CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬTích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán đấu giá trên mạng Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà
Trang 1MUA SẮM ĐIỆN TỬ
(E-Procurement )
Nguyễn Duy Long, Th.S.
& Luu Truong Van, Th.S.
05/2004
Trang 2CÁC VẤN ĐỀ TRÌNH BÀY
Các thành phần của mua sắm điện tử
Các lợi ích của mua sắm điện tử
Trang 3CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán đấu giá trên mạng
Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà
cung cấp đã được chấp thuận.
Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản lý nhà cung cấp “tự phục vụ” (self-service)
Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử:
1 QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT)
2 MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ (BID/QUOTE & AUCTION)
3 CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS)
Trang 4Tích hợp, hệ thống thầu, định giá và bán đấu giá trên mạng
Hệ thống Catalogue điện tử và đồ họa trên mạng với giá cả thương lượng hiện thời và các nhà cung cấp đã được chấp thuận.
Tích hợp, dựa trên Internet, hệ thống quản
lý nhà cung cấp “tự phụcvụ” (self-service)
Các Yêu Cần Chức Năng Của Mua Sắm Điện Tử
1 QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (VENDOR MANAGEMENT)
2 MỜI THẦU, ĐỊNH GIÁ & BÁN ĐẤU GIÁ
(BID/QUOTE & AUCTION)
3 CATALOGUE ĐIỆN TỬ (E-CATALOGS)
THỊ TRƯỜNG
KỸ THUẬT
SỐ
Khi một hay nhiều tổ chức cùng nhau đến
để thực hiện giao dịch tức thời (real-time transactions)
CÁC THÀNH PHẦN CỦA MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Trang 5QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TRÊN MẠNG
Đăng ký trực tuyến để giao thương với các tổ chức cần mua sắm bao gồm cả qui trình đáp ứng khả năng của nhà cung cấp thông qua web
Đăng ký trực tuyến để nhận các mời thầu và chào giá canh tranh phù hợp cho các hàng hóa
mà không cần bất cứ nổ lực nào từ bộ phận đấu thầu
Nhận các thông báo mời thầu/chào giá tự động và nhanh chóng thông qua thư điện tử, fax hoặc web mà không cần bất cứ thao tác nào của nhân viện đấu thầu
Xem xét và nộp thầu hoặc chào giá trực tuyến mà vẫn thỏa mãn các qui định kinh doanh
của bên mời thầu
Đối thoại trực tuyến với các đại diện bên mời thầu về các vấn đề mua sắm khác nhau
Internet làm thay đổi cách các chuyên viên mua sắm giao dịch với nhà cung cấp Nhờ Internet, bạn có thể thu hút những nhà cung cấp mới và tạo cho họ một cách kinh doanh công bằng và hữu hiệu với bạn.
Các nhà cung cấp có thể thực hiệc các công việc sau
thông qua hệ thống nối mạng, tự phục vụ và an toàn:
Trang 6TỰ ĐỘNG HOÁ ĐẤU THẦU TRÊN MẠNG
Hồ sơ mời thầu và các chỉ dẫn dự thầu điệc tử
Tham khảo các hồ sơ mời thầu, bảng khối lượng và chỉ dẫn trực tuyến
Phúc đáp thầu trực tuyến và bảo mật, bao gồm kiểm tra việc tuân thủ các qui định về đấu thầu cạnh tranh của bên mời thầu
Nơi chứa dữ liệu được bảo mật nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu “niêm phong hồ sơ”
Các thông báo kết qủa xét thầu được đăng trực tuyến
Các biểu mẫu mua bán tự động và trực tuyến đối với các gói trúng thầu
Ghi hóa đơn tự động từ các biểu mẫu mua bán trực tuyến
Tích hợp với hệ thông mua sắm nội bộ
Tự động hóa đấu thầu cạnh tranh trên mạng chuyển việc lập, nộp và thẩm định các hồ sơ dự thâu bằng tay mất nhiều thời gian thành mô hình không nhiều giấy mực và cùng với việc giảm thiểu các công việc hành chánh và vòng đời đấu thầu-đến trúng thầu (bid-to-award cycle time)
Một số đặc điểm của tự động hóa đấu thầu trên mạng:
Trang 7CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG
Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng
và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các nhà cung cấp đã chấp nhận Trao quyền tự chủ cho người
sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở mức đáp ứng cao hơn.
Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng:
Nhà cung cấp bảo trì và cập nhật nội dung catalogue với việc đáp ứng giá cả thương lượng Sẵn có cho mọi máy tính và người sử dụng mà không đòi hỏi nhiều về hạ tầng kỹ thuật
Qui trình xét duyệt được cải tiến nhờ nội dung và các công cụ định dạng sản phẩm có đồ họa trực quan
Kiểm soát đối tác đầy đủ thông qua nội dung trong catalogue và các nhà cung cấp trúng thầu
Trang 8CATALOGUE ĐIỆN TỬ TRÊN MẠNG
Catalogue điện tử trên mạng cung cấp một cơ chế kiểm soát nhưng không ràng buộc các điều khoản của hợp đồng
và các catalogue khác với các giá cả thương lượng và các nhà cung cấp đã chấp nhận Trao quyền tự chủ cho người
sử dụng nhưng đồng thời cung cấp những hướng dẫn ở mức đáp ứng cao hơn.
Một số đặc điểm của catalogue điện tử trên mạng:
Việc ứng dụng các qui định kinh doanh của đối tác được nâng cao cho người sử dụng
Xuất các lệnh đặt mua điện tử đến các nhà cung cấp được chọn trên cơ sở sự phê duyệt mua sắm sau cùng
Xuất hoá đơn điện tử theo sự cung cấp sản phẩm hay dịch vụ của nhà cung cấp
Tích hợp đầy đủ với hệ thống mua sắm nội bộ hay “hoạch định tài nguyên doanh nghiệp” (ERP – Enterprise Resource Planning)
Trang 9QUI TRÌNH TIÊU BIỂU HIỆN TẠI
Ứng dụng cách mua
sắn hiện hữu
Người Mua
Đơn Vị Cần Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp
Cẩm nang/
Giấy tờ
Cẩm nang/
Giấy tờ
Cẩm nang/
Giấy tờ
Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng”
Trang 10QUI TRÌNH TRONG TƯƠNG LAI
Ứng dụng mua sắm
dựa trên web
Thời gian quản lý
Đơn Vị Cần Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp
Các Nhà Cung Cấp “Trực Tuyến”
Cẩm nang/
Giấy tờ
Internet
Trang 11TÌNH HUỐNG MUA SẮM HIỆN TẠI
Qui Trình Mua Sắm Truyền Thống
Thực hiện Mua Sắm
Người mua soạn thảo gói thầu trên giấy
Phòng Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp
Hồ Sơ Mời Thầu
Nhà Cung Cấp “Xếp Hàng”
Người Sử dụng tạo ra
các tiêu chuẩn đòi hỏi
Hồ Sơ Mời Thầu
Hồ Sơ
Dự Thầu
Hồ Sơ
Dự Thầu
Người mua nhập các dự thầu từ giấy
Thời gian thực hiện: 120 Ngày Chi phí thực hiện: $900/Đấu thầu
Trang 12MUA SẮM ĐIỆN TỬ TRONG TƯƠNG LAI
Qui Trình Mua Sắm Trên Mạng
Mô Đun Mua Sắm Điện Tử Tự Động
Sự Mua Sắm Các Nhà Cung Cấp
Nhân Viên Mua Sắm
Mời Thầu
Dự Thầu
Thời gian thực hiện: 9 Ngày Chi phí thực hiện: $120/Đấu thầu
HTML
WFD Field Operators
WFD Users
Intranet
Nhân viên
Internet Intranet
Các Nhà Cung Cấp
Trang 13CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Giảm Chi Phí
– Giảm chi phí đáng kể đối với các sản phẩm/dịch vụ mua sắm bên
ngoài thông qua việc gia tăng sử dụng lượng mua, giá cả thương
lượng tốt hơn và giảm việc mua bán không hợp đồng
Giảm Vòng Đời Mua Sắm
– Rút ngắn qui trình đặt mua cho việc mua sắm thông qua hợp đồng
– Rút ngắn vòng đời mời thầu đến giao thầu cho qui trình đấu thầu cạnh tranh
Giảm Công Việc và Chi Phí Hành Chánh
– Giảm công sức quản lý hành chánh các nhà cung cấp
– Giảm công sức quản lý hành chánh đấu thầu
– Giảm công sức quản lý hành chánh trong việc tạo và cung cấp các điều khoản hợp đồng
Trang 14 Gia Tăng Sự Kiểm Soát Cùng Với Sự Tự Do Đồng Thời Của Người Sử Dụng
– Siết chặt kiểm soát việc mua không hợp đồng bằng cách trao cho
người sử dụng các catalogue về hàng hóa/dịch vụ và dùng công nghệ
để đơn giản hóa qui trình mua sắm
– Thiết lập qui trình mua sắm kiểm soát nhưng không hạn chế
Sự Thương Thảo Được Nâng Cao
– Cải tiến việc thu thập và báo cáo dữ liệu cho tất cả các qui trình mua sắm
CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Trang 15 Mô Hình Kinh Doanh Hữu Hiệu Hơn
– Phân công lại các chuyên gia mua sắm từ “hành chánh” sang “chiến lược”
Nhà Cung Cấp Tốt Hơn
– Bảo đảm việc tuân thủ hợp đồng và nâng cao sự thương lượng
CÁC LỢI ÍCH CỦA CÔNG NGHỆ MUA SẮM ĐIỆN TỬ
