Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2010 (Phần 2: Nhập số liệu)

Hướng dẫn nhập số liệu cho microsoft project 2010 (Công việc, tài nguyên). Xem các thông tin nhập nhập vào

PHẦN 2 – NHẬP SỐ LIỆU

Sau khi thiết lập mặc định như ở phần 1 đã trình bày, các bạn tiếp tục thực hiện phần 2 – nhập số liệu (công việc, tài nguyên)

I – NHẬP SỐ LIỆU CÔNG VIỆC

Để dễ hiểu cho lý thuyết và minh họa, trong phần này chúng ta sẽ thực hiện trên 1 Dữ liệu dự án cụ thể như bảng bên dưới (Dữ liệu chỉ có tính chất minh họa)

hiện (ngày)

Công tác đứng trước (Predecession)

Trong phần nhập số liệu liên quan tới công việc, bạn nên thực hiện theo trình tự

sau: Nhập tên công việc (cột Task name)  Nhập thời gian thực hiện công

việc (Duration)  Nhập mối quan hệ giữa các công việc (cột Predecessors) 1/ Nhập tên công việc và thời gian thực hiện công việc tương ứng

Nếu như bạn đã có 1 bảng dữ liệu lập sẵn như bảng trên thi bạn chỉ việc copy/paste 2 cột

Công tác, Thời gian thực hiện vào 2 cột Task name, Duration trong MP Còn không

thì bạn sẽ nhập trực tiếp từ bàn phím (Công việc này quá dễ dàng phải không? ^^)

Màn hình nhập tên công tác và thời gian thực hiện

2/ Khai báo mối liên hệ giữa các công việc

Các bạn chú ý rằng, ở đây tôi đang chọn mặc định các công việc ở chế độ Auto nhé (nếu chưa hiểu bạn xem lại ở phần 1)

Trong MP có 4 dạng liên hệ là FS, SF, SS, FF (Xem thêm thông tin trên diễn đàn để biết

4 mối liên hệ này – Chuyên đề 3 của thầy Kiều Mạnh Tú)

Có 2 cách khai báo mối liên hệ giữa các công việc

* Cách 1: Nhập trực tiếp vào cột Predecessors trong MP các thông tin liên hệ như trong cột Công tác đứng trước ở bảng dữ liệu trên Kết quả được như hình sau:

Nhập trực tiếp mối liên hệ công tác vào cột Predecessors

* Cách 2: Sử dụng Task Information

Tại sao lại sử dụng Task Information? Vì khi bạn khai báo như Cách 1 cho các công

việc có nhiều mối liên hệ thì rất khó khăn và đặc biệt rất dễ nhầm lẫn

Để khởi động Task Information bạn chỉ việc Click đúp vào tên mỗi công việc trong cột Task name, khi đó cửa sổ Task Information xuất hiện bạn chọn Predecessors, rồi chọn các công việc liên hệ với công việc đó cùng vơi loại liên hệ (Type) và thời gian trễ (lag)

Nhập mối liên hệ công tác thông qua Task Information

* Ngoài ra chúng ta có thể tạo Công việc tổng cho 1 số các công tác liên quan Công

việc tổng rất thích hợp khi chúng ta sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure)

Để tạo công việc tổng cho một nhóm các công tác bạn chỉ việc chèn 1 dòng công tác vào trước nhóm các công tác đó (Ví dụ: Công tác đất) Sau đó chọn nhóm các công tác con

của “Công tác đất” rồi bấm Indent (hoặc Alt + Shift + Phím sang phải) Để loại bỏ bạn chỉ việc bấm Outdent (hoặc Alt + Shift + Phím sang trái)

Tạo công tác tác tổng trong MP

Ngoài ra, để tạo Công tác tổng bạn cũng có thể chọn nhóm các công tác con rồi vào Task/Summary (trong tab Insert) rồi sửa lại tên thành Công tác đất

Sau khi khai báo như trên MP sẽ tính toán và vẽ ra sơ đồ Gantt, để xem toàn bộ tiến độ dự án trong Gantt Chart bạn chỉ việc chọn View/Zoom/Entire project (Áp dụng cho cả các khung nhìn khác trong MP như Resource Graph, Network diagram…)

3/ Xem dự án dưới dạng sơ đồ mạng

Sau khi nhập toàn bộ công việc, thời gian thực hiện, mối liên hệ giữa các công tác chúng

ta đã có sơ đồ ngang Gantt Trong MP còn hỗ trợ chúng ta một cách thể hiện tiến độ khác nữa là sơ đồ mạng Đây là công việc rất khó nếu vẽ bằng tay và với khối lượng công tác lớn

Để xem sơ đồ mạng bạn chỉ việc chọn khung nhìn Network Diagram, rồi chọn chế độ View để xem

Thể hiện tiến độ dự án dưới khung nhìn Network Diagram

Để tìm hiểu sâu phần này các bạn hãy chờ đón Phần Nâng cao nhé ^^

4/ Xem thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc

Trong MP mặc định các công việc là bắt đầu càng sớm càng tốt (As soon as possible), nên 2 cột Start và Finish thực chất là thời gian bắt đầu sớm và kết thúc sớm của mỗi công việc Để xem thời gian bắt đầu muộn và kết thúc muộn của mỗi công việc chúng ta

có thể chèn thêm 2 cột Late Start/ Late Finish

Để chèn thêm 2 cột trên (cũng như bất kỳ cột thông tin nào) bạn chỉ cần nhấp vào Cột Add new column, gõ Late Start hoặc Late Finish rồi bấm Best Fit (để thông tin vừa với cột)

Để đổi thông tin cột sang tiếng Việt (Ví dụ Task name = Công tác, Start = Bắt

đầu…) Bạn chỉ việc click chuột phải lên Tiêu đề cột muốn đổi tên rồi chọn Field settings rồi nhập thông tin muốn đổi sang tiếng Việt vào mục Title, và chọn cách

căn chỉnh tiêu đề cột, cũng như dữ liệu trong cột (trái, giữa, phải)

Sau khi chèn thêm 2 cột Late Start và Late Finish; đổi tên cột dữ liệu sang tiếng Việt

Để thay đổi ràng buộc cho các công việc (Không phải là As soon as possible như mặc

định) bạn Click đúp vào công việc để xuất hiện cửa sổ Task Information chọn

Advanced rồi chọn loại ràng buộc trong Constraint type và ngày ràng buộc trong Constraint date

Các loại ràng buộc cho một công tác trong MP

Có một số loại ràng buộc cho một công tác sau đây bạn cần nắm bắt và hiểu chúng để có thể vận dụng hợp lý cho một số công việc đòi hỏi ràng buộc đặc thù

As late as possible: khởi công càng muộn càng tốt

As soon as possible: khởi công càng sớm càng tốt

Finish no earlier than: kết thúc không được sơm hơn

Finish no later than: kết thúc không được muộn hơn

Must finish on: phải kết thúc vào ngày

Must start on: phải bắt đầu vào ngày

Start no earlier than: khởi công không sớm hơn

Start no later than: khởi công không muộn hơn

5/ Xem thời gian dự trữ của công việc

Trong lập quản lý tiến độ thi công Việc biết được thời gian dự trữ của mỗi công việc là rất quan trong Khi biết được những thông tin này, người làm quản lý dự án có thể điều chỉnh được thời điểm thực hiện một số công việc mà không làm ảnh hưởng tới tổng tiến

độ thi công của dự án Khi đó người làm QLDA sẽ biến dự án trở nên “mềm” hơn

MP cung cấp cho chúng ta 2 thông tin về thời gian dự trữ là Dự trữ toàn phần (Total

slack) và Dự trữ riếng phần (Free slack) Để có được 2 thông tin này bạn chỉ việc tạo

thêm cột bằng cách sử dụng Add new column như mục bên trên

Total slack và Free slack khác nhau thế nào?

- Total slack: là thời gian dự trữ toàn phần, đó là khoảng thời gian mà công việc có thể hoãn khởi công so với thời điểm bắt đầu sớm (Start) mà không ảnh hưởng tới thời gian thực hiện của toàn bộ dự án

- Free slack: là thời gian dự trữ riêng phần, đó là khoảng thời gian mà công việc có thể trì hoãn khởi công mà không ảnh hưởng đến thời điểm khởi công sớm (Start) của công việc đứng sau nó

Bạn cũng có thể xem được thông tin của mục 4,5 mà không cần thêm Add thêm

cột bằng cách: Tại khung nhìn Gantt chart chọn menu View/Table/Schedule (Quá tuyệt vời phải không???)

Xem Late Start, Late Finish, Free Slack, Total Slack

Chúng ta sẽ bàn tới ứng dụng của Total slack và Free slack khi điều hòa tiến độ trong Phần Nâng cao nhé ^^

6/ Xem công tác găng

Trong quản lý dự án, việc xác định công tác găng là công việc tiên quyết Và muốn dự

án đúng tiến độ thì chúng ta phải biết công tác nào là công tác găng, và quản lý chúng thật tốt để công việc diễn ra đúng như tiến độ đã định

Để xem các công tác găng, có 2 cách:

* Cách 1: Format/Bar styles click chọn Critical tasks

Xem đường găng dự án (cách 1)

* Cách 2: Click chuột phải vào khu vực tiến độ ngang chọn Show/Hide Bar styles/ Critical Tasks

Xem đường găng dự án (cách 2)

Khi đó bạn sẽ thấy tất cả các công tác găng sẽ biến thành màu đỏ

II – NHẬP SỐ LIỆU TÀI NGUYÊN

Sau khi có được tiến độ, chúng ta tiếp tục gán tài nguyên cho các công tác Trong MP

2010 có 3 loại tài nguyên mà chúng ta cần nắm rõ là: Nhân lực (Work), Vật liệu (Material) và chi phí (Cost)

- Nhân lực: là máy móc, con người; chi phí phụ thuộc thời gian thi công

- Vật tư: Cát đá, xi măng, bê tông, sắt thép; chi phí không phụ thuộc thời gian thi công

- Chi phí: là loại tài nguyên chỉ được liệt kê (trong Resource sheet) và phải nhập chi

phí trực tiếp khi gán cho công việc Ví dụ chi phí “Lưu trữ”

Khi quản lý được tài nguyên trong MP chúng ta có thể biết:

- Khả năng thiếu thốn tài nguyên ở các thời điểm và có kế hoạch ứng phó trước

- Nhu cầu tài nguyên cần cung cấp ở mỗi thời điểm, để có kế hoạch cung ứng và điều chỉnh phù hợp (Dùng số liệu mà MP cung cấp để ký hợp đồng nguyên tắc cung ứng với các nhà cung ứng)

- Xác định được chi phí cho từng công việc và toàn bộ dự án

- Nhu cầu về tài chính cho từng thời điểm cũng như toàn dự án để đảm bảo nguồn tài chính thực hiện dự án

1/ Khai báo nguồn lực trong Resource sheet

Chúng ta tiếp tục với ví dụ dữ liệu án như phần I

Bảng 2.1 - Dữ liệu tài nguyên sử dụng

1 Công tác chuẩn bị NC[15]

2 Khởi công

4 Thi công ép cọc NC[10] CocBTCT[160md] MayEC[1]

11 Đổ bê tông móng NC[10] BT12[20m3] MayD[2]

12 Bảo dưỡng bê tông móng NC[2]

20 Đổ bê tông dầm sàn T1 NC[10] BT12[5m3] MayD[2]

21 Bảo dưỡng bê tông dầm sàn T1 NC[2]

22 GCLD Cốt thép cột T2 NC[14] Thep[0.5Tan] MayH[1]

23 GCLD Cốp pha cột T2 NC[16] CP[24m2] MayH[1]

24 Đổ bê tông cột T2 NC[10] BT12[1.5m3] MayD[1]

25 Tháo ván khuôn cột T2 NC[16]

26 GCLD Cốp pha dầm sàn T2 NC[16] CP[60m2]

27 GCLD Cốt thép dầm sàn T2 NC[14] Thep[1Tan]

28 Đổ bê tông dầm sàn T2 NC[10] BT12[5m3] MayD[2]

29 Bảo dưỡng bê tông dầm sàn T2 NC[2]

Khai báo dữ liệu trong bảng trên vào Resource sheet

Khung nhìn Resource Sheet để khai báo thông tin các tài nguyên

Trong đó:

- Resource Name: nhập tên tài nguyên

- Type: lựa chọn đặc điểm phân loại trong 3 loại tài nguyên (work, material, cost)

- Material Label: đơn vị đo lường của vật tư, do bạn tự định nghĩa

- Initials: ký hiệu tài nguyên mà bạn muốn hiển thị

- Group: chúng ta có thể chọn các tài nguyên có cùng đặc điểm thành một nhóm Sau

này có thể lọc (filter) theo nhóm Ví dụ: Cát vàng, cát đen, xi măng vào một nhóm để lọc

ra đặt hàng với 1 nhà cung cấp (Ví dụ đặt là nhóm CX)

- Max Units: lượng tài nguyên có thể cung cấp tối đa (chỉ áp dụng cho loại tài nguyên

dạng work)

- Std Rate: chi phí sử dụng tài nguyên chuẩn Với tài nguyên dạng work sẽ chỉ chi phí

trên thời gian sử dụng (giờ công, ngày công) Với tài nguyên dạng Material thì chỉ chi phí sử dụng trên đơn vị tài nguyên (m3, tấn, m2)

- Ovt Rate: chi phsi làm việc ngoài giờ (Chỉ áp dụng cho tài nguyên dạng work)

- Cost/Use: chi phí 1 lần sử dụng tài nguyên Ví dụ khi sử dụng cần trục tháp

500.000Đ/h nhưng khi muốn sử dụng nó thì mỗi lần phải mất 10.000.000Đ để lắp dựng

- Accrue At: xác định cách mà MP tính chi phí sử dụng tài nguyên của một công việc

Có 3 cách tính là:

+ Start: MP tính chi phí sử dụng tài nguyên ngay khi bắt đầu

+ End: MP tính chi phí sử dụng tài nguyên ngay khi kết thúc

+ Prorated (mặc định): MP tính chi phí sử dụng tài nguyên tỷ lệ với khối lượng công tác hoàn thành (lựa chọn này hoàn toàn phù hợp với thực tế)

- Base calendar: là lịch dự án mà MP sẽ sử dụng để phân phối tài nguyên (Có thể khác

với lịch làm việc của dự án)

- Code: có thể sử dụng cột này để đánh dấu ký hiệu tài nguyên Rất hữu dụng khi

muốn lọc tài nguyên (filter)

Chúng ta có thể hiệu chỉnh nhanh các tài nguyên bằng Resource Information Tại khung nhìn Resource sheet chọn 1 tài nguyên rồi chọn Resource/Information (hoặc click đúp vào tài nguyên đó)

Trong tab Genaral bạn có thể lựa chọn trong Book Type: Committed (tài nguyên chính thức được sử dụng cho dự án), Proposed (tài nguyên chỉ là để xuất sử dụng, không được

MP tính toán) Nếu tài nguyên thuộc loại Work thì sẽ có thêm lựa chọn thời gian sẵn có trong Resource Availability

Hiệu chỉnh thông tin các tài nguyên bằng Resource Information

Bạn cũng có thể thêm ghi chú cho tài nguyên trong tab Notes để dễ quản lý

2/ Phân bổ tài nguyên cho công việc

Sau khi đã tạo đầy đủ danh sách tài nguyên cho dự án trong Resource Sheet chúng ta sẽ gán chúng cho các công việc trong dự án Có nhiều cách gán (phân bổ) tài nguyên cho công việc (bản chất giống nhau nhưng cách thức thực hiện khác nhau)

Khung nhìn Gantt chart sau khi đã phân bổ tài nguyên cho các công tác

* Cách 1: Phân bổ tài nguyên bằng cửa sổ Task Information

Click chuột trái vào công việc, cửa sổ Task Information bật lên chọn tab Resources rồi chọn tài nguyên cần phân bổ (Resource Name) và số lượng cần phân bổ (Units) MP sẽ

tự động tính toán ra Cost

* Cách 2: Phân bổ tài nguyên bằng cửa sổ Assign Resources

Vào menu Resource chọn Assign Resources (hoặc ấn Alt + F10) cửa sổ Assign Resources xuất hiện tương tự Cách 1 chọn tài nguyên cần phân bổ (Resource Name) và

số lượng cần phân bổ (Units) MP sẽ tự động tính toán ra Cost

* Cách 3: Phân bổ tài nguyên bằng cửa sổ Show Split

Click chuột phải vào khu vực biểu đồ Gantt chọn Show Split, sau đó click chọn công

việc, rồi chọn tài nguyên và số lượng như trên (Nếu bạn nhớ ID của từng tài nguyên thì cách làm này sẽ rất nhanh Tôi hay sử dụng cách này)

* Cách 4: Khai báo bằng cách gõ trực tiếp vào cột Resource Names theo cấu trúc sau:

Tên tài nguyên[số lượng]

Tuy nhiên cách 4 này rất ít người sử dụng!

3/ Xem xét phân bổ tài nguyên

Sau khi phân bổ tài nguyên cho mỗi công việc, chọn khung nhìn Resource Usage để

xem xét tổng quát tài nguyên đã được phân bổ vào những công tác nào (Theo dõi tài nguyên trên Resource Usage rất hữu ích nếu bạn có 1 tài nguyên đặc biệt nào đó, và muốn xem xem tài nguyên đó được được phân bổ vào công tác nào, đã làm việc hết năng suất chưa Ví dụ 1 kỹ sư chuyên xử lý sự cố công trường chẳng hạn)

Khung nhìn Resource Usage khi chưa kết hợp View

Trong khung nhìn Resource Usage, bạn vào menu View/Table rồi chọn một số cách xem thông tin tài nguyên:

- View/Table/Cost: cho biết thông tin chi phí của từng tài nguyên, và chi phí của các tài

nguyên cho từng công tác (Bạn cũng có thể nhập chi phí cho loại tài nguyện dạng Cost tại đây như trên đầu của phần II đã đề cập)

- View/Table/Summary: cho biết thông tin chi phí, giờ công của từng tài nguyên, và chi phí, giờ công của các tài nguyên cho từng công tác

- View/Table/Work: cho biết thông tin về số giờ công của từng tài nguyên, số giờ công

đã thực hiện, và số giờ công còn lại (Remaining)

Khung nhìn Resource Usage khi kết hợp với các tab trong Table của menu View

4/ Xem biểu đồ phân bổ tài nguyên

Chọn khung nhìn Resouce Graph, cuộn chuột để thay đổi các biểu đồ của từng tài

nguyên

Với mỗi biểu đồ tài nguyên bạn có thể chọn nhiều cách xem thông tin bằng cách click

chuột phải vào biểu đồ để: xem số lượng tối đa của mỗi tài nguyên (peak units), xem số công (work), xem công tích lũy (cumulative work), xem phân phối vượt khả năng (overallocation), chi phí (cost), chi phí tích lũy (cumulative cost)

Biểu đồ nhân lực xem dưới dạng công (h công)

5/ Xem chi tiết công việc được phân bổ tài nguyên

Bên trên chúng ta đã sử dụng Resource Usage để xem xét các tài nguyên được dùng vào

những công việc gì Còn ở đây chúng ta lại làm ngược lại xem các công việc đã sử dụng

những tài nguyên gì bằng cách dùng Task Usage

Trong khung nhìn Task Usage, chọn View/Table/Summary ta sẽ thấy cột chi phí cho các tài nguyên ở từng công tác Và ở đây chúng ta có thể thêm vào chi phí cho loại tài nguyên dạng Cost như đã để cập ở phần đầu của mục II (trong ví dụ là chi phí cho Thiết

bị khoan TBK ở công tác cuối cùng)

Xem chi tiết công việc được phân bổ tài nguyên