B6

Bài 6 Bài 6 CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1 Khái niệm văn phòng Văn phòng là một bộ phận cấu thành của công sở hành chính, là bộ phận đại diện[.]

Bài 6 CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

I KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

1 Khái niệm văn phòng

- Văn phòng là một bộ phận cấu thành của công sở hành chính, là bộ phận đại diện của các cơ quan trong giao dịch và điều hành công việc

- Công tác văn phòng là những công việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt

động nghiệp vụ cụ thể nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu tổng hợp, giúp việc, bảo đảm các điều kiện hoạt động cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, của cơ quan, tổ chức

2 Chức năng

- Tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp: Là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất giúp lãnh đạo đề ra các quyết định để chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả

- Hậu cần, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả cao

Nội dung tham mưu của văn phòng Hội Nông dân có nhiều mặt và có tính chất tổng hợp nhưng trước hết và chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động thường ngày của Ban Thường vụ và Thường trực, như: tổ chức các Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, sắp xếp chương trình để Thường trực làm việc với cấp

ủy, với các ban, ngành, các đoàn thể nhân dân; in ấn, phát hành tài liệu; thu hồi, quản

lý và lưu trữ tài liệu, văn bản; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và cơ quan

Cả 2 chức năng trên có mối quan hệ chặt chẽ và tác động qua lại lẫn nhau Xác định rõ chức năng của văn phòng là cần thiết để có quan niệm đúng về vai trò, nhiệm

vụ của văn phòng, từ đó xác định phương hướng tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, nhân viên văn phòng, đòi hỏi cán bộ văn phòng không ngừng vươn lên, làm việc năng động, sáng tạo, có nhiều ý kiến đề xuất xác đáng Cần khắc phục quan niệm không đúng, coi văn phòng như một “cái máy giúp việc”, chỉ đâu làm đấy, hoặc ngược lại, đặt quá cao vai trò tham mưu của văn phòng, dẫn đến văn phòng bao biện làm thay việc của các đơn vị khác, trong khi đó lại không làm tốt chức năng, nhiệm vụ chính của mình

3 Nhiệm vụ

3.1 Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác

Chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác năm, 6 tháng của Ban Chấp hành; chương trình năm, 6 tháng, quý và tháng, lịch làm việc tuần của Thường trực Chương trình công tác toàn khóa của Ban Chấp hành bao gồm những công việc lớn, lâu dài của Hội trên các mặt công tác, nhằm cụ thể hóa và tổ chức thực hiện Nghị quyết của Trung ương Hội, Nghị quyết của cấp ủy, Nghị quyết Đại hội Hội Nông dân các cấp

Chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, hàng tháng, tuần nhằm triển khai thực hiện chương trình toàn khóa của Ban Chấp hành; xử lý kịp thời những nhiệm vụ thường xuyên, cấp bách hoặc đột xuất, không để sót việc, trùng việc Khi xây dựng

chương trình công tác, văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với các ban, đơn vị của Hội, với các đoàn thể nhân dân ở địa phương, có sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

3.2 Cùng với các ban, đơn vị giúp lãnh đạo Hội chuẩn bị và ban hành các quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quyết định

- Xác định đơn vị chủ trì và những đơn vị tham gia xây dựng chương trình công tác (gọi chung là đề án)

- Tổ chức thông tin cho Thường trực những vấn đề có liên quan đến công việc sẽ bàn và quyết định

- Cùng với các đơn vị chủ trì đề án tổ chức lấy ý kiến các đối tượng tham gia đóng góp xây dựng đề án

- Giúp Thường trực làm tốt công tác thẩm định, bảo đảm đề án được chuẩn bị đúng yêu cầu, quy trình, thời gian dự định

- Theo dõi, tổng hợp ý kiến phát biểu tại Hội nghị Ban Thường vụ, Thường trực

và kiến nghị về xử lý các ý kiến khác nhau, giúp Thường trực chuẩn bị trình bày trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ (nếu cần) và chọn các vấn đề quan trọng để biểu quyết

- Trên cơ sở biểu quyết và kết luận của Hội nghị, giúp Thường trực chỉnh lý lần cuối các văn bản, quyết định, bảo đảm ban hành văn bản đúng thể thức, đúng Điều lệ Hội và đúng pháp luật

- Phối hợp với các chi hội, tổ hội tổ chức phổ biến Nghị quyết, quyết định, đôn đốc việc xây dựng chương trình hành động và theo dõi việc thực hiện; Thường trực Hội Nông dân cơ sở kiểm tra, đôn đốc, sơ kết, tổng kết việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định

3.3 Làm công tác thông tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo

Văn phòng tiến hành xử lý sơ bộ, chọn lọc, hệ thống hóa các nguồn tin để cung cấp cho Thường trực những thông tin mang tính tổng hợp, khách quan, trung thực và ngắn gọn, gửi đúng đối tượng, chú trọng các vấn đề:

- Thông tin về quá trình chuẩn bị Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ (kể

cả các cuộc điều tra khảo sát tình hình thực tế cơ sở, kết quả làm thử các mô hình…)

- Thông tin tình hình các cấp Hội thực hiện Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương Hội và của cấp ủy địa phương, đánh giá kết quả và tồn tại, phân tích nguyên nhân, kiến nghị

- Xử lý báo cáo của Hội cấp dưới, xin ý kiến Thường trực để trả lời những đề nghị, kiến nghị

- Trong báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất cấp ủy và Hội cấp trên, cần phản ánh ý thức tổ chức kỷ luật, kinh nghiệm sáng tạo trong việc chấp hành Chỉ thị, Nghị quyết của cấp trên, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện, những kiến nghị cần được xử lý ở tầm vĩ mô

- Giúp Thường trực chuẩn bị và cung cấp thông tin đến Hội cấp dưới về tình hình hoạt động của Hội; các quyết định và chủ trương công tác Hội

3.4 Giúp Thường trực ban hành và thực hiện quy chế làm việc

Cùng với các ban, đơn vị giúp Thường trực soạn thảo và ban hành quy chế làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Hàng năm sơ kết việc thực hiện quy chế làm việc để báo cáo tại Hội nghị Ban Chấp hành

3.5 Công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng tiếp nhận tất cả các văn bản, tài liệu (kể cả điện, fax) từ các nơi gửi đến, thống nhất quản lý, gửi đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển văn bản Tổ chức sao chụp, in ấn, phát hành các văn bản của Hội gửi đi, đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền, bảo đảm kịp thời, an toàn, giữ bí mật (đối với tài liệu mật) Thu hồi, sắp xếp, lưu trữ các tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý của Hội Tổ chức việc bảo quản, khai thác tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm…

3.6 Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của lãnh đạo và cơ quan

Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của Thường trực và cơ quan, tổ chức các Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường

vụ, các cuộc họp của Thường trực, của cơ quan; tổ chức tiếp khách, tiếp dân Tổ chức việc quản lý, sử dụng, sửa chữa, bảo quản các phương tiện, tài sản, bố trí, sắp xếp phương tiện phục vụ lãnh đạo, các hội nghị của Hội Dự trù và quyết toán ngân sách, quản lý chặt chẽ việc chi tiêu, sử dụng các khoản kinh phí hợp lý, tiết kiệm, đúng chính sách, chế độ tài chính hiện hành

3.7 Giúp Thường trực chăm lo đời sống cán bộ cơ quan

Chủ động kiến nghị với Ban Thường vụ, Thường trực Hội về các chủ trương, biện pháp cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, cải thiện điều kiện làm việc của cơ quan

II NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Nội dung cơ bản của công tác văn phòng do chức năng, nhiệm vụ của văn phòng quy định, bao gồm: Công tác tổng hợp, công tác hành chính, công tác quản trị

1 Công tác tổng hợp

Là một khâu quan trọng trong công tác văn phòng Nhờ có công tác tổng hợp mà lãnh đạo có thể nắm được tình hình, vừa cụ thể, vừa có hệ thống tất cả các mặt hoạt động của Hội; nhìn nhận xu thế phát triển, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân; có căn

cứ vững chắc để đề ra và giải quyết các vấn đề theo đúng chủ trương, Nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; chuẩn bị ban hành các văn bản có nội dung đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Hội, đúng quy chế; triển khai, theo dõi việc thực hiện các văn bản đó đầy đủ, kịp thời

Công tác tổng hợp gồm một số nội dung chính sau:

1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác

Chương trình công tác là cơ sở để quản lý và điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo chủ động, tập trung, thống nhất, vừa quán xuyến các mặt công tác, vừa nắm chắc công việc trọng tâm, nhằm đạt những yêu cầu, mục tiêu cụ thể, tránh bị động, gặp đâu làm đấy hoặc bị cuốn hút vào các việc vụn vặt, đột xuất Xây dựng chương trình công tác là biện pháp rất quan trọng để quản lý và sử dụng quỹ thời gian một cách tiết kiệm và có hiệu quả

Căn cứ để lập chương trình công tác:

- Chủ trương, Nghị quyết của Đảng, chính sách của Nhà nước và Nghị quyết, chương trình công tác của Hội

Chương trình công tác thường gồm 2 phần:

- Phần thứ nhất: Xác định trọng tâm công tác, những mục tiêu phấn đấu trong từng thời gian

- Phần thứ hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị văn bản và lịch hội nghị để thảo luận, thông qua, đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó

Mỗi vấn đề đều ghi rõ đơn vị hoặc người thực hiện, đơn vị phối hợp, người phụ trách, thời gian thực hiện

Sau khi có đủ lượng thông tin, văn phòng dự kiến các loại chương trình trình lãnh đạo thông qua, hoặc gửi cho các đơn vị liên quan và cấp dưới để lấy thêm ý kiến, rồi hoàn chỉnh, đưa ra tập thể bàn, sau đó trình lãnh đạo duyệt, ký, ban hành

Quản lý việc thực hiện chương trình công tác:

Thực tế cho thấy không phải chương trình công tác nào cũng đều được thực hiện trôi chảy, đúng thời gian dự kiến mà có thể bị động, như bị động với thực tại, với cấp trên, với các ngành Do vậy, phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc Hàng tuần, hàng tháng kiểm điểm việc thực hiện chương trình, báo cáo thủ trưởng cơ quan kết quả thực hiện, kiến nghị các vấn đề cần xử lý nhằm thúc đẩy tiến trình thực hiện hoặc kịp thời

bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp

1.2 Chuẩn bị nội dung và tổ chức hội nghị

Tuỳ theo tính chất, mục đích, yêu cầu của hội nghị mà chuẩn bị nội dung, thành phần dự họp, thời gian họp, cách kết luận và kết thúc khác nhau Cần nắm vững những quan điểm, ý tưởng của lãnh đạo về mục đích, yêu cầu, nội dung vấn đề đưa ra hội nghị Đây là khâu đầu tiên có tính chất quyết định đối với các khâu tiếp theo Nếu không quán triệt điều này sẽ mất nhiều công sức, thời gian vào việc chuẩn bị mà vẫn không thành công

Quá trình tổ chức hội nghị gồm các bước:

+ Phân công chuẩn bị văn bản, dự thảo quyết định: Thông thường bộ phận nào phụ trách việc gì thì bộ phận đó chuẩn bị văn bản, dự thảo quyết định, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo Nếu là vấn đề lớn, phức tạp, có liên quan đến nhiều lĩnh vực thì chỉ định một tiểu ban chuẩn bị, gồm những người phụ trách một số đơn vị có liên quan

+ Thẩm tra văn bản, dự thảo quyết định: Khi văn bản, dự thảo quyết định đã chuẩn bị xong, gửi đến văn phòng, thì văn phòng có trách nhiệm thẩm tra lần cuối Chỉ khi nào bản thảo được chuẩn bị đúng thủ tục, đạt yêu cầu, mới trình người chủ trì hội nghị thông qua và xác định thời gian hội nghị (thường là thời gian ghi trong chương trình) Giấy mời họp và tài liệu hội nghị cần gửi sớm để người dự họp có thời gian chuẩn bị

Điều hành và kết thúc hội nghị:

Mở đầu hội nghị, chủ tọa nêu lý do, mục đích, nội dung chương trình, thành phần tham dự, thời gian hội nghị, quy chế hội nghị, thời gian phát biểu

- Điều hành hội nghị: Kết quả hội nghị phụ thuộc phần lớn vào người điều hành Phải nắm vững vấn đề, điều hành một cách năng động, nhạy bén, hướng hội nghị tập trung vào chủ đề, khuyến khích tranh luận, tôn trọng dân chủ, không để mất sáng kiến, tính chủ động của người dự họp Nếu có thành viên phát biểu lạc đề thì phải hướng họ vào những vấn đề trọng tâm

- Kết thúc hội nghị: Chủ tọa tóm tắt, khái quát những ý kiến thảo luận thành kết

luận; trường hợp phải lấy biểu quyết thì cần chuẩn bị, đề xuất rõ ràng vấn đề để biểu quyết Nếu vấn đề chưa sáng tỏ, chưa được chuẩn bị tốt thì nên hoãn họp đúng lúc để chuẩn bị lại, không kết luận gượng ép

Ghi biên bản là phần việc không thể thiếu trong các cuộc họp thường kỳ, họp đột xuất, nhất là các kỳ Đại hội Toàn bộ nội dung, các tình tiết diễn biến trong cuộc họp phải được ghi lại tóm tắt, ngắn gọn, ghi đúng, ghi đủ ý kiến phát biểu của các thành viên dự họp (tán thành hay không tán thành nội dung đã đưa bàn) Sau hội nghị, thư ký chỉnh lý lại biên bản, ký tên và đưa chủ tọa xem lại, ký tên vào cuối biên bản Biên bản cùng toàn bộ tài liệu hội nghị được đưa vào hồ sơ hội nghị Biên bản chính là tư liệu

để cơ quan làm dẫn chứng khi phải giải quyết những thắc mắc, mâu thuẫn giữa các quan điểm, ý kiến khác nhau hoặc làm căn cứ cho các quyết định khen thưởng, kỷ luật…

Ra văn bản để thi hành:

Thông thường, sau hội nghị thì ban hành Nghị quyết, quyết định Trong thực tế, khâu này thường làm chậm, ảnh hưởng đến hiệu lực quản lý Có tình trạng đó là do chất lượng hội nghị thấp, do chủ tọa kết luận không rõ ràng, dứt khoát, do trình độ người biên tập hạn chế

Ngoài việc ra văn bản quyết định chính thức, văn phòng còn phải ra thông báo Trường hợp văn bản chính thức chưa ban hành được sớm vì còn phải nghiên cứu thêm

để hoàn chỉnh, văn phòng càng phải nhanh chóng ra thông báo ngắn gọn những vấn đề

đã được quyết định tại hội nghị, để có căn cứ triển khai thực hiện kịp thời

1.3 Chuẩn bị hồ sơ cho lãnh đạo giải quyết công việc hoặc duyệt, ký văn bản

- Cung cấp tài liệu: Cung cấp những văn bản, nhất là văn bản pháp quy, các quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết cần thiết của cấp trên, những vấn đề mà lãnh đạo quan tâm

để làm căn cứ ra quyết định Để chỉ đạo, xử lý công việc được đúng và nhanh chóng, văn phòng chuẩn bị và cung cấp tài liệu, tư liệu, báo cáo của các ngành, các cấp, có kèm theo ý kiến đề xuất cách giải quyết của văn phòng

- Chuẩn bị và trình hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu, những văn bản cần thiết, kèm theo ý kiến của văn phòng để lãnh đạo xem xét, cho ý kiến bằng chữ viết trên tờ trình Không nên gửi cùng một lúc hồ sơ xin ý kiến cho nhiều người vì có thể xảy ra tình trạng nhiều người cùng giải quyết và giải quyết trái ngược nhau Trường hợp vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể giải quyết thì gửi hồ sơ cho từng thành viên của tập thể và nói rõ để chuẩn bị họp theo chương trình nhất định

- Trình duyệt và ký: Khi trình duyệt văn bản, văn phòng cần cung cấp đủ tài liệu,

tư liệu cần thiết trong hồ sơ trình duyệt để thủ trưởng có thêm căn cứ xét duyệt, không phải hỏi đi hỏi lại

Chuẩn bị ý kiến cho lãnh đạo: Để chuẩn bị ý kiến phát biểu trong các cuộc họp cũng như khi giao tiếp, đi khảo sát thực tế ở cơ sở… người thủ trưởng phải chủ động suy nghĩ, nêu rõ ý kiến của mình, giúp văn phòng có cơ sở soạn thảo đề cương hay viết thành bài hoàn chỉnh

1.4 Tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, sơ kết, tổng kết

Trước hết, ban hành văn bản và giúp lãnh đạo truyền đạt nội dung văn bản kịp thời, quán triệt tư tưởng chỉ đạo Gửi văn bản cho những cơ quan có trách nhiệm để thi hành, để phối hợp thi hành hoặc để báo cáo Giúp lãnh đạo bàn biện pháp tổ chức thực hiện, đôn đốc những cơ quan có trách nhiệm ra văn bản hướng dẫn việc thực hiện,

quán triệt tư tưởng và nội dung quyết định, không được trái với quyết định của cấp trên, không được mâu thuẫn giữa các cơ quan hướng dẫn thi hành

Theo dõi, kiểm tra, thanh tra là một công tác quan trọng của lãnh đạo Văn phòng

có nhiệm vụ giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, thanh tra việc thi hành các quyết định của cấp ủy, chính quyền và của Hội Yêu cầu các đơn vị thực hiện quy chế làm việc, thực hiện chế độ báo cáo (báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường) Khi phát hiện có sự chậm chễ hoặc có sai sót, thì phải đề nghị lãnh đạo can thiệp, có biện pháp khắc phục, sửa chữa, uốn nắn kịp thời

Văn phòng phải chủ động tự mình đi kiểm tra hoặc theo chỉ thị của lãnh đạo mà

đi kiểm tra, thanh tra có trọng điểm, có báo cáo, phân tích, kết luận, kiến nghị cách giải quyết Cán bộ văn phòng đi kiểm tra, thanh tra phải có kiến thức chuyên môn, nắm vững chế độ, chính sách, pháp luật và nội dung sự việc cần kiểm tra, có thái độ trung thực, nghiêm túc, khách quan, có tinh thần đấu tranh, có tác phong sâu sát thực

tế, gần gũi quần chúng

Văn phòng thu thập tình hình, báo cáo của các đơn vị thực hiện, so sánh, đối chiếu, thẩm tra số liệu, thông tin để đánh giá, chọn lọc nguồn tin, chuẩn bị sơ kết, tổng kết và dự kiến tổ chức hội nghị, trình lãnh đạo quyết định

2 Công tác hành chính

- Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

+ Tiếp nhận, quản lý và chuyển tất cả các công văn, thư tín, điện tín, fax, báo chí, tài liệu đúng địa chỉ, đúng đối tượng hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo; theo dõi quá trình thực hiện các văn bản

+ Đánh máy, in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản của Hội gửi đi, đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản, bảo đảm an toàn và giữ bí mật (đối với tài liệu mật)

+ Thu hồi, chỉnh lý, đưa vào lưu trữ tất cả hồ sơ, công văn giấy tờ, tài liệu đã hết thời hạn lưu giữ để làm việc hoặc sau khi đã giải quyết xong Tổ chức việc khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chỉ đạo của Hội, tổng kết kinh nghiệm…

- Tổ chức đón tiếp khách của Hội; tổ chức tiếp dân, hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết Tiếp nhận các đơn thư của cán bộ, hội viên, nông dân, của nhân dân gửi đến Hội

- Tổ chức trực điện thoại

3 Công tác quản trị

- Tổ chức phục vụ các hội nghị do Ban Thường vụ, Thường trực Hội triệu tập, phục vụ việc tiếp dân

- Chuẩn bị các điều kiện và phương tiện vật chất để bảo đảm các nhu cầu hoạt động của cơ quan (nhà cửa, bàn ghế, điện thoại, máy móc, in ấn, văn phòng phẩm, các tài sản cố định…); tổ chức việc quản lý, sử dụng, sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện, tài sản đó Tổ chức công tác bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy Chăm lo, bảo đảm các nhu cầu có liên quan đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ Tổ chức trợ giúp, thăm gia đình cán bộ Hội khi ốm đau, qua đời…

- Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức quản lý việc chi tiêu, sử dụng các khoản kinh phí đó một cách hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm đúng chế độ chính sách đối với cán bộ Hằng năm, tiến hành thanh toán, quyết toán, kiểm kê và báo cáo cơ quan

tài chính theo quy định.

III QUY CHẾ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1 Quản lý văn bản đến

Tất cả công văn, tài liệu gửi đến Hội đều tập trung vào một đầu mối là văn thư Văn thư làm thủ tục bóc bì, phân loại văn bản: Loại cần giải quyết gấp, loại bình thường, loại để tham khảo, loại không hợp lệ, không đúng thể thức (công văn không có ngày tháng, thiếu trích yếu, không có chữ ký, chữ ký không đúng cấp có thẩm quyền, không có dấu, bản chụp photocopy dấu đen…) Đối với văn bản không hợp lệ thì gửi trả lại để nơi gửi biết, thực hiện đúng qui định Tất cả công văn, tài liệu đến phải được đóng dấu công văn đến, ghi vào sổ (hoặc đưa vào máy vi tính) và chuyển đến người được giao nhiệm vụ xử lý, giải quyết Nếu là điện mật, công điện, công văn khẩn, phải chuyển ngay đến Thường trực, chậm nhất là 30 phút tại cơ quan và một giờ sau giờ làm việc (nếu phải chuyển đến nhà riêng) Để tránh tình trạng công văn chuyển lòng vòng từ người này sang người khác, đơn vị này sang đơn vị khác gây chậm trễ việc giải quyết, nên chuyển đến một địa chỉ xử lý Công văn đến ngày nào phải chuyển ngay trong ngày

đó, chú ý các trường hợp gấp, khẩn, ngoài giờ cần xử lý nhanh như đã nêu trên

Các văn bản không có dấu đăng ký ở văn thư coi như không có giá trị xử lý

2 Quản lý văn bản đi

Tất cả công văn đi (công văn do Hội ban hành) phải được tập trung vào một đầu mối văn thư cơ quan Sau khi thủ trưởng ký, văn thư soát lại lần cuối về thể thức văn bản (nếu phát hiện có nghi vấn thì trao đổi với người thảo văn bản để chỉnh lý lại cho đúng Nếu người soạn văn bản chưa nhất trí nhưng văn thư cho rằng có sai sót thì báo cáo thủ trưởng cơ quan, người ký văn bản đó quyết định) Mọi thủ tục công văn đi đều phải được thực hiện đầy đủ các bước: Vào sổ, lấy số, ngày, tháng, năm và đóng dấu,

bỏ bì và chuyển đến giao thông để gửi đi (phải chú ý gửi bằng đường bưu điện là chính, trường hợp có người nhận trực tiếp phải ký nhận vào sổ) Hết sức tránh việc cán

bộ nhận cầm tay trực tiếp chuyển đến nơi nhận (không qua văn thư nhận), sẽ gây phức tạp trong quản lý công văn Đặc biệt là công văn có nội dung mật, cần chuyển đến đúng người, đúng địa chỉ

Để quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, văn bản của cơ quan ban hành phải

do chính bộ phận văn thư đánh máy, in ấn của cơ quan đó thực hiện, bảo đảm văn bản được trình bày đúng thể thức Các ban, đơn vị được phân công soạn thảo văn bản sau khi dự thảo xong phải chuyển đến Chánh văn phòng xem trước về hình thức, thể thức, tính pháp lý và ký nháy để trình Thường trực duyệt, ký cho ban hành

Cần hết sức chú ý các trường hợp dưới đây nhằm bảo đảm thực hiện đúng qui định về quản lý văn bản:

- Không đóng dấu vào chữ ký bên lề công văn của người có thẩm quyền để đi liên hệ giải quyết công việc Các ý kiến xử lý của lãnh đạo ghi bên lề công văn hoặc ở phiếu trình phải được thể hiện bằng văn bản Trường hợp lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào công văn để dùng trong nội bộ cơ quan thì không được chuyển ra cơ quan ngoài để liên hệ giải quyết công việc vì làm như vậy sẽ gây phức tạp thêm trong quản lý hành chính

- Quản lý nghiêm ngặt con dấu Con dấu cơ quan phải giao cho người được tin cậy

về phẩm chất và có nghiệp vụ công tác văn thư cất giữ, quản lý, không mang con dấu ra khỏi phòng làm việc Dấu đóng phải rõ, ngay ngắn, mực dấu có màu đỏ tươi, không

nhoè, trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên trái Không đóng dấu khống chỉ

- Văn bản sao chụp, photocopy (dấu đen) không được dùng để thay thế bản sao (bản sao chụp có dấu đen chỉ dùng để tham khảo, không có giá trị pháp lý) Mọi thủ tục sao văn bản, như: sao nguyên văn bản chính, sao lục, trích sao phải thực hiện đúng qui định của Cục Lưu trữ Nhà nước

- Văn bản không đúng thể thức (công văn không số, không ngày tháng, dấu đen, chữ ký không đúng người có thẩm quyền…); công văn gửi vượt cấp (cấp xã gửi thẳng cho cấp tỉnh, trung ương…) đều phải trả lại nơi gửi và yêu cầu thực hiện đúng qui định

IV SOẠN THẢO VĂN BẢN

Văn bản là phương tiện, là công cụ chủ yếu và phổ biến nhất để cơ quan ban hành các quyết định, quy định, chế độ, các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, xử lý các mặt công tác; để báo cáo, xin ý kiến cấp trên; để liên hệ, trao đổi công tác với các cơ quan có liên quan

Soạn thảo văn bản là công tác tổ chức, thu thập thông tin và dự thảo, sửa chữa, hoàn chỉnh bản thảo thành văn bản chính thức để ban hành

1 Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản phải bảo đảm các yêu cầu:

1.1 Tính chính trị

Đây là yêu cầu có tính nguyên tắc Ở nước ta, Đảng lãnh đạo Nhà nước và toàn

xã hội Điều đó được quy định tại Điều 4 Hiến pháp năm 1992 Vì vậy, các văn bản được ban hành phải bảo đảm tính chính trị, bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước và xã hội

Để bảo đảm tính chính trị, văn bản phải phản ánh đúng quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương

1.2 Tính mục đích

Mỗi văn bản được ban hành đều nhằm một mục đích nhất định Do đó, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ việc ban hành văn bản nhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ của chủ thể ban hành văn bản Ngoài ra, cần xác định đối tượng thi hành và phạm vi điều chỉnh của văn bản

1.3 Tính khoa học

- Văn bản phải bảo đảm tính chính xác cả về nội dung và hình thức Để đạt yêu cầu này, người soạn thảo cần nắm chắc vấn đề sẽ đề cập trong văn bản, có thái độ khách quan, trung thực, trình bày sự việc, số liệu đúng thực tế, không hư cấu Thông tin chắt lọc, chuẩn xác, có chất lượng, đó là căn cứ để cấp trên nghiên cứu, bàn bạc và

ra quyết định

- Văn bản phải súc tích, ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu Bản thân tính khoa học đòi hỏi văn bản phải được diễn đạt cô đọng, hàm súc, không có câu thừa, chữ thiếu; đi thẳng vào vấn đề, chứa đựng lượng thông tin cao, chính xác Ngắn gọn không

có nghĩa là cắt bỏ những nội dung cần thiết

- Bảo đảm tính đơn nghĩa của từ ngữ: Đây là điều bắt buộc đối với từ ngữ trong văn bản; từ ngữ chỉ được hiểu theo một nghĩa nhất định, không thể hiểu thế nào cũng được

- Phải bảo đảm tính nhất quán: Từ ngữ dùng trong văn bản phải thống nhất từ đầu đến cuối

- Văn bản ban hành không được trái với Hiến pháp, luật, pháp lệnh của Nhà nước

và các văn bản khác của Hội cấp trên Điều này xuất phát từ yêu cầu: Pháp luật phải được thực hiện thống nhất, được tuân thủ nghiêm chỉnh trong phạm vi cả nước Nếu văn bản trái với Hiến pháp, luật, pháp lệnh của Nhà nước và các văn bản của Hội cấp trên thì bị đình chỉ hoặc bãi bỏ Trường hợp việc ban hành văn bản gây hậu quả nghiêm trọng, người ký văn bản và những người có liên quan có thể còn bị truy cứu trách nhiệm hình sự

- Phải sử dụng văn phong thích hợp đối với từng loại văn bản: Mỗi loại văn bản đòi hỏi một văn phong nhất định, cách diễn đạt Nghị quyết, Chỉ thị… khác cách trình bày một bản báo cáo hay công văn thường

1.4 Tính đại chúng

Đối tượng thi hành văn bản không chỉ một người mà thường nhiều người Để văn bản được hiểu như nhau đối với mọi đối tượng, văn bản cần có tính đại chúng:

- Phải rõ ràng, cụ thể

- Phải diễn đạt bằng ngôn ngữ phổ thông, ngôn ngữ chính thức của cả nước, giản

dị, trong sáng, dễ hiểu, không dùng tiếng địa phương

- Dùng từ ngữ chuyên môn đúng quy định: Từ ngữ chuyên môn chỉ được dùng trong trường hợp đối tượng thi hành văn bản là các nhà chuyên môn Trường hợp văn bản ban hành rộng rãi, phổ biến đến nhiều đối tượng khác nhau, nếu có dùng từ chuyên môn thì phải giải thích đầy đủ

2 Quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước tiến hành trong quá trình xây dựng văn bản, từ lúc bắt đầu biên soạn đến khi hoàn tất bản dự thảo, thường gồm 5 bước:

Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu ban hành văn bản

Trước hết, cần xác định ban hành văn bản nhằm giải quyết vấn đề gì, ví dụ như,

để quy định một chế độ, chính sách; để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên; để báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường; để trả lời một cơ quan, hoặc cá nhân… Muốn vậy, phải nắm được chủ ý của lãnh đạo, của người có thẩm quyền và nhu cầu xã hội có liên quan đến vấn đề mà văn bản cần đề cập Cần lưu ý, những vấn

đề sẽ trình bày trong văn bản phải thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của cơ quan

Bước 2: Xác định thể loại văn bản

Cơ sở để xác định thể loại văn bản là dựa vào mục đích ban hành văn bản và dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của chủ thể văn bản

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin

Trước khi soạn thảo, phải chuẩn bị các văn bản, tài liệu cần thiết (các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định… của Đảng và Nhà nước về các vấn đề có liên quan, thu thập đầy

đủ những thông tin, tư liệu phản ánh tình hình thực tế, những số liệu về các lĩnh vực: Nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, tài chính, văn hóa, giáo dục, y tế ) Từ những

số liệu đó có thể tổng hợp, rút ra những nhận định, đánh giá về sự phát triển hay giảm sút của từng lĩnh vực, từng ngành, từng địa phương Các nguồn thông tin thu nhận

được đều phải xử lý, kiểm tra, phân tích, xác minh độ tin cậy, chọn lọc những thông tin cần thiết có giá trị, loại bỏ những thông tin sai lệch Tìm hiểu kỹ bản chất sự việc và

hiệu quả công việc mà con số thể hiện, phân tích nguyên nhân của tình hình.

Bước 4: Xây dựng đề cương và dự thảo văn bản

- Xây dựng đề cương, dàn ý chi tiết: Tùy theo thể thức, yêu cầu của từng loại văn bản mà xác định kết cấu đề cương hợp lý gồm mấy phần, mỗi phần có mấy mục lớn, mỗi mục lớn có bao nhiêu mục nhỏ, mỗi mục nhỏ có bao nhiêu điểm, mỗi điểm có những chi tiết cụ thể gì Đối với văn bản quan trọng, có độ phức tạp cao, cần tổ chức hội thảo để lấy ý kiến đóng góp xây dựng đề cương

- Dự thảo và hoàn chỉnh bản thảo: Đọc kỹ bản thảo xem đã đầy đủ chưa, có chặt chẽ không, có mục nào, điểm nào không đúng, không phù hợp cần lược bỏ Rà soát lại từng đoạn văn, từng câu, chữ để khắc phục những sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả

Bước 5: Duyệt bản thảo, ký và ban hành

Việc trình duyệt bản thảo tuỳ theo từng loại văn bản và từng loại cơ quan mà có quy trình khác nhau Văn bản quan trọng và người ký văn bản có vị trí cao trong hệ thống các chức danh thì phải qua nhiều bước trình duyệt Có văn bản chỉ cần thông qua thủ trưởng đơn vị rồi đến người ký văn bản Nếu bản thảo chưa đạt yêu cầu thì phải trả về nơi biên soạn để chuẩn bị lại

3 Phương pháp soạn thảo một số loại văn bản

3.1 Phương pháp soạn thảo công văn

Công văn được sử dụng trong các trường hợp:

- Giao dịch, trao đổi thông tin, thông báo một vấn đề

- Để hướng dẫn thực hiện, trả lời những văn bản của cấp trên hoặc một đề nghị

- Để đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, chương trình công tác của Hội

- Để trình một kế hoạch lên cấp trên

Khi soạn thảo công văn phải đáp ứng các yêu cầu:

Về bố cục, cần chú ý các yếu tố:

+ Địa danh, ngày, tháng, năm

+ Tên cơ quan

+ Số và ký hiệu cơ quan

+ Trích yếu công văn

+ Nội dung công văn

+ Nơi nhận, chữ ký và con dấu

Về nội dung, cần trình bày cụ thể, rõ ràng, chính xác các yêu cầu đặt ra để đạt

mục đích của công văn Sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn Đó là văn phong hành chính Nếu là công văn trả lời phải dứt khoát, dễ hiểu, phải nói rõ quan điểm của mình trong việc giải quyết vấn đề đó; công văn giải thích phải khách quan, cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện; công văn từ chối phải lịch sự, mềm dẻo; công văn đề xuất phải lôgic, lập luận chặt chẽ, xác đáng; công văn nhắc nhở phải nghiêm khắc, tế nhị

3.1.1 Cách soạn thảo công văn phúc đáp

- Phần mở đầu: Phải viết trả lời công văn hay phúc đáp công văn số… ngày…