KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁNKhái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điể

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG

Đại học Mở TP.HCM

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tài liệu lưu hành nội bộ

Giảng viên: Lưu Trường Văn

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN

Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v

Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau

Quá trình đàm phán bao gồm:

Quá trình đàm phán bao gồm:

• Trình bày lập trường của mỗi bên

• Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia

• Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục tiêu và lợi ích của bên mình càng theo mục tiêu và lợi ích của bên kia càng tốt

(hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia) Điều này nói

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN

• Sự hợp tác : tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán

không phải là một tiến trình cạnh tranh

• Một điều gì đó cho mọi người : mỗi bên phải chuẩn bị sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì đó.

• Các mối quan tâm chung : Đàm phán đỏi hỏi hai bên

• Các mối quan tâm chung : Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung

• Một sự tiến triển của hành vi : Mỗi bên nên cảm thấy rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng bộ là mất mát Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên.

CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN

• Xác định các mục tiêu

• Xác định cái gì có thể nhượng bộ

• Ước lượng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng buộc

• Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm phán

phán

• Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn

Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà người đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ năng trong thực hành

CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN

Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:

• Kiên định với mục tiêu đã dự định

• Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được

• Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác

• Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh.

của hoàn cảnh.

• Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối tác đang đề phòng

• Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần

CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN

Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những

nhượng bộ không mong đợi

Các nội dung chính:

• Xác định các nội dung

• Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia

• Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia

• Xây dựng một thiện chí

• Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt

• Tìm kiếm quyền lực cao hơn

• Ngắt những phát biểu chệch hướng

• Đảm bảo các cam kết

KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU

• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:

Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán giá cả

Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp hơn

giá thấp hơn

Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá

Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà thầu kia sẽ trúng thầu

Chúc bạn thành công

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI Đưa ra đề nghị ban đầu

Những lời hứa Những lời đe dọa Những lời khuyên Những lời cảnh báo

Những lời cảnh báo Thưởng và phạt

Những cam kết Các câu hỏi

Các mệnh lệnh

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

“Chê bai”: Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác

“Giả vờ rút lui”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao

“Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,

hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định

“Yêu cầu thêm”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta

đãđược thỏa mãn

đãđược thỏa mãn

“Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.

“Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu

“Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

Đưa ra đề nghị ban đầu: Thường các đề nghị này là rất

hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại

“Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được

toàn bộ đối tác

“Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng

cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng

“Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi

“Đánh trống lãng”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng

yếu điểm của ta

“Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả lời

NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI

Im lặng Nhìn chằm chằm vào mặt Tiếp xúc, va chạm

Tiếp xúc, va chạm

“Ngôn ngữ cơ thể”

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác

o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống

o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó

khăn thực tế

o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán

và ảnh hưởng của văn hóa

o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả

nhất

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

• Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ

cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải

pháp hai lần

– Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của

họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tơi hy vọng sẽ nhận được

– Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của

họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tơi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đơ la“

– Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ

trong một phạm vi nhất định, điều này cĩ thể hiểu như là

"chúng tơi hy vọng nhận được 2 đơ la, nhưng nếu chúng tơi chỉ nhận được cĩ 1.50 đơ la thì cũng được".Điều này cĩ

nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt

Những lỗi thông thường trong đàm phán

• Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn

• Không biết bên đối tác ai là người có quyền quyết định

• Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

• Bước vào đàm phán với mục đích chung chung

• Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

• Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

• Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước

• Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán

• Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

• Không biết kết thúc đúng lúc

Để tránh những lỗi thông thường trong đàm phán

• Không ngắt lời bên kia Nói ít và tích cực nghe

• Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết

• Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước

• Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát được nội bộ

• Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán

• Tóm tắt thường xuyên

• Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu

• Không chỉ trích bên kia Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên

để đi đến thỏa thuận

• Tránh chọc tức

• Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình

• Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Ấn tượng ban đầu

– Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ,

dễ chịu

– Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu

– Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định

đàm phán, thương thuyết với đối tác

đàm phán, thương thuyết với đối tác

• Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn

luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong

suốt quá trình đàm phán

– Trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải

của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả

– Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng nhanh chóng đạt được

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả

năng lắng nghe đối tác nói

– Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng,

lý lẽ phù hợp có lợi cho mình

– Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng,

– Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không

– Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin

• Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn

khéo, linh hoạt

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi

nhiều thay vì nói nhiều

– Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động

trong đàm phán

– Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho

đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến

điều họ đang nói

– Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu cácđộng cơ, ý muốn của đối tác đàm phán

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Người đàm phán cần phải biết mình có thể được

phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào

– Người đàm phán cần biết cái gì là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được, cái gì là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác

– Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm

phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác

– Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại

– Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng kinh

doanh nếu nhận thấy có thể gây bất lợi cho mình

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán

• Người đàm phán cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng

thoả hiệp nếu cần thiết

– Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải

chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi

– Đừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và

người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn

người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn muốn tiếp tục kinh doanh với đối tác đó

• Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và

để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận

những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên

trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới

Người đàm phán cần tránh

• Nói quá nhỏ

• Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán

• Không có kế hoạch cụ thể

• Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa

thuận lịch đàm phán với đối tác

• Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán

phán

• Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra

ngay từ đầu buổi đàm phán

• Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác

• Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm

phán

Xin cảm ơn!

Chúc các bạn, các anh chị

đạt nhiều thành quả tốt

Chúc các bạn, các anh chị

đạt nhiều thành quả tốt

trong công tác quản lý dự

án!