Quản lý dự án trung thu tình nguyện

- Nguồn cung cấp nguyên liệu: Hiện nay có rất nhiều nguồn cung cấp về nguyên vật liệu làm bánh khác nhau - Các nhóm khách hàng tại quận Hà Đông: Nhân viên công sở, Học sinh, sinh viên, C

Ví d th 2 phù h p v i sinh viên th c hi n nh ng d án nh (trong quá trình gi ng em seẽ gi i ụ ứ ợ ớ ự ệ ữ ự ỏ ả ớ thi u nhiêều d án nh cho sinh viên kh i nghi p theo mô hình ch đầều t tr c têếp th c hi n d án) theo ệ ự ỏ ở ệ ủ ư ự ự ệ ự các b ướ c trong quá trình sau đầy:

Quản lý dự án: “Trung thu tình nguyện”

I THIẾT LẬP DỰ ÁN:

1 Xác định ý tưởng:

1.1 Khơi nguồn ý tưởng:

Tết Trung Thu là một lễ hội văn hoá không thể thiếu trong đời sống tinh thần của mỗi người Việt Không chỉ là dịp để gắn kết mọi người lại gần nhau hơn, bất kể đó là mối quan hệ gia đình, bạn bè hay đồng nghiệp, đó là còn là dịp để mọi người bày tỏ với nhau tình thương Nhưng với những em nhỏ tại trung tâm trẻ mồ côi suy dinh dưỡng thì trung thu thực sự xa xỉ đối với các em Xuất phát từ việc muốn cho các em

có một trung thu ý nghĩa, em đã quyết định tự làm và bán bánh trung thu để gây quỹ

tổ chức một đêm trung thu ý nghĩa cho các em nhỏ nơi đây

1.2 Đánh giá ý tưởng:

a) Tính khả thi:

- Bánh trung thu đã, đang và vẫn sẽ là một món bánh truyền thống, phổ biến được nhiều người dân Việt Nam đặc biệt là Hà Nội yêu thích

- Sản phẩm tốn ít chi phí đầu tư, nhanh cho thu được lợi nhuận

- Nguồn cung cấp nguyên liệu: Hiện nay có rất nhiều nguồn cung cấp về nguyên vật liệu làm bánh khác nhau

- Các nhóm khách hàng tại quận Hà Đông: Nhân viên công sở, Học sinh, sinh viên, Công nhân, viên chức

- Đối thủ cạnh tranh: Xung quanh có khá nhiều các quán kinh doanh bánh trung thu như Kinh Đô, Thu Hương, Maison,…chủ yếu là các thương hiệu bánh lâu đời nhưng được sản xuất theo dây chuyền, có giá thành cao từ 200.000 – 1.000.000VNĐ/ hộp tuỳ vào loại bánh

b) Tính sáng tạo:

- Tính sáng tạo được thể hiện trong cách làm bánh, nhóm tự làm những chiếc bánh

trung thu với nhiều hình dáng khác nhau tạo sự bắt mắt, thu hút khách hàng.

c) Lợi ích kinh tế xã hội:

- Đây là dự án ngắn hạn mang tính phi lợi nhuận nên không đem lại lợi ích cho nền kinh tế của đất nước

- Tuy nhiên, dự án này lại đem đến cho những em nhỏ thiếu tình thương cha mẹ một tết trung thu ấm áp

1.3 Nội dung bản tuyên bố dự án:

Bản tuyên bố dự án

PHẦN TÓM TẮT Tên dự án: Trung thu tình nguyện

Mô hình dự án: kinh doanh phi lợi nhuận

Dự kiến ngày bắt đầu: 7/5 (âm lịch)

Dự kiến ngày hoàn thành: 20/8 (âm lịch)

Dự trù ngân sách: 2.000.000 – 4.000.000

Mục tiêu:

-Làm bánh trung thu handmade bán gây quỹ từ thiện

-Dùng quỹ để tổ chức trung thu cho trẻ em tại trung tâm trẻ mồ côi suy dinh dưỡng

Mục đích: Tạo nên một trung thu ý nghĩa cho các em tại trung tâm trại trẻ mồ côi

MÔ TẢ DỰ ÁN Mục tiêu và tiêu chí thành công của dự án:

-Doanh thu dự kiến đạt được: 50tr

-Lợi nhuận dự kiến: 30tr

-Thời gian thực hiện: khoảng 3 tháng với số lượng bán ra khoảng 600-800 cái bánh

Yêu cầu:

-Có thời gian chuẩn bị trước, kế hoạch phòng ngừa rủi ro

-Nhập nguồn nguyên liệu làm bánh chất lượng với giá vừa phải

Hạn chế:

-Trang thiết bị ko có sẵn

-Kinh nghiệm làm bánh của 1 số thành viên không nhiều

Giả định: Lên kế hoạch → phân công công việc→ Tiến hành triển khai dự

án(mua nguyên vật liệu + thuê trang thiết bị, làm bánh, bán bánh, tổ chức trung thu)

Tuyên bố phạm vi sơ bộ:

-Các thành viên tham gia (bố, mẹ, một vài người bạn….)

-Khách hàng

-Quản lý cửa hàng

-Địa điểm làm bánh: nhà 1 thành viên trong nhóm tại HN

Rủi ro

-Trong quá trình làm, một vài bánh không đạt yêu cầu

-Thị trường, thu nhập, thanh toán

-Nguyên vât liệu

-Tài chính, kinh tế

-Marketing

-Cháy nổ

Sản phẩm có thH bàn giao

-Bánh trung thu (bánh nhân thập cẩm, trà xanh, trứng muối, bánh dẻo, nhân đậu xanh có dừa)

Lịch trình sơ bộ (theo âm lịch)

7/5: Chuẩn bị dự án

3/6: Bắt đầu triển khai kế hoạch 27/6-14/8: Bắt đầu bán bánh

16/8: Tổ chức trung thu cho trẻ em tại trung tâm trẻ em mồ côi dinh dưỡng 20/8: Kết thúc dự án

Ngân sách sơ bộ

- Ngân sách dự kiến là 20.000.000

- Quỹ dự trữ: 2.000.000 – 4.000.000

Yêu cầu về chấp nhận dự án

-Lợi nhuân thu về là 30tr

-Trong trường hợp rủi ro xảy ra thì lợi nhuận cần đảm bảo trong khoảng 20- 30tr

để đủ vốn tổ chức trung thu cho trẻ em

-Chương trình phải được chuẩn bị trước đảm bảo sự cố xảy ra là thấp nhất, đảm bảo chương trình sẽ đem lại cho các bé một trung thu ý nghĩa

Người lập điều lệ dự án : Tên SV

Người phê duyệt : Nhà tài trợ hoặc sinh viên bỏ tiền ra làm

2 Xác định mục đích:

a) Mục tiêu dự án:

- Bán được hết số lượng bánh làm ra

- Đảm bảo chất lượng bánh và vệ sinh an toàn thực phẩm

- Thực hiện công tác truyền thông tốt để khách hàng biết đến dự án

- Tạo nên một Trung Thu ý nghĩa cho trẻ em tại trung tâm

b) Mục tiêu cụ thể:

- Bán được khoảng 1000 chiếc bánh trung thu để có doanh thu theo dự kiến là 50.000.000VNĐ Lợi nhuận dự kiến là 30.000.000VNĐ

- Thực hiện đúng thời gian tiến hành dự án trong vòng 3 tháng trước Trung Thu

- Thu hồi vốn trong vòng 1 tháng đầu khi dự án được thực hiện, lợi nhuận thu được từ 2 tháng sau dùng để thực hiện tổ chức sự kiện Trung Thu cho trẻ em tại trung tâm

3 Đánh giá SWOT

Điểm mạnh:

- Dự án mang tính cộng đồng nên thu hút được một lượng lớn người quan tâm đến từ thiện

- Giá thành bánh handmade tương đối rẻ so với thị trường bánh trung thu hiện nay (khoảng 50.000/chiếc)

Điểm yếu:

- Bị giới hạn về trang thiết bị làm bánh

- Kinh nghiệm làm bánh của thành viên trong nhóm không nhiều

- Các thành viên tham gia dự án đều là các sinh viên nên chi phí đầu tư cho dự

án bị hạn hẹp

II LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN:

1 Sản phẩm, giá bán:

- Bánh dẻo: đậu xanh, thập cẩm, trứng muối

- Bánh nướng: đậu xanh, thập cẩm, trứng muối

- Mỗi chiếc bánh sẽ có giá là 50.000/cái

2 Kế hoạch tổ ch\c bán hàng, marketing:

2.1 Ngân sách dự kiến: 20 triệu đồng

- Chi phí cho nguyên vật liệu, các chi phí khác: 17 triệu đồng.

- Quỹ dự trữ: 2 triệu đồng- 5 triệu đồng

2.2 Chi phí cho dự án:

a) Chi phí mặt bằng

- Về địa điểm làm bánh: Nhóm chọn địa điểm làm bánh tại nhà bạn A… có sân rộng

rãi, phù hợp; do đó nhóm không phải chi một số tiền nào để thuê mặt bằng làm bánh

- Về địa điểm bán bánh: Theo khảo sát, thảo luận nhóm quyết định chọn địa điểm bán

tại một số cổng trường đại học quanh địa bàn: HV Bưu chính, HV An Ninh, Đại Học Kiến Trúc,…

=> Không mất chi phí cho đia điểm làm và bán

b) Chi phí marketing

- Thông báo dự án trên facebook cá nhân của các thành viên, trang page của trường kêu gọi mọi người ủng hộ, giới thiệu bạn bè bằng cách mua bánh hoặc có thể đóng góp từ thiện chung với lợi nhuận thu được từ dự án để tặng quà các em nhỏ Mọi người có thể mua bánh tại các địa điểm bán bánh của nhóm đã nêu trên hoặc

có thể đặt bánh qua facebook, số điện thoại thì nhóm sẽ giao bánh đến địa chỉ mà bạn cần

=> không mất chi phí marketing

c) Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ làm bánh (dụng cụ đánh trứng, khuôn làm bánh, hộp đựng bánh, ) và chi phí thuê máy nướng

- Dù là dự án nhỏ nhưng sản phẩm bán ra là bánh trung thu nên nguyên liệu làm bánh cũng được lựa chọn an toàn, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm vì vậy cần tìm đại lý cung cấp nguyên liệu uy tín, giá thành ổn Tổng chi phí dự kiến cho nguyên vật liệu, khoảng 12 triệu đồng

- Về dụng cụ làm bánh khoảng 1 triệu đổng

- Về máy nướng, dự án sẽ thuê 5 máy với chi phí là 3 triệu

d) Chi phí mua đồ trang trí đêm trung thu: Vì quy mô dự án không lớn chỉ

hướng tới một trại trẻ em mồ côi nhỏ nên chi phí mua đồ trang trí cũng đơn giản

và khá tiết kiệm, với khoảng 1,5 triệu đồng cho bóng bay, đèn lồng, đèn ông sao, giấy gấp, đèn nhấp nháy, …

e) Chi phí khác

-Trong quá trình triển khai hoạt động dự án sẽ có những phát sinh nhỏ đáng kể,

nhóm dành quỹ 2,5 triệu đồng để chi cho những phát sinh nhỏ này và cho chi phí đi lại khi giao bánh tận nơi

Bảng 1: Các loại chi phí cần dùng cho dự án

Các loại chi phí cho dự án Số tiền (đv: triệu đồng)

Chi phí nguyên vật liệu làm bánh 12

Chi phí dụng cụ, bao bì làm bánh 1

Chi phí mua đồ trang trí đêm trung thu 1,5

2.3 Xác định khách hàng tiềm năng, đối thủ cạnh tranh:

- Khách hàng tiềm năng: sinh viên HV Bưu chính, HV An Ninh, ĐH Kiến Trúc, nhân

viên văn phòng, hộ gia đình xung quanh địa bàn sắp hoạt động

- Đối thủ cạnh tranh:

 Kinh đô, Bibica, Công ty Đại Phát,… đều là những tên tuổi lớn trên thị trường được rất nhiều người ưu chuộng

 Chủ gian hàng phần lớn là đại lý, cửa hàng phân phối bánh trung thu hoặc đối tượng kinh doanh thời vụ Trước nhu cầu mua online ngày càng phổ biến, một

số DN đã lập website và tổ chức bán hàng qua mạng Đại Phát cũng đang áp dụng bán hàng cho khách mua online tại địa chỉ website công ty Riêng Công

ty Kinh Đô ngay từ đầu mùa đã khẳng định không có chính sách bán hàng qua

mạng, không “mua 1 tặng 1”, “giảm giá 50%”.

2.4 Lựa chọn điểm bán hàng: Cạnh cổng các trường Đại học

2.5 Vật dụng cần thiết và nhân viên:

-Vật dụng cần thiết: Một số vật dụng cần phải có như: khuôn bánh, lò nướng, đồ

pha chế, đĩa, chén, thìa, tủ lạnh, bột mì, thức ăn, gia vị,… cần được lên danh sách cho tiết những đồ nên mua để tránh thiếu hoặc thừa

- Về vấn đề nhân viên: Quy mô nhỏ nên việc bán hàng và làm bánh là các thành

viên trong nhóm cùng nhau thực hiện Không phải thuê bất cứ một người ngoài để cùng sản xuất và thực hiện quy trình bán

2.6 Quảng cáo sản phẩm:

- Đăng bài lên các trang mạng, giới thiệu với bạn bè Nhờ bạn bè giới thiệu cho bạn

bè của họ Truyền thông những thông điệp ý nghĩa để giúp nhóm bán được hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn

- Trang trí những biển hiệu ngoài địa điểm bánh cho thật bắt mắt để thu hút người đi

đường để họ dừng lại và mua sản phẩm

- Bày biện địa điểm bánh thật sạch sẽ, đẹp mắt giúp cho khách hàng tin tưởng hơn

vào sản phẩm, tạo nên uy tín

- Các chương trình khuyến mãi nhân dịp khai trương, … ví dụ khách mua 4 hộp bánh

sẽ được tặng 1 Trong tuần khai trương sẽ giảm giá 20% trong ngày đầu và 10% cho các ngày tiếp theo trên toàn sản phẩm, FreeShip…

3 Lập dòng tiền dự án:

Bảng 2: Dòng tiền của dự án

Chi phí đầu tư (6,5)

Mua đồ trang trí đêm

trung thu

(1,5)

III THỰC THI DỰ ÁN

1 Phân tách công việc:

Các bước

công việc Công việc thực hiện

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

Thời gian thực hiện

Ghi chú công việc trước

Chuẩn bị

dự án (A)

Lên ý tưởng xây dựng dự án

trung thu tình nguyện

(A1)

-Xác định địa điểm tổ chức

trung thu

(A2)

Xác định địa điểm làm bánh

(A4)

Xác định địa điểm bán bánh

(A5)

Mua nguyên vật liệu, dụng cụ

làm bánh

(B1)

Mua đồ trang trí, quà tặng (B2) 9/6 11/6 3 A5

Tiến hành

làm bánh,

hoàn thiện

Bánh nướng

Bánh dẻo

Triển khai

thực hiện

dự án

(B)

bánh

(B3)

Bán bánh tại địa điểm đã chọn,

bán online

(B4)

Tổ chức

trung thu

từ thiện

(B5)

Trang trí địa điểm

Bắt đầu chuơng trình, tặng quà

Hoàn

thiện và

nghiệm

thu dự án

(C)

Nghiệm thu, báo cáo kết quả dự

án

(C1)

Tổ chức cuộc hop, đánh giá

2 BiHu đồ Gatt

TT Công

việc

Thời gian (Ngày) 0

5

1 0

2 2

2 5

2 6

2 9

3 5

4 4

8 9

9 0

9 1

9 2

1 (A1)

2 (A2)

3 (A3)

4 (A4)

5 (A5)

6 (B1)

7 (B2)

8 (B3)

9 (B4)

10 (B5)

11 (C1)

12 (C2)

d)

A2 (5d)A3(12d)

2

A4(3 d)

4

B3(15 d)

B4(45 d)

C1(2 d)

5678

3 Sơ đồ PERT

Từ sơ đồ trên ta có các đường:

- Đường A1 – A2 – A3 – A4 thời gian thực hiện: 25 ngày

- Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B1 thời gian thực hiện: 35 ngày

- Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – B5 thời gian thực hiện: 90 ngày

- Đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – C1 – C2 thời gian thực hiện: 92 ngày Vậy đường găng là đường A1 – A2 – A3 – A5 – B2 – B3 – B4 – C1 – C2



Tổng thời gian thực hiện của dự án là 92 ngày

IV KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Trong giai đoạn này cần quy định các thủ tục phát hiện rủi ro, phòng ngừa và tiến hành kiểm tra định kỳ các thủ tục, hợp đồng Không chỉ kiểm tra giám sát công tác phòng ngừa từng rủi ro riêng lẻ mà tổng thể các rủi ro dự án Trong hoạt động kinh doanh chúng ta sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro Đáng nhắc đến là các rủi ro về chất lượng sản phẩm bánh không tốt, phong cách giao tiếp bán hàng không chuyên nghiệp, chi phí dự án bị thiếu,…cần phải phát hiện và đưa ra các biện pháp có tính chất kịp thời để giảm thiểu tối đa rủi ro và hậu quả của rủi ro mang lại

Tổng hợp các rủi ro và biện pháp khác phục trong quá trình kiểm soát:

Nhận dạng rủi ro Biện pháp phòng ngừa, khắc phục

Nhóm rủi ro Rủi ro

Rủi ro về

phân bố thời

gian thực

hiện dự án

Đặt hàng muộn - Có hàng dự trữ

- Có kế hoạch đặt hàng liên tục và kịp thời

Tổ chức trung thu muộn - Phân bố nhân lực phù hợp

- Linh hoạt xử lý tình huống

Rủi ro về tài

chính

- Có thể kêu gọi ủng hộ vốn từ gia đình, bạn bè,

- Có danh sách thu chi rõ ràng để nắm được đầy đủ tình hình tài chính của dự án

và để có thể có cách giải quyết kịp thời Rủi ro về

nhân sự

Mâu thuẫn trong nội bộ nhóm

- Người điều hành dự án cần bổ sung cho mình những kỹ năng giải quyết vấn đề nhóm và kỹ năng quản trị nhóm làm việc

- Bên cạnh đó, các thành viên trong nhóm cần thể hiện rõ quan điểm cá nhân, thấu hiểu, thông cảm và sẻ chia với nhau; không chia bè phái trong nhóm

Thiếu nhân lực - Kêu gọi kịp thời khi nhóm thiếu nhân

lực

Rủi ro về kỹ

thuật- công

nghệ

Máy hỏng - Chọn nơi thuê trang thiết bị máy móc uy

tín, chất lượng, ưu tiên gần nơi làm bánh

- Tìm hiểu thêm các nguồn cho thuê máy

dự phòng

- Trang bị kỹ năng đối phó với rủi ro khi

có sự cố về cháy nổ, trang thiết bị hỏng Chưa có nhiều kỹ năng

làm bánh, không nắm rõ được cách vận hành

- Các thành viên trong nhóm cần đi học hỏi thêm về các kỹ năng làm bánh, bảo quản bánh; vận chuyển bánh thế nào để

trang thiết bị, thiếu kỹ năng giải quyết các tình huống bất ngờ với máy móc, không có kiến thức về đóng gói bánh

và bảo quản bánh và vận chuyển bán đến địa điểm bán

không bị ảnh hưởng đến chất lượng của bánh và trang bị cho mình những kiến thức về sử dụng máy móc trang thiết bị,

kỹ năng đối phó với rủi ro khi có sự cố về cháy nổ, trang thiết bị hỏng chọn nơi thuê trang thiết bị máy móc uy tín, chất lượng, ưu tiên gần nơi làm bánh

Rủi ro về mặt kỹ thuật trong quá trình tổ chức chương trình trung thu như sự cố về mặt âm thanh, điện thắp sáng…

- Chủ động trong việc chạy thử các thiết

bị âm thanh, ánh sáng

Rủi ro về

đầu vào

Thiếu nguyên liệu - Có kế hoạch mua nguyên liệu phù hợp Nguyên liệu quá hạn,

chất lượng kém

- Lựa chọn chỗ mua hàng uy tín, giá cả

ổn định

Rủi ro về địa

điểm bán

bánh

Địa điểm bánh không đúng chỗ kém thu hút người tiêu dùng mục tiêu của nhóm, ảnh hưởng đến chất lượng giao thông và có thể gây mất trật tự

- Có thể chọn các địa điểm bán bánh như phố đi bộ, gần các trường học,…

- Linh động trong hình thức bán bánh, không nhất thiết phải cố định tất cả tại một chỗ, có thể chọn lựa hình thức bán lẻ theo từng khu vực

- Tìm hiểu kỹ về các quy định tại nơi dự định bán bánh tìm hiểu về chỗ bán bánh

dự phòng

Ảnh hưởng của thời tiết Tìm hiểu về chỗ bán bánh dự phòng Rủi ro về

sản phẩm

Mốc, hỏng do thời tiết Kiểm tra bánh thường xuyên, loại bỏ

bánh không cần đạt yêu cầu kịp thời

Sự thiếu sản phẩm cung Linh động dự báo nhu cầu tiêu thụ của