Những điều cần biết cho người dùng Gmail Hãy sử dụng tính năng cài đặt chữ ký, thiết lập kiểu chữ mặc định khi soạn thư trên Gmail để tăng tính chuyên nghiệp cho email gửi đi.. Cài đặt
Trang 1Những điều cần biết cho người dùng Gmail Hãy sử dụng tính năng cài đặt chữ ký, thiết lập kiểu chữ mặc định khi soạn thư trên Gmail để tăng tính chuyên nghiệp cho email gửi đi Đồng thời, người dùng cần hiểu
rõ tùy chọn Cc và Bcc là gì để sử dụng Gmail thật hiệu quả
Cài đặt chữ ký:
Muốn tạo chữ ký mặc định cho mỗi email gửi đi, người dùng vào Settings (Cài đặt), chọn thẻ General (Chung), kéo xuống mục Signature (chữ ký) Ở đây có một khung
soạn thảo với đầy đủ các định dạng, người dùng nhập vào những thông tin cần thiết để người nhận có thể liên hệ lại, tất nhiên không thể thiếu tên đầy đủ, số điện thoại, chức vụ,…
Tạo chữ ký mặc định
Tuy nhiên, nhập liệu chưa phải là xong, người dùng còn cần phải sắp xếp các thông tin theo thứ tự thích hợp và định dạng màu sắc, kiểu chữ sao cho thật khoa học Tại mục này
còn có tùy chọn Insert this signature before quoted text in replies and remove the
" " line that precedes it, nghĩa là chữ ký này sẽ hiện trên nội dung email mà bạn đang trả
lời (chế độ Reply) và xóa ký tự “ ” khỏi phần phân cách chữ ký với nội dung email, giúp
người nhận dễ dàng tìm thấy thông tin chữ ký của bạn hơn
Thiết lập kiểu chữ mặc định:
Trang 2Cũng trong thẻ General của Settings, người dùng tìm đến mục Default text style Tại
đây không cung cấp nhiều định dạng như chức năng tạo chữ ký, nhưng chỉ với kiểu chữ, màu sắc và kích thước chữ cũng có thể giúp bạn thiết lập cho email của mình một phong cách riêng Theo kinh nghiệm, font Tahoma khá dễ đọc và cũng là font chữ được nhiều người yêu thích, vì nét chữ thẳng, đẹp, nhìn khá chuyên nghiệp
Sau khi thiết lập xong, nhấn Save Changes để lưu lại
Thiết lập kiểu chữ mặc định khi soạn thảo nội dung
Phân biệt rõ Cc và Bcc:
Cc (Carbon Copy) và Bcc (Blind Carbon Copy) là hai tùy chọn gửi thư điện tử có trên
mọi dịch vụ email thông dụng hiện nay Tuy đều là ô để nhập địa chỉ email người nhận, nhưng Cc và Bcc có đặc điểm khác nhau Theo đó, những người được nhập email trong ô
Cc có thể thấy email của nhau; còn những ai có email trong ô Bcc thì không thể nhìn thấy email của những người khác và ngược lại
Trang 3Các chế độ gửi thư
Thực tế, người dùng thường chỉ nhập email của người nhận vào ô To, cũng khá tương
đồng với Cc, nhưng nếu có ý muốn gửi email dưới dạng bản chính và bản copy thì hãy nhập email chính vào ô To và các email phụ vào ô Cc Đó là những nguyên tắc cần biết
để việc giao tiếp qua email tốt hơn
Lưu ý: Những thao tác trên là dành cho người dùng sử dụng Gmail trên nền web, còn trên các ứng dụng quản lý email chuyên nghiệp, như Microsoft Outlook thì có những
thiết lập khác