Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án nhân sự Với thị trường lao động và công nghệ thay đổi nhanh chóng cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, HR cần có các công cụ để giúp họ tuyển
Trang 1Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án
nhân sự
Với thị trường lao động và công nghệ thay đổi nhanh chóng cách thức hoạt động của các doanh nghiệp, HR cần có các công cụ để giúp họ tuyển dụng, quản lý và giữ chân nhân viên, đảm bảo sự thành công của một tổ chức Kế hoạch quản lý dự án nhân sự một cách làm việc thông minh hơn cho phép các nhóm nhân sự thực hiện các nhiệm vụ và kế hoạch của họ một cách có tổ chức và hiệu quả
Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án nhân sự
MỤC LỤC
[ Ẩn ]
Quản lý dự án nhân sự là gì?
5 Giai đoạn quản lý dự án nhân sự điển hình
Lợi ích của quản lý dự án trong nhân sự
Giữ được trọng tâm và căn chỉnh
Hợp tác tốt hơn
Tăng năng suất & quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Cải tiến tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên
Quan sát được từ khái quát đến chi tiết
Vận dụng các yếu tố quản lý dự án vào nhân sự
1 Xác định phạm vi dự án trước khi bắt đầu
2 Điều chỉnh có thể diễn ra vào bất cứ giai đoạn nào
3 Tổ chức các cuộc họp đều đặn
4 Nâng cao kỹ năng quản lý dự án cho nhóm
Trang 25 Cân nhắc sử dụng công cụ quản lý dự án
6 Tiến hành đánh giá
7 Tuyển dụng giám đốc dự án nhân sự
Tạm kết
Quản lý dự án nhân sự là gì?
Quản lý dự án nhân sự đề cập đến việc sử dụng và áp dụng các kỹ năng và nguyên tắc quản lý dự
án cho các mục đích nhân sự để hợp lý hóa công việc và đạt được các mục tiêu của dự án Hơn nữa, các quy trình và công cụ quản lý dự án chính thức giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tỷ lệ thành công của một loạt các nhiệm vụ nhân sự
KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN MẠNH MẼ CÓ THỂ GIÚP HR:
Quản lý ngân sách, tiến trình và con người,
Thu hút tài năng mới,
Giao tiếp hiệu quả với nhân viên và các bên liên quan,
Lập kế hoạch và thực hiện các sáng kiến đào tạo và liên kết nhóm,
Phát triển các kế hoạch quản lý sự thay đổi
5 Giai đoạn quản lý dự án nhân sự điển hình
Khởi xướng - Bắt đầu dự án, xác định các mục tiêu cốt lõi và đánh giá xem bạn có các nguồn lực
cần thiết để hoàn thành dự án hay không
Lập kế hoạch - Lập kế hoạch những nhiệm vụ cần hoàn thành và theo trình tự nào, tạo ngân sách
và phân bổ nguồn lực
Tiến hành - Bắt đầu từ phần trung tâm của dự án, hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
Kiểm soát - Giám sát những gì nhóm làm và theo dõi thời gian thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ
để dự đoán phạm vi của các dự án trong tương lai
Kết thúc - Tổng kết kết quả cuối cùng và đánh giá việc thực hiện của đội và cá nhân
Dưới đây là một ví dụ về những giai đoạn này trông như thế nào khi quản lý một dự án nhân sự cụ thể
5 bước trong kế hoạch quản lý dự án nhân sự
Trang 3Lợi ích của quản lý dự án trong nhân sự
Quản lý dự án trong lĩnh vực nhân sự có rất nhiều lợi ích tiềm năng cho toàn bộ tổ chức
Giữ được trọng tâm và căn chỉnh
Quản lý dự án bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và hướng dẫn một nhóm hoàn thành xuất sắc các mục tiêu đó Khi bạn có các mục tiêu rõ ràng và được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các thành viên trong nhóm sẽ luôn tập trung và có động lực vì họ biết mình muốn hoàn thành mục tiêu
gì
Hợp tác tốt hơn
Việc yêu cầu nhân viên tự “làm việc cùng nhau” không có khả năng dẫn đến các thay đổi mong
muốn trong khi nhà quản lý dự án và khuôn khổ quản lý dự án có thể làm được điều này!
Khi tất cả các vai trò trong dự án được xác định rõ ràng, sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên trơn tru và gắn kết hơn Tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cho các nhiệm
vụ cụ thể Điều này trở nên quan trọng với các dự án đòi hỏi sự hợp tác của 2 hoặc nhiều bộ phận
Ví dụ: Khởi chạy một trang “Tuyển dụng” mới sẽ liên quan đến Bộ phận HR và IT Một chiến dịch tuyển dụng sẽ cần nhân sự cũng như đội ngũ Marketing
Tăng năng suất & quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Sự hiểu biết rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ cùng với biểu đồ Gantt giúp quản lý khối lượng công
việc của những người tham gia vào dự án và các quy trình minh bạch tạo ra chỗ trống cho hiệu quả
và năng suất cao hơn
Các nhóm nhân sự thường làm việc đồng thời với nhiều dự án quan trọng Do đó, các kỹ năng và
thủ tục quản lý dự án có thể thúc đẩy năng suất trong toàn bộ tổ chức
Phương pháp này cũng yêu cầu vận dụng các công cụ quản lý thời gian, điều này có thể giúp dự đoán thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai một cách chính xác hơn và xác định bất kỳ
nhân viên nào làm tốt hơn hoặc kém hiệu quả hơn để có giải pháp điều chỉnh!
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Quản lý dự án trong lĩnh vực nhân sự cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về bất kỳ dự án
nào và các mục tiêu của dự án đó, cho phép bạn ưu tiên địa điểm và thời điểm bạn đầu tư các nguồn lực hữu hạn, bao gồm cả thời gian và tiền bạc Điều này giúp đội ngũ nhân sự bám sát lịch trình, ngân sách và sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất
Cải tiến tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên
Quản lý dự án cũng sẽ có tác động tích cực đến việc tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới Các
nguyên tắc quản lý dự án linh hoạt có thể dẫn đến các chương trình tuyển dụng đầy cảm hứng và
sự gia tăng số lượng và chất lượng ứng viên, nhân viên mới bắt đầu vai trò của họ với sự đào tạo phù hợp và được trang bị tốt hơn để thực hiện cũng như sử dụng tốt hơn tài năng trong toàn tổ
chức
Quan sát được từ khái quát đến chi tiết
Trang 4Việc nắm bắt rõ ràng các mốc thời gian và tiến độ cho phép bộ phận HR thường xuyên cập nhật thông tin lãnh đạo về các dự án và có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về các ưu tiên của nhóm khi
làm việc với các cản trở hoặc nguồn lực hạn chế
Các chuyên gia nhân sự có thể thấy cách các mục tiêu của dự án phù hợp với các mục tiêu rộng
lớn hơn của tổ chức và truyền đạt điều này cho ban lãnh đạo
Vận dụng các yếu tố quản lý dự án vào nhân sự
Có một số khía cạnh của quản lý dự án có thể giúp cải thiện cách bạn làm việc ngay cả khi không
áp dụng phương pháp quản lý dự án nhân sự đầy đủ trong bộ phận HR của mình! Đó là:
1 Xác định phạm vi dự án trước khi bắt đầu
Bước đầu tiên là đánh giá tính ngắn gọn của dự án của bạn Dưới đây là một số câu hỏi hữu ích để hỏi:
Quy mô của dự án là bao nhiêu?
Mục tiêu của dự án là gì?
Cần những nguồn lực nào để đạt được những mục tiêu này?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn tạo ra các mốc thời gian và lộ trình thực tế để
hoàn thành dự án một cách thành công
2 Điều chỉnh có thể diễn ra vào bất cứ giai đoạn nào
Có một kế hoạch là quan trọng, nhưng chắc chắn sẽ có những thách thức bất ngờ và những thay đổi trong hoàn cảnh đòi hỏi bạn phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu của mình Đây là lý do bắt buộc phải xem kế hoạch dự án của bạn như một chỉ dẫn thay vì một quy trình cứng nhắc phải tuân theo bất kể điều gì
Nếu kế hoạch của bạn cần thay đổi, hãy tham khảo những thay đổi được đề xuất với team dự án
để đảm bảo mọi người đều nắm được và cùng điều chỉnh để thích hợp!
3 Tổ chức các cuộc họp đều đặn
Để đảm bảo quản lý dự án nhân sự thành công, team cần thường xuyên cung cấp và nhận thông tin cập nhật về tiến độ trong suốt các giai đoạn khác nhau của dự án Đảm bảo các thành viên
trong nhóm biết những gì cần chuẩn bị cho các cuộc họp và những câu hỏi nào họ có thể cần trả lời
Điều này dẫn đến các cuộc họp hiệu quả, nơi bạn có thể xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành trở ngại lớn hơn
4 Nâng cao kỹ năng quản lý dự án cho nhóm
Khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong nhóm học tập và phát triển các kỹ năng quản lý dự
án như quản lý các bên liên quan, lập kế hoạch, giải quyết vấn đề chủ động và quản lý thay đổi Những kỹ năng như thế này giúp ích cho các thành viên trong nhóm được trang bị tốt, những người
có thể quản lý hiệu quả các dự án nhân sự khác nhau
Trang 55 Cân nhắc sử dụng công cụ quản lý dự án
Có rất nhiều công cụ, bao gồm Asana, Trello và Airtable, có thể giúp quản lý và điều hướng các dự
án bằng cách cung cấp tổng quan về trách nhiệm, người phụ trách công việc gì, thông tin chi tiết về trạng thái nhiệm vụ và cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi
Một công cụ chuyên dụng giúp bạn luôn có tổ chức và theo dõi tiến độ từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành bất kỳ dự án nào
6 Tiến hành đánh giá
Sau khi bạn hoàn thành dự án hay một mục tiêu, sẽ có lợi khi đánh giá điều gì tốt và điều gì chưa
tốt để bạn có thể học hỏi từ những sai lầm hoặc sơ suất và cải thiện lần sau Tiến hành đánh giá
dự án có nghĩa là bạn sẽ có một danh sách các cải tiến được đề xuất trước khi dự án tiếp theo bắt đầu
7 Tuyển dụng giám đốc dự án nhân sự
Nếu bạn nhận ra những lợi ích của phương pháp quản lý dự án nhân sự và muốn áp dụng nó như một bộ phận, thì việc chiêu một một người quản lý dự án nhân sự là bước hợp lý tiếp theo Có thể
có ai đó trong nhóm của bạn quan tâm và phù hợp với vai trò này, hoặc bạn có thể cần tuyển bên ngoài
Vai trò của người quản lý dự án nhân sự là lập kế hoạch, chỉ đạo và thực hiện các chương trình nhân sự khác nhau liên quan đến quản lý nhân sự, phát triển nhân viên và dịch vụ khách hàng
Tạm kết
Ngay cả khi bạn không áp dụng phương pháp quản lý dự án nhân sự đầy đủ, bạn có thể áp dụng một số yếu tố của nó, như xác định phạm vi dự án, tiến hành các cuộc họp tình trạng dự án và thêm đánh giá vào quy trình làm việc của bạn Quản lý dự án nhân sự dẫn đến cách thức làm việc hiệu quả và năng suất hơn, đồng thời tăng cơ hội hoàn thành bất kỳ mục tiêu nà, đồng thời phát hiện ra những cải tiến cho những mục tiêu sau!