Florida Virtual Campus Annual Report 2012-2013

The Members Council on Library Services MCLS was established to provide input on the suite of services that FLVC provides to the users and staff of each public college and university lib

    Florida Virtual Campus  –  Annual Report  0 

Table of Contents

INTRODUCTION   1 

ACTIVITIES AND ACCOMPLISHMENTS   2 

Organizational Activities   2 

Distance Learning and Student Services Activities   5 

Library Services Activities   6 

LOOKING FORWARD   9 

APPENDICES   10 

A.  Financial Discussion and Analysis, Fiscal Year Ended June 30, 2013   A1 

B.  Year‐End Statistics: FY 2012‐13   B1 

C.  2012 Annual Report on the Results of the Collaborative E‐Resources Licensing Process   C1 

D.  Board of Directors and Members Councils Membership List  D1   

 College Center for Library Automation (CCLA): Provider of library support services for the Florida College System (FCS) since 1989. 

 Florida Center for Advising and Academic Support (FCAAS): Provider of the FACTS.org online student advising system since 1995. 

 Florida Center for Library Automation (FCLA): Provider of library support services for the State University System (SUS) since 1984. 

 Florida Distance Learning Consortium (FDLC): Provider of distance learning support services for colleges and universities since 1996. 

While these four legacy organizations officially merged to form the Florida Virtual Campus on July 1, 

2012, the full consolidation of their services, organizational cultures, and infrastructure elements is an ongoing process. Consequently, FLVC’s first year has been largely dedicated to formation and initial integration, with much of the organization’s time and resources spent on the logistics of merging four existing organizations into a brand new one. 

The following report details FLVC’s activities and accomplishments for FY 2012‐13, its first year of 

existence. 

priorities. During the first 12 months of its existence, FLVC achieved a number of vital milestones, including:  

Governance Structure Creation: The statute creating FLVC specified that the organization would be 

jointly overseen by the Chancellors of the State University System and the Florida College System, but was not prescriptive about its broader governance structure. The two Chancellors and their staffs collaborated with FLVC and its stakeholders to design a governance structure that would provide the appropriate level and type of oversight to the new organization. To assist them in their governance role, the Chancellors established the FLVC Board of Directors, which is composed of college and university Vice Presidents appointed by the Chancellors, as well as officers from FLVC’s advisory groups. The Board held its initial meeting on July 19, 2012, and has continued to meet regularly since then. 

Advisory Structure Creation: The governance and advisory structure established for FLVC by the 

Chancellors calls for the organization to receive advice from two members councils. The Members Council on Library Services (MCLS) was established to provide input on the suite of services that FLVC provides to the users and staff of each public college and university library in Florida. The Members Council on Distance Learning and Student Services (MCDLSS) was established to provide advice on the distance learning and academic advising services provided by FLVC. Each members council is composed 

of one presidentially appointed representative from each institution. 

FLVC worked closely with the Chancellors and their staffs to coordinate the appointment of all 

institutional representatives, and with the members to facilitate the creation of operating procedures, selection of officers, and establishment of sub‐committee structures. Both groups established Executive Committees to oversee their operations and conduct business on their behalf. These groups continue to meet regularly.   

The chart below illustrates FLVC’s governance and advisory structure. Appendix D, attached to this report, provides membership lists for FLVC’s Board of Directors and two members councils. 

Transition of all FLVC employees to UF employment required the negotiation of short‐term contracts with two legacy fiscal agents (Tallahassee Community College for CCLA and FDLC, and the University of South Florida for FCAAS). Legacy CCLA, FCAAS, and FDLC staff temporarily remained employed by these institutions to allow for a smooth, coordinated transfer to FLVC’s new fiscal agent. Legacy FCLA 

employees were already employed by the University of Florida. All FLVC employees were employed under new contracts with the University of Florida as of January 4, 2013. 

Consolidation and Closeout of Contracts and Service Agreements: FLVC’s administrative staff worked to 

identify and consolidate all contracts and service agreements held by its four legacy organizations. Staff also worked with the legacy fiscal agents—Tallahassee Community College and the University of South Florida—to close out and transfer all funds and accounts once all FLVC staff were transferred to UF employment.   

Selection of Main Office Location: After gathering stakeholder input and reviewing cost data, the 

Chancellors chose Tallahassee as the location for FLVC’s main office. The majority of FLVC staff are now located in the building previously occupied by CCLA and FDLC staff. Additional FLVC staff are located in the organization’s Gainesville and Tampa offices. 

Establishment of Initial Web Presence and Branding Elements: In spring 2012, staff from FLVC’s legacy 

organizations began development of an organizational web presence and associated branding elements 

in preparation for the organization’s official establishment on July 1. The logo selection and web site development processes were among the first collaborative efforts between staff from all four legacy 

Executive Director Recruitment: In March 2012, the two Chancellors put in place an Interim Executive 

Director, Jane Hayes, to coordinate transition efforts and provide oversight for the organization during its early months of operation. A top priority for the FLVC Board of Directors was the recruitment of a permanent Executive Director for the organization. Assisted by an executive search firm, the Board launched a nationwide recruitment effort that included two rounds of interviews. The search concluded with the selection—and approval by the Chancellors—of Donald Muccino as FLVC’s Executive Director, effective March 18, 2013. 

Delegation of Authority: To ensure efficient operations, the Chancellors delegated to the FLVC Board of 

Directors the authority for routine administrative actions necessary for the day‐to‐day operations of the organization. The Board, in turn, delegated authority for selected routine administrative, financial, and operational actions to the Executive Director. These delegations have allowed FLVC to operate with an appropriate balance of flexibility and oversight. 

Budgeting and Planning: In order to create a working budget for FLVC’s first year of existence, the 

budgets of FLVC’s four legacy organizations had to be brought into alignment. FLVC staff constructed a budget, taking into account legislative appropriations and legacy organization budgets, which was approved by the FLVC Board of Directors to guide the organization’s initial year. 

FLVC also went through an annual planning and budgeting process in preparation for its second year of existence, which included the development of an annual plan to guide organizational activities during FY 2013‐14, as well as FLVC’s Legislative Budget Request (LBR) for FY 2014‐15. Seeking a balance of input, FLVC worked with its stakeholders—including internal staff, advisory groups, the Board of Directors, and the Chancellors—to develop annual goals, objectives, and programs/projects for the organization to pursue over the course of its second year, as well as priorities for its FY 2014‐15 LBR. 

Help Desk Consolidation: During FY 2012‐13, FLVC began moving toward consolidation of the disparate 

help desk systems and processes of its legacy organizations. The initial phases of the Help Desk 

consolidation have been successfully completed, with the central Help Desk now providing first line support for customers in distance learning, student support, and the college libraries, as well as direct support to students using FLVC services. These initial phases of consolidation resulted in a 71% increase 

in call volume over the previous year. Since this consolidation is being phased in over time, however, the actual ongoing increases will be significantly higher. For example, April 2013 showed a 335% increase of Help Desk calls compared to the same month in the previous year. 

The final phase of the consolidation will bring in the university libraries and roll out a new Customer Relationship Management (CRM) system (funded by 2013‐14 legislative appropriations). An RFI for the new CRM software was developed and released in summer 2013, and staff are in the final stages of evaluating and recommending a solution. 

Implementation of Common Internal Procedures and Systems: Ensuring that all FLVC employees—

regardless of their legacy organizations—function as a cohesive unit has required the creation of 

common processes and procedures (e.g., travel, purchasing). FLVC leadership and administrative staff continue to identify and create new procedures as needed. 

Distance Learning and Student Services Activities 

During FY 2012‐13, FLVC continued to provide distance learning and student support services to public colleges and universities, and began planning for the expansion and modernization of those services to meet changing student and institutional needs. Distance learning and student services‐related activities included: 

Online Catalog Modernization: As directed by statute, FLVC developed a comprehensive plan, with 

assistance and input from college and university users, to completely rebuild the postsecondary online course and degree catalog, add more flexible search functions, and greatly streamline the data loading process for institutions. FLVC began the planning process for the rebuild and modernization of the catalog during FY 2012‐13, and was appropriated legislative funds for the implementation of the plan in the 2013 session. The modernization of the online catalog will be implemented during the 2013‐14 academic year. 

The online catalog of distance learning courses and programs has continued to grow. Course section listings increased by 4,358, approximately 14%, over the previous year, and students have been able to search for a course and then link over to the streamlined automated admissions process for transient students as appropriate. Efforts were undertaken to stabilize the current catalog environment and improve response times for the searches. 

Transient Student Admissions Application Process: Implementation of a new Transient Student 

Admissions Application process was a high priority initiative for FLVC during FY 2012‐13. The newly streamlined, automated process makes it easier for students currently enrolled at a Florida college or university to register for courses at other institutions. The statute creating FLVC directed the 

organization to coordinate implementation of the new process among Florida colleges and universities. FLVC staff worked extensively with institutional staff, conducting individual conference calls with college and university teams to answer questions and provide technical support as needed. By the end of the fiscal year, 37 of the 39 active institutions were sending and receiving student transient admissions requests, processing financial aid, and returning grades as required. The remaining two institutions are working with FLVC to complete their local implementations. A Transient Admissions Steering Committee made up of registrars, admissions officers, and financial aid directors was formed to provide technical advice and assistance to FLVC staff for implementation and ongoing operation of the system. 

College and Career Readiness Evaluation: FLVC partnered with the School District of Palm Beach County 

(SDPBC) to develop a next‐generation College and Career Readiness Evaluation (CCRE) tool. This site will provide high school students with an evaluation of their transcript to ensure that they have the 

knowledge, skills, and academic preparation required to enroll and succeed in college, enter into and 

succeed in postsecondary workforce education, or enter into and succeed in a job that offers gainful employment and career advancement. SDPBC provided grant funds for the development and marketing 

of the tool for use by their local students. Once development is completed, FLVC will determine the feasibility of providing the tool for use statewide.  

Textbook Licensing Work Group: In support of the state mandate to coordinate negotiations for 

distance learning resources, FLVC formed a work group to study the issues and opportunities for 

statewide licensing of digital content/textbooks at reduced prices. The FLVC E‐Textbook Licensing Work Group, with membership from 16 of Florida's colleges and universities, met three times, reviewed the status of projects and licensing models in other states, and identified key issues for licensing in Florida. The work group will continue to collect information about the status of existing campus agreements and pilot programs in Florida and further develop recommendations for a statewide initiative.  

Members Council Activities: The Members Council on Distance Learning and Student Services (MCDLSS) 

organized its principle activities around the development of a strategic planning concept paper for consideration by the FLVC Board of Directors. The report suggested several strategic initiatives that the Members Council believes are important to the expansion of distance learning and student services in Florida. Some of the initiatives discussed included a focus on competency‐based learning activities, the development of a common technical infrastructure, and the modernization of advising services within FLVC. The MCDLSS also added alternate representatives to its membership with a focus on increasing the involvement of student services staff members within those appointments. 

Library Services Activities 

In its initial year, FLVC focused on maintaining levels and quality of services to public college and 

university libraries, while laying the groundwork for consolidation of those services over the coming years. Library service‐related activities included: 

Common Discovery Tool: FLVC currently provides two discovery tool products (LINCCWeb for college 

libraries and Mango for university libraries). During FY 2012‐13, FLVC and its Members Council on Library Services began working toward selection of a single discovery tool to be made available to all institutions, as directed by statute. Working with the MCLS, FLVC established a Discovery Tool Selection Task Force in spring of 2013, which was charged with working with an independent consultant to 

complete a Request for Information (RFI) and make a recommendation on how FLVC libraries could move forward with a common discovery tool.  

Integrated Library System (ILS) Integration: FLVC staff spent much of FY 2012‐13 preparing for the 

consolidation of the two separate integrated library systems used by the college and university libraries (both based on Ex Libris’ Aleph software). The immediate focus was on planning for the two systems to 

be consolidated on a single server at Northwest Regional Data Center (NWRDC). That effort was 

successfully completed on August 3, 2013. Additional efforts included identifying ways to consolidate staff support and workflows across the two systems, and planning for the consolidation of supporting library software (e.g., the SFX link resolver services and the MetaLib federated search software). The Executive Committee of the Members Council on Library Services is also ready to establish a task force 

to investigate the potential for moving to a single, statewide next‐generation ILS. Initial steps will 

include an environmental scan and RFI to determine maturity of those next‐generation systems and obtain pricing information. If additional funds are required, those will be considered as part of a future Legislative Budget Request. 

Data Loading and Data Quality: Immediately prior to the creation of FLVC, the state university libraries 

consolidated their 11 separate bibliographic databases (catalogs) into a single, shared database. That consolidation resulted in a number of data loading and data quality issues, which were compounded by the larger consolidation of FCLA into FLVC. Over the past months, staff have been working to clean up the data and create a more centralized loading process. While the database still has a number of issues that will require long term attention, staff have made significant progress in automating file loads and cleaning up some of the data. 

Common Digital Platform: Just before FLVC’s establishment, the state university libraries recommended 

that Islandora—an open source digital asset management product—be developed and adopted as a common digital platform. This digital platform would manage and display the digital assets (digitized books, maps, scores, etc.) of the state universities. FLVC, with Florida State University as its partner, has been developing the Islandora software to meet the requirements identified by the state universities, and plans to make this platform available to college libraries as well. Florida State University went live 

on the Islandora software in late August with a limited release, and FLVC is now actively working to bring 

up other institutions. However, significant additional development is required before the Islandora platform will meet the needs of the majority of the state. 

E‐Resources Consolidation: The Members Council on Library Services created the Collection 

Management and E‐Resources Standing Committee to recommend e‐resources that meet the needs of the colleges and universities. That committee is currently working on identifying a common 

postsecondary core set of e‐resources for calendar year 2015 that will be closely aligned with the 

statewide General Education Core Course requirements which take effect in 2014. FLVC’s negotiation of e‐resource licenses continues to provide significant cost savings for the state’s colleges and universities. Cost savings for e‐resources licensed by FLVC for calendar year 2013 are estimated to be nearly 

$5,000,000 for the universities, $5,500,000 for the colleges, and nearly $4,000,000 for resources that support both systems. 

Florida Academic Repository: FLVC has been working with the University of Florida on the Florida 

Academic Repository (FLARE), which is a high‐density storage facility for low‐circulation materials, located in Gainesville and managed by UF on behalf of the whole state. FLVC has established the 

FLVC will work to achieve success with a large and challenging set of projects and programs, 

representing a balance of current services, legislative directives, consolidation requirements, and new initiatives. Planned activities include: 

 Further development of a common digital platform 

Other Distance Learning and Student Services Projects  

 Participation as needed in the Complete Florida Degree Program led by the University of West Florida 

 Provision of input as needed in the Department of Education’s development of a K‐20 Career and Education Planning System 

Other Hardware and Software Infrastructure Projects 

 Migration of all FLVC email and internal collaboration tools to one unified environment 

 Installation of a new Voice Over Internet Protocol (VoIP) system to enhance communication between FLVC locations and users 

FLVC continues to present a unique opportunity to serve the needs of a diverse constituency. Its 

purpose is broader than the respective missions of its predecessor organizations. During its second year 

of existence, FLVC will focus on establishment of a strong organizational foundation on which it can build new and innovative services, positioning the organization for fulfillment of its broader mission

Financial Discussion & Analysis  Fiscal Year Ended June 30, 2013 

The financial discussion and analysis provides an overview of the financial position and activities of the Florida Virtual Campus (FLVC) for the fiscal year ended June 30, 2013. 

BACKGROUND 

The Florida Virtual Campus (FLVC) is a statewide academic support organization established by Section 1006.73, Florida Statutes. FLVC was formed in July 2012 through the combination of four organizations with long histories of service to Florida’s public postsecondary institutions: the Florida Center for Library Automation (FCLA), the College Center for Library Automation (CCLA), the Florida Distance Learning Consortium (FDLC), and the Florida Center for Advising and Academic Support (FCAAS). The 

organization’s purpose is to provide statewide support services to Florida’s public universities and colleges, facilitating cross‐institutional collaboration and expanding access to rich library collections and 

to online teaching, learning, and research tools that help all students complete their educational goals and succeed in the workplace.  

FINANCIAL HIGHLIGHTS 

The 2012‐13 fiscal year was the first year of operation for FLVC. FLVC is an instrumentality of the State of Florida and is funded by state appropriations. In 2012‐13, FLVC received a recurring appropriation of 

$21.9 million, half appropriated in the Florida College System (FCS) and half in the State University System (SUS). FLVC also received a non‐recurring reversion of state funds in the amount of $534,000 from one of its predecessor organizations, Florida Center for Advising and Academic Support (FCAAS). FLVC also generated revenue through interest earnings and administrative fees for other services, resulting in total operating revenues of $22.6 million for 2012‐13. The chart below provides a graphical presentation of FLVC revenues by source for the 2012‐13 fiscal year: 

Total Revenues 

96.6%

State Reverted Funds2.4%

Interest

0.3%

State Appropriations 

In 2012‐13, FLVC established an operating budget that included the following expense categories: Personnel; Travel & Training; Hardware/Software Contracts; Facilities; Other Services; External 

Administrative Charges; E‐Resources; and Equipment Refresh. The expenditures for each category for the fiscal year ended June 30, 2013, are presented graphically in the chart below. 

Expenditures by Category  (In Thousands) 

The expenditures for 2012‐13 totaled $20.6 million, resulting in a carry forward amount of $2 million. The $2 million dollar carry forward was due in large part to a large number of vacant positions. FLVC began the fiscal year with 140 employees: 118 full‐time and 22 OPS. During the consolidation, FLVC experienced a 20% decrease in the number of staff for filled positions. This accounted for the majority of the carry forward. The other main areas in which FLVC finished the year under budget were in facilities and service maintenance contracts. The savings in facilities was a result of favorable renegotiations on the leases for the Tallahassee and Gainesville offices. In service contracts, the savings was a product of efficiencies experienced during the merger and combination of services. 

With the consolidation of the four predecessor organizations, FLVC’s beginning net position on July 1, 

2012, was $6.3 million dollars. The $2 million carry forward adjusted for depreciation provided an increase in net position of $1.6 million, for a net end of year position of $7.9 million. Factoring in the outstanding encumbrances, the designated allocations, and the legislatively required 5% minimum fund balance, FLVC has an unrestricted fund balance of $1.2 million to begin fiscal year 2013‐14. 

ECONOMIC FACTORS THAT WILL AFFECT THE FUTURE 

FLVC’s economic condition is closely tied to that of the State of Florida and to the level of appropriated funds. Since FLVC has no other significant avenue for the generation of funds, the level and scope of services will remain dependent on the funds allocated by the Florida Legislature next year. Although FLVC will complete the required steps for data center consolidation during FY 14‐15, the organization does not expect these actions to reduce operating costs significantly. Through operational efficiencies and strategic planning, FLVC should be able to maintain its present level of services with current 

funding.  

REQUESTS FOR INFORMATION 

Questions concerning information provided in the Financial Discussion and Analysis or other required supplementary information and financial statements and notes thereto, or requests for additional financial information should be addressed to Chuck Prince, Director of Administrative Services, Florida Virtual Campus, 1753 W. Paul Dirac Drive, Tallahassee, Florida 32310.  

Year-End Statistics: FY 2012-13 (July 2012 – June 2013)

* Does not include searches of library catalog, e-resources and other FLVC library search products

Total page views of all FLVC web sites during FY

87,335

Florida Virtual Campus - Annual Report B1

APPENDIX B

Year-End Statistics: FY 2012-13 (July 2012 – June 2013)

Total advising services performed by visitors

to the FLVC website during FY 2012-13:

Year-End Statistics: FY 2012-13 (July 2012 – June 2013)

Colleges

Recv’d from colleges

Recv’d from univs

Monthly Total

Recv’d from univs

Monthly Total

Transient student applications by visitors to the FLVC website

Florida Virtual Campus - Annual Report B3

Florida Virtual Campus – Annual Report C1

APPENDIX C

Florida Virtual Campus – Annual Report C2

Florida Virtual Campus – Annual Report C3

Florida Virtual Campus – Annual Report C4