PHE DUYET DU TOAN CNTT-PHAN MEM DIEN TU_2

1.1.1 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, giải quyết công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữthông tin tại Sở Giáo dục và Đào tạo để

UBND TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /QĐ-SGDĐT Bà Rịa Vũng Tàu, ngày tháng 03 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH

Về việc phê duyệt dự toán gói thầu: Triển khai phần mềm văn phòng điện

tử tại Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BÀ RIẠ - VŨNG TÀU

Căn cứ Quyết định số 54/QĐ-UBND ngày 12 tháng 01 năm 2010 của UBNDtỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu;

Căn cứ Quyết định số 55/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2010 củaUBND Tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu về việc giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế- xãhội và dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2010;

Căn cứ vào dự toán chi tiết kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin năm 2011;Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Kế hoạch -Tài chính Sở GD&ĐT,

QUYẾT ĐỊNH : Điều 1 Phê duyệt dự toán gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử tạiVăn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo như sau :

- Tên gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử tại Văn phòng Sở Giáodục và Đào tạo

- Chủ Đầu tư : Sở Giáo dục và Đào Tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu

- Địa điểm : Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh BR-VT

- Dự toán : 270.000.000 đồng (Bằng chữ : Hai trăm bảy mươi triệu đồng chẵn)( Toàn bộ nội dung chi tiết đều thể hiện trong thuyết minh dự toán chi tiết)

- Nguồn vốn : Nguồn công nghệ thông tin của Tỉnh năm 2011

Điều 2 Các ông ( bà) Chánh Văn phòng , trưởng phòng Kế hoạch -Tài chính

và các ông (bà) có tên trong Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

- Như điều 2 (để thực hiện);

-Lưu : VT, KHTC

DỰ TOÁN CHI TIẾT KINH PHÍ ỨNG DỤNG CNTT NĂM 2011

Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử tại văn phòng Sở Giáo dục và Đào

tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011

Vốn khác Năm 2011

I Chi phí mua

phần mềm

266.977.480

266.977.480

(Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng)

II Chi tiết dự toán: (Có đính kèm thuyết minh dự án)

III Chi phí quản lý 3.022.520 3.022.520 0

THUYẾT MINH DỰ ÁN ĐẦU TƯPHẦN I : GIỚI THIỆU DỰ ÁN

1 Tên Gói thầu: Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử tại vănphòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011

2 Mục tiêu đầu tư dự án: Triển khai phần mềm eoffice – văn phòng điện tử đểthống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận,giải quyết công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữ thông tin tại Sở GD&ĐT để nâng caochất lượng và hiệu quả của công tác điều hành, quản lý giáo dục

3 Các căn cứ pháp lý :

Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị về việc đẩymạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa;

Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc phê duyệt Chiến lược phát triển CNTT và TT Việt Nam đến năm 2010 và địnhhướng đến năm 2020;

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụngCNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Quyết định số 4412/QĐ-UBND ngày 30/11/2007 của UBND tỉnh về việc phêduyệt Quy hoạch tổng thể phát triển CNTT và TT tỉnh BR-VT đến năm 2010 và địnhhướng đến năm 2020;

Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ vềquản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Thông tư số 21/2010/TT-BTTTT ngày 08 tháng 9 năm 2010 về việc Quy định

về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sửdụng nguồn vốn ngân sách nhà nước nhưng không yêu cầu phải lập dự án của BộThông tin truyền thông

Công văn số 519/STTTT-KHTC ngày 08 tháng 11 năm 2010 của Sở Thông tin,truyền thông tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu về việc lập dự toán ứng dụng công nghệ thôngtin đào tạo và khen thưởng

4 Tổng mức đầu tư: 270.000.000 đồng

(Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng)

5 Thời gian thực hiện dự án: Năm 2011

6 Chủ đầu tư : Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

7 Cơ quan chủ quản đầu tư : Sở Thông tin, Truyền thông

PHẦN II:

SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ DỰ ÁN

1 Mục tiêu đầu tư dự án.

1.1.1 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các

hình thức tiếp nhận, giải quyết công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữthông tin tại Sở Giáo dục và Đào tạo để nâng cao chất lượng và hiệuquả của công tác điều hành của lãnh đạo sở, các hoạt động tác nghiệpcủa cán bộ công nhân viên trong sở và các đơn vị trưc thuộc

1.1.2 Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử để cung cấp thông tin

phục vụ yêu cầu của lãnh đạo sở, lãnh đạo đơn vị và cán bộ chuyênmôn một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời

1.1.3 Xây dựng công cụ quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, phục vụ cho

công tác sắp xếp, bố trí, thông báo lịch làm việc

1.1.4 Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp và thông tin cho

trang Web của sở

1.1.5 Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin nội bộ cơ quan, giữa lãnh đạo

với các đơn vị, chuyên viên…

1.1.6 Nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT, tạo thói quen làm việc trong môi

trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi trong cácquy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyênviên trong sở góp phần thực hiện cải cách hành chính

1.2 Mục tiêu cụ thể:

1.2.1 Xây dựng hệ thống thông báo trong sở, giúp lãnh đạo sở có thể

gửi các thông báo cho toàn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quannhanh chóng, kịp thời

1.2.2 Xây dựng hệ thống email cá nhân, giúp cán bộ trong cơ quan có

thể trao đổi thông tin với nhau cũng như trao đổi thông tin với các đốitác khác ngoài cơ quan

1.2.3 Xây dựng hệ thống thông báo tự động (Popup lên màn hình, gửi

tin nhắn ra di động…), chủ động thông báo cho người sử dụng khi cóthông tin mới (Công văn, email, giao việc…), giúp cán bộ chuyênviên trong sở có thể nắm bắt ngay được thông tin mới mà không phảiđịnh kỳ vào kiểm tra

1.2.4 Giúp người sử dụng lên lịch làm việc (lịch cá nhân, lịch làm việc

của lãnh đạo…), tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc

đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động Đồng thời cũng qua hệthống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếpnhận phản hồi từ các công việc đó

1.2.5 Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên

trong sở có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại gõtext, gửi tài liệu, chia sẻ file, báo cáo công việc, gửi tin nhắn

1.2.6 Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo có thể kiểm duyệt

nội dung cũng như hình thức của bài viết trước khi đưa lên websitenội bộ hay đưa ra công cộng

1.2.7 Xây dựng hệ thống trình duyệt công văn giấy tờ, tạo lập các hồ

sơ công việc giúp việc xử lý, khởi tạo công văn được nhanh chóng vàchủ động

1.2.8 Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp,

các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lýthông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạngmáy tính, nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết côngviệc tại Sở Giáo dục và Đào tạo, nâng cao chất lượng và hiệu quả củacông tác điều hành của lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo, các hoạtđộng tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong Sở Giáo dục và Đàotạo

1.2.9 Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục

tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin vềvăn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản

lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.1.2.10 Xây dựng hệ thống tìm kiếm, thống kê, in ấn, báo cáo tình hình

xử lý công việc, văn bản giúp lãnh đạo, chuyên viên trong Sở nhanhchóng nắm bắt được tình hình xử lý công văn, công việc trong thẩmquyền của mình

1.2.11 Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến giúp lấy được ý kiến của tất

cả nhân viên về một vấn đề nào đó nhanh chóng nhất

1.2.12 Xây dựng hệ thống quản lý, đăng ký phòng họp, xe ôtô…giúp

điều phối dễ dàng hơn

1.2.13 Nâng cao hiệu quả ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo

tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sửdụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử

lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong

Sở Giáo dục và Đào tạo, góp phần thực hiện cải cách hành chính.1.2.14 Tạo môi trường trao đổi ý kiến, các diễn đàn thảo luận, chia sẻ

thông tin rộng rãi nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cựctrong việc phát triển văn hóa cơ quan Mọi người sẽ giao tiếp vớinhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ýchí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn

1.2.15 Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ

khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối là người dùng có thể tham gia vào

hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ đang đicông tác nước ngoài

1.2.16 Cung cấp công cụ định nghĩa luồng công việc, giúp Sở Giáo dục

và Đào tạo có thể tự định nghĩa các quy trình xử lý công việc, quytrình giải quyết văn bản giấy tờ mà không cần can thiệp vào mã nguồnphần mềm một cách đơn giản

1.2.17 Xây dựng hệ thống SSO (Single Sign On), mỗi người chỉ cần một

tài khoản và mật khẩu là có thể sử dụng tất cả các ứng dụng của hệthống

1.2.18 Xây dựng hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế

để có thể tích hợp với các hệ thống khác(LDAP, Active Directory…)

2 Khảo sát và phân tích hiện trạng: (kiến trúc, hạ tầng kỹ thuật…)

Cơ cấu tổ chức của Sở Giáo dục và Đào tạo gồm:

2.2 Hiện trạng quy trình tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ :

Việc quản lý thông tin và hệ thống được thực hiện tại văn phòng Sở Giáodục và Đào tạo được giao cho bộ phận công nghệ thông tin Các phần việc nhưcập nhật dữ liệu, sao lưu dự phòng, kiểm soát người dùng, tài nguyên dùngchung,…

2.3 Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật của các phòng ban thuộc hệ thống đầu tư:

2.3.1 Trang thiết bị tại Văn phòng Sở :

STT Tên và cấu hình thiết bị

Năm đưa vào sử dụng Số hiệu SL ĐVT

1 Web Server IBM Xseries 235 Intel CPU Xeon ™ 2.8GHz, RAM 1GB, 3

KĐCL

Phòng

GD Trung học

Phòng

GD Tiểu học

Phòng

GD MN

Thanh tra Sở

Công đoàn ngành

Phòng GDTX-HN

Phòng KH-TC

4 Server T&H Xeon 2.8GHz, RAM

1GB, HDD 80GB Văn thư lưu trử 2002 T&H 2.8GHz 1 Bộ

5 Server IBM X3650M2, RAM 2x1GB,

HDD 5x 73GB Dùng cho EOFFICE 2010 IBM X3650 1 Bộ

7 Switch Intel Express 4605 Standalone 2002 S 4650 1 Bộ

8

Switch LANTECH FE - 1600R 2006 Lantech 1600R 1 Cái

9 Switch Sysco Catalyst 2950 Series (1) 2002 Sysco 2950 1 Cái

10 Switch Sysco Catalyst 2950 Series (2) 2002 Sysco 2950 1 Cái

12 Modem ADSL Zoom (Bưu điện gắn) 2005 Zoom 1 Cái

16 Converter (Viettel cho mựợn) 2008 ConverterVT 1 Bộ

18 Máy PC dùng cho cán bộ 2005-2010 Nhiều TH 53 Bộ

24 Đường truyền Ingternet Leased line 128Kbps /4Mbps 2008 Viettel 1 Line

25 Đường truyền Internet ADSL Fiber 8Mbps 2009 VNPT 1 Line

2.3.2 Hệ thống mạng hiện có :

cài đặt

Số server

Số máy trạm kết nối

HĐH/ phần mềm truyền thông

2.4 Hiện trạng cơ sở dữ liệu liên quan đến nội dung đầu tư:

- Các hệ điều hành (máy chủ và máy đơn) đang sử dụng: Win2003Server, Win XP SP2 …

- Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu :

• SQL Server 7.0

Ngôn ngữ lập Ghi chú

Tên phần mềm ứng dụng trình

Phần mềm web chính

My SQL Server, PHP

Phần mềm Web điểm

SQL server 2000, ASP

Phần mềm web diễn đàn

SQL server 2000, ASP

Phần mềm văn thư lưu trử (tỉnh cài)

VB, SQL server 2000

Windows serrver 2003 (tỉnh cấp) C++

- Hiện tại cán bộ, công chức đã sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lýhành chánh nhà nước tại các đơn vị Tất cả các chuyên viên, cán bộ làm việc tại cácđơn vị đã được đào tạo và sử dụng thành thạo máy tính

3. Sự cần thiết đầu tư:

3.1 Hiện trạng quy trình nghiệp vụ quản lý công văn.

Hiện tại cơ quan đang có rất nhiều quy trình xử lý công văn, xử lý công việckhác nhau, mỗi loại công văn lại có các thông số khác nhau, cùng loại công vănnhưng ở từng cấp, phòng ban khác nhau có quy trình xử lý khác nhau Và việclưu chuyển công văn được thực hiện hoàn toàn thủ công bằng tay

3.2.1 Việc trao đổi thông tin trong hệ thống mạng vẫn còn hạn chế, chưa có

công cụ giúp trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng

3.2.2 Thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin còn lâu, chưa có tiêu

chí thống nhất trong việc tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản.3.2.3 Việc khai thác hồ sơ, tài liệu, báo cáo tiến công việc chủ yếu được thực

hiện thủ công

3.2.4 Chưa có hệ thống thông báo tự động giúp cán bộ cơ quan có thể nắm bắt

kịp thời khi có thông tin mới

3.2.5 Chưa có hệ thống nhắc nhở công việc đến hạn xử lý

3.2.6 Chưa có hệ thống thông báo nội bộ trong cơ quan các thông báo trong cơ

quan vẫn phải dán trên các bản tin, chưa phân loại được các loại thôngbáo khác nhau

3.2.7 Chưa có hệ thống giao việc và nhắc việc tự động qua mạng

3.2.8 Việc tra cứu tìm kiếm dữ liệu tốn nhiều thời gian, thông tin thu thập

được không đầy đủ

3.2.9 Việc quản lý một khối lượng lớn hồ sơ về các đối tượng được gặp nhiều

khó khăn do việc quản lý vẫn chủ yếu bằng thủ công, do đó việc giảiquyết nhiều khi bị chậm trễ

3.2.10Có nhiều quy trình xử lý công văn khác nhau (Quy trình công văn đi,

công văn đến, tờ trình…), cần phải xây dựng công cụ tự định nghĩa,

thêm bớt luồng công văn, hồ sơ công việc đáp ứng nhu cầu thay đổi quytrình của cơ quan trong tương lai được dễ dàng.

3.2.11 Việc kiểm soát quá trình thực hiện, giải quyết vụ việc còn gặp nhiều

khó khăn

3.2.12Việc photo và chuyển công văn tận tay tốn nhiều giấy tờ và thời gian

điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ văn bản và hồ sơ công việc.

Xuất phát từ những khó khăn và bất cập trong việc thực hiện công việc, traođổi thông tin, xử lý văn bản cũng như căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Sở Giáodục và Đào tạo và căn cứ những đặc thù riêng của Sở Giáo dục và Đào tạo, việc

Sở Giáo dục và Đào tạo có nhu cầu triển khai dự án đầu tư trang thiết bị và hệthống phần mềm thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, xử lý vănbản giấy tờ là rất đúng đắn và cần thiết

4. Các điều kiện khó khăn và thuận lợi:

4.1 Thuận lợi : Được sự quan tâm của UBND Tỉnh; Sở Thông tin, Truyềnthông, từ năm 2001 đến nay hệ thống mạng LAN,WAN của Sở Giáo dục vàĐào tạo Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu đã được trang bị và hoạt động ngày cànghoàn thiện

4.2 Khó khăn: Một số cán bộ có lớn tuổi hơi khó khăn trong việc tiếp cận phầnmêm mới

1.2.1 Mô hình chức năng hệ thống

Qua việc phân tích hiện trạng hệ thống hiện tại, các khó khăn bất cập đanggặp phải, nhu cầu xử lý công việc của Sở GD&ĐT, giải pháp đề xuất triển khai

hệ thống phần mềm thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và xử

lý văn bản, hồ sơ công việc cho Sở Giáo dục và Đào tạo như sau:

Hệ thống bao gồm 2 phần: Phần cơ bản và phần Xử lý luồng công văn:

• Phần cơ bản: Bao gồm những tiện ích cơ bản nhất của mạng máy tính, giúp

người sử dụng làm quen với hệ thống, sử dụng thành thạo các tính năng cơbản, phục vụ cho các công việc chung Tạo một môi trường làm việc mớitrên hệ thống mạng, cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, hệthống thông báo, báo cáo, hệ thống thông báo tự động, lập lịch làm việc, giaoviệc, nhắc việc Đây cũng là một tiền đề quan trọng để triển khai phần Xử lýluồng công văn hiệu quả

• Phần Xử lý luồng công văn: Mục đích là đưa vào hệ thống một ứng dụng

tác nghiệp đặc thù, chuyên sâu của cơ quan, đó là công tác xử lý văn bản,sau khi người dùng đã làm quen được với môi trường làm việc trên mạng.Mọi chức năng ứng dụng trong phần Xử lý luồng công văn sẽ được đưa vàomột cách phù hợp mà người dùng đã quen sử dụng phần cơ bản có thể sửdụng ngay được

1.2.1.1 Quản lý lịch làm việc, giao việc, nhắc việc:

• Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc độtxuất để hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó Hệ thốngcũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa địnhthời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việcnày

• Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhânviên và tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các công việc đó

• Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đãthực hiện theo ngày, tháng, năm

1.2.1.2 Quản lý các thông báo chung:

• Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòngban hay cho từng nhóm

• Phân quyền đọc, gửi, xóa,… cho các hòm thư dùng chung theo từng đối tượngtruy cập hệ thống

• Gửi thông báo, báo cáo, nội qui, kết luận giao ban, lịch làm việc của lãnh đạo…đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đếnđược cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác

• Lưu trữ các thông báo, nội qui…giúp có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết

• Quản trị có thể tự tạo thêm các mục tin, phân quyền theo nhu cầu của Sở Giáodục và Đào tạo

1.2.1.3 Duyệt bài viết cho các trang web:

• Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức, nó được sử dụng đểduyệt các bài viết trước khi đưa lên Website của Sở Giáo dục và Đào tạo

1.2.1.4 Quản lý gửi nhận email:

• Hệ thống phầm mềm cung cấp thư điện tử cho toàn bộ cán bộ công nhân viêntrong Sở Giáo dục và Đào tạo Khả năng tích hợp giữa hệ thống email và hệthống trao đổi thông tin nội bộ, xử lý công văn giấy tờ giúp khả năng xử lý côngviệc hiệu quả hơn

1.2.1.5 Chia sẻ file, quản lý sổ địa chỉ:

• Hệ thống cho phép người dùng gửi tài liệu trực tiếp cho nhau, điều này còn giúp

các máy tính trong hệ thống tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu theocách share ổ đĩa thông thường

• Hệ thống có công cụ quản lý sổ địa chỉ, cho phép thêm, sửa, xóa… vào sổ địachỉ, có thể import từ sổ địa chỉ của các chương trình phổ biến khác nhưMicrosoft Outlook, Outlook express,…

• Ngoài việc trao đổi thông tin bằng email, hệ thống còn cung cấp khả năng traođổi trực tiếp với nhau bằng cách gửi các tin nhắn dạng text, các cuộc hội thoạitheo nhóm

1.2.1.7 Trưng cầu ý kiến:

• Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cảnhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu Thông qua tính năngnày, lãnh đạo trong có thể lấy ý kiến của mọi người trong cơ quan và đưa raquyết định một cách nhanh chóng

1.2.1.8 Hệ thống notify (popup):

• Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng quapopup lên màn hình, gửi tin ra di động người dùng không phải tự “check” xem

có thư hay công văn mới cần giải quyết hay không

• Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng” giúp chỉ chủ động thôngbáo những thông tin dạng này, tránh tình trạng “ngập lụt” thông tin

• Có thể thông báo sự kiện quan trọng qua điện thoại di động nếu phát hiện người

sử dụng không ngồi trước máy tính

1.2.1.9 Quản lý công văn đến:

• Gõ công văn trực tiếp

• Nhập công văn đến qua máy scanner (có khả năng tích hợp tính năng quét nhậndạng văn bản)

• Nhập công văn đến qua mạng (email, fax, )

• Cấp số đến cho công văn đến: khi công văn đến văn thư sẽ lưu vào sổ công vănđến, đánh số đến cho công văn, phần mềm hỗ trợ 2 cơ chế đánh số tự động hoặcvăn thư cấp số cho công văn

• Luân chuyển, xử lý công văn đến: Văn thư chuyển đến người phân phối côngvăn, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị,các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặcchuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết

• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợpcác ý kiến khi được trả lời.

• Cập nhật thông tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnhđạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của cácđơn vị và chuyên viên giải quyết

1.2.1.10 Quản lý công văn đi:

• Tạo lập dự thảo công văn đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chínhsoạn thảo dự thảo công văn đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan

• Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi côngvăn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặccho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư đểvào sổ, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngượctrở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo

• Cập nhật thông tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liênquan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo công văn, lưu bút lục các ýkiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến

• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợpcác ý kiến khi được trả lời

• Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo (lưu vết vănbản): mỗi lần sửa đổi dự thảo công văn, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bảnkhác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnhđạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời

• Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn

đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn và lưu vào sổ côngvăn đi, hỗ trợ 2 cơ chế đánh số tự động hoặc văn thư cấp số cho công văn

• Phát hành công văn đi qua mạng: Có thể gửi các công văn đến các đơn vị khácthông qua email, nếu đơn vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống này thì cóthể chuyển trực tiếp công văn qua hệ thống

• Xoá bổ các phiên bản, lấy lại phiên bản cũ

• …

1.2.1.11 Quản lý công văn nội bộ:

Trong quá trình xử lý văn bản, nảy sinh các nhu cầu phục vụ công việc hệ thốngphải đáp ứng được những nhu cầu này:

Lập phiếu giao việc, tờ trình, các văn bản gửi nội bộ trong cơ quan…

• Lập tờ trình

• Lập phiếu xin ý kiến

• Lập phiếu giao việc

• Soạn thảo các văn bản nội bộ trong cơ quan

• Quản lý giao việc, tờ trình…

• …

1.2.1.12 Quản lý hồ sơ công việc:

• Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầulập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc

giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn, giấy tờ theo những côngviệc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.

• Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, côngviệc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng

hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống

• Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các công văn, tài liệu liênquan vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc

• Các hồ sơ công việc có thể được phân quyền xem tài liệu trong hồ sơ, thêm tàiliệu vào hồ sơ, xóa tài liệu, xóa hồ sơ,… theo từng đối tượng truy cập trong hệthống

• Quản trị được phép tạo các hồ sơ công việc cho toàn hệ thống, người dùng cóthể tạo các hồ sơ cá nhân của mình và chia sẻ quyền xem hồ sơ cho người khác.1.2.1.13 Công cụ định nghĩa luồng công việc:

Xử lý công văn, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo

cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý công vănriêng, mỗi loại công văn cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗtrợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho cơ quan có thể tự định nghĩaluồng công việc riêng của mình theo nhiều cấp, đệ quy, có thể dễ dàng thay đổi quytrình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:

• Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng công văn đi, đến của cơ quan

• Có thể tạo lập nhiều loại công văn, mỗi loại có thể có nhiều quy trình lưuchuyển công văn và cho phép lựa chọn sử dụng quy trình nào trong các quytrình đó

• Có thể định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ của những người tham gia xử lý côngvăn tại mỗi nút

• Tuân theo chuẩn WfMC

Ví dụ sau đây là luồng công văn được thiết kế bởi công cụ này: