Dùng Google Docs tìm kiếm thư dung lượng lớn trong Gmail Với dung lượng lưu trữ lên đến 10 GB, người dùng Gmail có thể thoải mái gửi và nhận email.. Tuy nhiên với những người thường xuyê
Trang 1Dùng Google Docs tìm kiếm thư dung lượng lớn trong Gmail
Với dung lượng lưu trữ lên đến 10 GB, người dùng Gmail có thể thoải mái gửi và nhận email Tuy nhiên với những người thường xuyên làm việc với các email dung lượng lớn thì không gian lưu trữ này cũng chẳng là bao,
và sẽ nhanh chóng cạn kiệt theo thời gian Để phòng ngừa trường hợp này, bạn có thể tìm kiếm và xóa các email dung lượng lớn không cần thiết để tăng thêm khoảng trống cho hộp thư với sự giúp đỡ của Google Docs (vì Gmail không hiển thị dung lượng file kèm)
Cách này giúp bạn không cần phải cài đặt thêm một công cụ của hãng thứ ba mà chỉ việc cung cấp cho Google Docs quyền truy cập vào tài khoản Gmail để Google Docs tính toán dung lượng của mỗi email và xuất ra danh sách cho bạn
Đầu tiên, bạn đăng nhập vào tài khoản Google của mình, truy cập vào địa chỉ http://tinyurl.com/7ypdx84 và bấm vào liên kết Yes, Make a copy để tiến hành tạo một bản sao của đoạn mã mẫu dùng để tìm kiếm các email dung lượng lớn Tiếp theo bạn bấm vào menu Gmail và chọn Reset Canvas, bấm OK > Grant access > Close để cấp cho Google Docs quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn Kế đến bạn vào menu Gmail và chọn Scan
Mailbox để chương trình tự động tìm kiếm các email bên trong hộp thư
Quá trình này diễn ra nhanh hay chậm tùy thuộc vào số lượng email cũng như dung lượng của mỗi email Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được Google Docs cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về các email này gồm ngày
tháng email được gửi (Date), người gửi (Sender), tiêu đề thư (Subject), dung lượng tính theo MB (Size) cũng như các liên kết bên trong email (link), bạn
Trang 2có thể bấm vào liên kết View kế bên mục Link để xem chi tiết email và đọc nội dung các tập tin chứa bên trong đó Dựa vào danh sách này bạn dễ dàng chọn và xóa các email dung lượng lớn không cần thiết
Tạo một điểm kích hoạt tự động
Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập một đoạn mã chạy tự động mà không cần đến sự can thiệp thủ công giúp thực hiện nhanh thao tác tìm kiếm các email dung lượng lớn này
Cách thực hiện như sau: Trên giao diện Google Sheet đang mở bạn vào menu Tool > Script Editor Ở màn hình kế tiếp bạn chọn menu
Resources > Current Script Triggers Kế đến bạn bấm vào liên kết Add a New Trigger, thay đổi giá trị ở mục Events từ From Spreadsheet thành Time Driven và thiết lập khoảng thời gian giữa hai lần quét kế tiếp, chẳng hạn là Every 10 minutes (mỗi 10 phút), cuối cùng, bấm Save để lưu lại Lưu ý trong quá trình thực thi có thể xuất hiện một số thông báo lỗi như Service invoked too many times for one day hay Exceeded maximum execution time, bạn chỉ việc chờ đợi một khoảng thời gian trước khi chạy lại chương trình, vì đây là những giới hạn của Google Apps Script để tránh việc bị lạm dụng
Giống như Dropbox, Google Drive có một bộ công cụ phát triển phần mềm (Software Developer Kit) cho các nhà phát triển xây dựng các ứng dụng Ngoài ứng dụng sẵn có Google Docs, Google Drive còn có một số ứng dụng của bên thứ 3 như: AutoCad WS (mở tập tin AutoCAD từ Google Drive), Aviary (chỉnh sửa hình ảnh lưu trữ trên Google Drive), Desmos (tạo và lưu trữ biểu đồ trong Google Drive), DocuSign (ký tên lên văn bản và lưu văn
Trang 3bản đã được ký lại Drive), Lucidchart (tạo, mở và lưu các bản vẽ biểu đồ từ Google Drive), MindMeister (tạo và chỉnh sửa bản đồ tư duy), SlideRocket (tạo và chỉnh sửa các bài thuyết trình), WeVideo (mở, chỉnh sửa video)