The_thuc_trbayVB_cua_Doan

Văn bản và thể thức văn bản của Đoàn: Văn bản của Đoàn là văn bản ghi lại hoạt động Đoàn do các cấp bộ Đoàn tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của Điều lệ Đoà

ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH

BAN CHẤP HÀNH HUYỆN ĐIỆN BÀN

-ššššššš -HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; căn cứ Quyết định số 547/QĐ-TƯĐTN ngày 28/10/1999 của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn, công văn số 93/HD-VP ngày 11/11/1999 của Văn phòng Trung ương Đoàn hướng dẫn

về thể thức văn bản của Đoàn, Ban Thường vụ Huyện Đoàn hướng dẫn thực hiện trong

hệ thống Đoàn trên địa bàn huyện như sau:

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG:

1 Văn bản và thể thức văn bản của Đoàn:

Văn bản của Đoàn là văn bản ghi lại hoạt động Đoàn do các cấp bộ Đoàn tổ chức,

cơ quan có thẩm quyền của Đoàn ban hành theo quy định của Điều lệ Đoàn và của Ban

Bí thư Trung ương Đoàn Văn bản của Đoàn là văn bản hành chính, do đó phải tuân thủ quy định về văn bản hành chính

Thể thức văn bản của Đoàn là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản của Đoàn, được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản

2 Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn:

2.1 Tên cơ quan ban hành

2.2 Địa danh, ngày tháng năm ban hành

2.3 Số và ký hiệu văn bản; các thể thức bổ sung (dấu chỉ mức độ mật, khẩn, thu hồi văn bản…)

2.4 Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản

2.5 Nội dung văn bản

2.6 Nơi nhận

2.7 Chữ ký, thẩm quyền ký, đóng dấu, họ và tên người ký văn bản

2.8 Thể thức bản sao

3 Thẩm quyền ban hành văn bản:

a Huyện Đoàn:

- Đại hội đại biểu: nghị quyết, quy chế, thông báo, báo cáo.

- Ban Chấp hành: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo,

báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

- Ban Thường vụ: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kế hoạch, tờ trình, công văn, kết

luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo

b Cơ sở Đoàn:

- Đại hội đại biểu (hoặc đại hội toàn thể): nghị quyết, báo cáo.

- Ban Chấp hành: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo,

báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

- Ban Thường vụ: nghị quyết, quyết định, kết luận chỉ thị, kế hoạch, tờ trình, công

văn, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo

II THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐOÀN:

1 Tên cơ quan ban hành văn bản:

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản, gồm tên các cấp bộ Đoàn cấp trên và tên cấp bộ Đoàn ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản của Đoàn được ghi như sau:

a Đại hội Đoàn: Văn bản của Đại hội Đoàn cấp nào ghi tên cơ quan ban hành văn

bản là Đại hội Đoàn cấp đó Ví dụ:

- Đại hội Đoàn cấp thành phố:

- Đại hội Đoàn cấp , huyện và tương đương:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH HUYỆN ĐIỆN BÀN – 1

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ …… (200… - 200…)

- Đại hội Đoàn cấp cơ sở:

+ Đại hội đại biểu:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

XÃ ĐIỆN

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ ……….(200… - 200…)

+ Đại hội đoàn viên:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

XÃ ĐIỆN

ĐẠI HỘI ĐOÀN VIÊN NHIỆM KỲ……….(200… - 200…)

b Cách xác định tên cơ quan lãnh đạo của Đoàn:

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thành Đoàn ghi là “BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN” Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN

- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở, ghi là

“BCH ĐOÀN ………….”, “BCH CHI ĐOÀN…….”

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH CHI ĐOÀN DÂN CHÍNH ĐẢNG

c Văn bản liên tịch:

- Văn bản liên tịch với các cơ quan nhà nước, các đoàn thể chính trị – xã hội phải

có quốc hiệu:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản ghi đầy đủ các cơ quan cùng ban hành văn bản, liên kết bằng dấu gạch nối (-)

- Ký hiệu văn bản cần ghi thêm chữ liên tịch kèm với tên loại văn bản

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HCM - HỘI LHPN VN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ ĐIỆN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số 02/KHLT , ngày tháng năm

2 Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

a Địa danh ban hành văn bản: ghi theo nguyên tắc đơn vị hành chính nơi cơ

quan ban hành văn bản đặt trụ sở Đối với Đoàn xã, thị trấn thì ghi tên riêng của xã nơi

cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở

b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản Ngày dưới

10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày, tháng, năm

3 Số và ký hiệu văn bản và các thành phần thể thức bổ sung:

a Số văn bản:

Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 cho mỗi loại văn bản của Đoàn ban hành trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Riêng nghị quyết của ban chấp hành ghi theo nhiệm kỳ, tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội Số văn bản được viết bằng chữ số (01, 02, 03…) Văn bản liên tịch được đánh số theo cùng loại văn bản của một trong số các cơ quan ban hành văn bản

b Ký hiệu văn bản:

Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa

số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-)

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN

* Số: 03-TB/TV

c Các thành phần thể thức bổ sung:

- Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị:

+ Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo Ví dụ: "Dự thảo lần thứ…"

+ Văn bản phục vụ hội nghị do cấp bộ Đoàn triệu tập thì ghi chỉ dẫn là "Tài liệu hội nghị… ngày…… ", trình bày phía dưới thể loại và trích yếu nội dung văn bản

- Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tập tin và số lượng phát hành được trình bày tại

lề trái chân trang

4 Tên gọi và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung văn bản Trong một số văn bản, trích yếu nội dung văn bản bao gồm tên tác giả của văn bản đó Tên loại văn bản viết chữ in hoa, đậm, trích yếu nội dung viết chữ in thường, đậm

Ví dụ:

KẾ HOẠCH

Tổ chức các hoạt động chào mừng 65 năm Ngày thành lập Lực lượng Công an nhân dân Việt Nam (19/8/1945 - 19/8/2010)

- Riêng trích yếu nội dung công văn được ghi dưới phần số, ký hiệu văn bản bằng chữ in thường, nghiêng

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH HUYỆN ĐIỆN BÀN Điện Bàn, ngày 15 tháng 8 năm 2008

Số 50-CV/TV

V/v đề nghị khen thưởng công tác Đoàn và

phong trào thanh niên năm 2008

5 Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là phần thể hiện cụ thể toàn bộ nội dung văn bản, phù hợp với thể loại của văn bản

6 Nơi nhận văn bản:

- Nơi nhận văn bản là cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến văn bản với mục đích cụ thể: để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành, để phối hợp thực hiện và để lưu

- Đối với công văn, nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi", "Đồng kính gửi", đồng thời được ghi ở phần cuối phía trái văn bản Đối với các văn bản có tên gọi, nơi nhận được ghi ở góc trái dưới phần nội dung văn bản

7 Chữ ký, đóng dấu và họ tên người ký văn bản:

a Chữ ký:

- Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ, họ và tên người ký Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc bút có nét mờ, dễ phai để ký

- Đối với văn bản của cơ quan lãnh đạo của Đoàn (ban chấp hành, ban thường vụ, đại hội), thể thức ký là "Thay mặt", viết tắt là "TM"

Ví dụ:

TM ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

(chữ ký)

Nguyễn Văn A

TM BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN ĐOÀN

PHÓ BÍ THƯ

(chữ ký)

Nguyễn Văn B

b Thẩm quyền ký văn bản:

- Bí thư cấp bộ Đoàn thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thường vụ đoàn cấp đó ký các nghị quyết, quyết định và các văn bản quan trọng của Ban Chấp hành, Ban Thường

vụ cùng cấp

- Phó Bí thư hoặc Ủy viên Ban Thường vụ thay mặt Ban Chấp hành, Ban Thường

vụ Đoàn ký các văn bản khác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn, các văn bản liên tịch khi các bên không yêu cầu người đứng đầu ký, các văn bản được bí thư ủy quyền

- Trường hợp cơ quan có phân công thẩm quyền ký văn bản thì thực hiện theo phân công

c Dấu cơ quan ban hành: Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp

nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu là mực màu đỏ theo quy định của Bộ Công an

d Thể thức ký và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên bản:

- Văn bản đại hội:

Văn bản đại hội Đoàn hoặc Đoàn chủ tịch đại hội Đoàn do Đoàn chủ tịch phân công người ký, được đóng dấu Đoàn chủ tịch Đại hội Trường hợp không có dấu của Đoàn chủ tịch đại hội thì dùng dấu của Ban Chấp hành Đoàn để xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội ký

- Biên bản:

Đại hội Đoàn, hội nghị và các cuộc họp quan trọng đều phải ghi biên bản chi tiết

và làm bản kết luận hội nghị Biên bản chi tiết phải được thư ký và chủ trì ký xác nhận nội dung Chữ ký của thư ký nằm ở góc trái, chữ ký của người chủ trì nằm ở góc phải phía dưới trang cuối biên bản

Ví dụ:

THƯ KÝ HỘI NGHỊ CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ

(chữ ký) (chữ ký)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B

Các biên bản sau khi hoàn chỉnh, có đủ chữ ký của thư ký và người chủ trì được đóng dấu như mọi văn bản khác Dấu đóng trên biên bản là dấu của cơ quan tổ chức đại hội, hội nghị (dấu của đoàn chủ tịch hoặc dấu của ban chấp hành Đoàn cùng cấp) Biên bản có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai giữa các trang

8 Thể thức bản sao:

- Tên cơ quan sao văn bản được trình bày ở dưới đường phân cách với văn bản chính

- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu là

"BS" (bản sao), trình bày dưới tên cơ quan sao văn bản

- Địa điểm, ngày, tháng năm sao văn bản được trình bày trên cùng, góc phải, dưới đường phân cách

- Chỉ dẫn loại bản sao: Tùy thuộc loại bản sao, chọn chỉ dẫn tương ứng: "Sao y bản chính", "Sao lục", "Trích sao"", "Trích sao từ bản chính số… ngày… của…."

- Chữ ký, thể thức ký và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn bản sao

- Nơi nhận bản sao: nếu cần, có thể ghi rõ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến… Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu bản sao

III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN:

1 Khổ giấy:

Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, kích thuớc 210 x 297mm (tiêu chuẩn A4), sai số cho phép ±2mm Vùng trình bày văn bản như sau:

- Mặt trước trang giấy: cách mép trên 25mm, mép dưới 25mm, mép trái 35mm, mép phải 15mm

- Mặt sau (nếu in 2 mặt): cách mép trên 25mm, mép dưới 25mm, mép trái 15mm, mép phải 35mm

2 Đánh số trang:

Văn bản có nhiều trang phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập cách ở góc phải phía dưới trang giấy

3 Phụ lục:

Những văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số

La Mã

4 Phông chữ:

Phông chữ trình bày trong văn bản của Đoàn phông chữ tiếng Việt (phông chữ Times News Roman), chân phương, đảm báo tính nghiêm túc của văn bản hành chính

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN

I SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH:

Khi soạn thảo quyết định thông thường vẫn có các điểm chung như: Quốc hiệu, địa danh và ngày tháng ra quyết định, số ký hiệu, tên gọi, trích yếu và nội dung quyết định Trong phần nội dung có 2 phần nhỏ là:

- Căn cứ quyết định

- Nội dung các mệnh lệnh

Ví dụ: Quyết định thành lập một tổ chức trực thuộc UB Hội , thường có 4 ý, mỗi ý được trình bày một điều khoản như sau:

Điều 1: Quyết định thành lập tổ chức gì, có tên gì, thành lập ngày tháng năm nào?

Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức

Điều 3: Tổ chức bộ máy (tổng số biên chế các bộ phận ), đặt trụ sở tại

Điều 4: Trách nhiệm thi hành quyết định

II SOẠN THẢO BÁO CÁO:

1 Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

- Đảm bảo trung thực chính xác

- Nội dung báo cáo phải cụ thể, trọng tâm trọng điểm

- Báo cáo phải kịp thời

2 Các loại báo cáo:

- Báo cáo tuần

- Báo cáo tháng, quý

- Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm

- Báo cáo bất thường, đột xuất

- Báo cáo chuyên đề

- Báo cáo hội nghị

Dù báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu và được trình bày theo những quy tác nhất định

3 Phương pháp viết một báo cáo:

a, Công tác chuẩn bị:

- Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo

- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết

- Phần nội dung gồm có 3 phần nhỏ sau:

+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện trạng xảy ra

+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết + Phần 3: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện

- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát

- Dự kiến những đề xuất, kiến nghị với cấp trên

b, Xây dựng đề cương chi tiết:

- Mở đầu:

Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình Đồng thời, nêu những điều kiện hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên

- Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan

+ Đánh giá kết qủa và rút ra bài học kinh nghiệm

- Kết luận báo cáo

+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết điểm, nhược điểm

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện

+ Những kiến nghị với cấp trên

+ Nhận định những triển vọng

c, Viết dự thảo báo cáo:

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn

- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ

- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tập hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo

d, Đối với báo cáo quan trọng:

Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo cho thống nhất và khách quan hơn

e, Trình lãnh đạo thông qua:

Đối với báo cáo gửi lên các cấp, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có

sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết

định quản lý và thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị

Ví dụ:

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH , ngày tháng …năm 200

***

Số: …./ĐTN

BÁO CÁO

V/v

Nội dung báo cáo (3 phần)

TM

BCH

Nơi nhận: BÍ THƯ

- ;

- ;

- Lưu VP Nguyễn Văn B

III SOẠN THẢO CÔNG VĂN:

1 Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ

- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề

- Dùng ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc có sự thuyết phục cao

- Phải có trích yếu công văn dù là công văn ngắn

2 Xây dựng bố cục một công văn:

Công văn thường có các yếu tố sau:

- Quốc hiệu và tiểu ngữ

- Địa danh và thời gian gửi công văn

- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành

- Chủ thể nhận công văn

- Số và ký hiệu công văn

- Trích yếu nội dung

- Nội dung công văn

- Chữ ký, đóng dấu

- Nơi gửi

3 Phương pháp soạn thảo nội dung công văn:

- Nội dung công văn thường có 3 phần: + Viện dẫn vấn đề

+ Giải quyết vấn đề

+ Kết luận vấn đề

- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra, làm rõ mục đích, yêu cầu

- Cách viết nội dung chính là nhằm đưa ra các phương án giải quyết các vấn đề đã nêu + Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết

+ Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đua ra Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù

+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị

+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẽo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác

+ Công văn từ chối phải dùng ngôn ngữ lịch sự và cósự động viên cần thiết

+ Công văn đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời

+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình không chiếu lệ sáo rổng

- Cách viết phần kết thúc công văn:

+ Cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh các chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành lịch sự trước khi kết thúc (có thể

là một lời cảm ơn nếu xét thấy cần thiết)

Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng ai, dù là thủ trưởng Vì vậy, nội dung công văn chỉ nói đến công vụ Không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi tình cảm cá nhân với nhau

VD: ĐOÀN TNCS Hồ CHÍ MINH

BCH .,ngày …tháng…năm 200

***

Số: …/ĐTN

“V/v ”

Kính gửi:

Nội dung công văn (3 phần)

TM BCH

Nơi nhận: BÍ THƯ

- Như trên

-

- Lưu VP

Nguyễn Văn A

IV.SOẠN THẢO TỜ TRÌNH:

1 Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt

- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rỏ ràng cụ thể

- Các kiến nghị phải hợp lý

- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn

2 Xây dựng bố cục tờ trình:

- Thiết kế bố cục thành 3 phần:

Phần 1: Nêu rỏ lý do đưa ra nội dung trình duyệt

Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi)

Phần 3: Kiến nghị với cấp trên (hổ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng

3 Cách viết tờ trình:

- Trong phần nêu lý do, căn cứ: Dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan, do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi

- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rỏ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tinh cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu trung thực

- Nêu rỏ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện

- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt