Business analysis case study

• Doanh thu hàng năm trong khu vực là £ 15,5 triệu với kế hoạch mở rộng điều này• Quy trình kinh doanh hiện tại cho các hoạt động • Chiến lược yêu cầu các hoạt động bán hàng và chứng kh

Business Analysis Case study

2021

BUSINESS

ANALYSIS

Phần 1:

Bối cảnh Chiến thuật hồi đồng quản trị Các bên liên quan

Mục tiêu dự án Tổng quát

2021

02

BUSINESS

ANALYSIS

• Doanh thu hàng năm trong khu vực là £ 15,5 triệu với kế hoạch mở rộng điều này

• Quy trình kinh doanh hiện tại cho các hoạt động

• Chiến lược yêu cầu các hoạt động bán hàng và chứng khoán phải được hỗ trợ tự động, tích hợp

• Hội đồng quản trị muốn thực hiện theo từng giai đoạn

để nhanh chóng nhận ra lợi ích và giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động cốt lõi của mình

Chiến lược PHẦN 1:

bộ giá trị.

Bán hàng hoặc hoàn trả (Sale or Return)

Khi một khách hàng trả lại hàng hóa, hàng hóa phải được gửi kèm với một tờ giấy nhiều bản sao cho biết bao nhiêu trong số những gì đang được trả lại

Ghi chú hoàn trả (Returns Note)

Acme Fashion Supply tập trung vào các dòng sản phẩm nhất định và quảng cáo trên đài, truyền hình, tạp chí và

áp phích đường phố

Chiến dịch quảng cáo (Advertising Campaign)

Là một phần của Chiến dịch quảng cáo và

khuyến mãi theo mùa, Nguồn cung cấp thời trang Acme gửi ảnh chụp tài liệu quảng cáo /

ưu đãi qua đường bưu điện đến cơ sở khách hàng của họ

Ảnh chụp qua thư/email

Các bên liên quan (Stakeholders)

Juno Howmutsch

Giám đốc tài chính

Seenya Cumming

Giám đốc Kinh doanh và Tiếp thị

Để cung cấp một báo cáo khả thi tài liệu:

Phân kỳ chuyển giao chức năng hệ thống CNTT và các quy trình kinh doanh đã

thay đổi

• Chế độ xem cấp cao về các quy trình hệ thống cần thiết

• Chế độ xem cấp cao về dữ liệu hệ thống được yêu cầu

NGOÀI PHẠM VI

• QUY TRÌNH TÀI KHOẢN

• BỘ PHẬN TIẾP THỊ, NGOẠI TRỪ NHƯ TRÊN

• BỘ PHẬN NHÂN SỰ

• TRANG MẠNG

• LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG ĐI DU LỊCH

Quy trình 1: Bán sản phẩm và mua hàng

Quy trình 2: điền thông tin đơn

Mô tả quá trình Sơ cấp

2021

BUSINESS

ANALYSIS

PHẦN 2:

Quy trình 1: Bán sản

phẩm và mua hàng

Đăng bài bán hàng hóa 2 lần/

ngày và thực hiện các cuộc gọi để bán hàng mỗi ngày

Nếu nhận được đơn, chúng sẽ được ghi nhận vào doanh thu bán hàng (s/tờ) Từ đó in ra các đơn đặt hàng đa phần gồm:

• Đơn đặt hàng

• Phiếu xuất hàng

• Phiếu giao hàng

Đội ngũ bán hàng (Sales) Bộ phận kho

Vào đầu ngày, kho sẽ thông qua các phiếu trả hàng của ngày hôm trước và sẽ cập nhật thông tin bán hàng trước khi nộp chúng trong tệp chính của khách hàng

Đối với những đơn hàng không bị thiếu, phiếu xuất hàng sẽ được trả lại và đội ngũ bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng và cố lấp đầy chúng khi có hàng mới

Bộ phận kế toán

Vào đầu ngày, bộ phận kế toán gửi qua danh sách khách hàng gần hạn mức tín dụng của họ

Nhân viên bán hàng kiểm tra điều này khi họ đang tăng đơn đặt hàng

để đảm bảo rằng mỗi khách hàng luôn nằm trong giới hạn của họ

BUSINESS

ANALYSIS

10

Quy trình 1: Bán sản

phẩm và mua hàng

Báo cáo doanh thu và báo cáo lợi nhuận để chuyển cho bộ phận kế toán

Bộ phận tiếp thị luôn cập nhật các hoạt động bán hàng với các chiến dịch theo kế hoạch bao gồm mọi thay đổi về giá sản phẩm, ưu đãi

và giảm giá đặc biệt

BUSINESS

ANALYSIS

Quy trình 2: Điền thông tin đơn và gửi đơn hàng

Các mẫu đơn gửi và phiếu giao hàng hai phần nhận được từ đội ngũ bán hàng thúc đẩy quá trình gửi

12

BUSINESS

ANALYSIS

Quy trình 3: Kiểm

hàng hóa ở mức được xác định trước

Người quản lý kiểm tra mức hàng hóa trên tệp hàng hóa chính cho những người nắm giữ hàng hóa tối thiểu của họ

Trong ngày, Hàng hóa Nhập vào sẽ chuyển phiếu giao hàng từ nhà cung cấp và phiếu trả hàng từ khách hàng.

Người quản lý được đưa phiếu xuất sau khi đơn đặt hàng đã được hoàn thành

Vào đầu ngày, các phiếu trả hàng của ngày hôm qua được chuyển trở lại hoạt động bán hàng

BUSINESS

ANALYSIS

Quy trình 4:

Nhận hàng vào kho

• Hàng hóa nhập vào được kiểm tra khi vào kho và cập nhật mức hàng hóa trên tệp tổng thể kho Các phiếu trả hàng và phiếu giao hàng được chuyển cho người quản lý kiểm soát kho hàng hai hoặc ba lần một ngày

Bộ phận tiếp thị thực hiện các chiến dịch tiếp thị theo tháng, theo mùa hoặc đột xuất Các chiến dịch bao gồm:

• Giới thiệu và đẩy mạnh phạm vi sản phẩm

• Chuyển các sản phẩm sắp bị thu hồi

• Nhắm mục tiêu vào các khách hàng cụ thể với ưu đãi và giảm giá

• Chuyển dời sản phẩm kém hiệu quả

Quy trình 5: Kế hoạch và chiến dịch quảng cáo

BUSINESS

ANALYSIS

2021 PHẦN 3: Mô tả đầu vào/ đầu ra

BUSINESS

ANALYSIS

01 03 05

04

PROBLEM

Khó khăn trong việc kiểm

tra lượng hàng trong kho,

bắt khách hàng chờ đợi

PROBLEM

Chọn lọc thông tin để lập báo cáo khá lâu Dùng máy tính, soạn bằng macro thì

sẽ nhanh hơn nhiều

PROBLEM

Nếu có thể đặt hàng online

từ các nhà cung ứng thì sẽ nhanh hơn rất nhiều => máy tính và kết nối không

dây sẽ có ích

02

PROBLEM

Việc tìm kiếm khách hàng bằng mailshots còn khá chậm chạp => nếu

16

BUSINESS

ANALYSIS

Cần tìm cách để tăng độ chính xác trong khi thiết lập

mục tiêu

BUSINESS

ANALYSIS

và từ nhóm bán hàng lưu động

Đơn đặt hàng của khách hàng đã nhận

Nhân viên của Goods Out sẽ cập nhật số lượng hàng trong kho vào

hồ sơ tổng kho

Đơn đặt hàng đã

hoàn thành

Rà soát stock master file theo chu kỳ đều đặn trong ngày

Nhận hàng từ nhà cung cấp

Thu gom các bưu kiện để giao cho khách hàng bốn lần một ngày

Đặt hàng với nhà cung cấp Bảng danh mục sư kiện

18

PHẦN 4:

Thu gom các bưu

kiện để giao cho khách hàng bốn lần

một ngày

Chuyển phát nhanh

thu gom bưu kiện

Nhân viên của Goods Out sẽ cập nhật số lượng hàng trong kho vào hồ sơ

Danh sách các đơn đặt hàng chưa thực hiện

Bảng danh mục sư kiện

Nhận được đơn hàng hủy yêu cầu lần nữa

Đôi khi, nếu đặc biệt các mặt hàng đã được đặt lại trong một thời gian dài, khách hàng sẽ viết thư hoặc điện thoại để hủy

đơn đặt hàng lần nữa

PHẦN 4:

Các khía cạnh phi chức năng

Bảo mật vật lý

Bảo mật hệ thống

Phương pháp kiểm toán

Camera an ninh bao quát tất cả các lối vào, lối ra và các điểm trọng yếu

Tất cả các PC đều có đăng nhập được bảo vệ bằng mật khẩu

và nhân viên phải khóa hệ thống của họ khi không được giám sát.

Cập nhật sổ bài đăng vào cuối ngày Điều này đảm bảo rằng tất

cả các mục đã được xử lý

Tất cả các bản sao của phiếu giao hàng của nhà cung cấp và phiếu trả hàng của khách hàng sẽ được kiểm tra chéo đối với các thủ tục giấy tờ ban đầu

2021

20

BUSINESS

ANALYSIS

Quy tắc kinh doanh

Đơn đặt hàng từ khách hàng mới

Stock levels

Kiểm tra hạn mức tín dụng

Tất cả khách hàng mới phải được kiểm tra tài khoản trước khi bất

kỳ đơn đặt hàng nào của họ được xử lý.

Trừ khi được rút ra, không có hàng trong kho nào bị rơi xuống mức không có gì.

Khách hàng không được phép vượt quá hạn mức tín dụng của mình Nếu một đơn đặt hàng vượt quá giới hạn đó, một đơn đặt hàng bán phần có thể được thực hiện

2021

BUSINESS

ANALYSIS

Thỏa thuận

2020

22

Mục tiêu

Thời gian để thực hiện đơn đặt hàng

Được xử lý vào ngày nhận, hoặc được bổ sung và

giao cho người giao hàng để giao hàng

Cho biết để có khả năng giải quyết tình huống này Business Analysis work scope là Strategic analysis and definition, Business analysis hay IT systems analysis? Giải thích?

Để giải quyết vấn đề thì công ty nên phối hợp cả 3 work scope là Strategic analysis

and definition, Business analysis hay IT systems analysis:

Strategic analysis Business analysis

IT systems analysis

Strategic

Analysis

Phân tích chiến lược là một quá trình liên quan đến việc nghiên cứu môi trường kinh doanh của tổ chức mà tổ chức đó hoạt động Phân tích chiến lược là cần thiết để hình thành kế hoạch chiến lược cho việc ra quyết định

và hoạt động trơn tru của tổ chức đó

•PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC BÊN TRONG VÀ CHIẾN LƯỢC BÊN NGOÀI

Business

Analysis

Business Analysis là việc đề ra những thay đổi cho tổ chức, bằng cách xác định nhu cầu và những giải pháp mang đến giá trị thực tiễn cho các bên liên quan Có thể hiểu đơn giản là việc giải quyết các bài toán của doanh nghiệp đang gặp phải dựa vào yêu cầu đầu vào giữa các bên liên quan và giải pháp được đưa ra nhằm giải quyết các vấn đề đang gặp phải

Giúp phân tích các quy trình kinh doanh,

mô hình kinh doanh và sự tích hợp với công nghệ

Phân tích các quy trình kinh doanh, mô hình kinh doanh và tích hợp với công nghệ

Tập trung vào các quy trình, kỹ thuật và chức năng

Lợi ích

Dành thời gian của họ trong lĩnh vực giải pháp phân tích các yêu cầu, sơ

đồ giải pháp, và sản xuất các chi tiết kỹ thuật thiết kế hệ thống

Chịu trách nhiệm phân tích và xác định các yêu cầu hệ thống CNTT một cách đầy đủ chi tiết để tạo cơ sở cho việc đánh giá

Dữ liệu nào hệ thống máy tính sẽ ghi lại, xử lý nào sẽ được áp dụng cho

dữ liệu đó và giao diện người dùng sẽ hoạt động như thế nào

=> Vậy nên cần áp dụng cả 3 work scope trên để giải quyết vấn đề tình huống Vì

mỗi work scope có một vai trò và nhiệm

vụ nhất định trong một tổng thể Nếu chỉ

sử dụng một hoặc 2 thì hoặc là không thể giải quyết tình huống hoặc là giải quyết được nhưng chưa tối ưu Mỗi work scope

sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình và đóng góp vào tổng thể để giải quyết tình huống một cách hiệu quả và tối ưu nhất

Kết

luận:

Thank you for listening

2021

23

BUSINESS

ANALYSIS