Chào mừng bạn đến với môn lịch sử 9 Chào mừng các bạn đến với Chào mừng các bạn đến với lớp tập huấnlớp tập huấn NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC ĐOÀN – HỘI – ĐỘI NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC ĐOÀN – HỘI – ĐỘI NĂM 2011NĂM 201[.]
Trang 1Chào mừng các bạn đến với
lớp tập huấn
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC ĐOÀN – HỘI – ĐỘI
NĂM 2011
Trang 2HƯỚNG DẪN Một số kỹ năng trong công tác soạn thảo
văn bản và trình bày văn bản thường dùng trong hệ thống Đoàn - Đội.
I. KHÁI QUÁT CHUNG:
- Văn bản nói chung là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định Tuỳ theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý cụ thể đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản có những nội dung, hình thức khác nhau.
bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của các tổ chức
1. Khái niệm:
- Hệ thống văn bản của Đoàn- Đội gồm toàn bộ các văn bản được sử dụng trong hoạt động của tổ chức Đoàn-Đội.
- Trong quá trình văn bản các cấp bộ Đoàn-Đội, các cơ quan lãnh đạo ban hành văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
- Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ các văn bản chỉ được chính cơ quan ban hành nó ra quyết định bằng văn bản
- Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản
Trang 32. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản:
a. Xác định rõ nội dung vấn đề cần văn bản hoá.
Nội dung ở đây gồm hai mặt: Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi công tác Đoàn- Đội và phong trào thanh thiếu nhi và pháp luật hiện hành; Hai là, nội dung phải có sự
lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hoá để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp, trong thực tế đã có không ít văn bản sai sót do không nắm rõ yêu cầu này.
b Khi soạn thảo văn bản phải cụ thể, các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản với thông tin chung chung và lặp từ các văn bản khác Những văn bản được viết với các thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý và sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động
c. Phải đảm bảo văn bản ban hành đúng thể thức - thể thức là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên
văn bản, bao gồm: Tiêu đề (Quốc hiệu); tên cơ quan,
đơn vị ban hành văn bản; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số, ký hiệu; tên loại văn bản, trích yếu nội dung; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề
ký, thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản Nếu một văn bản có thể thức không đúng thì giá trị pháp lý và nhiều mặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng
d Việc soạn thảo văn bản phải sử dụng các thật ngữ và văn phong thích hợp Thực tế cho thấy, nếu thuật
ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác, ảnh hưởng đến nội dung của văn bản.
e. Văn bản ban hành phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ: không thể dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn chúng để văn bản hoá quyết định quản lý
Trang 43. Quy trình soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết
và việc bố trí chúng sao cho hợp lý trong quá trình soạn thảo một văn bản Việc soạn thảo văn bản cần theo quy trình khoa học, bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị; soạn đề cương; viết bản thảo, xét duyệt và ký văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện văn bản.
a. Giai đoạn chuẩn bị:
- Định hình khái quát về nội dung văn bản, xác định những nội dung chủ yếu của vấn đề định viết, làm cơ sở cho việc thu thập tài liệu, thông tin cần thiết để viết văn bản hoặc
bổ sung, chỉnh lý, chọn lọc các tài liệu thông tin đã có
- Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản, xác định rõ văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết việc gì? giới hạn giải quyết đến đâu? từ các vấn đề
- Xác định đối tượng tác động của văn bản, tức là văn bản viết cho ai đọc, ai thực hiện và sẽ gửi đến cơ quan cấp trên, cấp tương đương hay cấp dưới trực thuộc,… trên cơ sở
đó lựa chọn cách trình bày, ngôn ngữ, văn phạm, thể thức cho phù hợp và lựa chọn thời điểm ban hành văn bản cho hiệu quả nhất
Trang 5b. Giai đoạn soạn đề
cương:
- Căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức của văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
và phương thức quản lý theo chế độ tập thể hay chế độ thủ trưởng để xây dựng đề cương cho phù hợp.
- Đề cương là những ý tưởng, những quy định, những mệnh lệnh cơ bản phải có trong văn bản được thể hiện,
làm đề cương kỹ sẽ tiết kiệm được thời gian viết thành bản thảo sau này, tránh cho bản thảo phải xoá đi, xoá lại nhiều lần Cần tranh thủ xin ý kiến góp ý của những người
có kinh nghiệm đối với đề cương trước khi viết bản thảo.
c. Giai đoạn viết thành văn bản:
- Việc viết bản thảo chính là làm cho những ý chính trong đề cương được thể hiện thành các đoạn văn, câu văn có mối liên kết lôgic với nhau chặt chẽ. Quá trình viết bản thảo nên tiến hành liên tục để giữ cho khỏi đứt mạch ý, dòng suy nghĩ của người viết không bị gián đoạn và đảm bảo cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối Nếu văn bản có nội dung dài, khó viết một mạch toàn bộ thì nên viết một mạch những phần, những chương trong văn bản một cách dứt điểm
- Sau khi viết xong cần kiểm tra, xem xét lại càng nhiều lần càng tránh cho văn bản khỏi những sai sót, khiếm khuyết, đảm bảo thật hoàn chỉnh trước khi trình duyệt ký
Trang 6d. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản:
- Người có trách nhiệm soạn thảo văn bản tức là làm chức năng tham mưu quan trọng cho thủ trưởng duyệt và ký văn bản được đầy đủ, chính xác Vì vậy, người trực tiếp soạn thảo văn bản cần trực tiếp rà soát lại việc in ấn, đánh máy trước khi trình thủ trưởng ký
- Thủ trưởng có trách nhiệm xem xét, duyệt và ký văn bản,
là người phải chịu trách nhiệm pháp lý lớn nhất về nội dung văn bản mình ký Sau khi ký văn bản phải tiến hành đóng dấu vào văn bản theo quy định
e. Giai đoạn ban hành và tổ chức thực hiện văn bản:
- Việc ban hành văn bản phải được tiến hành trước thời hạn có hiệu lực của văn bản một thời gian phù hợp để có thể tổ chức tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể cách thức thực hiện những quy định và mệnh lệnh trong văn bản
hành văn bản cho phù hợp với tâm lý đối tượng thi hành, động viên, tổ chức cho đoàn viên thanh thiếu nhi tự giác chấp hành
Trang 7II. KỸ NĂNG SOẠN THẢO - TRÌNH BÀY MỘT SỐ VĂN BẢN
CỦA ĐOÀN - ĐỘI:
1. Công văn:
- Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đoàn-Đội.
- Công văn bao gồm: Công văn mời họp; công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị; công văn trả lời; công văn hướng dẫn, giải thích; công văn đôn đốc; công văn chỉ đạo; công văn báo cáo;…
- Yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, mỗi công văn chỉ đề cập đến một vấn đề cụ thể, thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết
+ Có tính thuyết phục làm cho người đọc tin vào những điều đã viết
+ Trình bày đúng quy định của pháp luật hiện hành
về quy phạm văn bản
+ Công văn không nên dùng lời lẽ có tình cảm cá nhân hoặc trao đổi những công việc mang tính cá nhân trong công văn
quyết vấn đề, kết luận vấn đề
cơ sở nào để viết công văn
quyết vấn đề
nhiệm thực hiện
- Phạm vi sử dụng của công văn:
+ Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên.
+ Thông báo một hoạt động diễn ra trong tương lai.
+ Trình bày một kế hoạch mới; xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn - Đội; thăm hỏi, cảm ơn, trả lời,…
- Kết cấu và cách trình bày một công văn thường gồm 3 phần: Phần đặt vấn đề, phần giải quyết vấn đề và phần kết thúc
Trang 8ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: /LĐ
“V/v ”
Kính gửi: ……… …
(Nội dung công văn)
TM BCH LIÊN ĐỘI
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- Như Kg;
- ……
- Lưu VT
Nguyễn Văn B
Trang 9
2 Báo cáo:
- Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp bộ Đoàn-Đội, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn- Đội hoặc về một đề án, một vấn đề, một sự việc nhất định
- Báo cáo bao gồm: Báo cáo thường kỳ, báo cáo bất thường, báo cáo đột xuất, báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề.
- Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Phải trung thực, chính xác, đầy đủ, có trọng tâm, trọng điểm, báo cáo phải kịp thời.
* Lưu ý: Trước khi viết báo cáo các đ/c phải thu thập thông
tin, tư liệu để đưa vào báo cáo , chọn lọc tài liệu, tổng hợp
sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo
- Nội dung, kết cấu một báo cáo nói chung gồm 3 phần:
thuận lợi có ảnh hưởng, chi phối kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao) + Phần nội dung: Kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, đánh giá kết quả (có thể dùng số liệu, gương TN điển hình để minh hoạ), nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.
+ Phần kết luận: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực
hiện, đề nghị, kiến nghị.
Trang 10ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: BC/ĐTN
BÁO CÁO V/v……….
(Nội dung báo cáo)
TM BCH LIÊN ĐỘI
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- …….;
- ……
- Lưu VP; Nguyễn Văn A
Trang 11
3. Thông báo:
- Thông báo là văn bản dùng để thông tin một vấn đề, một sự kiện cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
báo mà xác định nội dung cho phù hợp:
sách, một quyết định, chỉ thị nội dung bao gồm: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản, chủ trương, chính sách; yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện
dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung của hội nghị, cuộc họp; tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; nêu các nghị quyết của hội nghị, cuộc họp (nếu có).
+ Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao, nội
nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; nêu các biện pháp cần được áp dụng khi triển khai thực hiện nhiệm vụ
+ Đối với thông báo về thông tin trong hoạt động
lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý; thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc)
chung gồm hai phần:
+ Phần mở đầu: không cần trình bày lý do như
các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những
vấn đề cần thông báo
+ Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý
chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.
+ Nếu thông báo dài, có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ
Trang 12ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: TB/LĐ
THÔNG BÁO V/v……….
(Nội dung thông báo)
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- …….;
- ……
- Lưu VP;
Nguyễn Văn A
Trang 13
4. Tờ trình:
Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
- Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:
+ Phân tích những căn cứ đề xuất một vấn đề nào đó.
+ Phân tích những mặt tích cực, mặt hạn chế của vấn đề đang đề xuất.
+ Đề xuất những biện pháp cụ thể để thực hiện nội dung đề xuất đó.
- Kết cấu, nội dung của một tờ trình:
+ Phần mở đầu: nhận định tình hình (phân tích thực trạng) làm cơ sở cho việc đề xuất
+ Phần nội dung: tóm tắt nội dung vấn đề đang đề xuất, phân tích những tác động có thể xảy ra khi đề xuất được quyết định, áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp thực hiện hiệu quả
+ Phần kết luận: Phân tích ý nghĩa, tác dụng của nội dung đề xuất trong thực tiến; kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận phê duyệt đề xuất để triển khai thực hiện
Trang 14ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: TT/LĐ
TỜ TRÌNH V/v……….
(Nội dung tờ trình)
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- … ;
- ……
- Lưu VP;
Trang 15
5. Kế hoạch:
cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
- Yêu cầu khi soạn thảo kế hoạch:
+ Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của địa phương, đơn vị
+ Lập luận chặc chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người duyệt
+ Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có những biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện có hiệu quả
- Kết cấu nội dung kế hoạch:
hình địa phương, đơn vị làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch
vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) và biện pháp tổ chức thực hiện
những khó khăn, thuận lợi và kết quả đạt được khi triển khai thực hiện kế hoạch
Trang 16ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: KH/LĐ
KẾ HOẠCH V/v……….
(Nội dung kế hoạch)
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- …… ;
- ……
- Lưu VP;
Nguyễn Văn A
Trang 17
6. Quyết định:
các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi, quyền hạn của cơ quan tổ chức Đoàn-Đội.
trương, biện pháp công tác; quyết định quy định những vấn
đề cụ thể; quyết định phê chuẩn ban hành các văn bản theo thẩm quyền; quyết định thành lập các cơ quan, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế; quyết định nhân sự, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật,…
pháp lý, tính khoa học, tính hiệu quả, tính khả thi
định (căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn ban hành quyết định)
dưới dạng các điều Ví dụ về quyết định nhân sự:
sẽ làm gì ở đơn vị nào? hoặc công nhận ai? bộ phận nào? chức vụ gì?
Trang 18ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG ngày tháng năm
Số: QĐ/LĐ QUYẾT ĐỊNH V/v……….
LIÊN ĐỘI TRƯỜNG
- Căn cứ (1) ……….
- Căn cứ (2) ……… ……….
- Theo đề nghị ……….
QUYẾT ĐỊNH Điều 1: ……….……….
Điều 2: ……….……….
Điều 3: ……….………
Nơi nhận: Tổng phụ trách
- Điều 1,2;
Trang 19
CÔNG ĐOÀN – LIÊN ĐỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
**************
Số: TB/LN .ngày tháng năm
THÔNG BÁO V/v……….
(Nội dung thông báo)
Nơi nhận: Tổng phụ trách Đội
- …… ;
- ……
- Lưu VP;