QCmuasam2016

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNGCÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MIỀN NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ VỀ VIỆC MUA SẮM, SỬA CHỮ

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MIỀN NAM

Số: 179 /QĐ-TMN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TP Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 04 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH

Về việc Ban hành Quy chế mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản.

CHỦ TỊCH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MIỀN NAM

Căn cứ Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, ngày 26/11/2013 của Quốc hội;

Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ Nghị định số 91/2015/NĐ-CP, ngày 13/10/2015 về đầu tư vốn Nhà

nước vào Doanh nghiệp và Quản lý, sử dụng vốn, tài sản tại Doanh nghiệp;

Căn cứ Thông tư số 219/2015/TT-BTC, ngày 31/12/2015 của Bộ Tài Chính

hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 91/2015/NĐ-CP, ngày

13/10/2015 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 3186/QĐ-BTNMT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc phê duyệt Điều lệ Tổ chức và

hoạt động của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Tài nguyên và Môi

trường miền Nam;

Căn cứ Quy chế tài chính của công ty;

Theo đề nghị của Tổng Giám đốc Công ty,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Nay ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế mua sắm, sửa

chữa và quản lý tài sản” của Công ty TNHH một thành viên Tài nguyên và Môi

trường miền Nam

Điều 2 Quyết định này thay thế Quyết định số 295a/QC-TMN ngày

01/06/2015 và có hiệu lực kể từ ngày ký

BM-03/HD-VP-01

Điều 3 Tổng Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, Thủ trưởng các đơn vị

trực thuộc công ty chịu trách nhiệm thi hành quyết định này

Nơi nhận:

- Như Điều 3;

- Đảng ủy Công ty (để báo cáo);

- Bộ TNMT (để báo cáo);

- Các PTGĐ Công ty (để chỉ đạo thực hiện)

- CĐCS Công ty, Đoàn TNCS Cty;

- Kiểm soát viên;

- Website Công ty;

- Lưu: VT, TCKT.

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Phạm Chí Tích

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MIỀN NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

VỀ VIỆC MUA SẮM, SỬA CHỮA VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN

(Ban hành kèm theo quyết định số 179 /QĐ-TMN ngày 14 tháng 04 năm 2016 của

Chủ tịch Công ty TNHH một thành viên Tài nguyên và Môi trường miền Nam)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng.

Quy chế mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản được xây dựng và áp dụng

trong toàn Công ty TNHH một thành viên Tài nguyên và Môi trường miền Nam

Điều 2 Mục đích yêu cầu.

Quy chế này quy định, cụ thể hóa trình tự, thủ tục thanh toán trong việc

mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản; sử dụng và bảo toàn vốn theo đúng quy

định của Nhà nước

Trong quá trình sử dụng tài sản, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu cho hoạt

động sản xuất của đơn vị, công ty sẽ uỷ quyền cho các đơn vị mua sắm, sửa

chữa, sử dụng, bảo quản và thanh lý một số tài sản theo sự quản lý thống nhất

của công ty Đồng thời, công ty chủ động điều phối tài sản giữa các đơn vị trực

thuộc nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng tài sản, phục vụ hoạt động sản xuất kinh

doanh của các đơn vị và hiệu quả sử dụng tài sản trong toàn công ty

Điều 3 Giải thích từ ngữ và từ viết tắt.

1 Giải thích từ ngữ:

Tài sản: Tài sản của công ty bao gồm:

- Nhà cửa, vật kiến trúc;

- Máy móc, thiết bị;

- Phương tiện vận tải, truyền dẫn;

- Công cụ, dụng cụ quản lý;

- Tài sản vô hình;

- Các loại tài sản khác

2 Các từ viết tắt:

Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Tài nguyên và Môi

trường miền Nam

Đơn vị: Đơn vị trực thuộc công ty.

TTĐV: Thủ trưởng đơn vị

TGĐ: Tổng Giám đốc Công ty

Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 4 Quy định về mua sắm tài sản.

Việc mua sắm tài sản phải căn cứ vào nhu cầu, nhiệm vụ của đơn vị và chủ trương, phương hướng đầu tư của công ty, cụ thể như sau:

1 Căn cứ vào định hướng, chủ trương đầu tư hàng năm hoặc đột xuất của công ty và nhu cầu, nhiệm vụ, các đơn vị lập kế hoạch mua sắm tài gửi Văn phòng công ty

2 Căn cứ vào kế hoạch mua sắm của các đơn vị, Văn phòng chủ trì, trao đổi với các Phòng chức năng có liên quan lập kế hoạch mua sắm tài sản trình Tổng Giám đốc công ty phê duyệt Riêng máy, thiết bị dùng trực tiếp cho sản xuất, trước khi trình Tổng Giám đốc phải có ý kiến đề xuất của phòng Kế hoạch-Kinh doanh

3 Việc thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản hàng năm theo nguyên tắc sau:

- Đối với tài sản là nhà xưởng, máy đo đạc, thiết bị môi trường, phần mềm chuyên dụng có bản quyền và các tài sản khác có giá trị từ 50.000.000 triệu đồng trở lên do công ty trực tiếp mua sắm Trong trường hợp giao cho đơn vị mua sắm, công ty sẽ có văn bản uỷ quyền

- Đối với các loại tài sản có giá trị dưới 50.000.000 triệu đồng, công ty ủy quyền cho các đơn vị chủ động mua sắm trên cơ sở kế hoạch hàng năm được công ty phê duyệt và theo đúng quy trình, thủ tục mua sắm tài sản Trường hợp mua sắm ngoài kế hoạch được duyệt, đơn vị phải báo cáo về công ty lý do mua sắm và đơn vị tự cân đối kinh phí từ chi phí sản xuất công ty giao hàng năm

4 Phương thức, trình tự, thủ tục mua sắm tài sản: Theo quy định của Nhà nước và Quy trình mua hàng của công ty

5 Quy định về việc chọn và đánh giá nhà cung cấp: Theo Quy trình chọn nhà cung cấp của công ty

Điều 5 Quy định về sửa chữa tài sản.

1 Các đơn vị có trách nhiệm chủ động thực hiện việc sửa chữa tài sản theo yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản được giao; đảm bảo tài sản được sử dụng lâu dài, hiệu quả, tiết kiệm chi phí và theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty

2 Kinh phí cho việc sửa chữa tài sản (sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng, bảo trì định kỳ,…) như sau:

- Tài sản công ty giao đơn vị quản lý, sử dụng do đơn vị cân đối từ chi phí sản xuất công ty giao hàng năm

3 Trình tự, thủ tục bảo trì/sửa chữa tài sản: Theo Quy định bảo dưỡng, bảo trì máy, thiết bị của công ty

Điều 6 Quy định về số lượng nhà cung cấp tham gia báo giá

1 Đối với việc mua sắm:

- Tổng giá trị 1 lần mua:

+ Từ 100.000.000 đồng trở lên: Phải có ít nhất 03 báo giá của 03 nhà cung cấp khác nhau

+ Từ 30.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng: Phải có ít nhất 02 báo giá của 02 nhà cung cấp khác nhau

+ Dưới 30.000.000 đồng: 01 báo giá của nhà cung cấp được chọn

- Đối với những mặt hàng được phân phối từ đại lý độc quyền của nhà sản

xuất, hoặc sản phẩm do 1 hãng sản xuất duy nhất có mặt tại Việt Nam thì chỉ cần

01 báo giá của nhà cung cấp đó (Kèm theo văn bản chứng minh tính pháp lý nói trên của nhà cung cấp)

2 Đối với việc bảo trì/sửa chữa:

- Chi phí bảo trì/sửa chữa từ 50.000.000 đồng trở lên: Phải có ít nhất 03 báo giá

- Chi phí bảo trì/sửa chữa từ 20.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng: Phải có ít nhất 02 báo giá

- Chi phí bảo trì/ sửa chữa dưới 20.000.000 đồng: 01 báo giá của nhà cung cấp được chọn

- Đối với những tài sản không thể sửa chữa được trong nước hoặc phụ tùng máy, thiết bị được phân phối từ đại lý độc quyền của nhà sản xuất hoặc do 01 hãng sản xuất duy nhất tiêu thụ tại Việt Nam thì chỉ cần 01 báo giá của nhà cung cấp chính hãng

3 Số lượng nhà cung cấp tham gia báo giá nêu trên là mức tối thiểu Tùy

từng trường hợp cụ thể, người quyết định việc mua hàng hoặc bảo trì/sửa chữa

có quyền yêu cầu số nhà cung cấp tham gia báo giá bằng hoặc nhiều hơn mức quy định nêu trên

Điều 7 Quy định về lập hợp đồng mua tài sản hoặc bảo trì/sửa chữa.

1 Đối với việc mua sắm:

Tổng giá trị 1 lần mua:

+ Từ 30.000.000 đồng trở lên: Bắt buộc phải lập hợp đồng đầy đủ, đúng quy định

+ Từ 20.000.000 đồng đến dưới 30.000.000 đồng: Lập hợp đồng hay không

do người có thẩm quyền quyết định

+ Dưới 20.000.000đ: Thủ tục thanh toán bao gồm giấy đề nghị cấp, giấy đề nghị thanh toán và hoá đơn theo quy định

2 Đối với việc bảo trì/sửa chữa:

+ Từ 20.000.000 đồng trở lên: Bắt buộc phải lập hợp đồng đầy đủ, đúng quy định

+ Dưới 20.000.000 đồng: Thủ tục thanh toán bao gồm giấy đề nghị bảo trì/sửa chữa, giấy đề nghị thanh toán và hoá đơn theo quy định

+ Trường hợp TGĐ/TTĐV uỷ quyền cho người khác thay mình quyết định việc bảo trì/sửa chữa phải có giấy uỷ quyền kèm theo và người được uỷ quyền thực hiện các công việc của TGĐ/TTĐV theo nội dung ghi trong giấy uỷ quyền

3 Trường hợp mua hàng hoặc bảo trì/sửa chữa có thể không cần lập hợp

đồng nhưng phải có giấy báo giá của nhà cung cấp được chọn, trong đó phải ghi

rõ các chỉ tiêu về chất lượng, số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật, giá trị, thời gian bảo hành, các điều kiện bảo hành, hậu mãi, các chỉ tiêu trong giấy báo giá

là cơ sở để các bộ phận, cá nhân có liên quan giám sát quá trình mua bán hoặc bảo trì/sửa chữa

Điều 8 Quy định về việc quản lý, sử dụng tài sản.

1 Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc:

a Phổ biến quy chế này đến toàn thể người lao động trong đơn vị để cùng thực hiện đúng các quy định của công ty về việc mua sắm, sửa chữa, quản lý, thanh lý tài sản

b Lập Hợp đồng trách nhiệm khi giao tài sản phục vụ sản xuất cho người lao động trong đơn vị sử dụng Những cá nhân đại diện tập thể được giao quản

lý, sử dụng tài sản phải là người công ty đã ký hợp đồng lao động; đối với tài sản quản lý phải có biên bản bàn giao giữa trưởng đơn vị cho từng bộ phận, cá nhân được giao trực tiếp quản lý, sử dụng

c Điều chuyển tài sản trong đơn vị phải mở sổ theo dõi và thực hiện đầy đủ thủ tục quy định gồm:

- Quyết định điều chuyển tài sản của Thủ trưởng đơn vị

- Biên bản giao - nhận tài sản (có ghi rõ số lượng, tình trạng của từng loại tài sản và các loại phụ tùng kèm theo) giữa bên giao và bên nhận

d Hướng dẫn, kiểm tra việc ghi nhật trình máy đối với tất cả các máy, thiết

bị giao cho các Tổ sản xuất

e Hàng năm, đơn vị phải kiểm kê định kỳ tài sản theo hướng dẫn của công ty: đề nghị thanh lý, xử lý các trường hợp làm hư hỏng, mất tài sản, lập báo cáo gửi về công ty Công ty có thể tiến hành kiểm tra đột xuất những tài sản đã giao cho đơn vị sử dụng; điều chuyển tài sản giữa các đơn vị trong công ty để đáp ứng yêu cầu sản xuất chung

2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Tài chính Kế toán:

- Chủ trì phối hợp với Văn phòng và các phòng ban liên quan thực hiện việc giám sát, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện việc mua sắm, sửa chữa, quản lý, thanh lý tài sản theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty

- Xây dựng và hướng dẫn các đơn vị thực hiện hệ thống biểu mẫu về thủ tục mua sắm, sửa chữa, quản lý và thanh lý tài sản thống nhất trong toàn công ty

3 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

- Hàng năm, tổng hợp kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản của công ty và các đơn vị

- Chủ trì, phối hợp với các Phòng chức năng có liên quan lập kế hoạch mua sắm tài sản trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt

- Thông báo đến các đơn vị về việc uỷ quyền mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản theo quyết định của Tổng Giám đốc Công ty

- Định kỳ báo cáo Tổng Giám đốc Công ty về tình hình thực hiện công tác trang bị, quản lý và thanh lý tài sản trong toàn công ty

- Lập quyết định điều chuyển máy, thiết bị giữa các đơn vị theo phiếu điều chuyển của phòng Kế hoạch-Kinh doanh, trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt

4 Trách nhiệm của phòng Kế hoạch-Kinh doanh:

- Điều phối máy, thiết bị trực tiếp sản xuất từ đơn vị này sang đơn vị khác cho phù hợp với tình hình sản xuất của từng đơn vị

- Lập phiếu điều chuyển máy, thiết bị gửi Văn Phòng đề Văn phòng trình TGĐ duyệt

- Đề xuất số lượng, chủng loại máy, thiết bị trực tiếp sản xuất cần mua sắm của công ty và từng đơn vị để Văn phòng trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt

5 Trách nhiệm của người lao động được giao sử dụng, bảo quản tài sản:

a Đối với việc sử dụng, bảo quản tài sản:

- Ghi nhật trình làm việc hàng ngày của các loại máy, thiết bị theo hướng dẫn của đơn vị

- Bảo quản tài sản đúng quy định

- Chỉ sử dụng tài sản để thực hiện công việc do công ty giao hoặc công việc

do đơn vị ký hợp đồng uỷ quyền

- Khi mang tài sản ra khỏi đơn vị phải có ý kiến của trưởng bộ phận/thủ trưởng đơn vị

- Khi có sự cố hư hỏng tài sản phải lập biên bản ghi rõ nguyên nhân, xem xét trách nhiệm và báo cáo về đơn vị/công ty

b Định kỳ bảo dưỡng, kiểm định tài sản theo quy định của đơn vị/công ty

c Không được nhượng bán, cho thuê hay cho mượn tài sản Nếu cá nhân trong đơn vị cần thuê tài sản phải có ý kiến của thủ trưởng đơn vị, ý kiến của các phòng có liên quan và được sự phê duyệt của Tổng Giám đốc Công ty, sau đó lập “Hợp đồng thuê tài sản” Số tiền thu được phải nộp vào tài khoản của công

ty theo đúng quy định về quản lý tài chính

Điều 9 Quy định về việc thanh lý tài sản.

I/ Tại đơn vị sản xuất:

1 Hàng năm, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, đánh giá, phân loại hoặc thực trạng tài sản đang sử dụng, các đơn vị gửi văn bản đề nghị thanh lý tài sản, thiết

bị hỏng, không còn phù hợp cho sản xuất, quản lý, gửi về công ty để Văn phòng công ty tổng hợp, lập quyết định thanh lý (đối với máy móc, thiết bị dùng trực tiếp cho sản xuất phải có ý kiến đề xuất của phòng Kế hoạch - Kinh doanh) trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt Căn cứ quyết định thanh lý, Ban thanh lý tài sản công ty hoặc uỷ quyền cho các đơn vị thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

2 Trình tự, thủ tục đề nghị thanh lý tài sản:

a Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản gồm:

- Quyết định Thành lập Ban thanh lý tài sản của đơn vị

- Biên bản họp của Ban Thanh lý tài sản đơn vị về việc đánh giá tài sản

- Biên bản kiểm tra, đánh giá lại Tài sản cố định (riêng đối với công cụ, dụng cụ phải làm phiếu báo hỏng gửi phòng Tài chính kế toán xem xét)

- Công văn báo cáo kết quả đánh giá tình trạng thực tế tài sản của đơn vị đang quản lý, sử dụng và đề nghị Tổng Giám đốc Công ty cho thanh lý

b Phòng Tài chính Kế toán và Ban Thanh lý tài sản của Công ty xem xét

hồ sơ đề nghị bán thanh lý tài sản của đơn vị, đề xuất ý kiến giải quyết và trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt

c Trường hợp Tổng Giám đốc Công ty quyết định uỷ quyền cho đơn vị thanh lý tài sản, Ban Thanh lý tài sản đơn vị tiến hành xác định và có văn bản đề nghị giá khởi điểm của tài sản được thanh lý (kèm theo biên bản họp) gửi về công ty

d Tổng Giám đốc Công ty quyết định phê duyệt giá khởi điểm

e Trong trường hợp tài sản thanh lý cần phải đấu giá, đơn vị tiến hành công khai bán đấu giá trong toàn đơn vị hoặc công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng Chứng từ, thủ tục bán đấu giá gồm:

- Thông báo bán đấu giá

- Phiếu đăng ký (nếu có)

- Phiếu thu tiền đăng ký tham gia đấu giá (tối đa 5% giá bán khởi điểm)

- Phiếu bỏ giá

- Biên bản mở phiếu bỏ giá (có đầy đủ chữ ký của các bên có mặt trong hội nghị mở thầu: Lãnh đạo đơn vị, Ban thanh lý; đại diện công ty và các thành viên tham gia đấu giá);

- Công văn đề nghị Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt giá bán thanh lý, duyệt người trúng đấu giá

f Khi có quyết định của Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt chấp thuận giá bán thanh lý, người trúng đấu giá, đơn vị thực hiện thủ tục thu tiền, bàn giao tài sản cho người mua

g Hồ sơ thanh lý đơn vị gửi về Phòng Tài chính Kế toán Công ty 01 bộ để làm các thủ tục ghi giảm tài sản

II/ Tại Cơ quan Công ty:

1 Hàng năm, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, đánh giá, phân loại hoặc thực trạng tài sản đang sử dụng, và tài sản hỏng các đơn vị trả về kho công ty, phòng Tài chính Kế toán chủ trì phối hợp với Văn phòng và các phòng có liên quan tổng hợp gửi ban Ban Thanh lý tài sản công ty xem xét, đánh giá và đề xuất ý kiến giải quyết và trình Tổng Giám đốc công ty quyết định thanh lý; giao cho phòng Tài chính Kế toán và Ban thanh lý tài sản Công ty thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

2 Trình tự, thủ tục đề nghị thanh lý tài sản: Tương tự trình tự, thủ tục đề

nghị thanh lý tài sản tại các đơn vị sản xuất trực thuộc

Chương III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 10 Tổ chức thực hiện.

1 Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký

2 Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề gì vướng mắc, các đơn vị gửi kiến nghị bằng văn bản về công ty để được hướng dẫn hoặc sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và các quy định của pháp luật hiện hành

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Phạm Chí Tích