QUY DINH soan thao ban hanh VB

Để soạn thảo một văn bản cần phải có kỹ năng và cách trình bày chỉnh chu như thế nào, hoặc hướng dẫn người khác trình bày một văn bản phát hành ra bên ngoài để thể hiện một Công ty chuyên nghiệp là cả một vấn đề. Vì vậy một tổ chức doanh nghiệp bắt buộc luôn luôn phải có một Quy định về cách trình bày văn bản, khâu xét duyệt văn bản và phát hành văn bản để nó hoàn thiện một cách chỉnh chu nhất, thể hiện bộ mặt Công ty.

Trang 1

VĂN BẢN

TRÌNH DUYỆT SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT

Trang 3

III ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 Định nghĩa:

- Văn bản hành chính: là Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo, hướng dẫn, chương trình,

kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản họp, biên bản sự việc, tờ trình, hợp đồng(bao gồm Hợp đồng lao động), công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,v.v

- Văn bản quy phạm nội bộ: là toàn bộ các văn bản, tài liệu quy định do nội bộ Công ty soạn

thảo và đã được cấp thẩm quyền phê duyệt ban hành như: Phân quyền, quy chế, quy định, quytrình, nội quy,v.v

- Thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, các yếu tố

thuộc bố cục của văn bản được trình bày theo quy định nhất định

- Ngày hiệu lực: là ngày văn bản, tài liệu được chính thức áp dụng.

- Ngày sửa đổi: là ngày văn bản, tài liệu sửa đổi.

- Phê duyệt: Sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền là một hành động chấp thuận văn bản có hiệu

lực áp dụng

- Sửa đổi tài liệu: là việc sửa đổi một phần hay nhiều phần tài liệu cho phù hợp với các yêu cầu

tiêu chuẩn và việc áp dụng thực tế Nếu không có chỉ định đặc biệt nào khác, mọi thay đổitrong tài liệu và dữ liệu phải được xem xét và phê duyệt sửa đổi bởi cùng một phòng ban chứcnăng hoặc bộ phận đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đây Bộ phận được chỉ định phảitham khảo các tài liệu gốc kèm theo làm cơ sở xem xét và phê duyệt

- Lần sửa đổi: là lần tài liệu, văn bản được xem xét khi có yêu cầu thay đổi Lần sửa đổi sẽ được

cập nhật theo dõi ở trang “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu”

2 Từ viết tắt:

- CT.HĐQT: Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty

- TGĐ: Tổng Giám đốc

- GĐ: Giám đốc

- Ban XD QTQC: Ban Xây dựng hệ thống Quy trình quy chế

- KSNB: Kiểm soát nội bộ

Trang 4

IV QUY ĐỊNH CHUNG:

1 Ngôn ngữ sử dụng và phông (font) chữ trình bày văn bản:

phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết hoặc không có từ ngữ tiếng Việt thaythế)

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

- Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản

- Phông (font) chữ sử dụng trình bày văn bản in dùng kiểu chữ Times New Roman của bộ mã ký

tự Unicode

- Cỡ chữ mặc định sử dụng trong các văn bản là cỡ chữ (size) 12 ngoại trừ các nội dung có quyđịnh chi tiết về cỡ chữ trong quy định này

2 Ký hiệu văn bản đúng theo quy định:

- Ký hiệu của văn bản bao gồm các yếu tố cơ bản: chữ viết tắt tên loại văn bản; tên viết tắt củaCông ty; tên viết tắt của văn phòng, chi nhánh ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch chéo(/)

- Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa

- Ký hiệu từng loại văn bản được quy định chi tiết tại V.1.2 & V.2.3 của quy định này

3 Kỹ thuật trình bày văn bản:

- Kỹ thuật trình bày văn bản trong quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trangvăn bản, các thành phần thể thức, kiểu chữ, cỡ chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụngđối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy

- Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định chi tiết tại mục V của quy định này

4 Khổ giấy và kiểu trình bày

Trang 5

6 Quy định về việc sử dụng logo trong văn bản:

6.1 Đối với văn bản hành chính:

- Văn bản hành chính lưu hành nội bộ trong Công ty:

+ Văn phòng A: sử dụng Logo “”

+ Văn phòng B: Sử dụng Logo “”

+ Chi nhánh Cần Thơ: ………

- Văn bản hành chính phát hành ra bên ngoài Công ty:

+ Văn bản giao dịch với khách hàng và các đối tác: Văn phòng nào ban hành sử dụng logocủa văn phòng đó (giống trường hợp lưu hành nội bộ)

 Riêng đối với P.KDTT lưu ý đối với các văn bản mang tính pháp lý trong giao dịch(có chữ ký xác nhận của đại diện 2 bên giao dịch) ví dụ như: Bảng thông tin sảnphẩm, Bản đặt cọc, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểm tra và chấp nhận căn nhà,Thanh lý Hợp đồng, biên bản bàn giao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở,v.v ngoàiviệc sử dụng mẫu chuẩn theo quy định thì phải sử dụng logo “” trong giao dịch Cácvăn bản khác: thư nhắc nợ, thông báo ký hợp đồng mua bán, thông báo mất cọc, thôngbáo nhận nhà, …sử dụng logo “” Để thuận tiện trong công tác giao dịch với, P.KDTT

có thể sử dụng giấy tiêu đề thiết kế sẵn logo và tên Công ty Giấy tiêu đề phải đượcduyệt bản layout trước khi ban hành sử dụng

+ Văn bản giao dịch với cơ quan ban hành: sử dụng thống nhất Logo “”

6.2 Đối với văn bản quy phạm nội bộ:

- Văn bản quy phạm nội bộ có hiệu lực áp dụng trong toàn hệ thống Công ty thì sử dụng logo

“”

Trang 6

V QUY ĐỊNH CHI TIẾT:

1 Quy định trình bày văn bản hành chính:

1.1 Quy định trong việc định lề trang văn bản hành chính trên khổ giấy A4

- Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm hoặc 0.8 – 1 inch (”)

- Lề trái: cách mép trái từ 20 - 30 mm hoặc 0.8 – 1.2 inch (”)

- Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm hoặc 0.6 – 0.8 inch (”)

1.2 Quy ước về số, ký hiệu trong văn bản hành chính:

XXXX/XXXX /XX(XX)/Cty.XX

Trong đó,

XXXX : là 4 ký tự đầu sẽ được theo dõi như sau: 2 ký tự thể hiện số thứ tự của văn bản trong mộttháng + 2 ký tự thể hiện tháng phát hành văn bản

XXXX : là 4 ký tự số để thể hiện năm ban hành văn bản

XX(XX) : là 2 đến 4 ký tự viết tắt thể hiện loại văn bản hành chính (xem mục V.1.3)

Cty.XX : là ký tự thể hiện tên viết tắt của Công ty và văn phòng ban hành văn bản (xem mục IV.5)

 Vị trí số, ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên Công ty

1.3 Quy ước về ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chính:

- Ký hiệu viết tắt của loại văn bản hành chánh từ 2 đến 4 ký tự, được viết tắt bằng các chữ cáiđầu của loại văn bản sao cho dễ hiểu

- Quy ước về ký hiệu viết tắt của một số loại văn bản hành chính cơ bản:

Trang 8

(3) Số, ký hiệu văn bản (4) địa danh, ngày, tháng, năm

(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN

& Trích yếu nội dung văn bản

(6a)Kính gửi:….(Nơi gửi văn bản)

(7)Nội dung văn bản 20-30mm

15-20 mm

(8a)Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền ký văn bản

Trang 9

(3)Số, ký hiệu văn bản (4) địa danh, ngày, tháng, năm

(5)TÊN LOẠI VĂN BẢN

& Trích yếu nội dung văn bản

(6a)Nơi gửi văn bản (có thể có hoặc không)

(4)Nội dung văn bản

Trang 10

QUY ĐỊNH Mã hiệu QĐ/Cty/HC/06

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN

Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 10/ 24

1.1 Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản hành chính:

2 Tên cơ quan, tổ chức

3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 12-13 Đứng Số: 1510/2014/QĐ/Cty.TT; Số: 2708/2014/CV/Cty.vpA 12

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản In thường 12-13 Nghiêng Tp Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2014 12

5 Tên loại và trích yếu nội dung

Trang 11

VĂN BẢN

Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh họa

chữ

6 Nội dung văn bản In thường 12-13 Đứng Theo chủ trương của Ban Tổng Giám đốc 12

A Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

B Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

- Khoản:

Trang 12

VĂN BẢN

Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ

A Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân In thường 12-13 Đứng

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi:- - Ban quản lý các khu công nghiệp ;

- - ……… ;

12

B Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 11

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

Trang 13

VĂN BẢN

1.2 Trình ký và thẩm quyền ký văn bản

- Việc trình ký văn bản thực hiện theo quy định trình ký hồ sơ của Công ty

- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Phân quyền ký duyệt hồ sơ chứng từ đang có hiệu lực ápdụng

1.3 Ban hành văn bản:

a Lấy số văn bản và ghi vào sổ theo dõi:

- Số văn bản được quản lý tập trung tại Phòng Hành chính

- Số văn bản được viết trước ký hiệu văn bản và được ghi theo nguyên tắc sau: ghi liên tục từ 01bắt đầu từ ngày 01 đến ngày cuối tháng, theo ký hiệu của từng loại văn bản; các số dưới 10 phảiviết thêm số 0 ở trước

b Đóng dấu:

- Việc đóng dấu văn bản thực hiên theo quy định quản lý và sử dụng con dấu của Công ty

c Nhân bản và phát hành văn bản:

- Văn bản phải được nhân bản đúng quy định, đủ số lượng theo nhu cầu phát hành

- Việc phát hành văn bản phải tuân thủ theo quy định về quản lý văn bản, hồ sơ của Công ty

Trang 14

VĂN BẢN

2 Quy định trình bày văn bản quy phạm nội bộ:

2.1 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm nội bộ (không áp dụng các văn bản

quy định trong nội bộ phòng/ban):

0. Ban Lãnh đạo /Phòng ban

chuyên môn

PQ/QC/QT/QĐđang áp dụng(nếu có)

2 Phòng ban chuyênmôn

Bản thảoPQ/QC/QT/QĐ/

Tùy từng loại vănbản 3

Tối đa 7ngày

6

Cấp Lãnh đạo phê

duyệt theo phân

quyền (xem quy

định mục 2.9)

Bản thảoPQ/QC/QT/QĐ/ hoàn chỉnh

- Phòng ban có

liên quan

PQ/QC/QT/QĐ/ được duyệt Ngaysau

Bước05

Trang 15

VĂN BẢN

 Diễn giải chi tiết:

Bước 00: Trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty sẽ phát

sinh các nhu cầu soạn thảo văn bản tài liệu để áp dụng vào công việc hoặc thay đổi, sửa đổi tài

liệu cho phù hợp trong quá trình áp dụng Có 2 trường hợp:

- Nhu cầu soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu từ các Phòng ban chuyên môn, chuyển Bước 02

- Chỉ đạo trực tiếp từ CT.HĐQT cho Ban XD QTQC về việc triển khai xây dựng hệ thống KSNBtại Công ty, chuyển Bước 01

Trang 16

VĂN BẢN

Bước 01: Triển khai công tác soạn thảo đến các Phòng/ban có liên quan

- Ban XD QTQC sau khi tiếp nhận chỉ đạo từ CT.HĐQT, tổ chức triển khai công tác soạn thảođến các phòng ban chuyên môn có liên quan trực tiếp

Bước 02: Thực hiện soạn thảo và gửi đến các bộ phận có liên quan

- Nếu nhu cầu soạn thảo từ các Phòng ban chuyên môn: Các phòng ban chuyên môn tự tổ chứcthực hiện soạn thảo tài liệu và chuyển đến các bộ phận có để đóng góp ý kiến, thống nhất nộidung soạn thảo/sửa đổi, hoàn thiện văn bản trước khi chuyển Ban XD HT QTQC soát xét

- Nếu CT.HĐQT chỉ đạo trực tiếp cho Ban XD QTQC: Ban XD QTQC có trách nhiệm triển khaiviệc soạn thảo văn bản tài liệu, phân công trách nhiệm cho bộ phận trực tiếp soạn thảo, sau đóchuyển đến các bộ phận có liên quan yêu cầu đóng góp ý kiến để thống nhất nội dung soạnthảo/chỉnh sửa trước khi trình Trưởng Ban XD QTQC ký soát xét

Bước 03: Đóng góp ý kiến và họp thống nhất

- Các Trưởng bộ phận có liên quan khi nhận được văn bản tài liệu, có trách nhiệm đóng góp ýkiến về các nội dung có liên quan đến trách nhiệm bộ phận mình và tham gia họp thống nhấthoàn thiện văn bản

Bước 06: Phê duyệt:

- Cấp thẩm quyền phê duyệt đối với các văn bản quy phạm nội bộ được quy định ở mục 2.9.

- Nếu Cấp thẩm quyền phê duyệt đồng ý “Duyệt” văn bản , chuyển Bước 07, “Không duyệt”

quay lại Bước 05.

Bước 07: Ban hành:

- Văn bản tài liệu phải được cấp thẩm quyền phê duyệt mới được phép ban hành

- Phòng HC có trách nhiệm đóng dấu tài liệu sau khi văn bản tài liệu đã được cấp thẩm quyềnphê duyệt

- Ban XD QTQC có trách nhiệm ban hành tài liệu cho các bộ phận có liên quan sau khi tài liệu

đã có đầy đủ chữ ký và con dấu đến các Trưởng phòng ban có liên quan nếu văn bản tài liệuthuộc trách nhiệm của Ban XD QTQC soát xét theo phân quyền được quy định ở mục 2.9

Trang 17

VĂN BẢN

Trưởng Phòng ban chịu trách nhiệm ban hành cho nhân viên trực thuộc để theo dõi và thựchiện đúng quy định

- Tất cả các văn bản, tài liệu nội bộ được áp dụng không được tự ý sửa đổi Khi cần thiết sửa đổihay cần bổ sung thêm các Phụ lục đi kèm đều phải tuân thủ theo quy định này

Bước 08: Lưu hồ sơ

- Các Phòng ban có liên quan đến văn bản đều phải lưu hồ sơ để áp dụng cho đúng quy định

- Tất cả các tài liệu nội bộ khi chuyển ra ngoài công ty phải có sự chấp thuận của Ban Lãnh Đạo

2.2 Quy định trong việc định lề trang văn bản quy phạm nội bộ (đối với khổ giấy A4)

- Lề trên: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Lề dưới: cách mép dưới từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Lề trái: cách mép trái từ 25 mm hoặc 1.0 inch (”)

- Lề phải: cách mép phải từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Header: cách mép trên từ 12.7 mm hoặc 0.5 inch (”)

- Footer: cách mép dưới từ 0 mm hoặc 0 inch (”)

 Lưu ý: Đối với các trang có bảng, biểu thì không nhất thiết phải tuân thủ quy định việc định lề trang văn bản như trên nhưng phải đảm bảo tính hợp lý và thẩm mỹ của văn bản.

2.3 Quy ước về mã hiệu trong văn bản quy phạm nội bộ:

XX/XX /XX(XX)/XX

- 2 ký tự đầu thể hiện loại văn bản quy phạm nội bộ (quy định ở mục 2.4)

- 2 ký tự kế để thể hiện tên viết tắt của văn phòng, trụ sở ban hành văn bản Riêng văn bản banhành áp dụng chung toàn hệ thống thì sử dụng từ viết tắt là “Cty” (quy định ở mục I.5)

- 2 hoặc 4 ký tự kế tiếp thể hiện tên viết tắt lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ phát hành văn bản(mục 2.5)

- 2 ký tự cuối thể hiện số thứ tự văn bản được phát hành trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đó

 Trách nhiệm đánh số và ký hiệu: do đơn vị soạn thảo ghi

tiếp thị số 01

- QĐ/Cty/NS/01: Quy định công ty trong lĩnh vực nhân sự số 01

2.4 Quy ước về ký hiệu viết tắt loại văn bản quy phạm nội bộ:

Trang 18

VĂN BẢN

Stt Tên loại văn bản Ký hiệu chung Ghi chú

2.5 Quy ước về ký hiệu viết tắt Lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ:

STT Tên nghiệp vụ Ký hiệu Ghi chú

2.6 Quy ước về cách đặt mã hiệu Biểu mẫu đính kèm theo văn bản quy phạm nội bộ:

- Cách đặt mã hiệu Biểu mẫu: BMxx-“Mã hiệu văn bản”

Trang 19

VĂN BẢN

+ “BM” là viết tắt chữ “Biểu mẫu”

+ xx: 2 ký tự số thể hiện số thứ tự của BM trong cùng một văn bản để truy xuất

+ “Mã hiệu văn bản” chính là mã hiệu quy định ở mục V.2.3

Ví dụ: BM01-QT/Cty/NS/01: Biểu mẫu số 01 trong Quy trình số 01 thuộc lĩnh vực nhân sựcủa Công ty

- Biểu mẫu được trình bày giống trang nội dung của văn bản quy phạm nội bộ

2.7 Quy ước về hình vẽ trong lưu đồ:

Bước bắt đầu hoặc kết thúc quy trình

Bước công việc

Bước xem xét và phê duyệtBước kết thúc một công việcDấu sang trang

Dấu chuyển bước

Trang 20

VĂN BẢN

2.8 Bố cục trình bày trang văn bản quy phạm nội:

2.8.1 Trang đầu của văn bản phải được định dạng theo mẫu (form) chuẩn và được kiểm

soát chữ ký của cấp thẩm quyền phê duyệt:

TÊN VĂN BẢN (size 26, chữ in hoa đậm)

TRÌNH DUYỆT SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT

(Họ tên) (Chức danh)

Header

Lo go

LOẠI VĂN BẢN (size 15, chữ in đậm) Mã hiệu

TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in

đậm)

…

Lần ban hành Trang (size 10)

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	0,99 MB