Time management

Mục tiêuSau khóa học, bạn sẽ học được cách:  Xác định các rào cản đối việc quản lý thời gian hiệu quả;  Phân chia hợp lý thời gian cho các đối tác trong công việc;  Quản lý công việc

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

& SẮP XẾP CÔNG VIỆC

Hoạt Động Làm Quen

Mong đợi

Mục tiêu

Sau khóa học, bạn sẽ học được cách:

 Xác định các rào cản đối việc quản lý thời gian hiệu quả;

 Phân chia hợp lý thời gian cho các đối tác trong công việc;

 Quản lý công việc hành chính giấy tờ

Tình Huống

• Một trong số các anh chị sẽ may mắn được nhận một khoảng tiền thưởng là 1.440USD từ công ty với các điều kiện sau:

- Không được cho bất kỳ ai

- Không được gửi ngân hàng

- Phải tiêu dùng hết trong vòng 24giờ

Các Anh Chị sẽ sử dụng số tiền này như thế nào cho thật sự hợp lý và có ý nghĩa cho bản thân, cho gia đình và cho công việc?

• Có quá nhiều việc, tôi không thể làm hết được

QUAN ĐIỂM VỀ THỜI GIAN

Tài khoản cuộc đời

Quy Luật Về Thời Gian

Vì thời gian là có giới hạn và cứ trôi đi liên tục

Quy luật số # 1: Bạn không thể kiểm soát thời gian!

 bạn không thể làm khi quản lý thời gian:

Thế Nào Là Quản Lý Thời Gian?

o Xác định thời gian mà bạn có thể kiểm soát.

o Khi bạn quản lý thời gian của bạn, bạn đang sử dụng thời

gian để suy nghĩ và lập kế hoạch trước khi bạn thực sự làm việc.

Thời gian không phải là của bạn !

Quy luật số # 2

Phân Bổ Thời Gian Cho Công Việc

 Thời gian do hệ thống quy định

 Thời gian do bản thân tự đặt ra

 Tính linh họat

Bạn không thể loại trừ “kẻ trộm” thời gian!

Quy tắc số # 3

o Không thể nói 'không'

o Kiểm soát nghiêm ngặt

Quy Trình Quản Lý Thời Gian

và Tổ Chức Công Việc

Mục tiêu SMART

Thiết lập Mục tiêu

Thiết lập các bước thực hiện

Mô tả các bước hành động

Liệt kê “Danh sách những việc cần làm”

để đạt được mục tiêu

Luôn bắt đầu với hành động cụ thể !!!

Có thời gian bắt đầu và kết thúc

Phân Biệt Khẩn và Quan Trọng

– Công việc KHẨN

• Yêu cầu sự chú ý ngay lập tức

- Công Việc QUAN TRỌNG:

• Sẽ trở thành KHẨN nếu nó chưa được hoàn thành

• Thường thường hay ảnh hưởng về lâu dài

– Để đánh giá mức độ khẩn cấp, tầm quan trọng dựa vào 2 yếu tố :

• Sự tác động của việc làm công việc đó

• Hậu quả của việc không làm công việc đó

for Setting Priorities

A - “ very important ” –

Phải làm ngay

serious negative consequences

hậu quả tiêu cực nghiêm trọng

Don’t Do It

Không làm

B - “important not urgent ” – Quan Trọng

nhưng không Khẩn

should do

Nên Làm

minor negative consequences

hậu quả tiêu cực nhỏ

Don’t Do It

Không làm

Không Quan Trọng nhưng Khẩn

Page 27

Làm vào thời gian rảnh

Assign to Someone else Nhờ người khác làm giúp

Not Important and not Urgent

Không Quan Trọng Không Khẩn

Cùng nhau Xác định công việc

Sử dụng lịch năm để có cái nhìn tổng quát về các sự kiện

Lên kế hoạch

Công cụ

Cho các dự án kéo dài trong một tháng hay nhiều tuần lễ

Lotus, Microsoft , To-do-list

Hàng năm

Hàng tuần / tháng

Hàng ngày

Lịch tháng Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy Chủ Nhật

Đi dự án Đi dự án

Tuần thứ 3

Khai thác khách hàng mới Khai thác khách hàng mới

Khai thác khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ Khai thác khách hàng mới Khai thác khách hàng mới

Đi dự án Đi dự án

Tuần thứ 4

Chăm sóc khách hàng cũ, gửi thư mời dự mở bán

Tiếp tục khai thác khách hàng mới

Chăm sóc khách hàng cũ, gửi thư mời dự mở bán

Tiếp tục khai thác khách hàng mới

Chăm sóc khách hàng cũ, gửi thư mời dự mở bán

Tiếp tục khai thác khách hàng mới

Chăm sóc khách hàng cũ, gửi thư mời dự mở bán

Tiếp tục khai thác khách hàng mới

Chăm sóc khách hàng cũ, lên kế hoạch triển khai cho ngày mở bán

Đi dự án

NGÀY MỞ BÁN

Lịch tuần Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy Chủ Nhật GHI CHÚ

8h - 8h30 Họp đầu ngày Họp đầu ngày Họp đầu ngày Họp đầu ngày Họp đầu ngày

Đi dự án (Đối với lĩnh vực kinh doanh BĐS)

Đi dự án (Đối với lĩnh vực kinh doanh BĐS)

Công việc được linh động thay đổi khi

có kế hoạch riêng, công việc đột xuất,

11h - 12h Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email

13h30 - 14h30 Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email Đăng tin, gửi email

17h - 21h Gặp khách hàng Gặp khách hàng Gặp khách hàng Gặp khách hàng Gặp khách hàng Gặp khách hàng

Quản lý công việc văn phòng

Công việc giấy tờ

Phân loại giấy tờ văn bản theo:

 Gọi điện thoại – việc cần làm!

 Chuẩn bị trước khi gọi

 Kiểm soát các cuộc gọi đến

Quản Lý Việc Gọi / Nghe Điện Thoại

 Sạch sẽ - gọn gàng

 Dễ dàng tìm thấy đồ đạc / giấy tờ

 Có đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết

 Nhớ dọn bàn làm việc của bạn mỗi ngày!!!

Kiểm Soát Chỗ Làm Việc

Thái độ kiên định nhưng lịch sự

Cám Ơn Các Anh Chị