng biệt cung cấp câu trả

lời cho các câu hỏi thường gặp ( FAQs ), cho phép người dùng

tìm ra

câu trả lời mà không cần liên hệ với một người

Là hình thức đào tạo theo yêu cầu phổ biến nhất

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Hầu hết các tổ chức sẽ cung cấp điện thoại bàn để người dùng có thể nói chuyện với người hỗ trợ Người hỗ trợ này không chỉ hỗ trợ một hệ thống mà còn phải trợ giúp tất

cả các hệ thống khác vì vậy có thể sẽ nhận được nhiều cuộc gọi từ phần cứng và phần mềm

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Là những người hiểu biết rõ về ứng dụng hệ thống và có thể đưa ra lời

khuyên như 1 chuyên gia

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Bảo trì hệ thống là quá trình xem xét lại hệ thống để

đảm bảo nó tiếp tục đáp ứng nhu cầu người dùng

QUÁ TRÌNH XỬ LÍ 1 YÊU CẦU

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Sau đó, nhà phân tích hệ thống thực hiện phân tích, có thể bao gồm phỏng vấn người dùng và chuẩn bị thiết kế ban đầu trước khi bắt đầu lập trình

Chương trình mới sau đó được thử nghiệm rộng rãi trước khi hệ thống được chuyển đổi từ hệ thống cũ sang

hệ thống đã sửa đổi.6

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Những yêu cầu xảy ra khi phần mềm hoặc mạng thay đổi

Thay đổi người quản lý hệ thống

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Mục tiêu của đánh giá dự án là để hiểu những thành công của

hệ thống và các hoạt động dự án (nên được tiếp tục trong hệ thống hoặc dự án tiếp theo) và những gì cần được cải thiện

Có hai phần chính để đánh giá dự án

Đánh giá nhóm dự

án Đánh giá hệ thống

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Đánh giá nhóm dự án tập trung vào cách nhóm dự án thực hiện

Trọng tâm là cải thiện hiệu suất, không phải là hình phạt cho

những sai lầm mắc phải Bằng cách xác định rõ ràng những sai

lầm và hiểu nguyên nhân của chúng

Các thành viên trong nhóm dự án hy vọng sẽ chuẩn bị tốt hơn

cho lần tiếp theo họ gặp phải tình huống tương tự — và ít có khả

năng lặp lại những sai lầm tương tự trong dự án tới

HOẠT ĐỘNG SAU KHI TRIỂN KHAI HỆ

Cho dù hệ thống

có cung cấp giá trị mong đợi hay không, các dự án trong tương lai có thể được hưởng lợi từ cải thiện hiểu biết về chi phí

và lợi ích ban đầu

Điều này giúp tổ chức đánh giá xem

hệ thống có thực sự cung cấp giá trị mà

nó đã được lên kế hoạch hay không

THANKS

FOR

WATCHIN

G !