CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ CON NGƯỜI THAM GIA DỰ ÁN PHẦN MỀMThS. Thạc Bình Cường

Trình bày được các vấn đề quan trọng trong việc tuyển cán bộ dự án, và giải thích khái niệm về phân công nguồn lực, huy động và bổ nhiệm... TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC• Con

BÀI 3

CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ CON NGƯỜI THAM GIA

DỰ ÁN PHẦN MỀM

ThS Thạc Bình Cường

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Quản lý dự án phần mềm xác định vai trò của con người

tham gia dự án chiếm tới trên 32% sự thành công của

dự án Công ty RMO chuyên sản xuất và phân phối các

sản phẩm hàng thể thao trượt tuyết trên phạm vi quy

mô lớn Dự án xây dựng hệ thống đã xác định các thành

phần tham gia bao gồm: Khách hàng, nhà tài trợ, tổ

(đội) thực hiện dự án, nhà quản lý và ban chỉ đạo Việc

quản lý nguồn lực này là một vấn đề không chỉ là công

nghệ mà là nghệ thuật quản lý Vậy nghệ thuật quản lý

là gì trong quá trình phát triển dự án

 Anh chị hãy cho biết thành phần nào quyết định việc nghiệm thu dự án và

quan hệ giữa họ ra sao?

MỤC TIÊU

Giải thích tầm quan trọng của việc quản lý nguồn nhân lực dự án, đặc

biệt là các dự án IT

Định nghĩa khái niệm nguồn nhân lực và hiểu được các quy trình quản lý

Tóm tắt các khái niệm chính về quản lý con người qua học thuyết của

Abraham Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, và Douglad

McGregor về khuyến khích, của H.J Thamhain và D.L Wilemon về gây

ảnh hưởng đến người lao động, và Stephen Covey về làm sao để cá nhân

và nhóm làm việc có hiệu quả hơn

Thảo luận về kế hoạch hóa và tạo ra sơ đồ tổ chức dự án, ma trận phân

công trách nhiệm và biểu đồ bố trí nguồn nhân lực

Trình bày được các vấn đề quan trọng trong việc tuyển cán bộ dự án, và

giải thích khái niệm về phân công nguồn lực, huy động và bổ nhiệm

1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

• Con người quyết định thành công hay thất bại của dự án

• Thống kê về lực lượng lao động trong ngành IT:

 Tổng số lao động trong ngành IT của Mỹ là hơn 10,1 triệu vào tháng 12/2002,tăng từ con số 9,9 triệu người vào tháng 1/2002

 Các nhà quản lý IT dự kiến sẽ phải tuyển thêm 1,2 triệu người trong tương laigần

 Thuê tuyển lao động của các công ty phi IT nhiều hơn số lao động của các công

ty IT theo tỉ lệ 12:1

• Khó khăn để tìm cách tăng và đa dạng hóa lực lượng lao động ngành IT do:

 Cán bộ ngành IT làm việc nhiều giờ và phải thường xuyên làm một công việcđơn điệu ít thay đổi;

 Những công việc đơn điệu không mong muốn làm nhiều người, nhất là phụ nữkhông muốn làm ngành này;

 Nhu cầu cải thiện lợi ích, bố trí lại thời gian làm việc và khuyến khích, tổ chứcquản lý nguồn nhân lực tốt hơn

2 MẤU CHỐT CỦA VIỆC QUẢN LÝ CON NGƯỜI

• Ảnh hưởng và quyền lực;

• Cải thiện hiệu quả

2.1 ẢNH HƯỞNG VÀ QUYỀN LỰC

Phương pháp Thamhain và Wilemon để gây tác động đối với dự án:

• Thẩm quyền: quyền theo quy định/luật pháp để ban hành mệnh lệnh

• Phân công: khả năng của người quản lý dự án để tác động lên sự phân công côngviệc

• Ngân sách: khả năng của người quản lý ủy quyền cho người khác sử dụng nguồnngân sách

• Cất nhắc: khả năng cất nhắc người lao động

• Tiền: khả năng tăng lương và lợi ích khác cho người lao động

• Phạt: khả năng của người quản lý đưa ra các hình phạt

• Thách thức công việc: khả năng phân công công việc tạo ra sự thích thú cho ngườilao động khi thực hiện những nhiệm vụ phù hợp

• Kỹ năng: kiến thức đặc biệt của người quản lý được coi là quan trọng đối vớingười khác

• Tình bạn: khả năng thiết lập quan hệ cá nhân hòa đồng giữa người quản lý vàngười khác

Phương pháp tác động giúp hoặc gây hại cho dự án:

• Dự án sẽ có nhiều khả năng thành công khi người quản lý tác động với:

 Kỹ năng chuyên môn;

• Quyền lực là khả năng tiềm tàng để tác động đến hành vi để khuyến khích mọi

người làm những việc lẽ ra họ sẽ không làm

• Loại quyền lực bao gồm:

2.2 CẢI THIỆN HIỆU QUẢ

• Cán bộ QLDA có thể áp dụng 7 thói quen của Covey để tăng cường hiệu quả đối với

dự án:

 Chủ động;

 Bắt đầu bằng việc cuối cùng;

 Công việc đến trước được xử lý trước;

 Suy nghĩ theo cách các bên cùng có lợi;

 Trước tiên phải tìm hiểu người khác, sau đó mới mong người khác hiểu mình;

 Trước khi giao tiếp với người khác, phải cố gắng hòa hợp

 Soi lại mình là một cách giúp tạo ra sự hòa hợp

 Các chuyên gia IT thường cần phát triển khả năng lắng nghe và cải thiện quan

hệ với người sử dụng và những người liên quan khác

• Cải thiện quan hệ giữa người sử dụng và người phát triển công nghệ:

 Một số tổ chức đòi hỏi cán bộ kinh doanh, không phải cán bộ IT, là người chủ trìđưa ra quyết định đầu tư vào các hệ thống máy tính mới

 Cán bộ lãnh đạo cao cấp buộc nhân viên thừa nhận yêu cầu kinh doanh tácđộng đến các quyết định công nghệ

 Một số công ty cơ cấu lại các đơn vị IT như các hãng tư vấn

2.2 CẢI THIỆN HIỆU QUẢ (tiếp theo)

3 QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

Quản lý nguồn nhân lực dự án bao gồm các quá trình cần thiết để sử dụng hiệu quảnhất nguồn nhân lực của một dự án, bao gồm:

• Kế hoạch hóa tổ chức;

• Tuyển cán bộ;

• Phát triển công việc nhóm

3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC

• Kế hoạch hóa tổ chức bao gồm xác định, ghi chép, phân công các vị trí, trách nhiệm

dự án, và quan hệ báo cáo

• Sản phẩm đầu ra và quá trình bao gồm:

 Biểu đồ tổ chức dự án;

 Quá trình xác định và phân công công việc;

 Ma trận phân công trách nhiệm;

 Biểu đồ nguồn lực

• Mẫu sơ đồ tổ chức của một dự án IT lớn:

QLDA con 3

Giám đốc quản lý điều hành dự án

Quản lý cấu hình

Đảm bảo chất lượng

Lãnh đạo kỹ thuật dự án

Nhóm kiểm tra độc lập

3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo)

• Quá trình xác định và phân công công việc:

Mẫu Ma trận phân công trách nhiệm (RAM):

3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo)

RAM cho thấy vai trò các bên liên quan:

R = Trách nhiệm, một công việc chỉ có một R

A = Tính trách nhiệm

C = Tham vấn/tham khảo ý kiến

I = Được thông tin

3.1 KẾ HOẠCH HÓA TỔ CHỨC (tiếp theo)

• Một số công ty cho phép cán bộ làm việc ở nhà như một cách khuyến khích.

• Nghiên cứu cho thấy một số người bỏ việc vì họ không tạo ra sự khác biệt, khôngđược thừa nhận đúng mức, không học được điều gì mới, không thích đồng nghiệp,

và muốn kiếm nhiều tiền hơn

• Huy động và xóa bỏ chênh lệch về nguồn lực:

 Huy động nguồn lực là nói đến số lượng nguồn lực một dự án cần trong mộtgiai đoạn thời gian cụ thể

 Biểu đồ nguồn lực cho thấy nhu cầu huy động nguồn lực

 Huy động nguồn lực quá nhiều nghĩa là huy động nhiều nguồn lực hơncần thiết

 Mẫu biểu đồ cho thấy một trường hợp huy động quá nhiều:

3.2 TUYỂN CÁN BỘ (tiếp theo)

• Xóa bỏ chênh lệch nguồn lực:

 Là một kỹ thuật giải quyết xung đột nguồn lực thông qua trì hoãn công việc

 Mục đích chính là để tạo ra việc phân phối hài hòa hơn cho sử dụng nguồn lực

và giảm huy động quá nhiều

 Ví dụ về xóa bỏ chênh lệch nguồn lực:

3.2 TUYỂN CÁN BỘ (tiếp theo)

3.3 PHÁT TRIỂN CÔNG VIỆC NHÓM

• Làm việc nhóm giúp hoàn thành tốt phần lớn dự án

• Đào tạo có thể giúp người lao động hiểu được bản thân, người khác, và làm việc tậpthể tốt hơn

• Hoạt động phát triển nhóm bao gồm:

 Thách thức về tính chất công việc;

 Công cụ lựa chọn tâm lý

• Chỉ số chỉ loại Meyers-Briggs (MBTI):

 MBTI là công cụ thông dụng để quyết định sở thích cá nhân và giúp cán bộ từngnhóm hiểu được nhau

 Bao gồm 4 khía cạnh:

 Người hướng ngoại/người hướng nội (E/I);

 Cảm giác (hay xúc động)/trực giác (S/N);

 Suy nghĩ/cảm thấy (T/F);

 Đánh giá/quan niệm (J/P)

 Những người hay suy nghĩ logic thường thích công việc IT

 Những người làm ngành IT khác biệt chủ yếu với người khác ở chỗ không phải

Các loại người trong xã hội:

• Con người được coi là ứng xử trước hết ở một trong 4 lĩnh vực, dựa trên mức độquyết đoán và khả năng đáp ứng:

• Tập trung vào thiết kế phần thưởng cho nhóm để đạt được mục đích

• Tạo thời gian cho thành viên nhóm để cố vấn và giúp đỡ lẫn nhau đạt được mục tiêu

dự án và phát triển nguồn nhân lực

3.3 PHÁT TRIỂN CÔNG VIỆC NHÓM (tiếp theo)

Lời khuyên chung về công việc nhóm:

• Tập trung vào đạt được mục tiêu dự án và tạo ra kết quả khả quan

• Xử lý vấn đề thay cho việc đổ lỗi cho con người

• Tổ chức các cuộc họp thường xuyên, hiệu quả

• Quan tâm đến thành viên nhóm và khuyến khích họ giúp đỡ lẫn nhau

• Thừa nhận kết quả công việc của cá nhân và nhóm

3.3 PHÁT TRIỂN CÔNG VIỆC NHÓM (tiếp theo)

4 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ HỖ TRỢ

• Phần mềm có thể hỗ trợ tạo ra RAM và biểu đồ nguồn lực

• Phần mềm quản trị dự án bao gồm một số đặc tính liên quan đến quản trị nguồnnhân lực như:

 Xem xét thông tin về sử dụng nguồn lực;

 Xác định nguồn lực thiếu hoặc thừa;

 Xóa bỏ chênh lệch về nguồn lực

• Quản lý nguồn lực dự án không chỉ là sử dụng phần mềm:

 Cán bộ quản trị dự án phải:

 Đối xử với mọi người có cân nhắc và tôn trọng;

 Hiểu được động cơ của họ;

 Giao tiếp thận trọng với họ

 Tập trung vào mục đích để tạo điều kiện cho thành viên nhóm dự án làm việc

có hiệu quả nhất

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Con người là vấn đề quyết định cho thực hiện dự