Data governance best practices for banks financial services companies

Data Governance Best Practices for Banks & Financial Services Companies Data Governance is a term used to describe all processes and management of data in a given organization, including

Data Governance Best Practices for Banks &

Financial Services Companies

Data Governance is a term used to describe all processes and management of data in a  given organization, including said data’s quality, protection and use. Financial service  companies may have a particular need for governance due to the nature of the data  held. Private information related to assets and finances should be held to an even 

higher level of care

As the image (below) highlights, data governance is one of the multiple pieces that  make up “corporate governance”

Screenshot via TU Berlin

Other asset categories that need governance may sound familiar

Physical (property, equipment)

Financial (credit, cash)

Intellectual (copyrights, patents)

Proper data governance practices can improve performance, alleviate internal issues  pertaining to data, and prevent potential data breaches. In this article, we’ll review  three crucial data governance best practices for companies in the financial service  industry

1. Understand Regulations and 

Compliance

Given the increasing frequency and severity of data breaches, there is much more  scrutiny among individuals regarding their personal details. There is also a wave of  current and future legislation created to protect users and give them control over  their data privacy. Ensuring compliance with all regulations your company falls under 

is a much needed component of data governance

While there are a number of government measures, there are three which currently  stand out

General Data Protection Regulation (GDPR)

The GDPR covers data privacy for citizens in all countries belonging to the European  Union. Even if you are not located in Europe, GDPR likely affects you. If any of your  customers, or even site visitors, are E.U. citizens — compliance is expected. If your  online properties are not in compliance, your company could be subject to stiff 

penalties. In some cases, your users may not get access

Markets in Financial Instruments Directive II (MiFID II)

MiFID II is the second iteration of another piece of legislation created for the E.U.  Again, the U.S. may not be directly under MiFID’s jurisdiction, but anyone managing  assets for U.K. and E.U. citizens will want to take notice

Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN)

Technically, FinCEN is not legislation. This organization is more of a policing 

network to enforce the laws pertaining to the finance industry. While there are a 

number of laws listed on the site, 31 U.S.C. 310 is a prominent U.S. regulation dealing  with data

2. Focus on Implementation

If data is stored, your organization has a current form of data governance. This doesn’t  mean that the current form is effective or even compliant with applicable regulations.  Thoroughly reading and understanding regulations as well as common compliance  issues will help you recognize shortcomings in your company’s existing processes. 

However, there are some “basics” that should be included in your evaluation and  implementation of updates

Whole Leadership Involvement

Much like other company initiatives, every member of the executive (or management)  team should have a working knowledge of the data governance plan. Due to proven  effectiveness, the Chief Financial Officer of many organizations is often given 

oversight of data. While there should be one champion, every leader in the 

organization should be involved at some level

Data is an Asset

As mentioned, data is a type of asset for businesses. Without viewing sensitive data in  the same context as other resources, your team may not treat it with the care needed.  Bank accounts are closely monitored, buildings are maintained, and employees are  cared for — yet data at large is poorly protected

Create a Long­Term Practice

After creating an asset mindset regarding data, it may be easier to care for over the  long­haul. Again, assets are managed and regularly scrutinized. For instance, 

portfolios are updated and employees are trained or disciplined. Data should be a  regularly and consistently regarded piece of the business

3. Regularly Monitor Key Metrics

is to monitor certain metrics. These indicators can help you determine the success of  your procedures as well as alert you to any issues. Some metrics, once improved, can  even save money and improve profitability

Here are two of the most universal metrics for financial services companies to track

Data Quality

According to the Harvard Business Review (HBR), poor data quality costs $3 trillion  per year in the U.S. alone. The simple lesson here is: improve your data quality and  improve the bottom line. While there are many underlying causes contributing to this  issue, a clear set of routines and procedures can result in dramatic improvements in  data quality

Policy Adherence

Even small businesses often have multiple individuals who need access to data. 

Having a solid set of policies for every facet of data management is crucial (as you’re  probably aware). However, many companies fail to ensure that their employees,  contractors, and users actually follow those policies. Ensuring adherence significantly  cuts the risk of error­based data loss (such as an employee leaving a company device 

in public)

Data governance is a must for today’s banks and financial services companies, thanks 

to the ever­rising frequency of data breaches and increasing regulatory oversight via  GDPR and other regulations. Understanding the regulatory landscape, implementing 

strategic policies and procedures, and monitoring key metrics to ensure compliance  will help to ensure your success

Take control of your customer data and achieve 1­to­1 personalization in real­time  across all your  communication  channels, with our CDP industry solutions.