yeu cau ky thuat gói Thau_OFFICE.ONE_VIT2

Thông tin thêm mới bao gồm: các thuộc tính văn bản, file văn bản, văn bản liên quan; Thông tin vào sổ không bắt buộc; thông tin chỉ đạo của lãnh đạo có thể thêm nhiều ý kiến chỉ đạo: thô

Trang 1

STT Nội dung yêu cầu ứng:S,P,C,N (theo

mô tả phụ lục số

03 HSMT)

1. Quản lý văn bản đến

1.1.1 Hiển thị danh sách văn bản: tất cả văn

bản, theo trạng thái văn bản

S

1.1.2 Tìm kiếm văn bản theo thuộc tính và

toàn văn

S

1.1.3 Hiển thị icon link file đính kèm, khi

click icon mở popup hiển thị nội dung

chi tiết văn bản

S

1.1.4 Sắp xếp văn bản theo các thuộc tính S

1.1.5 Click văn bản để sửa, xóa văn bản,

hoặc xóa văn bản trên danh sách

S

1.1.6 Phân trang danh sách văn bản, thay

đổi số lượng item trên 1 trang

S

1.1.7 Hiển thị màu sắc, cảnh báo trạng thái

văn bản

S

1.2 Thêm mới, sửa văn bản

1.2.1 Thêm mới văn bản giấy (scan văn

bản, upload lên hệ thống) Thông tin

thêm mới bao gồm: các thuộc tính văn

bản, file văn bản, văn bản liên quan;

Thông tin vào sổ (không bắt buộc);

thông tin chỉ đạo của lãnh đạo (có thể

thêm nhiều ý kiến chỉ đạo: thông tin

bao gồm lãnh đạo cho ý kiến, nội

dung ý kiến); đính kèm nhiều file

S

1.2.2 Với văn bản điện tử (đến từ các đơn vị

khác trên hệ thống) hiển thị văn bản

với trạng thái chưa vào sổ

S

1.2.3 Thông tin lưu văn bản gốc đối văn

bản đến là giấy

S

1.2.4 Khi thêm mới văn bản, tạo lịch sử văn

bản với thông tin là ngày phát sinh

văn bản

S

Trang 2

1.2.5 Thêm văn bản với trạng thái lưu trữ

(trạng thái draft, chưa phải chính thức

trên hệ thống, văn bản trạng thái này

không thể trình, chuyển, giao việc xử

lý)

S

1.3 Xóa văn bản

1.3.1 Xóa văn bản trên danh sách văn bản S

1.3.2 Xóa văn bản khi vào chi tiết văn bản S

1.3.4 Đối với văn bản có liên quan, cần đưa

ra thông báo khi xóa phải bỏ quan hệ

với văn bản liên quan

S

1.3.5 Văn bản đã chuyển xử lý thì không

được xóa

S

1.3.6 Khi xóa phải ghi lại lịch sử xóa văn

bản

S

1.4 Vào sổ văn bản

1.4.1 Nhập thông tin vào sổ văn bản, đánh

số tự tăng theo từng sổ văn bản

S

1.5 Trình lãnh đạo cho ý kiến

1.5.1 Nhập nội dung trình, chọn lãnh đạo,

chọn đơn vị cho ý kiến

S

1.5.2 Gửi tin nhắn và email thông báo khi

trình lãnh đạo xin ý kiến

S

1.6 Lãnh đạo cho ý kiến

1.6.2 Lãnh đạo cho ý kiến lại: cập nhật ý

kiến tới tất cả các đơn vị nhận khi đã

chuyển văn bản

S

1.6.3 Trường hợp lãnh đạo cho bút phê có

thể chuyển lại cho văn thư chuyển xử

lý cho các đơn vị hoặc lãnh đạo trình

tiếp lên lãnh đạo cấp trên xin ý kiến

S

1.6.4 Khi cho ý kiến, lãnh đạo có thể lựa

chọn chuyển xử lý văn bản đến đơn vị

xử lý

S

1.7 Chuyển văn bản

1.7.1 Chuyển văn bản cho đơn vị, cá nhân

theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

S

Trang 3

(chuyển xử lý, chuyển cc) Văn bản

được chuyển sẽ nằm trong văn bản

đến của đơn vị (bắt đầu quy trình văn

bản đến tại đơn vị con)

1.7.2 Chuyền văn bản 1 lần nếu chọn 1 đơn

vị nhiều lần

S

chuyển văn bản

S

1.8 Thu hồi văn bản

1.8.1 Thu hồi văn bản sau khi đã chuyển

văn bản

S

1.9 Giao việc xử lý văn bản

1.9.1 Giao việc cho các đơn vị, cá nhân xử

lý văn bản (có nhận để biết, nhận để

báo cáo), (việc xử lý công việc thực

hiện trong chức năng xử lý công việc)

S

1.9.2 Người xử lý có thể 1 người, 1 nhóm

người, 1 đơn vị hoặc nhiều đơn vị

S

giao việc

S

1.9.4 Giao việc lại

1.9.5 Chỉnh sửa thông tin giao việc: thêm

người xử lý, xóa người xử lý,….Gửi

tin nhắn và email thông báo khi giao

việc lại

S

1.10 Hủy giao việc

1.10.1 Hủy công việc đã giao cho các đơn vị

xử lý, Gửi tin nhắn và email thông

báo khi giao việc lại

S

1.11 Xem văn bản

1.12 Xem nội dung file đính kèm văn

bản (view file online, watermark)

1.12.1 Xem nội dung file đính kèm văn bản

(view file online, watermark)

S

1.12.4 Hiển thị thao tác xử lý văn bản khi S

Trang 4

xem

1.13 Quản lý sổ văn bản đến

1.13.1 Thêm, sửa, xóa, khóa sổ văn bản đến S

1.14 Báo cáo, thống kê văn bản đến

1.14.1 Báo cáo văn bản đến theo sổ, xuất

excel

S

1.14.2 Báo cáo văn bản đến theo đơn vị gửi,

xuất excel

S

1.14.3 Báo cáo văn bản đến theo thời gian,

xuất excel

S

1.14.4 Báo cáo văn bản đến theo đơn vị

nhận, xuất excel

S

1.14.5 Báo cáo văn bản đến theo trạng thái,

xuất excel

S

1.14.6 Thống kê số lượng văn bản đến theo

sổ, xuất excel

S

đơn vị gửi, xuất excel

S

thời gian, xuất excel

S

đơn vị nhận, xuất excel

S

trạng thái, xuất excel

S

1.14.11 Thống kê, báo cáo văn bản thu hồi P

1.15 Có tính năng lưu thời hạn lưu trữ

văn bản

1.15.1 Đánh dấu thời hạn lưu trữ cho từng

loại và cho riêng từng văn bản đặc

biệt Mục đích để khi văn bản hết hạn

lưu trữ sẽ thanh lý văn bản

N

1.16 Tính năng mở rộng

1.16.1 Cho phép tiếp nhận văn bản từ nhiều

nguồn khác nhau: liên văn phòng với

phần mềm khác qua chuẩn eDXML,

email, fax trực tiếp

P

1.16.2 Cho phép Scan văn bản theo lô, đồng

loạt nhiều văn bản cùng lúc và chuyển

đồng thời nhiều văn bản đến người xử

P

Trang 5

lý đã cấu hình sẵn trong chương trình

1.16.3 Cho phép Scan văn bản đẩy trực tiếp

vào chương trình mà không cần scan

lưu vào máy tính sau đó đính kèm vào

phần mềm

P

1.16.4

Cho phép tích hợp ký số trên tệp ngay

tại bước quét văn bản để đảm bảo tệp

công văn là tin cậy

OfficeOne không

có tính năng này Chữ ký số chỉ áp dụng ở khấu trình

ký điện tử văn bản 1.16.5

Có khả năng nhận dạng thông tin của

văn bản để đưa vào các trường tương

ứng

số hóa văn bản, OfficeOne không

có tính năng này 1.16.6 Có giải pháp chia khoảng số đến trong

trường hợp có nhiều văn thư cùng

nhập văn bản và số lượng văn bản của

đơn vị lớn

S

1.16.7 Có view hàng đợi văn bản chờ vào sổ

của văn thư các đơn vị giúp tạo thuận

lợi trong quá trình tiếp nhận văn bản

điện tử

S

1.16.8 Màn hình tạo mới văn bản đến có

chức năng thiết lập ngày mặc định

trong trường hợp nhập lại lô văn bản

của ngày hôm trước

S

1.16.9 Có khả năng bổ sung các thông tin

danh mục còn thiếu ngay trên màn

hình tạo mới

S

1.16.10

Có khả năng cho phép tự động lưu các

thông tin vào trong danh mục tương

ứng mà không cần phải cập nhật, bổ

sung vào danh mục để chọn

trường thông tin

là Cơ quan gửi nhận văn bản vì thông tin này hay thay đổi hoặc thêm mới

1.16.11 Có chức năng <Ghi sao>, thêm mới N Không có tính

Trang 6

văn bản giống văn bản trước đó năng này

1.16.12 Có khả năng <Tìm sao>, tìm lại một

văn bản cũ giống lô văn bản hiện tại

để sao chép các trường thông tin

năng này

1.16.13 Có khả năng cho phép tích chọn hình

thức thông báo qua SMS cho đối

tượng nhận khi gửi văn bản trong

trường hợp là văn bản gấp, văn bản

quan trọng

P

1.16.14 Cho phép theo dõi nhanh văn bản đã

chuyển để xem đối tượng nhận đã đọc

hay chưa bằng cách di chuột vào công

văn đã chuyển

S

1.16.15

Cho phép hiển thị toàn bộ quá trình

xử lý văn bản bằng sơ đồ, giúp người

xử lý có cái nhìn trực quan, sinh động

về quá trình xử lý văn bản đó như: ai

đã xử lý, đang xử lý, quá hạn, văn bản

bị chuyển nhầm, văn bản thu hồi, văn

bản bị trả lại…

hiển thị toàn bộ bảng lịch sử di chuyển của văn bản

Không có tính năng hiển thị thành sơ đồ 1.16.16 Cho phép tự động sinh Hồ sơ công

việc chứa toàn bộ tài liệu liên quan

của đầu việc

N

1.16.17 Có giải pháp cho thư ký xử lý công

việc thay cho lãnh đạo trên phần mềm

S

1.16.18 Có khả năng thông báo chuyển nhầm

văn bản

năng này, Hệ thống chỉ có phân quyền được chuyển đến đơn vị nào

việc chuyển nhầm hoàn toàn phụ thuộc người chuyển hệ thống không thể xác

Trang 7

định được 1.16.19 Cho phép đứng từ văn bản đến nhận

được các lãnh đạo đơn vị/lãnh đạo

phòng có thể tạo ra các đầu việc liên

quan đến công văn để phân xử lý

trong đơn vị của mình

S

2 Quản lý văn bản đi

2.1 Danh sách văn bản đi

S

toàn văn

S

văn bản

S

2.2 Vào sổ văn bản đi

2.3 Phát hành văn bản đi

2.3.1 Phát hành văn bản đi tới các đơn vị

trong hệ thống, sẽ thành văn bản đến

của đơn vị được nhận

S

2.3.2 Phát hành văn bản đi ra bên ngoài

(gửi email đính kèm file văn bản đến

đơn vị ngoài hệ thống)

S

2.4 Thu hồi văn bản

2.4.1 Thu hồi văn bản sau khi đã chuyển

văn bản cho đơn vị

S

Trang 8

2.5 Báo cáo, thống kê văn bản đi

2.5.1 Báo cáo văn bản đi theo sổ, xuất excel S

2.5.2 Báo cáo văn bản đi theo thời gian,

xuất excel

S

2.5.3 Báo cáo văn bản đi theo trạng thái,

xuất excel

S

2.5.4 Thống kê số lượng văn bản đi theo sổ,

xuất excel

S

2.5.5 Thống kê, báo cáo văn bản thu hồi S

2.6.1 Cho phép Scan văn bản theo lô, đồng

loạt nhiều văn bản cùng lúc

N 2.6.2

Cho phép Scan văn bản đẩy trực tiếp

vào chương trình mà không cần scan

lưu vào máy tính sau đó đính kèm vào

phần mềm

rộng tích hợp với các Plug-in bên thứ 3 Hệ thống đáp ứng nếu người dùng mua License của bên thứ 3

2.6.3 Có khả năng tích hợp chữ ký số trên

tệp tin phát hành văn bản đi

N

2.6.4 Phân biệt nơi nhận bên trong, nơi

nhận liên thông bằng màu sắc

N

2.6.5 Có khả năng tự động hiển thị số bản

ghi giấy/số bản ghi điện tử khi Văn

thư nhập thông tin nơi nhận văn bản

N

2.6.6 Trong quá trình trình ký văn bản, có

khả năng ký điện tử

S

2.6.7

Cho phép chỉnh sửa trực tiếp tệp nội

dung, hệ thống tự động lưu vết các

phiên bản chỉnh sửa

thực hiện được khi tích hợp với Office Web App của Microsoft 2.6.8 Trong trường hợp lãnh đạo <Phê

duyệt> văn bản trình ký, hệ thống tự

động chuyển văn bản ra văn thư để

S

Trang 9

lấy số mà không cần tích chọn chuyển

2.6.9 Văn thư có màn hình chờ phát hành

để thực hiện cấp số cho các văn bản

đã được phê duyệt chuyển ra xin số

S

3 Văn bản dự thảo

3.1.2 Quản lý văn bản mẫu (thêm, sửa, xóa) P

3.2 Danh sách văn bản dự thảo P

3.2.1 Danh sách văn bản dự thảo theo trạng

thái, theo đối tượng chủ trì dự thảo và

cc

P

3.2.2 Tìm kiếm văn bản dự thảo theo thuộc

tính

P

3.2.3 Hiển thị trạng thái, màu sắc văn bản

dự thảo theo thời gian và trạng thái

P

3.3 Soạn thảo văn bản dự thảo P

3.3.2

Chỉnh sửa văn bản dự thảo online

thực hiện được khi tích hợp với Office Web App của Microsoft

3.4.1 Cho ý kiến góp ý sửa đổi dự thảo P

3.5.1 Định nghĩa luồng phê duyệt dự thảo P

3.7 Thống kê, báo cáo văn bản dự thảo P

Trang 10

3.7.1 Báo cáo văn bản dự thảo theo đơn vị P

3.7.2 Báo cáo văn bản dự thảo theo cá nhân P

4 Văn bản trình ký

4.1.3 Lưu được lịch sử văn bản trình ký

theo luồng Có thể xem luồng trình ký

của văn bảng theo 2 dạng: dạng hiển

thị theo flowchart và hiển thị chi tiết

Xem được trạng thái phê duyệt của

văn bản theo từng giai đoạn phê duyệt

S

4.2 Danh sách văn bản trình ký

S

toàn văn

S

văn bản

S

4.3 Xem văn bản

4.3.2 Xem nội dung file đính kèm văn bản

(view file online, watermark)

S

4.3.5 Hiển thị thao tác xử lý văn bản khi

xem

S

Trang 11

4.4 Trình ký văn bản

4.5 Ký duyệt văn bản

4.5.5 Lãnh đạo có thể ủy quyền cho quản lý

cấp dưới duyệt văn bản

S

4.5.6 Có chức năng duyệt tắt đối với lãnh

đạo kiêm nhiệm nhiều chức vụ Lãnh

đạo kiêm nhiệm nhiều chức danh mà

các chức danh đó nằm trong luồng

trình ký văn bản thì chỉ phải duyệt

một lần thay vì mất công duyệt nhiều

lần với từng chức danh

S

4.6 Chuyển phát hành văn bản

4.7 Thống kê, báo cáo văn bản trình ký

4.7.1 Báo cáo văn bản trình ký theo đơn vị S

4.7.2 Báo cáo văn bản trình ký theo cá nhân S

5 Quản lý công việc

5.1 Tạo và giao việc

5.1.1 Tạo và giao việc cho từng phòng ban S

5.1.2 Trưởng phòng giao việc cho nhân

viên trong phòng

S

5.2.3 Danh sách công việc theo trạng thái S

Trang 12

5.2.4 Phê duyệt đăng ký công việc S

5.3 Nhắc việc

5.3.3 Danh sách công việc theo trạng thái S

5.4 Thống kê, báo cáo công việc

5.4.1 Báo cáo công việc theo thời gian S

5.4.2 Báo cáo công việc theo loại công việc S

5.4.3 Báo cáo công việc theo thuộc tính

công việc

S

5.4.4 Báo cáo công việc theo trạng thái

hoàn thành công việc

S

6 Quản lý tài liệu họp

6.3 Quản lý tài liệu cuộc họp P

7 Quản lý Lịch làm việc

7.1 Lịch làm việc lãnh đạo

Trang 13

7.1.7 In lịch S

7.1.9 Báo lịch họp qua email, tin nhắn S

7.2 Lịch họp

7.3 Lịch xe

7.4.1 Chức năng đồng bộ lịch công tác với

Outlook

S

8 Quản lý thư viện điện tử

8.1 Quy định

Trang 14

8.1.9 Hồ sơ dự án S

8.4.1 Có chức năng quản lý tài liệu vật lý

Những công văn, văn bản bản giấy

cần phải được quản lý để biết vị trí để

tài liệu ở đâu trong kho Phục vụ cho

vấn đề tìm kiếm tài liệu và thanh lý tài

liệu sau này

P

8.5.1 Cho phép đồng bộ với Windows

Explorer để đưa tài liệu từ máy tính cá

nhân lên kho tài liệu bằng thao tác

Copy & Paste

P

9 Site cá nhân

9.1 Quản lý nội dung cá nhân

9.1.2 Customize giao diện trang cá nhân N

9.2 Danh bạ đơn vị

9.2.2 Hiển thị danh bạ đơn vị theo danh

sách

S

9.2.5 Hiển thị danh bạ đối tác theo danh

sách

S

Trang 15

9.2.6 Hiển thị chi tiết danh bạ S

10 Quản lý danh mục

10.1 Hiển thị danh sách danh mục S

10.1.1 Hiển thị danh sách danh mục mặc

định

S

10.1.2 Hiển thị danh sách danh mục theo các

thuộc tính tìm kiểm

S

10.2 Quản lý danh mục theo template S

10.2.1 Thêm/sửa/xóa danh mục theo

template

S

10.2.2 Danh sách danh mục theo template S

10.3.2 Phân quyền truy cập menu của vai trò S

10.3.3 Phân quyền thao tác của vai trò S

10.3.6 Quản lý danh sách người dùng, import

người dùng từ AD

S

10.3.9 Phân quyền quản trị cho từng đơn vị S

11 Hướng dẫn sử dụng

11.1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng

11.1.1 Thêm mới tài liệu hướng dẫn sử dụng P

12 Nhóm tính năng truyền thông nội bộ

13 Tính năng tích hợp

13.2 Chức năng soạn thảo văn bản trình

ký trên phần mềm

S

Trang 16

13.2.2 Sửa trực tiếp văn bản trên phần mềm N

13.3 Hỗ trợ thiết bị di động: mobile,

smatphone

S 13.4

Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống có

sẵn của CFC lên hệ thống mới

P Phải khảo sát cụ

thể hệ thống cũ mới xác định được khả năng chuyển đổi nhưng

có thể làm được 13.5 Tích hợp với hệ thống người dùng

AD của CFC

S

13.6 Tích hợp với hệ thống máy Fax,

máy Scan

S

13.7 Phần mềm có hệ thống bảo mật tốt S

13.8 Phần mềm cài đặt tại CFC và

không giới hạn số lượng người dùng

được tạo và hoạt động trên phần

mềm

S

13.9 Tích hợp với các hệ thống OTP hỗ

trợ đảm bảo an toàn bảo mật khi

truy cập từ mobile

P

13.10 Có khả năng tích hợp với Microsoft

Office hỗ trợ soạn thảo, checkin,

checkout tài liệu và quản lý phiên

bản

P

13.11 Cho phép tích hợp lịch công tác

trên các calendar của mobile hay

desktop application

P

14 Khả năng mở rộng

14.1 Khả năng mở rộng về tính năng, dễ

lập trình tích hợp thêm module khi có

nhu cầu mà không ảnh hưởng tới môi

trường vận hành

P

14.2 Khả năng mở rộng về quy mô triển

khai nhanh chóng Cho phép triển

khai, cấu hình thêm các đơn vị khác

nhanh chóng mà không cần phải lập

trình lại

P

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	378 KB