Câu hỏi Trình bầy khái niệm, ý nghĩa của WBS WBS nên được chia nhỏ đến mức độ nào? Cho ví dụ Đầu tiên WBS là gì , WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure , tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việ.
Trang 1Câu hỏi : Trình bầy khái niệm, ý nghĩa của WBS
WBS nên được chia nhỏ đến mức độ nào? Cho ví dụ
Đầu tiên WBS là gì , WBS là viết tắt của Work
Breakdown Structure , tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc Như tên gọi , WBS là một phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn
bộ phạm vi một dự án Đơn vị công việc nhỏ nhất trong một gói công việc (work package) và được dùng dể lập trình cho dự án Trong sách hướng dẫn các cốt lõi trong quản lý dự án còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói công việc thành các hoạt động để từ đó ước lượng nguồn lực , nhân công và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc Và từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công cao nhất và ít rủi ro nhất
Trang 2Lợi ích của WBS là gì Tạo được những nhận thức chung trong công việc Việc thông qua WBS , các nội dung yêu cầu và thời gian các công việc trong một dự án được minh bạch hoá Từ đó có thể giảm được các việc phát sinh , các sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách cho công việc đó Việc xây dựng WBS ta có lịch trình của dự án Việc ta phân tách công việc nhỏ hơn , sắp sếp thứ tự ưu tiên và công việc chính sẽ giúp
ta nhìn rõ đâu là công việc ưu tiên , công việc không ưu tiên , phân bổ thời gian sao cho hiệu quả nhất Khi ta đã chia nhỏ công việc và sắp sếp thời gian thì sẽ giảm rủi
ro cho dự án Việc xây dựng WBS tốt sẽ giúp bộc lộ sớm các vấn đề trong dự án Ta có thể đánh giá mọi mặt , xây dựng kế hoạch chi tiết công việc và dự phòng mọi rủi ro và giúp dự án chúng ta hoàn thành thuận lợi nhất
Việc xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta hình dung được những công việc phải làm , nên làm , sẽ làm để hoàn thành một dự án Đánh giá , dự phòng các rủi ro
có thể sảy ra để tránh việc một dự án sẽ thất bại hoặc đi quá xa mọi thứ đã đề ra Một WBS tốt sẽ giúp ta quản
lý thời gian và chi phí từng hạng mục , mọi sai số có thể được sử lý một cách êm thấm mà không ảnh hưởng quá nhiều dự án Giúp mỗi người nhận thức được việc mình
Trang 3sẽ làm trong từng thời gian , thời điểm mà dự án ta yêu cầu
Wbs là một phương pháp phân tách , cấu trúng sắp sếp công việc Bằng việc phân tách các công việc , làm
rõ phạm vi , thời gian từ đó có thể tạo lịch trình cụ thể
và chi tiết Ước itnsh công việc từng giai đoạn và loại
bỏ nhận thức sai lệch về phạm vi công việc của người phụ trách và làm việc Quy trình tạo WBS là sác định rõ nhiệm vụ , công việc để cấu tạo ra một dự án , mỗi quan
hệ các đơn hàng và cấu trúc của chúng cùng một cấp độ nhiệm vụ Khi tạo WBS sẽ có những đánh giá rủi ro nên
sẽ giảm thiểu những khả năng đi trệch hướng của dự án
và giúp dự án đi đúng phương hướng , kết quả đặt ra một cách hiệu quả nhất
Trang 4Việc phân chia các nhóm độc lập nhỏ trong từng giai đoạn dự án sẽ giúp các nhóm hoạt động độc lập với
nhau Nhóm khảo sát 1.1 1.2 1.3 sẽ nhận từng công việc như việc khảo sát thực tế yêu cầu như việc khảo sát trường học , khảo sát năng lực người làm Điều đó
tránh dữ liệu thu thập khảo sát trùng lặp , nhầm lẫn các hạng mục yêu cầu khảo sát tránh sai số trong việc xây dựng dự án Khi có dữ liệu dự án việc quan trọng phải đánh giá chi tiết để xây dựng và các rủi ro khi làm việc
Ví dụ như việc thống nhất cách làm việc , các biến sử dụng để đồng bộ cho dễ Còn rủi ro như việc nâng cấp
Trang 5hệ thống do không chịu đựng được số lượng user lớn , code lớn Khi mọi thứ đã sẵn sàng thì ta sẽ xây dựng hệ thống theo dự án Từ việc xây dựng bên trong , bên
ngoài sản phẩm , ta nên tiến hành demo và testing theo từng thời gian Như thế ta sẽ sác định được các lỗi
trong quá trình làm dự án Khi sản phẩm hoàn thành thì việc demo khi hoàn thiện rất quan trọng Nó cho ta thấy
từ sản phẩm vô hình thành sản phẩm hữu hình có thể nhìn thấy và tương tác được Việc xong sản phẩm thì sẽ
có những sai sót nhất định nên ta phải có mục kiểm thử
và hiệu chỉnh sản phẩm sao cho sản phẩm chạy trong thực tế và đúng yêu cầu biến động sảy ra Khi kiểm thử sản phẩm trên hệ thống sẽ phát sinh những lỗi không mong muốn và cần được tối ưu sản phẩm và đó là công việc sau khi khi đã ra sản phẩm nhưng phải khắc phục
để tiếp tục hoàn thiện sản phẩm
Trang 6Việc xây dựng một dự án chi tiết rất quan trọng Nó
sẽ giúp ta nhìn nhận đánh giá từng giai đoạn của công việc Như mô hình ở trên việc xây dựng 1 trang web Vnedu sẽ có ba bước chính , khảo sát dự án , Xây dựng
dự án Cuối cùng là hoàn thiện và đưa ra sản phẩm Công việc đầu tiên rất quan trọng là khảo sát dự án
Mỗi một trường học thông thường sẽ có một người quản
lý , các nhân viên như giáo viên bộ môn , giáo viên chủ nhiệm, bảo vệ , học sinh các lớp … Và việc khảo sát thực địa các trường học sẽ đưa ra các các chuẩn mực các yêu cầu của mỗi tài khoản quản lý của hệ thống để đưa
ra các chức năng phù hợp Khi làm về giáo dục và
Trang 7người đầu ngành cần đc quản lý từng xã , từng huyện , từng tỉnh một và nó sẽ tác động đến lâu dài khi ta phát triển Năng lực người làm dự án cũng rất quan trọng , khi một dự án mớ nó sẽ có các yêu cầu khác nhau từ trình độ người làm có am hiểu về giáo dục , biết các
công thức và cách quản lý trong giáo dục và điều đó sẽ
hỗ trợ giúp phát triển Còn khảo sát các bên như các dịch vụ host có đủ năng lực để chạy hệ thống , các phần mềm có sẵn liệu hỗ hợ như thế nào đến công việc
VIệc xây dựng dự án khó từ bên trong đến bên
ngoài Từ hệ thống sơ sở dữ liệu của nhân viên trong trường , học sinh , giáo viên , phụ huynh và cả tài khoản công tác quản lý mọi người Mỗi nhân viên phụ trách từng mảng như quản lý thư viện , quản lý tài khoản học sinh phụ huynh cho đến các giáo viên dạy các bộ môn , chủ nhiệm rồi hiệu trưởng Mỗi tài khoản có yêu cầu nhất định trong công tác quản lý , sử dụng Vnedu , giáo viên bộ môn quản lý các môn dạy , giáo viên chủ nhiệm quản lý lớp , hiệu trưởng xem đánh giá chung học tập
Đó mới là bên trong còn bên ngoài trang web là cách tương tác của mọi người vô hệ thống Nhập điểm , nhận xét , làm báo cáo lớp , thổng thể khối … Đó là những gì phải có khi đã có dữ liệu Việc hiệu chỉnh bên khảo sát
Trang 8giúp ta khắc phục các phấn đề phát sinh khi dạy và học , những chương trình học mới , các cách tính điểm mới sẽ giúp ta có thêm các hiệu chỉnh trước khi ra sản phẩm
Khi sản phẩm hoàn thiện ta tiến hành demo sản
phẩm , việc demo sẽ giúp ta có nhìn thấy rõ việc ta đã làm và chưa làm được Khi ta tạo sản phẩm việc bug fix luôn luôn sảy ra và việc demo sản phẩm sẽ giúp ta sử lý những cái lỗi khi ta làm dự án và đánh giá hình hài dự
án để có hiệu chỉnh sao cho phù hợp Việc kiểm thử sản phẩm rất quan trọng vì ta không biết hệ thống sẽ gặp vấn đề gì khi chạy thực địa với số lượng người dùng lớn cho nên việc kiểm thử sản phẩm là thời gian rất quan trọng để ta đánh giá sản phẩm đưa ra thực tế Khi sản phẩm đưa ra thị trường việc tối ưu hệ thống rất quan trọng Một hệ thống chạy tốt mức 1000 người nhưng nếu vài triệu người thì sẽ gặp nhiều vấn đề như hệ thống web nặng , máy chủ yếu cho nên ta phải tối ưu để hiệu
Trang 9xuất cao hơn
Khi ta làm sơ đồ phân công việc , điều cần hoàn
thiện đó là hoàn thiện các mốc thời gian của sơ đồ
Trong khảo sát dự án , ta sẽ ưu tiên khảo sát trường
học , bộ giáo dục Vì ba thứ đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dự án , còn khảo sát các bên là ưu tiên số 2 vì khi ta
đã biết các vấn đề thực tế thì mới kiểm tra năng lực
người làm và các bên Khi ta có đầy đủ thông tin để làm nền tảng xây dựng phần mềm ta sẽ xây dựng trang
web , khi xây dựng xong ta tiến hành demo sản phẩm để kiểm tra sản phẩm Tiến hành điều chỉnh phát sinh bên khảo sát , hiệu chỉnh sản phẩn nếu có các sai số phát sinh lớn Một sản phẩm xong xuôi ta sẽ kiểm thử sản phẩm từ quy mô nhỏ vài người , quy mô trung vài ngàn người và các hệ thống lớn như các trường học , các xã
Trang 10các huyện rồi tỉnh Khi đã kiểm thử những vấn đề phát sinh ta sẽ tối ưu lại để sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn
Việc xây dựng WBS vô cùng quan trọng trong dự án Nó sác định các mục tiêu cần làm , các mốc thời gian , các rủi ro khi làm dự án và chi tiết các công việc lẫn
hạng mục làm việc trong một dự án Công Nghệ Thông Tin Các sản phẩm của CNTT có thể là vô hình hoặc hữu hình nên việc xây dựng dự án chi tiết sẽ giúp chúng
ta hoàn thiện sản phẩm mà không đi xa những cái đề ra ban đầu