Tài liệuHỌC KẾ TOÁN BẰNG PHẨN MỀM KẾ TOÁNSSP - ACCOUNTING

- Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổirồi tiến hành khóa sổ lại, chương trình sẽ tự động điều chỉnh cácsố dư, sổ sách, báo biểu… - Trợ giúp quá trình nhập liệu

Khoa Kế toán – Kiểm toán

Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán

PHẦN 1:

HƯỚNG DẦN SỬ DỤNG SSP-ACCOUNTING

1 TỔNG QUAN VỀ CỦA PHẦN MỀM SSP - Accounting

1.1 Hình thức kế toán

- Phần mềm SSP-Accounting được thiết kế theo hình thức kế toán

nhật ký chung

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên

- Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụxuất kho (đơn giá xuất kho) tính tự động theo phương pháp bình quângia quyền

- Khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp khấu hao khácnhau phù hợp với chuẩn mức Kế toán Việt Nam Mức khấu hao đượcxác định tự động hay do người dùng tùy chọn

1.2 Phân hệ chức năng chính

 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

- Quản lý các hoạt động thu chi theo từng đối tượng khách hàng, nhàcung cấp, hóa đơn hay từng hợp đồng

- Hỗ trợ người dùng hạch toán các bút toán chênh lệch tỷ giá, theodõi chi tiết đối tượng phát sinh theo cả giá trị tiền VND lẫn ngoại tệ

 Kế toán bán hàng

- Chỉ hạch toán các bút toán về tiêu thụ, chương trình sẽ tạo chứcnăng tự động phát sinh các bút toán xuất kho theo giá vốn hàngbán cũng như hạch toán thuế GTGT hàng bán ra ngay trong quá trìnhnhập liệu

- Có thể điều chỉnh hàng hóa đã được tiêu thụ trong các kỳ trước(điều chỉnh giá bán, hàng bán bị trả lại…) đồng thời thể hiệntương ứng trên bảng kê hàng hóa bán ra cũng như báo cáo ThuếGTGT Hàng hóa Dịch vụ Bán ra cho Cơ quan Thuế

- Hàng bán được theo dõi theo đối tượng hợp đồng, hóa đơn hay kháchhàng để thuận tiện trong việc thanh lý hợp đồng cũng như thanhtoán công nợ

 Kế toán mua hàng

- Quản lý chi tiết theo đối tượng khách hàng, kho hàng và tự độngxác định công nợ

- Nếu có thuế GTGT, chương trình cho phép cập nhật thông tin hóa đơnđầu vào ngay trong quá trình nhập liệu và thông tin này được tựđộng cập nhật vào Báo cáo thuế GTGT hàng hóa–dịch vụ mua vào

- Tự động tính ngày đưa vào sử dụng theo nguyên tắc làm tròntháng.

- Theo dõi quá trình hình thành tài sản từ nhiều nguồn khác nhau

- Tự động trích khấu hao hàng kỳ và theo dõi giá trị còn lại

 Kế toán giá thành

- Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng các danh mục định mứcnguyên vật liệu, định mức nhân công và sản xuất chung theo từngmặt hàng hay phân theo nhóm mặt hàng, danh mục quy định giáhàng bán ra, giá vật tư hàng hóa mua vào, giá thành sản phẩm kếhoạch,…

- Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí như nguyên vậtliệu, nhân công, chi phí sản xuất chung,… vào giá thành sản phẩmtheo các tiêu thức tùy chọn khác nhau

- Tự động thực hiện việc tính giá thành sản phẩm và lưu lại nhật kýcác bút toán kết chuyển chi phí giá thành

- Đầy đủ các tính năng hỗ trợ như kiểm tra sản phẩm đã nhập khonhưng chưa có định mức, kiểm tra nguyên liệu đã xuất dùng nhưngchưa có định mức, so sánh giá thành với giá bán…

 Kế toán công nợ

- Công nợ phải thu được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng kháchhàng, từng hóa đơn hay từng hợp đồng Công nợ được tự động xácđịnh khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụhoặc thu tiền khách hàng thanh toán

- Công nợ phải trả được theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp,từng hóa đơn mua hàng hay từng hợp đồng Công nợ được xác địnhtự động khi phát sinh các nghiệp kế toán mua hàng, nhận cung cấpdịch vụ hoặc khi thanh toán nợ

- Các khoản nợ khác như vay ngắn hạn, dài hạn…, cho vay… cũng đượctheo dõi chi tiết cho từng đối tượng nợ, chủ nợ và tự động cập nhậtkhi có phát sinh nghiệp vụ về kế toán thu, chi…

- Báo cáo công nợ theo nhiều mức độ, từ tổng hợp đến chi tiết củatừng phiếu Thống kê theo nhiều chỉ tiêu khác nhau về công nợ

 Kế toán xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ

- Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí liên quan đếnkết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ và lưu lại nhật ký các búttoán kết chuyển xác định lãi lỗ

- Tự động kết chuyển và xác định kết quả nghiệp vụ kế toán tàichính và hoạt động kinh doanh bất thường khác

- Có thể điều chỉnh số liệu sau khi đã khóa sổ và khóa sổ lại

- Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp do người dùng tự thiết lậptheo đặc thù kinh doanh của mình, chương trình sẽ tự động tính thuế thunhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ

- Tự động trích lập quỹ doanh nghiệp và phân phối kết quả hoạtđộng kinh doanh theo hệ số hay giá trị do người dùng tự thiết lập.

 Hệ thống chứng từ, báo cáo

- Hệ thống các biểu mẫu, chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếuchi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCÐ, biểu mẫu báo cáo thuế, báocáo tài chính,… theo đúng qui định hiện hành của Bộ Tài Chính

- Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáotài chính, báo cáo thuế định kỳ được tùy chọn hàng tháng, quý,năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế

- In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo qui định của Bộ Tài Chính vàtheo yêu cầu đặc thù riêng của Công ty

- Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theonhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sửdụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấpquản lý

- Trừ báo cáo tài chánh in theo định kỳ, các báo cáo khác phần

lớn đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày , hoặc từ tháng… đến tháng…

- Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển

đổi sang dạng thức Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay

nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng

 Bảng biểu và biểu đồ thống kê

- Hệ thống bảng biểu và biểu đồ thống kê phong phú, đa dạng Làmột công cụ đắc lực giúp người dùng cũng như lãnh đạo Công tycó cái nhìn tổng thể hơn về tình hình biến động của các đối tượngquản lý, các tài khoản,… dưới nhiều góc độ khác nhau

1.3 Đặc điểm nhập liệu

- Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổkỳ trước

- Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổirồi tiến hành khóa sổ lại, chương trình sẽ tự động điều chỉnh cácsố dư, sổ sách, báo biểu…

- Trợ giúp quá trình nhập liệu bằng các tùy chọn danh mục tàikhoản, vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp,…, đặc biệt trongtrường hợp số hiệu tài khoản có quá nhiều cấp, ví dụ 642721… haychủng loại vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp trong danhmục quá nhiều

- Chuyển dữ liệu đã có (các danh mục, số liệu phát sinh trong kỳ…)

từ phần mềm MS Excel sang hệ thống kế toán SSP-Accounting.

riêng biệt Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng mộtphiếu thu chi.

- Số phiếu thu, chi, nhập, xuất, thẻ TSCÐ… được đánh số nhẩy tựđộng theo dạng thức do người dùng định nghĩa hoặc tự gán số phiếutheo ý người dùng

- Có thể theo dõi nhiều kho hàng

- Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt và đa năng

1.4 Các bước thực hiện khởi động chương trình

a Khởi động

Sau khi cài đặt xong, chương trình sẽ luôn tự khởi động mỗi khi bạn bật máy tính Để kích hoạt chương trình bạn thực hiện theo các bước sau:

- Click vào biểu tượng (Icon) trên nền màn hình Windows

- Hoặc click vào nút , chọn Programs/SSP/Accounting/SSP

Accounting

b Kết nối dữ liệu

- Click nút Cấu hình của màn hình đăng nhập, màn hình sau

sẽ xuất hiện

- Tên máy chủ (IP): Nhập địa chỉ IP của máy có chứa dữliệu cần dùng Sử dụng trong trường hợp dữ liệu sử dụnglưu trữ ở máy khác có nối mạng với máy đang sử dụng.Nếu dữ liệu để cùng với máy đang sử dụng thì có thểbỏ trống (mặc định)

- Tên tập tin dữ liệu: Nhập đường dẫn của tập tin dữ liệu

- Tên đăng nhập và Mật khẩu: Để mặc định của hệthống, không cần thay đổi

- Sau khi khai báo xong, click nút Kết nối thử Bảng kết nốithành công sẽ thông báo

- Click nút Lưu để lưu lại cấu hình dữ liệu đã thiết lập

- Sau đó trở lại màn hình đăng nhập

- Nhập Tên đăng nhập và mật mã

Chú ý: Nếu mật mã nhập sai 1 lần thì chương trình không chophép truy cập tiếp Phải thoát khỏi chương trình và khởi động lại

1.5 Cấu trúc chương trình

Màn hình chính của chương trình gồm 04 phần chính như sau:

a Hệ thống thực đơn và các thanh công cụ: Phần 1

- Cây dữ liệu: Hiển thị lại giao diện màn hình chính khi bạn đang ở

các màn hình khác

- Tài khoản phát sinh: Xem tình hình phát sinh của các tài khoản

trong kỳ Từ màn hình này, với mỗi tài khoản chúng ta có thể xemđược chi tiết phát sinh của nó cũng như xem chi tiết đến từng chứngtừ cu thể

- Đối tượng PS: Hiển thị thông tin tình hình phát sinh trong kỳ của

mỗi tài khoản được chọn, có theo dõi chi tiết đến từng đối tượngphát sinh tương ứng Ví dụ như: chi tiết công nợ phải thu, công nợ phảitrả, chi tiết tạm ứng Và có thể lần ngược lại xem từng chứng từcụ thể

- Hàng hóa PS: Hiển thị thông tin tình hình nhập xuất tồn của hàng

hóa vật tư theo từng tài khoản, từng kho hàng khác nhau Từ đây

Phần 4

cũng có thể truy ngược về từng chứng từ nhập xuất cụ thể đểkiểm tra đối chiếu.

- Tài sản PS: Hiển thị thông tin tình hình tăng giảm và khấu hao tài

sản phát sinh trong kỳ được phân nhóm theo từng loại tài sản

- DM Tài khoản: Hiển thị Hệ thống danh mục tài khoản cùng với

các thông tin chi tiết về đối tượng, yếu tố, thuộc tính liên quan đếntài khoản đó

- DM Khách hàng: Xem thông tin chi tiết từng khách hàng, nhà cung

ứng được phân nhóm theo tính chất hoạt động

- DM Hàng hóa: Thể hiện hệ thống danh mục vật tư hàng hóa được

phân nhóm theo tính chất sử dụng và đối tượng hạch toán

- DM Tài sản: Danh sách tài sản với các điều kiện lọc: tài sản

hết khấu hao, tài sản đã giảm, tài sản tăng trong kỳ Cùng vớicác thông tin về khấu hao trong kỳ, mức trích khấu hao, giá trị khấuhao

- Tìm kiếm: Dùng để tìm kiếm chứng từ Tại đây bạn chỉ cần cho

biết một vài thông tin, chương trình sẽ liệt kê cho bạn danh sách cácchứng từ thỏa điều kiện đó và bạn có thể xem chi tiết từng chứngtừ này Nếu điều kiện càng nhiều càng chính xác thì danh sáchchương trình đưa ra càng ít, càng dễ dàng cho bạn chọn

- Báo cáo: Hiển thị hệ thống tất cả các báo cáo của chương trình.

b Các phân hệ kế toán chức năng: Phần 2

Là phần cấu trúc chính của chương trình, mọi nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh của doanh nghiệp đều được hạch toán vào cácphân hệ kế toán chức năng này Nếu bạn di chuyển trên cây thưmục này, thì phần chứng từ kế toán bên phải màn hình sẽ di

chuyển theo tương ứng

Nếu doanh nghiệp phát sinh một phân hệ kế toán và các chứng từ mới có liên quan, SSP-Accounting được thiết kế động,

cho phép mở rộng định nghĩa các phân hệ và chứng từ kế toánliên quan theo yêu cầu của người sử dụng chương trình Người dùngcũng có thể phân chia, hay thêm bớt các chứng từ con trong hệthống phân loại chứng từ kế toán

c Các chứng từ kế toán liên quan: Phần 3

Hiển thị danh sách các chứng từ kế toán có liên quan đếncác phân hệ kế toán chức năng tương ứng bên trái màn hình chính

Để thao tác trên các chứng từ này bạn chỉ cần click chuột phải sẽxuất hiện danh sách các lệnh sau:

- Xem sửa phiếu này: Mở màn hình chi tiết của phiếu để xem và sửa.

- Thêm phiếu mới: Thêm một phiếu mới dạng này để hạch toán

nghiệp vụ kinh tế phát sinh mới có liên quan Phím tắt để thao tác

nhanh là Ctrl+N.

- Xóa phiếu này: Xóa chứng từ hiện tại Phím tắt là Delete

- Xem sửa phiếu theo mẫu: Bật màn hình hiển thị thông tin đầy

đủ của phiếu này để bạn có thể xem sửa đổi thông tin trên phiếu

- Danh sách các phiếu mẫu: Hiển thị danh sách các phiếu mẫu

sẵn có của chương trình, bạn cũng có thể thao tác thêm, xóa, sửa

và lập phiếu theo các mẫu sẵn có Phím tắt là Ctrl+M.

- Xem nhật ký của phiếu này: Hiển thị nhật ký các điều chỉnh

đã thay đổi trên phiếu

- Tự động thay đổi chiều cao dòng: Khi dữ liệu trong ô trên lưới

quá dài, tùy chọn này cho phép chiều cao của ô tự động nới ra đểhiển thị hết thông tin

- Xuất dữ liệu ra tập tin: Công cụ hỗ trợ người dùng truy xuất dữ liệu ra các dạng thức khác nhau như : Excel, HTML, XML.

- Đọc dữ liệu có sẵn từ Excel: Chức năng này cho phép bạn

chuyển dữ liệu có sẵn từ phần mềm MS Excel

d Thanh trạng thái: Phần 4

Hiển thị thông tin ngày làm việc hiện tại do người dùng tùy chọn,các công cụ hỗ trợ và đường dẫn cơ sở dữ liệu của chương trình.

2 KHAI BÁO CÁC THÔNG SỐ

2.1 Thiết lập các thông số ban đầu

2.1.1 Hồ sơ Công ty:

Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, click vào thực đơn Hệ thống/Hồ sơ Công ty, hiển thị màn hình như sau:

Nhập các thông tin vào các ô tương ứng, để nhập logo của Công ty,

bạn cần có một tập tin của logo dạng bmp (Windows or OS/2 bitmap), ico (Icon), emf (Enhanced Windows Metafile), wmf (Windows form) Kế

tiếp, bạn bấm chuột phải vào hình vuông tại góc trên bên phải

cửa sổ, sau đó chọn Load, sẽ hiển thị màn hình để bạn chọn đường

dẫn đến tập tin logo, chọn tập tin này rồi nhấn Open.

2.1.2 Thiết lập các thông số

Công việc đầu tiên khi sử dụng chương trình là bạn phải thiếtlập các thông số hệ thống cho chương trình vận hành một cáchhiệu quả và hoạt động theo yêu cầu của người sử dụng chương trình

Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, bạn click vào thực đơn Quản trị/Thiết lập các thông số hệ thống, sẽ hiển thị màn hình sau:

Màn hình hiển thị hai trang (Tab) chức năng chính:

a Trang Nghiệp vụ

Cho phép thiết lập các mặc định về Phương pháp tính giá xuất kho,phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung khi tính giá thành, vàcác tùy chọn hỗ trợ khác trong quá trình hạch toán kế toán

Phương pháp tính giá xuất kho

Bạn có thể lựa chọn hình thức tính giá hàng hóa vật tư xuất kho theocác phương pháp sau:

- Phương pháp bình quân tức thời (hay còn gọi bình quân diđộng)

- Phương pháp bình quân cuối kỳ

- Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

- Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Các thông số khác

- Sử dụng giá bán được duyệt: Khi chức năng này được chọn, giá

bán mặc định của sản phẩm sẽ tự động phát sinh khi hạch toáncác bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu bán hàng,… Đểchương trình tự động cập nhật giá bán mặc định của sản phẩm, bạn

phải đăng ký theo các bước thao tác sau: Click vào thực đơn Quản

trị/Phân hệ giá thành sản phẩm/Quy định giá hàng bán ra,

màn hình sau hiển thị cho phép bạn nhập vào giá bán mặc định củasản phẩm

- Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán: Nếu lựa chọn

chức năng này, nhân viên lập phiếu bán hàng có thể điều chỉnhgiá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trên phiếu không thểchỉnh sửa được

- Sử dụng giá mua được duyệt: Tương tự như giá bán mặc định,

nếu chức năng này được chọn thì chương trình sẽ phát sinh tự độnggiá mua mặc định vật tư hàng hóa khi hạch toán các bút toán liênquan như: hạch toán trên phiếu mua hàng,… Để chương trình tự độngcập nhật giá mua mặc định của vật tư hàng hóa, bạn phải đăng

ký theo các bước thao tác sau: Click vào thực đơn Quản trị/Phân hệ

- Cho phép nhân viên mua hàng sửa giá mua: tương tự như đối

với giá bán

- Sử dụng giá kế hoạch khi nhập kho thành phẩm: Nếu chức

năng này được chọn thì chương trình sẽ phát sinh tự động giá thànhmặc định sản phẩm nhập kho khi hạch toán các bút toán liên quannhư: hạch toán trên phiếu nhập kho thành phẩm,… Để chương trình tựđộng cập nhật giá thành sản phẩm kế hoạch, bạn phải đăng ký

theo các bước thao tác sau: Click vào thực đơn Quản trị/Phân hệ

giá thành sản phẩm/Giá thành sản phẩm kế hoạch, màn

hình sau hiển thị cho phép bạn nhập vào giá thành mặc định

- Cho phép sửa đổi đơn giá kế hoạch khi nhập: Chức năng này

được chọn cho phép người lập phiếu sửa đổi lại giá kế hoạch khinhập kho sản phẩm

- Sử dụng đơn giá bình quân khi xuất kho: Khi chức năng này

được chọn, chương trình sẽ tự động tính giá xuất kho của vật tư hànghóa theo phương pháp bình quân

- Cho phép thay đổi đơn giá bình quân: Chức năng này được chọn

cho phép người lập phiếu sửa đổi lại đơn giá bình quân xuất kho khihạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan

- Cho phép thay đổi thành tiền của từng chi tiết: Khi lập một

phiếu nhập kho chẳng hạn, có thể do qui tắc làm tròn số, có thể doviết sai nên sau khi hệ thống đã tính toán giá trị của một mặt hàng(số lượng × đơn giá) lại không khớp với giá trị thực tế trên hóa đơn.Khi đó, nếu chức năng này được chọn, nhân viên nhập liệu có thểđiều chỉnh lại giá trị thành tiền này trên máy tính cho khớp với sốtrên hóa đơn hoặc phiếu thực tế (mặc dù là sai !)

- Cho phép thay đổi loại phiếu hay không: Chức năng này được

chọn cho phép người dùng trong trường hợp nhập nhầm loại phiếu,có thể dùng chuột để kéo từ loại phiếu này sang loại phiếu khác.Trang khác

Hiển thị các tùy chọn cho phép người dùng thiết lập các thông sốkhác của hệ thống bao gồm:

- Tháng (kỳ) đầu tiên bắt đầu sử dụng phần mềm này (tháng/năm): thông số cho phép người dùng xác lập thời điểm

chương trình mới cho phép bạn thiết lập các số dư ban đầu của cáctài khoản.

- Thời gian (tính bằng tháng) hết khấu hao của công cụ dụng cụ mặc định: Chức năng cho phép xác lập thời hạn khấu hao công

cụ dụng cụ tính bằng tháng theo yêu cầu và mục đích sử dụng củangười dùng

- Phần trăm thuế thu nhập trong Lợi nhuận hoạt động kinh doanh – Lợi nhuận khác: Cho phép người sử dụng xác lập mức

thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định Bộ Tàii Chính

- Số chữ số thập phân được làm tròn trong dữ liệu Số lượng – Đơn giá – Thành tiền

- Thiết lập chữ IN HOA cho tất cả mã số (Lưu ý khi đó bạn sẽ

không sử dụng được Tiếng Việt trong khi gõ mã số)

- Không cho phép ngày lập của các phiếu vượt ra ngoài tháng dữ liệu hiện tại: Khi chức năng này được chọn, người dùng

không được phép nhập dữ liệu ngày cho các phiếu khi vượt quátháng hiện tại làm việc, ví dụ: ngày hiện tại làm việc là 25/12/2003,khi đó bạn nhập dữ liệu ngày cho các phiếu là 01/01/2004 thì chươngtrình sẽ hiển thị thông báo sau:

- Ghi lại nhật ký việc thay đổi số liệu trên các chứng từ (Click nútkế bên để xóa hết nhật ký đã ghi): Chức năng này được chọn chophép chương trình ghi lại nhật ký việc thay đổi số liệu các chứng từ.Nếu bạn muốn xóa hết nhật ký các thay đổi đó, bạn chỉ cần clickvào nút , chương trình sẽ tự động xóa hết các dữ liệu thayđổi

2.2 Khai báo tài khoản và các đối tượng cần theo dõi

2.2.1 Thiết lập hệ thống tài khoản

Mỗi doanh nghiệp đều phải xây dựng cho riêng mình một hệ thốngtài khoản phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh nhằm mụcđích phục vụ cho công tác quản lý còn phải phù hợp với Hệ thốngTài khoản theo quy định của Chế độ Kế toán Việt Nam

Với SSP-Accounting, danh mục hệ thống tài khoản được thiết kế

động, cho phép người dùng có thể thêm mới hay xóa bớt tài

khoản cũng như xác lập đối tượng quản lý cho tài khoản theo yêucầu quản lý của người sử dụng chương trình

Thao tác: Vào menu chính của chương trình, click chọn thực đơn Danh

mục/Hệ thống tài khoản, hoặc nhấn vào nút “DM tài khoản”

trên thanh công cụ

Màn hình sau sẽ hiển thị cho bạn thiết lập và cập nhật hệthống danh mục tài khoản:

a Thêm tài khoản

Bạn nhấn nút hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+T Cần chú ý khi

sử dụng phím này, bạn sẽ thêm một tài khoản cùng cấp với tài

khoản đang được lựa chọn, ví dụ: khi vị trí hiện hành đang ở tài khoản

211 thì khi nhấn nút bạn sẽ thêm một tài khoản cùng cấp

với 211 là TK 212 hay 213,… Còn nếu bạn đang ở vị trí của tài khoản 2111, bạn sẽ thêm một tài khoản cùng cấp với 2111 như

2114, 2115…

b Thêm tài khoản cấp con

Bạn nhấn nút để thêm tài khoản cấp con Tương tự nhưtrên, nếu bạn đang ở vị trí của tài khoản nào thì bạn sẽ thêm tiểukhoản cho tài khoản đó

sổ bên phải màn hình sẽ xóa trắng để bạn nhập thông tin chi tiếtcủa tài khoản như sau:

Các thông tin chi tiết hiển thị cho phép thiết lập tài khoản mới

theo yêu cầu sử dụng của người dùng, bao gồm:

- Số hiệu: Ô nhập liệu cho phép bạn thiết lập số hiệu tài

khoản theo yêu cầu quản lý, lưu ý là số hiệu tài khoản không

được trùng và có thể bao gồm chữ cái như 211VT,… Tài khoản

nào là tiểu khoản của tài khoản nào là do bạn qui định trong câytài khoản khi thêm hoặc thêm con như đã nêu ở trên, không do hệthống chữ số thông thường qui định

- Tên tài khoản: Cho phép thiết lập tên tài khoản tương ứng với số hiệu do người dùng tự định nghĩa, bạn cũng có thể đặt tên theo Tiếng Việt và cả Tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác

phù hợp với hệ điều hành

- Kiểu số dư: Các tùy chọn cho phép bạn thiết lập kiểu số dư

cho tài khoản mới tạo Nếu tài khoản mà bạn mới thiết lập có

thuộc tính tài sản thì click chọn Dư bên nợ, nếu là thuộc tính nguồn vốn thì chọn Dư bên có Tuy nhiên trong hệ thống tài khoản

có những tài khoản lưỡng tính như: 131,331,334,… thì bạn click chọn

Dư 2 bên.

- Đối tượng theo dõi chi tiết và

yếu tố liên quan: Bạn có thể tùy

chọn đối tượng theo dõi chi tiết và yếu

tố liên quan cho tài khoản vừa tạo, ví dụ:

Hàng hóa vật tư là đối tượng theo dõi chi tiết của TK 152, 153, 155,156,…, Khách hàng, nhà cung ứng là đối tượng theo dõi chi

hiển thị cho bạn chọn lựa

Trong trường hợp đối tượng bạn cần không

Danh mục/Phân loại đối tượng, như sau:

Ngoài ra, để theo dõi và tính hoa hồng bán hàng cho từng nhân viên trong Công ty, chúng tôi cũng muốn theo dõi doanh thu theo đối tượng chi tiết là Cán bộ công nhân viên thì sao?

Trong trường hợp này, ngoài việc thiết thiết lập đối tượng

theo dõi chi tiết là Khách hàng, nhà cung ứng của TK511, bạn

thiết lập thêm yếu tố liên quan trong hộp thông tin Yếu tố liên

quan chọn đối tượng là Cán bộ công nhân viên cho TK511

- Thuộc tính của tài khoản: Nếu tài khoản thuộc một trong

các loại thuộc tính được liệt kê, bạn chọn loại thuộc tính đó, ngược lạibạn chọn là tài khoản thường Ví dụ, TK511 là thuộc tính tài khoảndoanh thu, TK133 và 3331 là thuộc tính tài khoản thuế giá trị giatăng…

c Sửa tài khoản

Để thao tác, trên màn hình Hệ thống tài khoản, bạn chọn tài khoản cần sửa và nhập những thông tin cần thay đổi bên hộp Thông tin chi tiết rồi nhấn nút để lưu lại các thayđổi hoặc để hủy bỏ những thao tác vừa nhập

Chú ý : Trước khi sửa, bạn không cần nhấn nút “Sửa” như

trong các phần mềm khác

d Xóa tài khoản

Bạn chọn tài khoản cần xóa rồi nhấn nút Bạn sẽ đượcnhắc nhở xác nhận trước khi xóa thực sự

2.2.2 Phân loại đối tượng

Đối tượng ở đây được hiểu là đối tượng quản lý của tài khoản Ví dụ, với TK 131,331,… đối tượng tài khoản này quản lý

có thể là Khách hàng, nhà cung ứng; với TK 155 là thành phẩm hay với TK 156 là hàng hóa…

Thao tác: Vào menu chính của màn hình, click chọn thực đơn Danh mục/Phân loại đối tượng , màn hình sau hiển thị cho phép bạn

thiết lập danh mục đối tượng mới:

a Thêm đối tượng mới

Để tạo một đối tượng quản lý mới, ví dụ: Dự án đầu tư, bạn

thao tác theo các bước sau:

+ Click vào nút , trên màn hình Phân loại đối tượng,

bạn nhập vào các thông tin như sau:

Cột tên gọi: Dự án đầu tư

Cột Diễn giải loại đối tượng: Các đối tượng đầu tư

Cột Tên nhóm: Loại đầu tư

Cột mã đối tượng: Mã loại

Cột tên đối tượng: Tên loại

Cột thông tin ghi chú: Ghi chú

+ Sau đó bạn nhấn nút , chương trình sẽ tự động phátsinh nút bên trái nút

+ Để cập nhật danh mục phân nhóm Loại đầu tư, bạn click

vào nút , màn hình sau sẽ hiển thị cho bạn cập nhật mã vàtên loại đầu tư:

Để cập nhật danh mục các đối tượng đầu tư, bạn click chọn nút, màn hình sau hiển thị cho phép bạn cập nhật danh mục cácđối tượng đầu tư:

b Sửa, Xóa đối tượng

Thao tác: trên màn hình Phân loại đối tượng, bạn chọn đối tượng

cần sửa, sau đó double-click để vào các cửa sổ và cập nhật lại

thông tin cần sửa, rồi nhấn nút để lưu lại các thay đổihoặc để hủy bỏ những thao tác vừa nhập.

Tuy nhiên để xóa một đối tượng, bạn cần lưu ý: chỉ có thể xóa

được những đối tượng mang thuộc tính User Define (tức do người dùng

tự định nghĩa) khi đó bạn sẽ thấy nút ở phía dưới màn hình

bật, còn đối với các đối tượng mang thuộc tính System (tức do

chương trình thiết lập), bạn không thể xóa được khi đó bạn thấy nút

sẽ mờ đi

c Khai báo 1 số đối tượng chủ yếu

Danh mục bộ phận – phòng ban – nhân viên

Danh mục khách hàng

Danh mục kho hàng

Danh mục Vật tư- Hàng hóa

2.3 Nhập số dư đầu kỳ

2.3.1 Số dư tài khoản tổng hợp

2.3.2 Số dư chi tiết phải thu- phải trả:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư chi tiết theo chứng từ Lưu ý: Bấm

vào nút lệnh xem phiếu để nhập thêm các chi tiết của 1 chứng từ.

2.3.3 Số dư chi tiết hàng tồn kho:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Vật tư hàng hóa tồn kho

2.3.4 Các số dư chi tiết khác:

Thao tác: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư chi tiết ban đầu

Sau khi nhập liệu số dư đầu kỳ, in bảng Cân đối kế tốn và các sổ kế tốn cĩ liên quan để kiểmtra, đối chiếu số liệu Chọn “Xem trước khi in”

2.4 Quản lý người dùng

Chế độ quản lý người dùng nhằm đảm bảo tính bảo mật, antoàn dữ liệu Để sử dụng chương trình, mỗi người dùng sẽ phải

đăng nhập với tên đăng nhập (User Name) và mật khẩu (Password) của mình để vào hệ thống Bạn nên xác định trước

những người sẽ sử dụng chương trình, đồng thời quy định chức năngvà quyền hạn của từng người Cách tốt nhất là bạn hãy lên mộtdanh sách (có sự thống nhất của ban điều hành) về những cấpquyền hạn theo thứ tự từ trên xuống dưới

Thao tác: Hệ thống/Quản lý người dùng Sử dụng các nút

lệnh “Thêm”, “Xóa”, “Lưu”,… để cập nhật thông tin theo yêu cầu Màn hình quản trị người dùng gồm hai trang (TabẸ: Người dùng và Phân Nhóm

a Phân nhóm

Cho phép thiết lập các nhóm người dùng khác nhau theo yêucầu cập nhật, sử dụng và quản lý thông tin tại doanh nghiệp bạn.Khi bạn thêm một người dùng mới nào đó và gán người đó vàophân nhóm thì mặc nhiên người dùng đó được thừa hưởng cácquyền chức năng được thiết lập cho phân nhóm đó

Màn hình phân nhóm gồm hai phần: Phần bên phải gồm ba tab

chính là chức năng, chứng từ và báo cáo Đó là các quyền

được thao tác tương ứng với Phân nhóm đang hiện hành ở phần bên

trái màn hình Đối với chức năng và chứng từ chúng ta có bốn quyền: Xem, thêm, sửa, xóa Còn đối với chức năng báo cáo

chỉ có một quyền là được xem hoặc không mà thôi Muốn gánquyền nào, bạn chỉ cần bấm chuột vào chức năng tương ứng

Để thêm một Phân nhóm, bạn bấm chuột vào nút ,nhập các thông tin cần thiết rồi chọn nút

Để thêm người dùng vào Phân nhóm, bạn sẽ thao tác trongkhung phía dưới phần bên trái màn hình Phần này gồm hai phần:

bên trái là danh sách người dùng và bên phải là người dùng thuộc Phân nhóm đang được chọn Muốn thêm người nào vào

Phân nhóm bạn chọn người đó rồi nhấn nút Muốn xóa ngườiđó khỏi Phân nhóm bạn chọn tên người muốn xóa trong phần bên

phải rồi nhấn nút

b Người dùng

Tương tự như đối với Phân nhóm, màn hình Người dùng cũng

đó thuộc Phân nhóm nào thì mặc nhiên được hưởng quyền củaPhân nhóm đó.

Để thêm người dùng, bạn nhấn nút , nhập tên vàmật khẩu rồi nhấn nút Bạn không cần nhập vào

cột Lần cuối.

2.5 Quy định trước các thông số cho các màn hình nhập liệu

SSP cho phép thêm, tùy biến,

thiết lập các thông số cho

các màn hình nhập liệu

chứng từ

Thao tác: Quản trị/Phân

loại các chứng từ kế toán.

Chọn Sửa các chứng từ nhập

liệu cần thiết lập thông số ở

cấp chi tiết

Thiết lập các thông số cho màn

hình nhập liệu hiện ra

3 NHẬP LIỆU CÁC GHIỆP VỤ PHÁT SINH

3.1 QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

3.1.1 Nghiệp vụ nhập kho hàng mua đang đi đường:

Chức năng: Kế tốn nhập- xuất/ Phiếu chuyển kho Double Click để mở màn hình nhập liệu.

Lưu ý: Nhập đúng KHO ĐI, KHO ĐẾN và kiểm tra đã nhập đúng số dư đầu kỳ theo từng kho

hàng, từng tài khoản hàng tồn kho hay chưa.

3.1.2 Nghiệp vụ ghi nhận chi phí mua hàng

Bấm vào nút lệnh “Hoá đơn” để bổ sung các thông tin chi tiết về hoá đơn

3.1.3 Nghiệp vụ mua chịu hàng hoá- dịch vụ:

Chức năng: Kế toán nhập xuất/ Nhập hàng mua

Lưu ý: Trường hợp nhập khẩu hàng hoá, , thuế GTGT hàng NK được nhập liệu ở phần Kế toán

tổng hợp Thuế Nhập khẩu được nhập trong chức năng nhập hàng mua

3.1.4 Nghiệp vụ thanh toán cho người bán:

Chọn Kế toán tiền mặt/ Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt; hoặc Kế toán tiền gửi/ Giấy báo Nợ nếu thanh toán bằng chuyển khoản.

3.1.5 Chiết khấu mua hàng

Trong trường hợp thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu (chiết khấu thanh toán), thì chúng

ta sẽ nhập nghiệp vụ ghi nhận chiết khấu thanh toán trong phần bút toán tổng hợp Trong trường hợpnày, khi ghi giảm khoản phải trả người báng, chúng ta phải chỉ định cho phần mềm biết là khoản chiếtkhấu này giảm cho hóa đơn mua hàng nào

 Nhấn chuột phải trên loại phiếu muốn lập, chọn “Thêm

phiếu mới”.

Màn hình sau hiển thị cho phép bạn hạch toán trên phiếu:

 Các thao tác nhập liệu tương tự như các màn hình nhập liệukhác

 Chú ý: trong trường hợp ghi nhận chiết khấu mua hàng và ghi giảm nợ phải trả người bán thì: Tại ô Mã có, bấm F6 để chương trình hiện

ra màn hình thanh toán chi tiết cho từng chứng từ Sau đóghi nhận số tiền được hưởng chiết khấu thanh toán tươngứng với hóa đơn mua hàng người bán cho phép được giảm

3.2 PHẦN HÀNH BÁN HÀNG

3.2.1 Khai báo các thông số liên quan

Trước khi tiến hành nhập liệu các nghiệp vụ liên quan đến phầnhành bán hàng, phải đảm bảo rằng các đối tượng sau nay đãđược khai báo đầy đủ:

+ Các tài khoản bao gồm : Doanh thu và giảm trừ doanh thu,

giá vốn hàng bán, các tài khoản hàng tồn kho liên quan (Xem lại phần 2.2.1 Khai báo các tài khoản)

+ Các đối tượng liên quan: Khách hàng, nhân viên bán hàng(trong trường hợp muốn theo dõi hoa hồng bán hàng, kho hàng,

hàng tồn kho (Xem lại phần 2.2.2 Khai báo các thông số)

Bên cạnh đó, chúng ta cần thiết lập thêm 1 số các thông số

liên quan sau trong phần Thiết lập các thông số hệ thống của phần mềm (Xem lại phần 2.1 Khai báo các thơng số):

( Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, bạn click vào Menu Quản trị/Thiết lập các thông số hệ thống )

+ Thiết lập phương pháp tính giá xuất kho

+ Không cho phép xuất kho âm

Nếu chọn (tick) thì chương trình sẽ không cho phép thực hiện cácnghiệp vụ xuất kho làm kho bị âm

+ Sử dụng giá bán được duyệt

Khi chức năng này được chọn, giá bán mặc định của sảnphẩm sẽ tự động phát sinh khi hạch toán các bút toán liên quan như:hạch toán trên phiếu bán hàng,…

+ Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán

Nếu lựa chọn chức năng này, nhân viên lập phiếu bán hàngcó thể điều chỉnh giá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trênphiếu không thể chỉnh sửa được

+ Đăng kí xuất kho tự động

Nếu chọn chức năng này, trong quá trình nhập nghiệp vụ bánhàng, chương trình sẽ không cho phép nhận các nghiệp vụ bán hànglàm kho âm (số lượng bán lớn hơn số lượng có trong kho)

Để chương trình tự động tạo lập phiếu xuất kho hàng bán khiphát sinh nghiệp vụ bán hàng, bạn phải thực hiện việc đăng kýxuất kho tự động như sau:

 Đăng kí loại phiếu xuất:

 Vào Menu Quản trị/Đăng ký xuất kho tự động/Đăng

ký loại phiếu xuất Màn hình sau hiển thị cho phép bạn

đăng ký:

 Click nút “Thêm” để đăng kí xuất kho tự động

 Loại phiếu bán hàng: Nhập loại phiếu bán hàng cần tạo

phiếu xuất kho tự động khi chúng ta hoàn tất nhập phiếubán hàng đó từ danh sách

 Loại phiếu xuất kho: Chọn loại phiếu xuất kho mà chúng ta

muốn chương trình tự động tạo ra từ danh sách

 Nút Tự động: Nếu tick chọn (như hình vẽ trên) thì sẽ ra lệnh

cho chương trình thực hiện tự động tính giá xuất và thực lậpchứng từ cho nghiệp vụ xuất kho

 Đăng kí tài khoản xuất kho tự động

 Vào Menu Quản trị/Đăng ký xuất kho tự động/Đăng ký tài khoản xuất kho tự động Màn hình sau hiển thị cho

phép bạn đăng ký:

 TK doanh thu: Chọn tài khoản doanh thu tương ứng Chú ý

phải chọn tài khoản doanh thu cấp chi tiết nhất

 TK hàng bán bị trả lại: Chọn tài khoản hàng bán bị trả

lại

 TK Hàng hóa: Chọn tài khoản hàng hóa Chú ý nếu TK

hàng hóa co theo dõi chi tiết (ví dụ 1561) thì phải chọn cấp chitiết nhất

 TK giá vốn: Nhập tài khoản giá vốn hàng bán

 Tự động: Tick chọn như hình vẽ

3.2.2 Nhập các nghiệp vụ

3.2.2.1 Nghiệp vụ bán hàng

Để thao tác lập phiếu bán hàng mới, bạn thực hiện một trong haicách như sau:

 Nhấn chuột nhanh hai lần (double-click) vào hàng chữ “Doanh thu bán hàng” đối với hoạt động kinh doanh sản phẩm hay ”Doanh thu dịch vụ” đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ

 Nhấn chuột phải trên loại phiếu muốn lập, chọn “Thêm phiếu mới”

Màn hình sau hiển thị cho phép bạn hạch toán trên phiếu với 3

phần:

Phần thông tin chung:

 Số phiếu: Hệ thống tự động đánh số với ký hiệu phiếu do bạn thiết lập ban đầu trong phần định nghĩa Phân loại chứng từ kế toán Tuy nhiên bạn cũng có thể sửa đổi số phiếu này theo yêu

cầu của riêng bạn

 Ngày lập: Ngày phát sinh phiếu, mặc định chương trình sẽ lấy

ngày hiện hành xác định trên máy tính Tuy nhiên bạn cũng cóthể điều chỉnh tùy ý cho phù hợp với chứng từ

 Khách hàng: Cho phép lựa chọn đối tượng quản lý chi tiết như:

khách hàng, nhà cung ứng,… trong danh mục khách hàng tùy theo

 Kho: Đặc điểm của phần mềm là bạn phải xác lập mã và tên

kho cho hàng bán ra cho dù doanh nghiệp bạn chỉ có một kho duynhất Nếu không chương trình sẽ hiển thị thông báo sau:

 Chứng từ & ngày: Cho phép bạn nhập ký hiệu hay số chứng từ

kèm theo nghiệp vụ phát sinh và ngày phát sinh số chứng từ đó:Phiếu xuất kho, bảng báo giá,…

 Người mua & địa chỉ: Sau khi chọn khách hàng, nếu trong danh

mục khách hàng đã nhập đầy đủ thông tin của khách hàng vừachọn thì họ tên và địa chỉ khách hàng sẽ hiển thị tự động Tuynhiên, bạn có thể nhập vào ô họ tên cũng như địa chỉ củangười đến mua hàng (đại diện hoặc người nhận hàng) để dễ tracứu về sau khi đối chiếu công nợ hay phục vụ cho các nhu cầukhác…

 Nội dung: Phần này dành cho bạn diễn giải nội dung của nghiệp

vụ kinh tế phát sinh của phiếu

Phần định khoản chi tiết:

 TK nợ: Cho phép bạn nhập bút toán nợ cho nghiệp vụ kinh tế phát

sinh, khi bạn click vào nút sổ xuống sẽ hiển thị danh sách hệthống tài khoản cho bạn lựa chọn Nếu bạn muốn mặc định chophiếu bán hàng là tài khoản Nợ131/Có5111 thì phần định nghĩa

phân loại chứng từ và các thông số liên quan trong Menu Quản trị, trên dòng Doanh thu bán hàng bạn xác lập mặc định TK Nợ131/Có5111.

 Mã KH: Mặc định chương trình sẽ hiển thị mã và tên khách hàng tương ứng khách hàng mà bạn đã chọn trong ô nhập liệu Khách hàng hoặc bạn có thể chọn từ danh sách hiện ra

 TK Có: Cho phép bạn nhập bút toán có cho nghiệp vụ kinh tế

phát sinh, khi bạn click vào nút sổ xuống sẽ hiển thị danh sáchhệ thống tài khoản cho bạn lựa chọn thông thường nghiệp vụbán hàng chỉ liên quan đến hai TK có là 5111 và 33311 ( ThuếGTGT hàng hóa bán ra) Chú ý: nếu muốn hệ thống thực hiệnxuất kho tự động thì phải họn đúng tài khoản doanh thu đã đang kí

trong phần Đăng ki xuất kho tự động

 Mã hàng và tên hàng hóa bán: Khi lựa chọn mã hàng hóa

mà bạn đã bán chương trình sẽ tự động phát sinh tên hàng hóatương ứng