BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 2 – EG41 Đề bài Vấn đề là gì? Nêu quy trình và cách thức giải quyết vấn đề (Lấy 1 ví dụ minh hoạ để làm rõ quy trình trên) Trả lời A MỞ ĐẦU Chúng ta đều.
Trang 1BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 2 – EG41
Đề bài : Vấn đề là gì? Nêu quy trình và cách thức giải quyết vấn đề (Lấy 1 ví dụ
minh hoạ để làm rõ quy trình trên)
Trả lời :
Chúng ta đều biết rằng vấn đề là những thử thách, những tình huống xảy ra hàng ngày, hàng giờ trong công việc và cuộc sống, chúng phát sinh bất ngờ và không tuân thủ theo quy tắc nào, nên dù bạn có kiến thức rộng, bạn vẫn có thể lúng túng trước những điều bất ngờ đó nếu bạn không rèn luyện kĩ năng Người thành công chính là người có năng lực nhìn nhận ra các vấn đề và hóa giải, giải quyết chúng Việc nhìn nhận ra vấn đề và tiến hành giải quyết chúng giống như tháo nút thắt vậy, cần phải biết nút thắt ở đâu và trình tự tháo nút, nếu không vấn đề càng thêm rối
và khó giải quyết Để tìm hiểu rõ hơn, ta cùng nghiên cứu chuyên đề : “Vấn đề là gì? Nêu quy trình và cách thức giải quyết vấn đề(Lấy 1 ví dụ minh hoạ để làm rõ quy trình trên).”
B NỘI DUNG
I VẤN ĐỀ LÀ GÌ ?
1 Khái niệm vấn đề
Theo Từ điển tiếng Việt (1998), “vấn đề cần giải quyết là một việc gì đó chưa rõ ràng, hoặc là một khó khăn cần phải được xác định rõ và là một vấn đề khó hiểu, khó hoàn thành hoặc khó giải quyết”
Ở nghĩa hẹp hơn, “vấn đề như là việc xác định những hành động cần phải thực hiện để hoàn thành một mục tiêu”
Trang 2Vấn đề phát sinh khi có sự sai lệch, khác biệt giữa những gì chúng ta mong đợi và những gì đang xảy ra trong thực tế Điều quan trọng nhất của các nhà quản lý không phải
là tìm cách lảng tránh vấn đề hay không chấp nhận nó mà là biết cách đối mặt với vấn đề, hình thành và phát triển các kỹ năng để tìm kiếm, phát hiện ra các vấn đề và giải quyết vấn đề Phát hiện ra vấn đề và xác định đúng vấn đề mà bản thân mỗi cá nhân và tổ chức cần giải quyết là yếu tố then chốt quyết định gần một nửa sự thành công trong hoạt động của con người
2 Các loại vấn đề
Các vấn đề xuất hiện và tồn tại trong xã hội và tự nhiên rất đa dạng và phức tạp
- Thông thường vấn đề được chia thành 2 loại:
+ Vấn đề sai lệch: xuất hiện trong trường hợp một cá nhân hay tập thể gặp phải khó khăn cần được tháo gỡ do sự biểu hiện không bình thường
Ví dụ:
* Phòng, ban có tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên cao gấp đôi
* Hệ thống dây chuyền bị hư hỏng và không hoạt động
* Đơn hàng bị trễ do công ty mất điện dài ngày
+ Vấn đề hoàn thiện: là việc cần cải thiện để đạt được một mục tiêu đo lường được
Ví dụ:
* Cần phải giảm cân nặng cho cơ thể
* Giảm thiểu tỉ lệ sản phẩm lỗi
* Nâng cao tỉ lệ nhân viên có trình độ đại học
- Ngoài ra có quan điểm khác chia vấn đề thành 3 loại:
+ Vấn đề trước mắt: Là những vấn đề xuất hiện trong trường hợp một cá nhân đang gặp phải khó khăn cần được tháo gỡ
+ Vấn đề dự báo: Là những khó khăn dự kiến sẽ phát sinh nếu tình hình như hiện tại tiếp tục diễn ra
+ Vấn đề suy diễn: Là giả định và có thể sẽ xảy ra nếu tình hình hiện tại thay đổi Trong trường hợp này, quy trình giải quyết vấn đề sẽ được gọi là phát hiện vấn đề
Trang 3II QUY TRÌNH VÀ CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Đối với những vấn đề đơn giản chúng ta thường có giải pháp ngay lập tức, tuy nhiên, đối với những vấn đề phức tạp chúng ta cần dành nhiều thời gian hơn để suy xét và phân tích Quy trình giải quyết vấn đề thực chất là xác định trật tự các hoạt động, các bước kế tiếp nhau từ khi phát hiện ra vấn đề đến khi giải quyết được vấn đề đó
Do cách tiếp cận khác nhau trong giải quyết vấn đề mà có nhiều loại quy trình giải quyết vấn đề được đưa ra bởi nhiều tác giả khác nhau: Giải quyết vấn đề theo 4 bước hoặc giải quyết vấn đề theo 6 bước Mặc dù có nhiều loại quy trình giải quyết vấn đề như đã trình bày, nhưng các quy trình giải quyết vấn đề đó đều bao gồm những nội dung cơ bản
từ nhận diện đúng vấn đề đến nhận biết nguyên nhân, tìm cách giải quyết, lựa chọn cách giải quyết và thực hiện nó Vì vậy có thể khái quát hóa các nội dung cơ bản của quy trình giải quyết vấn đề thông qua hoạt động cơ bản sau:
1 Bước 1 Phát hiện vấn đề cần giải quyết
Đây là bước rất quan trọng, quyết định tới tất cả các bước còn lại Mỗi vấn đề đều được biểu hiện bằng khoảng cách giữa mong muốn và hiện thực và việc giải quyết vấn đề,
về bản chất, chính là việc chúng ta đưa ra và thực hiện các giải pháp để lấp đầy khoảng cách đó
Trước khi đề ra các giải pháp để giải quyết vấn đề, cần nhận diện kỹ vấn đề để tìm cách giải quyết cho phù hợp Nhiều vấn đề giống như tảng băng trôi, cái nhìn thấy chỉ là phần nổi, còn phần chìm lớn hơn nhiều có thể mang đến những tác động tiêu cực
Có nhiều phương pháp khác nhau để nhận diện vấn đề và xác định mức độ ưu tiên cho các vấn đề cần giải quyết Sau đây là một số phương pháp chủ yếu được sử dụng trong hoạt động quản lý:
- Phương pháp 5W( What – Where – When – Who – Why )
- Phương pháp động não
- Phương pháp 6 chiếc mũ tư duy
- Phương pháp SWOT
Trang 4- Phương pháp bản đồ tư duy
- Phương pháp cây vấn đề
Sau khi xác định được vấn đề, cần phân loại vấn đề nhằm xác định thứ tự ưu tiên của vấn đề đó trong các vấn đề mà tổ chức đang gặp phải Việc xác định mức độ ưu tiên của vấn đề cần giải quyết đối với nhà quản lý được thực hiện theo thứ tự:
+ Vấn đề có liên quan tới sự tồn tại của tổ chức;
+ Vấn đề đòi hỏi sự khẩn cấp về thời gian;
+ Vấn đề có thể tạo nên sự bất ổn trong tổ chức;
+ Vấn đề mà kết quả của việc giải quyết sẽ làm tiền đề cho việc giải quyết các vấn
đề khác
2 Bước 2 Xác định nguyên nhân của vấn đề
Sau khi đã lựa chọn được vấn đề cần ưu tiên giải quyết, việc giải quyết vấn đề bắt đầu bằng việc nhận diện vấn đề và xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề đó
- Xác định chính xác nguyên nhân vấn đề cần giải quyết giữ vai trò quan trọng trong giải quyết vấn đề đó Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân của vấn đề không chuẩn xác sẽ làm cho việc giải quyết vấn đề không đi đúng hướng Xác định đúng vấn đề là yếu tố căn bản để có giải pháp giải quyết hợp lý, hữu hiệu
- Để có thể đánh giá đúng các vấn đề và chỉ đúng những nguyên nhân làm phát sinh vấn đề cần phải có một hệ thống thông tin về vấn đề Các thông tin cần đảm bảo: thông tin phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và phù hợp
- Có thể sử dụng phương pháp động não, phương pháp sơ đồ tư duy hay phương pháp biểu đồ xương cá để để phân tích nguyên nhân, phân loại nguyên nhân (nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ)
3 Bước 3: Xây dựng các phương án giải quyết
Sau khi nguyên nhân của vấn đề đã được xác định, cần phải xây dựng các phương
án có thể có để giải quyết vấn đề đó
Trang 5- Một nguyên nhân dẫn tới vấn đề có thể giải quyết được bằng nhiều cách khác nhau Có rất nhiều phương án ra quyết định khác nhau Lựa chọn phương án nào tùy thuộc vào tính chất của vấn đề cần ra quyết định, thời gian mà nhà quản lý có được để cân nhắc, suy nghĩ, những nguồn lực có thể được huy động và cả năng lực tư duy của người ra quyết định
- Quá trình xây dựng các phương án để giải quyết vấn đề phải được bắt đầu bằng việc thu thập các thông tin
- Có thể sử dụng phương pháp động não để đề ra tất các các giải pháp
- Phân nhóm các giải pháp (chính sách, nhân lực, tài chính, …)
- Sử dụng Sơ đồ tư duy để tóm tắt các giải pháp
4 Bước 4: Lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết vấn đề
Trong hệ thống các phương án được đưa ra để giải quyết một nguyên nhân nào đó của vấn đề, có những phương án tốt hơn những phương án khác Chính vì vậy, cần lựa chọn phương án tối ưu khi giải quyết vấn đề
Cần đánh giá ưu nhược điểm của từng phương án
Để đánh giá đúng các phương án đã xây dựng và lựa chọn đúng phương án tối
ưu nhất đối với tổ chức tại thời điểm ra quyết định cần xây dựng một hệ thống tiêu chí đánh giá các phương án cụ thể
Phương án được coi là tối ưu chính là phương án thỏa mãn được nhiều nhất các tiêu chí được đặt ra Tổng quan nhất có thể có các tiêu chí sau đây:
- Lợi ích: Liệu giải pháp này sẽ hiệu quả như thế nào, mức độ mong muốn thay đổi khi thực hiện giải pháp Liệu vấn đề được cải thiện tới mức nào khi thực hiện giải pháp này
- Nguồn lực: nguồn lực khi thực hiện giải pháp cao hay thấp Các nguồn lực này bao gồm: Kinh phí, nhân lực…
- Thời gian: thời gian thực thi giải pháp sẽ nhanh hay chậm, cần bao lâu
Trang 6thời gian để thực hiện giải pháp, những tác nhân nào có thể gây trì hoãn.
- Tính khả thi: Phương án này có dễ thực hiện không, liệu có các rào cản nào có thể ngăn trở khi thực hiện phương án hay không?
- Rủi ro: xem xét những rủi ro liên quan đến kết quả mong đợi, những rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại được đo lường như thế nào?
- Khía cạnh đạo đức khi thực thi, liệu có vấn đề về luật pháp hay vấn đề đạo đức cần xem xét không?
Tùy vào cơ cấu, nguồn lực của tổ chức và mức độ đặc trưng của từng vấn đề mà chúng ta cho trọng số nhất định đối với từng tiêu chí
Sau khi đã tổng hợp được các đánh giá trên các phương diện đó, ta cần tổng hợp vào bảng để có sự so sánh, đối chiếu các phương án Người ta gọi đây là bảng ma trận ra quyết định Ở công đoạn này, bạn cần quy đổi sự đánh giá ra những con số cụ thể, trên phương diện cụ thể để dễ dàng phối hợp
Tỉ lệ (%)
Phương án Tiêu chí 1 Tiêu chí 2 Tiêu chí 3 Tổng cộng Phương án A
Phương án B
Phương án C
Phương án D
5 Bước 5 : Thực hiện giải pháp
Cần phải xác định lộ trình thực hiện các giải pháp tối ưu đã lựa chọn, bao gồm :
- Xác định hoạt động bắt đầu
- Xác định các hoạt động tiếp theo
- Xác định hoạt động kết thúc
- Và đặc biệt phải xác định hoạt động ưu tiên
6 Bước 6 : Đánh giá kết quả
Mỗi một hoạt động khi thực hiện đều cần phải đánh giá kết quả để điều chỉnh hoạt động khi cần thiết
Trang 7- Cần đánh giá từng mặt của từng hoạt động
- Và cũng cần đánh giá toàn diện quá trình giải quyết vấn đề để thấy :
+ Có thực hiện đúng kế hoạch?
+ Có đáp ứng các tiêu chí của giải pháp?
+ Có đạt được mục tiêu?
- Rút ra bài học cho các vấn đề khi gặp phải Nếu những vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thực hiện lại quy trình nếu cần thiết
III VÍ DỤ MINH HỌA QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Tình huống đặt ra như sau :
X là nhân viên mới được tuyển vào công ty kinh doanh có tiếng, X đã có 2 năm kinh nghiệm về lĩnh vực cô được tuyển dụng Khi vào làm, phòng của X có 5 nhân viên
cũ khác, X là người sống nội tâm, khá khép kín, ít giao tiếp với đồng nghiệp Ban đầu, X chỉ được lãnh đạo giao cho các công việc vặt trong phòng như: pha trà, phô tô tài liệu, dọn dẹp văn phòng, chuyển tài liệu hoặc đồ sang phòng ban khác thỉnh thoảng mới được giao 1 công việc liên quan đến chuyên môn nhưng không mấy quan trọng, 2 tháng trôi qua công việc vẫn vậy, X thấy nhàm chán, còn nhân viên cũ thì tỵ nạnh với X vì cho rằng công việc của cô nhàn mà lương lại gần bằng của họ nên họ thường bàn tán rằng không biết có phải X là con ông cháu cha hay không, còn lãnh đạo thì lo sợ X là do công
ty đối thủ cài vào nên cần thêm thời gian thử thách cô và không giao cho cô các tài liệu quan trọng của công ty Vậy X phải giải quyết vấn đề này như thế nào?
1 Xác định vấn đề của X:
Nhàm chán vì không được làm công việc liên quan đến chuyên môn
Sai lệch ở đây bao gồm :
- Lãnh đạo không giao các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến chuyên môn cho X
- X khép kín và ít tiếp xúc với mọi người
- Nhân viên cũ không hòa đồng, tỵ nạnh với X
2 Nguyên nhân của vấn đề :
Trang 8- Do lãnh đạo và đồng nghiệp chưa tin tưởng vào X
- Do X chưa thể hiện được năng lực của mình
- X ít giao tiếp với mọi người trong cơ quan
3 Xây dựng phương án giải quyết :
- Phương án 1 : X tiếp tục làm các công việc như hiện tại, chờ thêm thời gian thử thách của lãnh đạo
- Phương án 2: X làm các công việc hiện tại bình thường, có thời gian rảnh thì nói chuyện và hỏi đồng nghiệp trong phòng xem có ai cần mình san sẻ giúp công việc thì sẽ giúp họ
- Phương án 3 : Không làm theo phân công của lãnh đạo, nêu rõ quan điểm là vị trí ứng tuyển vào không phải làm những công việc như vậy
- Phương án 4 : Nhờ với đồng nghiệp cùng phòng chỉ dẫn trong công việc của công
ty, cùng đề xuất với sếp để san sẻ công việc chuyên môn
- Phương án 5 : Khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho mình cơ hội với công việc tuyển dụng Vạch rõ mục tiêu và thời gian hoàn thành công việc
- Phương án 6: Xin chuyển sang phòng ban khác
- Phương án 7 : Xin nghỉ việc, tìm công ty khác
- Phương án 8 : Tổng hợp một số các phương án trên
4 Xác định phương án tối ưu :
Lựa chọn phương án 8 là phương án tối ưu, vì các phương án trên đều có ưu
và nhược điểm, kết hợp một vài phương án lại có thể tăng ưu điểm và hạn chế khuyết điểm
5 Thực hiện phương án tối ưu :
- Khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho mình cơ hội với công việc tuyển dụng Vạch rõ mục tiêu và thời gian hoàn thành công việc
- Cởi mở nói chuyện, hỏi han, hòa đồng với đồng nghiệp trong phòng ,xem có ai cần hỗ trợ gì thì giúp họ
- Nhờ đồng nghiệp chỉ dẫn cho những công việc thường gặp và cụ thể của công ty
6 Đánh giá kết quả:
- Kết quả từ việc khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho mình thử sức mới công việc
Trang 9- Kết quả từ việc cởi mở giao tiếp với đồng nghiệp và nhờ đồng nghiệp tham mưu trong công việc
C KẾT LUẬN
Vấn đề là những tình huống phát sinh hàng ngày trong cuộc sống và công việc Vấn đề đôi khi rất đơn giản nhưng cũng có những vấn đề rất phức tạp, cần sự đoàn kết của nhiều người để giải quyết Khi gặp vấn đề, chúng ta hãy chủ động tìm hiểu nó và giải quyết nó Muốn giải quyết một vấn đề, chúng ta hãy tuân thủ các bước đã hướng dẫn trên đây để việc giải quyết vấn đề được triệt để, không nên trốn tránh nó để nó ngày càng trở lên phức tạp và khó tháo gỡ Giống Niels Bohr đã nói : “Mọi sự khó khăn sâu sắc đều mang sẵn trong mình giải pháp Nó buộc chúng ta phải thay đổi suy nghĩ để tìm ra.”