"Tuyệt chiêu" cho người dùng Office 2013 doc

Phục hồi tập tin bị lỗi, đánh số từ trang bất kỳ trong Word hay cách tô màu xen kẽ các hàng trong Excel… là những thắc mắc thường gặp khi dùng Office 2013 mà Microsoft vừa mới ra mắt.. M

"Tuyệt chiêu" cho người dùng Office 2013 Phiên bản Office 2013 vừa được Microsoft giới thiệu có những tính năng gì mới? Microsoft đã thay đổi những gì? Phục hồi tập tin bị lỗi, đánh số từ trang bất kỳ trong Word hay cách tô màu xen kẽ các hàng trong Excel… là những thắc mắc thường gặp khi dùng Office 2013 mà Microsoft vừa mới ra mắt

Phục hồi tập tin Word bị lỗi

Có rất nhiều lỗi dễ gặp đối với tập tin Word, nhưng lỗi khiến nhiều người đau đầu nhất là mở tập tin Word chỉ toàn những ký tự lung tung, khó hiểu Nếu gặp phải trường hợp này, bạn cũng đừng quá lo lắng vì bản thân MS Word đã có một tính năng giúp lấy lại text thô trong văn bản Tuy nhiên, mọi định dạng và hình ảnh, cũng như những đối tượng khác được chèn vào trong văn bản (nếu có) đều sẽ bị mất

Thông báo lỗi khi mở tập tin Word

Trong trường hợp này, bạn đừng kích hoạt trực tiếp tập tin Word, mã hãy mở MS

Word lên, rồi vào FILE > Open > My Computer > chỉ đường dẫn đến tập tin

bị lỗi > chọn thêm Recover Text from Any File ở ô ngay sau ô File Name, trước khi nhấn Open để mở tập tin

Tùy chọn lấy lại text thô trong văn bản

Trên cửa sổ hiện ra sau đó, nhấn Close Thủ thuật này có thể áp dụng cho MS

Word 2013 và cả những phiên bản cũ hơn

Nhấn Close sau khi sửa lỗi xong.

Lưu ý, một số trường hợp tập tin không chỉ bị lỗi mà còn bị khóa lại Khi đó, bạn nhấn chuột phải lên tập tin > chọn Properties > thẻ General > Unlock > OK

Mở khóa tập tin Word.

Đánh số trang linh hoạt trong Word 2013

Đây là tình huống thường gặp phải với những tài liệu có trang bìa, mục lục Theo

đó, người dùng không muốn đánh số trang cho các trang này, nhưng theo mặc định là người dùng phải đánh số trang ngay từ trang đầu tiên Để giải quyết vấn

đề, bạn cần sử dụng tính năng chia section trong MS Word Đầu tiên, bạn hãy xác định những trang nào không cần đánh số trang Sau đó, đặt con trỏ ở dưới cùng

của trang cuối trong những trang trên > thẻ PAGE LAYOUT > Breaks > Next Page Nếu có xuất hiện một trang trắng giữa những trang cần và không cần đánh

số trang, bạn nhấn phím Delete để kéo những trang bên dưới lên

Tùy chọn chia section trong MS Word 2013

Như vậy, những trang trong văn bản đã được chia làm hai phần (section) khác nhau Bây giờ hãy đặt con trỏ tại trang đầu tiên trong số những trang cần đánh số,

rồi vào thẻ INSERT > chọn Footer > Edit Footer > hủy chọn tại Link to Previous

Tùy chọn tách biệt số trang giữa các section.

Sau đó, cũng trong thẻ INSERT, chọn Page Number > Format Page Numbers > nhập số thứ tự của trang đầu tiên tại ô Start at > nhấn OK

Bắt đầu đánh số trang từ 1.

Thiết lập định dạng mặc định cho MS Word 2013

Ở phiên bản mới sẽ không còn tồn tại tùy chọn Format > Font > thiết lập định dạng > nhấn Default để dùng mặc định nữa Trên MS Word 2013, ở thẻ HOME, bạn nhấn chuột phải lên nhóm định dạng Normal > chọn Modify > thiết lập những định dạng mặc định muốn dùng > đổi dấu chọn từ Only in this document (chỉ áp dụng lên văn bản hiện tại) sang New documents based on this template để các định dạng trên có hiệu lực với cả những văn bản tạo mới sau này

Mở chế độ thiết lập định dạng mặc định.

Sử dụng định dạng cho mọi văn bản sẽ tạo sau này.

Tô màu các hàng xen kẽ trong MS Excel 2013 nhanh chóng

Để phân biệt các hàng của một bảng tính trong Excel, bạn nên tô màu những hàng xen kẽ Tuy nhiên, thay vì phải ngồi lựa chọn từng hàng, bạn có thể sử dụng công

cụ có sẵn để tô màu thật nhanh chóng Trước tiên, bôi đen vùng chứa những hàng

cần tô màu Sau đó, vào thẻ HOME > chọn Conditional Formating > New Rule

Tạo luật tô màu ô tính.

Trên cửa sổ vừa hiện ra, tại trường Select a rule type, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format > nhập =MOD(ROW(),2=0) vào ô Format values where this formula is true > nhấn Format để chọn màu muốn dùng

Thao tác trên giúp bạn tô màu cho những hàng có số thứ tự chẵn Còn để tô màu cho các hàng có số thứ tự lẻ, bạn chỉ việc đổi đoạn =MOD(ROW(),2=0) thành

=MOD(ROW(),2) Trên thực tế, bạn có thể tô màu cho các hàng chẵn hoặc lẻ, rồi

để màu trắng (mặc định) cho các hàng còn lại

Thiết lập luật tô màu.

Kết quả sau khi thiết lập tính năng tô màu cho hàng

Lưu dưới định dạng dành cho phiên bản Microsoft Office cũ hơn

Ngoài ra, với văn bản, bảng tính không dùng đến các định dạng, hàm nâng cao dành riêng cho phiên bản MS Word 2013, bạn nên chọn Word 97-2003 Document (đối với MS Word) hay Excel 97-2003 Document (đối với MS Excel) ở trường

Save as type khi lưu, nếu xác định sẽ sử dụng tập tin này trên một máy tính cài đặt

MS Word/Excel phiên bản cũ hơn

Lưu văn bản dưới định dạng *.doc dành cho MS Office bản cũ

Số không hiện trong ô tính của MS Excel 2013

Nếu bạn gõ một dãy số quá dài vào ô tính, có thể MS Excel 2013 sẽ không hiển thị được, thay vào đó sẽ vài ký tự đại diện chẳng liên quan Đối với dãy số dài, nhưng vẫn nằm trong khả năng xử lý của MS Excel 2013, bạn chỉ việc kéo ô tính rộng ra

đủ để hiển thị dãy số đó

MS Excel không hiện số

Còn hầu hết các trường hợp khác, bạn phải chọn ô tính đó, hoặc toàn bộ hàng/cột chứa các ô > nhấn chuột phải > chọn Format Cells > thẻ Number > tại mục Category, chọn Number > nhập số chữ số phần thập phân tại ô Decimal places > đánh dấu chọn vào User 1000 Separator nếu muốn dùng dấu phân cách phần ngàn > OK Nếu dãy số vẫn chưa hiển thị, hãy chọn Text thay vì Number, nhưng có thể sẽ phát sinh lỗi khi bạn sử dụng ô này vào các hàm

tính toán

Chuyển định dạng ô tính sang Number và kết quả

Thiết lập đường phân chia email trên Outlook 2013

Trong MS Outlook 2013, các email được phân cách với nhau bằng một đường

thẳng liền nét trông có vẻ hơi thô Để thay đổi đường phân chia này, bạn vào thẻ VIEW > View Settings > Other Settings > chọn trong danh sách Drid line

style Trong đó, đường phân cách kiểu Small dots với các dấu chấm nhỏ liên tiếp

trông khá mềm mại và đẹp mắt

Thay đổi đường phân cách giữa các email