LỜI CẢM ƠN

LỜI CẢM ƠN Quản Lý Bán Hàng Siêu Thị Big C Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông ******************** BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI SIÊU THỊ BIG C GVHD[.]

Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

********************

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI SIÊU THỊ BIG C

GVHD: Nguyễn Đình Hiến Lớp : L10CQCN5-B

 Bảng phân công công việc của các thành viên Nhóm 9 :

1 Dương Thị Yến 1.1 KHẢO SÁTSƠBỘ : ERROR: REFERENCESOURCE

Reference source not found

3 Đinh Vũ Trang 2.1 BIỂUĐỒUSER CASE : Error: Reference source

not found

4 Phạm Minh Tuấn 2.2 KỊCHBẢN : Error: Reference source not found

5 Nguyễn Đức Vịnh 2.3 BIỂUĐỒLỚP : Error: Reference source not found

6 Phạm Quang Trung 2.4 BIỂUĐỒTRÌNH TỰ PHÂNTÍCH : Error: Reference

source not found2.5 BIỂU ĐỒ CỘNG TÁC PHÂN TÍCH : Error:

Reference source not found

Reference source not found

8 Phạm Đăng Tùng 2.7 BIỂU ĐỒ TRẠNG THÁI PHÂN TÍCH : Error:

Reference source not found

9 Nguyễn Văn Tuyên 3.1 THIẾTKẾGIAO DIỆN CHƯƠNGTRÌNH : Error:

Reference source not found3.2 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH :Error: Reference source not found

10 Trần Thị Tuyền 3.3 Biểu đồ trình tự thiết kế : 27

3.4 BIỂU ĐỒ CỘNG TÁC THIẾT KẾ : 29

11 Lê Minh Vương 3.5 BIỂUĐỒLỚPTHIẾT KẾ : 30

3.6 THIẾT KẾ CSDL : 31

Quản Lý Bán Hàng Siêu Thị Big C

12 Đặng Quang Toàn 4.1 CÀIĐẶTGIAO DIỆN : ERROR: REFERENCE

4.2 CÀI ĐẶT CSDL : ERROR: REFERENCE SOURCE

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngày nay công nghệ thông khoa học, kĩ thuật phát triển như vũ bão trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội, an ninh-quốc phòng…Từ việc xây dựng các chương trình khoa học

kĩ thuật lớn đến các công việc quản lý thông thường nhất, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất Nhưng các phầm mềm

hỗ trợ cho việc sử dụng máy tính, hay các chương trình quản lý hầu hết của nước ngoài điều này gây bất lợi trở ngại đối với những người sử dụng má tính không biết hoặc biết ít tiếng anh Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng việt sẽ giúp cho người sử dụng dễ hơn, đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Vì thế việc thiết kế các chương trình ứng dụng cho các công tác nghiệp vụ: Sản xuất, kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, quản lý nhân sự… cho các đơn vị sản xuất kinh doanh cũng như các đơn vị hành chính sự nghiệp đang phát triển mạnh

mẽ trong thời gian gần đây Thực tế đã cho thấy nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đã áp dụng hiệu quả các săn phẩm phần mềm tin học Tại các công ty, cũng như các cửa hàng kinh doanh, các siêu thị và nhiều nơi cũng đang áp dụng chương trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục đích giúp cho người kinh doanh giảm đi một phần công việc phải thực hiện thủ công trước đây Do đó trong đợt làm đồ án này em đã chọn đề tài “Quản Lý Bán Hàng Siêu Thị”để củng

cố kiến thức đã học trong trường, nâng cao kỹ năng làm bài cũng như tiếp cận trực tiếp với thực tế để phục vụ cho công tác sau này.

Đáp ứng được yêu cầu của một sản phẩm phần mềm vừa đơn giản, chính xác và hiệu quả đòi hỏi em phải vận dụng kiễn thức của các môn đã được các thầy

cô trong bộ môn giảng dạy tại trường, đặc biệt là các môn học giúp em làm đồ án này như sau: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống, Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu, SQL,

DOT.NET…Từ những kiến thức đã được học và những kiến thức thực tế em đã lựa chọn cho mình đề tài” Quản lý bán hàng siêu thị” để hiểu sâu kiến thức đã được học hơn và có thể áp dụng chương trình của mình vào thực tế Trong quá trình làm

đồ án em không thể trách khỏi những thiếu sót và sai lầm trong kiến thức của mình, vì vậy em rất mong được thầy cô trong bộ môn và nhất là ý kiến đóng góp của thầy hướng dẫn giúp em hoàn thành đồ án một cách tốt nhất.

CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT YÊU CẦU

1.1 Khảo sát sơ bộ :

Tên doanh nghiệp: Siêu thị BigC Thăng Long

- Tên cơ quan chủ quản: Tập đoàn bán lẻ Châu Âu – Casino

- Trụ sở kinh doanh: 222- Trần Duy Hưng- Cầu giấy- Hà Nội

- Lĩnh vực kinh doanh: Siêu thị kinh doanh với mô hình thực nghiệmmới(Trung tâm thương mại cao cấp), kết hợp với kinh doanh bán lẻ với giásản phẩm lấy thẳng từ nhà cung cấp Đặc biệt sản phẩm trong siêu thị lêntới 90% là hàng made in Việt Nam Với cơ cấu mặt hàng đa dạng phong phú,chiều dài lên tới 5000 mặt hàng với các loại mặt hàng như: thực phẩm mặthàng tươi sống, hàng may mặc, hàng bách hóa, các mặt hàng có sức tiêu thụlớn như đồ ăn khô, đồ uống, các gia vị , rượu, bánh, thực phẩm, mỹ phẩm,thuốc lá…đáp ứng nhu cầu mua sắm của người dân, nhất là nhu cầu cho các

bà nội chợ trong thành phố cũng như các khu vực lân cận

• Các yếu tố thuộc môi trường vi mô bên trong của siêu thị BigC

- Tổ chức hệ thống thông tin của siêu thị

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thông tin có vao trò quan trọng trong hoạtđộng kinh doanh của các doanh nghiệp Hệ thống thông tin chỉ là sợi chỉ gắn kết cáchoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó giúp cho hoạt động kinh doanh hoạtđộng thuận lợi hơn Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin siêu thị cũng đãđưa thông tin máy tính vào để quản lý, phát triển siêu thị theo hướng chuyên nghiệpbằng các phần mềm vẫn dùng Access, hay những phần mềm đơn giản

Song việc thu thập thông tin của BigC chưa thật sự đạt được hiệu quả như mong đợi

do việc hoạt động Marketing chưa thật thống nhất, hệ thống sử dụng phần mềmchưa cải tiến, những phần mềm cũ chưa đủ các chức năng giúp cho người bán hàng

sử dụng tốt cũng như chưa đủ để cho khách hàng nắm bắt được những mặt hàng

hiện có trong siêu thị, một phần cũng do chiến lược quảng bá, Marketing chưa thật

sự hướng tới khách hàng

- Nhân sự

Hiện nay BigC chỉ có khoảng 500 nhân viên với các nhiệm vụ khác nhau, đội ngũnhân viên trẻ mang phong cách năng động, mà phần lớn là các sinh viên các trườngcao đẳng, đại học , trung cấp Tuy nhiên vấn đề nhân sự gặp một số khó khăn vềkinh nghiệm, thiếu nhiệt huyết, chuyên môn, thái độ làm việc còn hay bàn cãi Sốlượng nhân viên của siêu thị tương đối đông tuy nhiên vẫn chưa đủ để có thể đápứng được nhu cầu hiện nay của siêu thị

- Tài chính

Mới chỉ đi vào hoạt động hơn 4 năm nhưng BigC Thăng Long đã gặt hái được nhiềuthành công thể hiện ở kết quả kinh doanh, doanh thu của siêu thị tăng lên theo từngnăm BigC luôn cố gắng hoạt động kinh doanh tốt nhất để đáp ứng nhu cầu mua sắmcủa khách hàng đồng thời đạt được mục tiêu kinh tế đề ra Quy mô siêu thị được mởrộng, con số doanh thu tăng lên 30 triệu USD rất cao so với vốn ban đầu là 12 triệuUSD, doanh thu của BigC khiến các doanh nghiệp khác phải ngưỡng mộ Khôngnhững vậy siêu thị BigC đang cố gắng từng bước phát triển với những phương thứcquản lý chuyên nghiệp hơn

Tuy vậy qua những phân tích khảo sát được ở siêu thị BigC ta thấy được nhữngthành công của siêu thị nhưng qua đó vẫn thấy siêu thị còn gặp rất nhiều khó khăntrong phương thức kinh doanh Vì thế chúng ta cần giải pháp để giải quyết nhữngkhó khăn đó

1.2 Khái quát nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị

• Nghiệp vụ nhập hàng

Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu nhập và cungcấp hàng hóa vào cơ sở dữ liệu

• Nghiệp vụ xuất hàng lên quầy

Khi có yêu cầu xuất hàng lên quầy, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trongkho, tiến hành lập phiếu xuất, và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu

• Nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa

Cuối mỗi ngày hay bất kì thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng hóatrong siêu thị, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa về số lượng cũngnhư chất lượng của từng sản phẩm để đưa về kho

• Nghiệp vụ báo cáo thống kê

Cuối mỗi ngày hay mỗi kì hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm về lậpbáo cáo dựa vào các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất…

1.3 Qui trình hoạt động của siêu thị

Qui trình hoạt động của siêu thị gồm nhập, xuất, kiểm kê, báo cáo hàng hóa chomột chu trình hoạt động của siêu thị Chu trình này được cụ thể như sau:

• Nhập hàng: Nguồn hàng của siêu thị được thông qua hai cách thức như sau

- Nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp sản xuất ra sản phẩm, siêu thịbán hàng cần có đầy đủ chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn vàcác giấy tờ đi kèm theo sản phẩm

- Nhập hàng gián tiếp thông qua người giao hàng: đa phần không cầnhóa đơn, các chứng từ và phiếu đi kèm vì dựa vào long tin giữa bộphận nhập hàng và người giao hàng là chính Các thông tin giao hàngchỉ được lưu vào một tờ giấy đơn giản gồm tên hàng, đơn giá, sốlượng, tổng giá trị

- Mục tiêu nhập hàng:

o Các mặt hàng được tiêu thụ mạnh trong tháng

o Các mặt hàng hợp với người tiêu dùng

o Các nguồn nhập hàng có giá thành thấp

o Các mặt hàng của các nhà sản xuất có các mặt hàng lỗi ít, chấtlượng đảm bảo

o Các thông tin về chat lương, số lượng, giá nhập, nơi nhập đượclưu vào trong sổ theo dõi sản phẩm.

o Các chứng từ sổ sách, hóa đơn theo mẫu

• Xuất hàng: theo hình thức bán hàng và nhận tiền hàng trực tiếp tại siêu thị,

giữa khách hàng và chủ siêu thị không có con số thống kê sản phẩm xuất ra(đaphần không có hóa đơn bán hàng từ máy tính)

Các yếu tố kiểm tra hàng trước khi xuất hàng là:

- Số lượng, chất lượng, loại hàng

- Các thông số kĩ thuật của săn phẩm

- Đáp ứng đầy đủ các giấy tờ cần có đi kèm với sản phẩm

- Khách hàng nợ đều được lưu trong sổ nợ Các sản phẩm sau khi đượcbán sẽ được thay dổi lại trong sổ bán hàng

• Kiểm kê hàng hóa

- Các thông số về số lượng, chất lượng, lượng hàng trả lại của các sảnphầm theo dõi hàng đều được lưu trong sổ theo dõi hàng hóa

- Các thông số bán hàng thường được nhân viên kiểm kê theo dõi

o Các mặt hàng bán chậm

o Các mặt hàng tồn theo dõi quá lâu

o Các mặt hàng bị trả lại hay bảo quản quá nhiều

• Khách hàng

- Vì siêu thị đã có những khách hàng quen thân thiết nên khách hàng sẽđược ban quản lý siêu thị nhớ( tùy theo mỗi khách hàng sẽ có sự ưuđãi khác nhau)

- Các yếu tố thống kê

o Các yêu cầu của khách hàng về loại sản phẩm

o Các mặt hàng hợp với người tiêu dùng

o Tổng hợp khách quen của siêu thị

1.4 Nhận xét

Qua quá trình tìm hiểu về quá trình hoạt động của siêu thị BigC chúng ta thấy đượcnhững ưu điểm và hạn chế của công tác hoạt động bán hàng như sau:

- Hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa

- Các yếu tố kiểm tra trong nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hànghóa sản phẩm khá đầy đủ

- Do việc nhập hàng hóa dựa vào long tin tưởng của ban quản lý và cơ

sở giao hàng

- Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu

là sổ theo dõi hàng, tiện cho việc theo dõi

- Nhập hàng

o Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết

để chứng tỏ hàng đảm bảo chất lượng, không có sự ràng buộc vềngười nhận hàng và người giao hàng về việc chịu trách nhiệm chấtlượng sản phẩm

o Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường có hàng bị lỗi, một

số thông tin khác về sản phẩm hay không lưu lại được nên việc tìmkiếm thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìmkiếm thông tin này gây một số khó khăn

o Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy địnhlàm cho sổ theo dõi hàng hóa không có một chuẩn chung nên làm choviệc tra cứu trở nên khó khăn

- Xuất hàng

Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóađơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là siêu thị mìnhbán ra, đặc điểm của loại hàng hóa bán ra cho khách hàng sẽ gây ảnhhưởng đến việc bảo hành hay các vấn đề sau khi giao sản phẩm

- Kiểm kê hàng hóa

Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làmcho sổ theo dõi hàng hóa không có chuẩn mực chung nên khó choviệc tra cứu sản phẩm

- Khách hàng

o Không kiểm soát được lượng khách hàng đến với siêu thị

o Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho siêu thị

o Khi xảy ra sự cố về sản phẩm khách hàng mới thì khó khăntrong việc kiểm tra sản phẩm hay vấn đề ưu đãi cho lớp kháchhàng mới này

- Các yêu tố tuy được đánh giá khá đầy đủ nhưng lại không được lưulại nên không thể xem lại được khi cần thiết

- Thời gian dành cho việc lưu trữ và tìm kiếm quá lớn

- Số thao tác trùng lặp nhiều

- Tốn nhều thời gian cho việc tra cứu và lập báo cáo thống kê

- Gây nhiều bất lợi trong quản lý sổ sách

- Dữ liệu không được an toàn do chỉ lưu trữ bằng sổ sách

- Sai sót những giai đoạn khac nhau khó phát hiện và xử lý kịp thơi

Như vậy hệ thống bán hàng cũ của siêu thị đã phù hợp với quá trình kinh doanhcủa Siêu Thị trong những ngày đầu thành lập với quy mô hoạt động còn nhỏ, mức

độ kinh doanh chưa lớn, mức độ xử lý thông tin còn ít Tuy nhiên hiện nay do nhucầu cạnh tranh và phát triển trên thị trường kinh tế buộc ban quản lý siêu thị cầnphải có sự thay đổi về quy mô và phương pháp kinh doanh chính vì thế hệ thốnghiện tại đã bộc lộ một số những nhược điểm như trên Vì vậy Siêu thị cần có mộthướng đi mới để phát triển kinh doanh một cách hiệu quả và thu về mọi nhuận caohơn, tỷ lệ rủi ro sẽ giảm đi và yếu tố nhân lực đáp ứng được nhu cầu về vật chấttinh thần để họ có thể phát huy được tính sáng tạo, nhiệt tình, năng động trongcông việc của siêu thị hơn

1.5 Xác định yêu cầu của hệ thống mới :

Hiện nay việc quản lý bán hàng, thu nhập thông tin chứng từ, báo cáo từ các ghichép của các bộ phận thuộc chi nhánh của siêu thị chủ yếu làm thủ công Như vậycông tác kiểm kê thông tin về hóa đơn, số khách hàng…sẽ làm mất nhiều thời giancông sứ và kém hiệu quả về công việc Ngoài ra việc cập nhật cà sửa đổi thông tin

là phức tạp

Hệ thống bán hàng được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho các cơ sở kinh doanhtiết kiệm được thời gian công sức trong việc tính toán cập nhật dữ liệu, tổng hợp

các số liệu hàng ngày và đưa ra báo cáo nhanh chóng Đáp ứng được yêu cầu thôngtin tại mọi thời điểm

1.5.1 Các chức năng của hệ thống mới :

 Quản lý bán hàng

Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca làm việc của mình,nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống Khi khách hàng lựa chọn hàng hoámua và yêu cầu tính tiền, nhân viên sẽ tính tiền và lập hoá đơn cho khách,cập nhập vào cơ sở dữ liệu

 Quản lý kho

- Nhân viên quản lý kho sẽ quản lý toàn bộ hàng hóa có trong kho, từ việc nhập hàng, xuất hàng đến việc thay đổi thông tin về hàng hóa trong kho (thêm, bớt)

- Nhân viên quản lý kho sẽ quản lý kho dưới sự điều hành của người quản

Nhà quản lý siêu thị có các nhiệm vụ chính:

− Quản lý gian hàng : có trách nhiệm quản lý hàng hóa trên gian hàng về nhập hàng, thông tin hàng hóa trên gian hàng

− Khi thấy cần bổ sung hàng hóa trên gian hàng, nhà quản lý sẽ gửi yêu cầu đếnnhân viên quản lý kho Gửi thông báo sự cố cho nhân viên quản lý sự cố nếu

sự cố xảy ra (không đúng mặt hàng yêu cầu, hàng bị hỏng do vận chuyển, số lượng không đúng yêu cầu…) đồng thời cập nhật lại thông tin gian hàng

− Nhận thông báo sự cố (nếu có) từ nhân viên quản lý kho và nhân viên bán hàng, sau đó gửi thông báo sự cố đến nhân viên quản lý sự cố

− Thay đổi thông tin về hàng hóa gian hàng (thêm, loại bỏ, sửa thông tin)

1.5.2 Yêu cầu

Hệ thống được thiết kế nhằm thực hiện những nhiệm vụ cơ bản là:

Thực hiện mua hàng ở các nhà cung cấp về siêu thị để bán cho khách hàng.Thực hiện quản lý cập nhật thông tin về hàng tồn kho cho tốt để siêu thịluôn đáp ứng được yêu cầu mua hàng của khách

Quản lý được thông tin khách hàng vào mua hàng tại siêu thị

Quản lý bán hàng ở siêu thị sao cho thuận tiện,nhanh chóng và chính xác.1.5.3 Giải pháp

Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động của các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cungcấp một số chức năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn

Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị có các đặc điểm sau:

 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trong siêu thị

 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn

 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1 Biểu đồ user case :

2.1.1 Biểu đồ user case tổng quát :

NV Bán Hàng Giao Dich Ban Hang Khach Hang

2.1.2 Phân rã usercase chức năng “ Bán hàng “ :