cách trình bày tốt trong hội nghị

Sau workshop viết bài báo khoa học, em đã có 1 accepted paper, mới đây, workshop về trình bày báo cáo trong hội nghị, em có đặt câu hỏi cho thầy, lúc đó em đang băn khoăn có nên tham dự

Cách trình bày tốt trong

hội nghị

Thỉnh thoảng nhận được thư của các bạn từng theo học trong những workshop

về “kĩ năng mềm” làm tôi … ấm lòng Mấy lần trước, tôi đã chia sẻ với các bạn về những trường hợp

mà học viên ứng dụng thành công những gì tôi hướng dẫn, hôm nay xin trích một thư của một học viên thành công, và cũng nhân cơ hội này trả lời ngắn cho em ấy luôn

Email viết (trích):

Em là L, đã tham gia 2 workshop của Thầy tại Tp.HCM, những workshop của Thầy rất bổ ích và "đúng" vào thời điểm em đang cần Sau workshop viết bài báo khoa học, em đã có 1 accepted paper, mới đây, workshop về trình bày báo cáo trong hội nghị, em có đặt câu hỏi cho thầy, lúc đó em đang băn khoăn

có nên tham dự hội nghị KH & trình bày bài accepted paper của mình được không, lúc đó em cũng đang xin tài trợ kinh phí đi dự hội nghị từ NAFOSTED, bây giờ đã được chấp nhận (trong workshop em

có hỏi Thầy về các tổ chức nào có tài trợ cho sinh viên ra nước ngoài tham dự hội nghị) Chỉ có điều họ

sẽ chi trả sau khi em đi về, vé máy bay họ đã book cho em, em thấy cũng hơi rắc rối, chi phí tham dự conference, book hotel

Em viết email 1 là muốn cám ơn Thầy, hy vọng sau này có cơ hội học với Thầy vì Thầy chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm quý báu, 2 là xin hỏi Thầy kinh nghiệm để em trình bày tốt trong hội nghị, ngày mai là em bay rồi thưa Thầy, vì thời gian cấp bách, Nafosted chấp nhận cách vào đầu tuần này ( thứ 2), cuối tuần em đã bay, ít có thời gian chuẩn bị, nên em chưa thực hành tập nói gì nhiều ạ.

Em thường xuyên đọc trang web của Thầy, em nhớ câu: Làm gì thì làm, nhưng không được làm mất mặt người Việt Nam :)

Chúc Thầy sức khỏe.

Tôi thường đặt ra một mục tiêu cho mỗi workshop tôi làm là phải có outcome Outcome ở đây có lẽ nên

dịch là thành quả Học viên sau khi xong khoá học phải có thành quả, như công bố được bài báo khoa

học (đây là chỉ tiêu tham vọng nhất, nhưng tôi phải đặt ra) Trong quá khứ đã có nhiều em và đồng nghiệp làm được điều này và thế là nâng cao năng suất khoa học cho Việt Nam Có em làm được chỉ nhờ đọc những bài viết trên web chứ không có điều kiện tham dự trực tiếp trong các workshop Nói thật lòng, đó là những thành quả tôi lấy làm tự hào và là động cơ để tiếp tục làm những việc như thế này Có lần tôi nói trong workshop về trình bày là mấy em bây giờ giỏi hơn tôi mấy chục năm trước, vì các em nói tiếng Anh một cách tự tin, biết thực hành đúng bài bản những gì được hướng dẫn Đó là nhận xét chân tình, chứ không phải “ngoại giao” Đây là những người sẽ giúp Việt Nam hội nhập quốc

tế về khoa học trong tương lai

Em L hỏi cách nào để trình bày tốt Tôi chỉ có thể khuyên nhanh như thế này:

1 Tìm hiểu khán giả trong hội nghị là ai Nếu là hội nghị quốc tế thì chắc trong khán giả có người là

bậc thầy cô của mình, có người cũng như mình (tức nghiên cứu sinh), nói chung là đa dạng, thì em nên tập trung vào nghiên cứu của mình Cố tránh những slide mang tính lên lớp (vì mình chưa ở vị trí dạy thầy cô mình) hay những kiến thức kinh điển (vì sẽ làm cho người ta cười mình là trẻ con) Nên đi thẳng vào vấn đề, không nên loanh quanh làm mất thì giờ người khác

2 Xác định “money slide” Như tôi có nói trong workshop trước, mỗi bài nói chuyện trong hội nghị phải

có cái gọi là money slide, tức là slide có dữ liệu quan trọng nhất, dữ liệu định hình cái nghiên cứu của mình Đó là slide ăn tiền, slide mà khi họ về nhà vẫn còn nhớ đến mình Tất cả các slides khác phải được soạn để yểm trợ cho cái money slide

3 Khi soạn slides, nhớ đến qui ước n x n Mỗi slide (nếu text) chỉ nên có khoảng 5-6 dòng thôi, và mỗi

dòng nên giới hạn 5-6 chữ Điều chỉnh số chữ bằng cách chọn font size thích hợp Nhớ chọn font không chân! Nhớ chọn màu cho thích hợp Nếu phòng rộng thì chọn màu nền là xanh đậm và chữ trắng hay vàng; nếu phòng hẹp thì chọn màu nền là màu sáng (trắng) và chữ đậm Nếu có thể, cố gắng dùng nhiều biểu đồ và hình ảnh thay vì dùng slides bằng chữ

3 Thực hành Nên nhớ mỗi slide chỉ có 1 phút là tối đa Nếu người ta cho em 15 phút thì em nên có tối

đa là 15 slides Thực hành nói rất quan trọng Em nên làm như sau:

 Cách hay nhất là em soạn (viết ra) toàn bộ bài nói chuyện Trong bài nói chuyện, em soạn luôn câu mởi đầu, và những câu quan trọng cho từng slide

 Soạn xong, em nên học thuộc lòng (nếu được), vì tiếng Anh không phải là tiếng mẹ đẻ nên học thuộc lòng cho … chắc ăn

 Thực hành nói: em đứng trước kiếng hay gì đó và thực hành nói, xem có đúng giờ không Khi

đã ok, em mời vài đồng nghiệp vào nghe em nói và đề nghị họ theo dõi giờ, theo dõi điệu bộ xem có ok không

 Không bao giờ chủ quan! Trước ngày trình bày, em nên thức sớm và thực hành (trước khi đi ăn sáng!) Ăn sáng xong thì thực hành khó lắm Ngay trước khi trình bày em vào phòng Speaker (trong hội nghị quốc tế có những phòng dành cho speakers), xem lại slides xem có hình ảnh nào "trật đường rầy" hay những câu chữ nào cần thêm/bỏ, và thực hành một lần nữa

 Khi đã ok, em bỏ slide ra, và nghĩ đến tình huống bị cúp điện và em vẫn nói như phây! (Học thuộc lòng rồi, nên chuyện trục trặc kĩ thuật chẳng có vấn đề gì cả)

4 Tập nói Khi nói, nên nhớ câu đầu là lúc nào cũng cám ơn ban tổ chức và khen thành phố mình đến

dự một chút :-) Chẳng hạn như: Thank you, Mr chairman, for your kind introduction Thank you the organizing committee for giving me an opportunity to come to this BEAUTIFUL CITY and present my work concerning [tựa đề bài báo cáo] Vạn sự khởi đầu nan: câu mở đầu rất quan trọng Nếu câu mở

đầu trôi chảy, xác suất cao là bài nói chuyện sẽ suôn sẻ Nếu thành phố em đến có một sự cố nào đó (như Bangkok bị bão lụt chẳng hạn) em nên nói một câu chia buồn với người ta Nói được như thế em

sẽ gây cảm tình ở khán giả ngay! Nếu em tự tin khả năng tiếng Anh của mình, có thể nói một câu pha trò để khán giả thức dậy Dĩ nhiên là nếu chia buồn thì tuyệt đối không được pha trò

Khi chuyển từ slide này sang slide khác, em nên dùng nhiều kĩ thuật transition như có đề cập trong

workshop Chẳng hạn như trước khi chuyển sang slide khác, em nói "In the next slide, I will

show " hoặc "Shown in the next slide is " và tay thì đã bấm, xong câu là slide hiện lên ngay Làm

như thế bài nói chuyện của em sẽ trôi chảy, không đứt đoạn một cách buồn cười Khi thấy khán giả có

người ngủ, em nói một câu vực họ dậy, như I would like to ask you to pay attention to this figure (nói lớn và nhấn mạnh), hoặc this slide is very important, because , hoặc This result is quite

remarkable Nói bằng giọng nhấn mạnh, chậm nhưng chắc!

5 Câu hỏi Khi nói xong, em nên có một câu mời gọi người ta đặt câu hỏi Một cách nói đơn giản là: Thank you for your attention I would be happy to discuss with you about any point that is not clear

in my presentation Không trốn tránh câu hỏi Trước khi trả lời, cám ơn người đặt câu hỏi (thank you for your interesting question) Nếu câu nào khó quá thì nói sẽ bàn thêm hay hỏi trong khán giả có ai

biết thì trả lời hộ Nếu người hỏi muốn "kiếm chuyện" thì nên bình tĩnh và tỏ ra mình cao hơn họ bằng

cách nói rằng "MY VIEW is that MY VIEW may not be consistent with yours, but it is consistent with evidence" Nhấn mạnh là MY VIEW bằng cách nói chậm và lên giọng Nếu còn ngoan cố hỏi nữa, thì

em nói là chúng ta đồng ý là bất đồng ý kiến (we agree to disagree on this point, thank you)

Nên nhớ là slide cuối cùng phải có cám ơn (acknowledgements) Cần nói thêm là ở VN tôi thấy người ta

ít khi cám ơn ai, làm như tất cả dữ liệu là chỉ do họ khám phá ra! Em phải tỏ ra “văn minh” là cám ơn

đồng nghiệp và bất cứ ai giúp mình làm được cái nghiên cứu Ai đó cho tiền em đi dự hội nghị, em phải cám ơn người ta trong slide NAFOSTED cho tiền thì phải cám ơn họ một cách trịnh trọng Chẳng những trong slide mà còn phải nói rõ ràng Cám ơn ban tổ chức đã cho em cơ hội trình bày (ví dụ: I also thank the organizing committee for giving me an opportunity to present my data here in this

conference)

Đó là vài lời khuyên nhanh cho em và các bạn Hi vọng và chúc các bạn một buổi trình bày thành công

\

Kĩ năng trình bày 7:

Điệu bộ

Trong các bài trước, tôi đã mô tả cách soạn slide và cách nói trong hội thảo khoa học Tiếp nối loạt bài

về kĩ năng trình bày, bài này sẽ bàn về điệu bộ trong khi nói Tôi sẽ lấy vài hình ra minh họa cho câu

chuyện thêm phần … hấp dẫn

Tôi được tiếp cận về vấn đề "điệu bộ" khi còn ở bên Mĩ Thời đó, trường gửi tôi (và vài giáo sư khác) đi học một khóa học về kĩ năng trả lời phỏng vấn báo chí, và kĩ năng trình bày Vào lớp học, tôi thầm khâm phục người Mĩ về những bài bản trong một chuyện mà lúc đó tôi nghĩ là “chuyện nhỏ”, hay

“chuyện hình thức” Nhưng với người phương Tây nói chung, họ không xem đó là chuyện nhỏ Ngay cả Tổng thống Mĩ cũng phải học cách trả lời báo chí Các chuyên gia truyền thông thậm chí còn dạy cho các tổng thống và bộ trưởng điệu bộ (tức là body language) trong khi tiếp xúc với đám đông Còn nhớ trước khi Tổng thống Obama đọc diễn văn nhậm chức, người ta tung lên youtube một video clip mà trong đó ông được một chuyên gia chỉ dẫn về cách đi, dáng đứng, cách nói, v.v rất chi tiết Tổng thống mà còn phải đi học như thế, thì chúng ta chắc phải học nhiều hơn nữa Trong bài này tôi sẽ bàn

về những gì tôi học được và đọc được trong sách

Trong các hội nghị khoa học mà tôi kinh qua, tôi thấy người Á châu chúng ta có nhiều vấn đề nhất So với các nhà khoa học Âu châu (mà tiếng Anh không là tiếng mẹ đẻ) thì các nhà khoa học Á châu có nhiều vấn đề cách nói Người Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật, (chưa thấy người Việt) thường bị vấn đề giọng nói, cách phát âm chưa chuẩn, làm cho khán giả cảm thấy khó nghe Đến khi chất vấn thì lại càng có nhiều vấn đề hơn, vì chất vấn đòi hỏi khả năng ứng khẩu trực tiếp, mà nếu khả năng tiếng Anh chưa tốt thì họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn là chuyện có thể hiểu được Có khi họ nói quá nhỏ (nhất là nữ) nên làm cho khán giả cũng … chán Do vậy, cần phải học từ những khiếm khuyết đó để bài nói chuyện của các bạn tốt hơn Bài này sẽ bàn qua cách dùng các công cụ trong phòng họp và phong cách

/ dáng điệu trong khi trình bày.

Dùng laser pointer

Nói chuyện về khoa học là phải có biểu đồ, bảng số liệu, hình ảnh Tất cả những dữ liệu đó rất khó hiểu đối với người không cùng chuyên môn Ngay cả người cùng chuyên môn cũng khó theo dõi “câu chuyện” của diễn giả Do đó, diễn giả phải chỉ những dữ liệu mình đang nói để người nghe/xem có thể theo dõi Nên dùng laser pointer Trước khi nói chuyện, phải có trong tay cái laser pointer và tập sử dụng nó Nhìn xem nút bấm màu đỏ ở đâu, nút fwd và bwd ở chỗ nào, và thực hành cho thành thạo Kĩ thuật dùng laser pointer cũng cần phải chỉ ra ở đây

Thứ nhất là chỉ vào một chỗ nào đó mình nói và thời gian phải từ 5 giây trở lên Có người chỉ vào 1 giây rồi biến mất làm cho người xem khó theo dõi Có khi phải khoanh tròn những hình ảnh mình đang bàn để nhấn mạnh một điểm nào đó

Thứ hai là cầm laser pointer cho chặt Tôi đã chứng kiến nhiều nghiên cứu sinh cầm laser pointer chạy lên xuống như là tay run Thật ra, một số người rất run khi xuất hiện trước đám đông và sự hồi hộp đó được biểu hiện qua tay bị run, và laser pointer “chạy” linh tinh, rất buồn cười Có người lại hăng hái nhảy múa quá và quên mình đang cầm laser pointer nên điểm màu đỏ của pointer lúc thì dưới đất, lúc thì trên trần nhà, trông rất buồn cười Nên tránh những tình huống này

Nói lớn

Trong hội trường lớn, nói nhỏ (dù có microphone) rất khó nghe Do đó, cần phải nói lớn như mình

giảng bài Đừng thẹn thùng! Tôi từng nói với nghiên cứu sinh nữ gốc Việt Nam là con có thể là thục nữ

ở nhà, nhưng đã đứng lên chỗ này thì con phải là professional, dẹp đi cái tính thục nữ, phải sòng phẳng và tỏ ra ngang hàng với bọn nam giới phương Tây bằng cách nói dõng dạc (Dĩ nhiên là đừng tỏ

ra hung dữ quá, vì rất dễ dẫn đến phản tác dụng :-)) Tiếng nói lớn tạo cho mình một sự tự tin, nhất là trong hội trường lớn Cách để biết mình nói có đủ nghe hay không là nhìn xuống những hàng ghế phía dưới hội trường xem có ai tỏ ra khó nghe hay không; nếu có, thì phải điều chỉnh âm lượng ngay

Tuyệt đối tránh những kiểu lầm bầm (tức mumbling) và tránh những uh, oh, you know Những chữ đó

chẳng giúp gì trong bài nói chuyện của mình, mà chỉ cho người ta thấy mình đang lúng túng hay nghèo nàn ngữ vựng

Im lặng

Đôi khi sự im lặng cũng có hiệu quả rất tốt Giới tâm lí học cho rằng trong một bài nói chuyện, nếu

diễn giả tạm ngưng 1 hay vài giây có khi là một “bí quyết” ít sử dụng như có khi gây tác dụng rất tốt Một vài giây im lặng có thể nói lên hàng ngàn lời Một giáo sư kể rằng khi ông vào phòng của giáo sư tâm thần (sếp của ông), ông sếp thường mời ông ngồi xuống, và chỉ nhìn ông trong im lặng Cái không

khí này buộc người khách phải nói một điều gì đó, và phải nói sớm Ông kể lại, “thật vậy, tôi nói hết những dự tính, quan tâm, bí mật của mình cho ông ấy; ông chẳng nói gì mà chính tôi lại là người tiết lộ!” Tương tự, trong một bài nói chuyện trong hội nghị khoa học, một khoảng trống im lặng trong một

loạt câu chữ và dữ liệu tạo ra một sự bất tiện, bất an, một bầu không khí kì vọng cái gì đó, và làm cho mọi người phải chú ý Một khoảnh khắc im lặng còn tạo cơ hội cho câu nói sau cùng của diễn giả sâu lắng vào lòng khán giả, để khán giả có thì giờ “tiêu hóa” thông tin

Ví dụ: Nói một câu mạnh: “Alcohol addiction is a major social problem in our

community [ngưng]” Nói câu hai nhấn mạnh câu trước: “Each year more than 100 alcohol-related fatalities occur on the roads in this city alone [ngưng]”.

Hình trên đây cho thấy diễn giả đang nói một câu cuối cùng trong đoạn văn, và mắt nhìn vào khán giả Sau đó ông ngưng nói 2 giây

Tiếp xúc bằng mắt

Nói bằng mắt là một phần quan trọng trong cách nói Thật vậy, đôi khi chỉ cần một cái nhìn cũng đủ nói lên một câu chuyện hay một ý tưởng Cố gằng thực tập nói câu văn đầu tiên cho thật trôi chảy (nói cho rõ từng chữ), sau đó nhìn xuống khán giả và tìm ai đó để nhìn vào như là mình đang nói chuyện với họ Nhìn vào khán giả có hiệu quả là mình đang nói chuyện với họ, chứ không phải nói chuyện với slide Điều này có nghĩa là tránh nhìn vào slide quá nhiều Chỉ nhìn vào slide 1 hay 3 giây để lĩnh hội vấn đề, sau đó quay lại nhìn khán giả để nói

Cần phải tránh phong cách như minh họa trong hình này Hình cho thấy diễn giả nhìn vào … giày của mình hay gì đó, chứ không nói với khán giả Đó là một thái độ xem thường khán giả

Hình trên đây cũng là một phong cách không tốt Hình này cho thấy diễn giả có thái độ bất bình thường (tay đưa lên đầu chẳng biết làm gì) và tạo ra ấn tượng xa rời khán giả Khán giả sẽ khó theo dõi diễn giả và có thể bỏ cuộc

Tiếp xúc bằng mắt không nên chỉ nhìm chằm chằm vào một ai, mà phải nhìn chung quanh khán phòng Phải tỏ ra mình quan tâm đến người nghe Nói đến đây tôi chợt nhớ đến câu chuyện cụ Hồ khi đọc

diễn văn năm 1945, ông hỏi đồng bào có nghe tôi nói rõ không, đó chính là một hình thức mình quan

tâm đến người nghe rất chính trị Nhà khoa học cũng thế, cũng phải nhìn quanh và nói chuyện với khán giả Nói bằng ánh mắt Nên nhớ đối tượng của diễn giả là khán giả chứ không phải những slide Mình phải tỏ ra ấm áp với khán giả, chứ không phải nói cho xong việc

Ngôn ngữ cơ thể (body language)

Khi đã đứng trên bục giảng, chúng ta là một diễn viên Diễn viên không chỉ sử dụng giọng nói hay tiếp xúc mắt, mà còn qua điệu bộ Tiếng nói, giao tiếp bằng mắt, và điệu bộ là một cách 9e63 nói rằng chúng ta hiện hữu, để nhấn mạnh đền sự có mặt của chúng ta Thử nhìn qua những điệu bộ sau đây:

Đây là điệu bộ của một người đang kể một câu chuyện Anh ta nghiêm chỉnh và tỏ ra hứng thú Chúng

ta cần học hỏi phong cách đó Mình phải tỏ ra hào hứng với nghiên cứu của mình (vì đó là đứa con tinh thần)!

Phong cách này được gọi là slouching Tức là hạ thấp người trước bục giảng, chăm chú nhìn vào khán

giả Phong cách này chỉ thích hợp cho giới chính trị và thương mại hay tôn giáo, nhưng không thích hợp

cho khoa học Tránh phong cách slouching!

Không bao giờ tỏ ra bất động Đứng một chỗ và không thay đổi vị trí trong suốt buổi nói chuyện là

điều nên tránh, vì nó rất … chán Diễn giả phải đi lòng vòng, hay nếu đứng trên bục giảng thì nên chuyển sang vài vị trí trong khuôn khổ cho phép để cho khán giả biết mình động chứ không phải tĩnh Hình trên cho thấy diễn giả bước ra khỏi bục giảng và đó là một cách để nói về sự hiện hữu của mình lớn hơn Cần nói thêm là không nên tỏ ra như diễn viên hài, tức là không nhảy nhót, lăn bò như ca

sĩ (có nhà khoa học từng làm như thế), tạm gọi là "phong cách Đàm Vĩnh Hưng" Phong cách Đàm Vĩnh Hưng chỉ thích hợp khi mình nói chuyện với công chúng, còn với nhà khoa học với nhau thì không nên làm thế

Không nên đứng trước slide mình đang trình bày như hình trên đây Đứng trước hình như thế làm cho khán giả không nhìn được những chi tiết mà diễn giả muốn trình bày, và tạo sự khó chịu cho khán giả

Đây là một phong cách cũng cần phải tránh Trong hình này, diễn giả đang nói chuyện với … hình của ông Ông quên rằng ông phải nói chuyện với khán giả!

Nói với khán giả, chứ không phải nói trước khán giả! Phong cách như minh họa trong hình trên

đây có tên là phong cách voila, rất cần thiết trong khoa học Trong hình, diễn giả đang đưa tay mời gọi

khán giả, nhấn mạnh đến một dữ liệu nào đó, và đưa hai tay như trên là một cách nói diễn giả chẳng

có gì để dấu diếm Đó là phong cách khoa học: không dấu diếm!

Trong vài hội nghị khoa học, ban tổ chức có những “cây gậy” lớn cho diễn giả chỉ vào những dữ liệu một cách cụ thể Hình trên đây cho thấy diễn giả dùng cây gậy đó, nhưng lại đứng quay lưng về phía khán giả, và đó là một “đại kị” Đây là phong cách quay lưng cần phải tránh

Thay vì quay lưng về phía khán giả, diễn giả có thể đứng trên hình minh họa trên đây Một tay cầm gậy chỉ vào dữ liệu hấp dẫn, một tay kia thì đưa tay nhấn mạnh Đây là phong cách cần học

Không bao giờ để tay trong túi quần Cách đây không lâu, đọc tin tức trên mạng tôi thấy một quan

chức văn hóa ở Huế nói chuyện trong một hội nghị nào đó mà tay ông để trong túi quần Đây là điều đại kị và nhất định phải tránh Nói chuyện trong khi tay trong tùi quần gây một ấn tượng cực

kì sloppy (tôi chưa biết dịch sang tiếng Việt là gì) và xem thường khán giả Phong cách này còn thể

hiện một sự bất an và căng thẳng

Thay vì bỏ tay vào túi quần, diễn giả cần phải dùng tay để nhấn mạnh một điểm nào đó trong khi trình

bày Tay rất hiệu quả bổ sung cho ngôn ngữ nói Thử xem qua động tác voila, tay đưa ra như là một

lời mời để khán giả có thể xem xét thông tin; dơ tay lên cao để nhấn mạnh một điểm hay một chữ nào

đó Những động tác như thế rất dễ gây thiện cảm và thu hút sự chú ý của người nghe

Nên nhớ rằng khi trình bày trên bục giảng, diễn gia là một diễn viên sân khấu Chúng ta cần học phong