BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Các phân hệ chức năng của ERP như: quản trị sản xuất; quản lý chuỗi cung ứng;quản trị nguồn nhân lực HR; quản lý khách hàngCRM;…cho phép ngườidùng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu

MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

BÀI TẬP LỚNMÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích, thiết kế hệ thống và xây dựng website đăng

CÔNG VIỆC CỤ THỂ CỦA TỪNG THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

Mục Lục

Phần 1: 5

KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5

1.1 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ KHẢO SÁT 5

1.2 KHẢO SÁT CỬA HÀNG 5

1.3 HÌNH THỨC KHẢO SÁT 11

1.3.1 Hình thức khảo sát 11

1.3.2 Đối tượng khảo sát: 11

1.3.3 Khảo sát online bằng mẫu đơn 11

1.3.4 Kết Quả Thu Hoạch: 12

1.4 CÁC CHỨC NĂNG DỰ KIẾN CỦA HỆ THỐNG 14

Phần 2: 16

I XÁC ĐỊNH CÁC ACTOR VÀ USECASE 16

II BIỂU ĐỒ USECASE TỔNG QUÁT 17

III CÁC BIỂU ĐỒ USECASE CHI TIẾT 17

IV BIỂU ĐỒ LỚP 19

V Biểu đồ tuần tự: 19

VI Biểu đồ trạng thái 19

Phần 1:

KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ KHẢO SÁT

Đơn vị khảo sát: Công Ty X

Địa chỉ: Số 15 Đường X, phường Y, quận Z, Thành phố Hà Nội.

 Kế toán tài chính (Finance)

 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

 Quản lý dự án (Project Management)

 Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

 Quản lý dịch vụ (Service Management)

 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

 Báo cáo thuế (Tax Reports)

 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

1.2.2 Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?-

1 Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất

và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầmlẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càngnhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịchvụ

2 Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh,

có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh

3 Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh,hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể

1.2.3 Phương thức thanh toán

- Thanh toán trực tiếp: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt tại

công ty bên đối tác hoặc dùng thẻ thanh toán

- Chuyển khoản cho tài khoản của bên cung cấp dịch vụ ERP

- Khách hàng thanh toán khi cài đặt xong dịch vụ ERP

1.2.6 Đánh giá

1.2.6.1 Ưu điểm

Tạo lợi thế cạnh tranh

Phần mềm ERP là công cụ tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của mỗi doanh nghiệp.

Các phân hệ chức năng của ERP như: quản trị sản xuất; quản lý chuỗi cung ứng;quản trị nguồn nhân lực (HR); quản lý khách hàng(CRM);…cho phép ngườidùng lưu trữ, tìm kiếm và khai thác dữ liệu nhanh chóng và chính xác; hiệu quảthực hiện công việc tăng đáng kể, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian

Các yêu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời nhờ quy trình tập trung, tự động

và đảm bảo sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan Khách hàng cànghài lòng với dịch vụ, sản phẩm của bạn thì vị thế của bạn trên thị trường càngvững chắc so với các đối thủ

Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp sẽ loại bỏ các quy trình thủ công, được lặp đilặp lại làm tốn thời gian và nhân sự thực hiện Ví dụ: ERP giảm bớt giấy tờ hồsơ; nếu trước đây để tìm một bản báo cáo hay hồ sơ nhân viên bạn phải tìm kiếmtrong “núi” tài liệu, toàn giấy là giấy; thì nay trên hệ thống bạn chỉ cần “clickchuột” là có ngay kết quả

Các thông tin, dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống Tất cả các cánhân, bộ phận, phòng/ban cùng làm việc trên một dữ liệu thống nhất và chínhxác; nhờ đó tránh được tình trạng sai sót, chậm tiến độ công việc do mỗi ngườihiểu một kiểu

Tăng cường sự hợp tác

Rất nhiều người quản lý than phiền rằng nhân viên của họ dường như không kếtnối với nhau khi làm việc; giữa họ không có sự phối hợp ăn ý cũng như thiếu sựđoàn kết khi tiến hành công việc Một trong những nguyên nhân chính là vì họkhông được phân công nhiệm vụ cụ thể về vai trò, quyền hạn cũng như khôngnắm danh sách những người có liên quan

Với cách quản lý thủ công truyền thống, các thông tin truyền miệng hoặc ghi vội

ở đâu đó khiến cho người thực hiện cảm thấy mơ hồ khi bắt tay vào thực hiện.Ngược lại, với sự phân công rõ ràng, chi tiết trên hệ thống ERP; mỗi phòng ban,

cá nhân dễ dàng biết được mình cần làm gì; phối hợp với ai, nguồn lực hiện cónhư thế nào; kế hoạch phát triển sắp tới,…

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp còn đảm bảo mọi cá nhân chủ động thực hiệncông việc linh hoạt; không bị giới hạn bởi địa lý, thời gian khi mà thông tin, dữliệu luôn sẵn có và chính xác

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí

Dựa vào phần mềm, bạn có thể xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp Các kếhoạch sản xuất; kinh doanh bán hàng; kế hoạch tiếp thị truyền thông, nhân sự;…đảm bảo tính chính xác từ số liệu thực tế theo thời gian thực; cho phép đầu tưvào những hạng mục cần thiết và hợp lý

Ngoài ra, các chi phí phát sinh do cách làm thủ công trước đây cũng được cắtgiảm hiệu quả; giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa

8

Dữ liệu đáng tin cậy

Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhấtquán của dữ liệu Đảm bảo người dùng sử dụng dữ liệu chính xác, an toàn màkhông xảy ra lỗi Đây là cơ sở quan trọng để thiết lập hệ thống báo cáo giúpngười quản lý đưa ra quyết định đúng đắn

Dữ liệu trên hệ thống được phân quyền; chỉ những người có thẩm quyền mớiđược truy cập và sử dụng dữ liệu; tránh tình trạng thông tin bị tiết lộ khi chưachính thức hoặc lộ bí mật kinh doanh, thông tin nhạy cảm,…

Hệ thống linh hoạt, tùy chỉnh dễ dàng

Một trong những ưu điểm của phần mềm ERP hiện nay chính là sự linh hoạt; cóthể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp hay tích hợp dễ dàng các phầnmềm đã có giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống hiện đại,

tự động

Triển khai ERP có thể tùy chỉnh theo ý không chỉ đem lại hiệu quả quản lý cao,tiết kiệm tối đa mà còn hỗ trợ bạn phát triển bền vững trong những giai đoạntiếp theo; khi mà doanh nghiệp bạn mở rộng quy mô hoạt động hoặc tăng thêmnhân sự,…

nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong

Chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh

ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức.

Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việccủa bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mớicủa doanh nghiệp Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiềuthời gian và công sức

ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khiERP hoạt động trơn tru Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất

kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quytrình phía sau Cũng phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởngđến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động.Nhà quản trị doanh nghiệp không được phép liều mình với ERP, bởi cái giá phảitrả nếu giải pháp này không phù hợp là quá lớn: doanh nghiệp bị “chết” trongsuốt quãng thời gian dài

ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi.

Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với cácnhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau Kết quả là, hầu hết các giải phápERP đều chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực - như tài chính - và yếu hơn nhiều

ở những phân hệ khác Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được

10

cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0 Giải pháp ERP gặpphải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanhnghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra đểlập trình lại.

- Các câu hỏi dự kiến như sau:

Câu hỏi 1: Thách thức chính 1 Nguồn lực dự án

2 Nhân lực tham gia

2 Lợi ích thu được

3 Lợi ích thực tế

4 Xáo trộn các nghiệp vụCâu hỏi 4: Độ thỏa mãn 1 Rất thỏa mãn

2 Chi Phí và Ngân Sách

3 Kết quả triển khai

4 Độ thỏa mãn

1.4 CÁC CHỨC NĂNG DỰ KIẾN CỦA HỆ THỐNG

Bao gồm các chức năng sau đây:

1 Phân hệ quản trị tài chính (Phân hệ kế toán tổng hợp)

Có nhiều cách gọi khác nhau cho các phân hệ này tùy thuộc vào từng nhà cungcấp Trên thực tế, các công ty phải luôn làm việc về tài chính kế toán dưới sựquy định của cơ quan nhà nước Quản lý tài chính “lành mạnh” là một thànhphần tất yếu của giải pháp ERP Phân hệ quản lý tài chính cung cấp một số lợiích Nó đảm bảo rằng các công ty tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài chính, kế toán

và thuế Ngoài ra, các nhà quản lý có thể tăng hiệu suất tài chính với thời gianthực để theo dõi, cải thiện dòng chảy của tiền và duy trì các báo cáo tài chínhchính xác và kịp thời

2 Phân hệ quản trị nguồn nhân lực

Các phân hệ này trước đó có những hạn chế trong việc quản lý nhân viên, quản

lý biên chế, báo cáo… Nhưng với phần mềm ERP ngày nay, các giải pháp đãđược phát triển Giải pháp mới này có thể xử lý số lượng công việc đa dạng nhưquản lý tài năng, lập kế hoạch, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, thời

14

gian, và nhiều hơn thế Ngoài ra, phân hệ này cũng giúp cung cấp cái nhìn sâusắc hơn về qui trình quản lý nhân sự.

3 Phân hệ quản trị mua hàng

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, phân hệ này thì cần thiết chomột công ty để đánh giá chính xác nhu cầu, tình trạng cung ứng, sản xuất, hậucần và phân phối Không làm như vậy có thể có ảnh hưởng xấu đến hoạt độngcủa công ty và có thể bị lãng quên các mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhàphân phối Điều này cũng có thể làm giảm danh tiếng của công ty trên thịtrường

4 Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng

Khách hàng là tài sản có giá trị rất lớn của bất cứ công ty nào và không mộtcông ty nào có đủ can đảm để làm mất thứ tài sản này Nếu công ty bạn có một

dữ liệu khách hàng đồ sộ và nó trở nên khó khăn để giải quyết nhu cầu của họđúng hẹn Phân hệ phần mềm quản lý khách hàng đảm bảo dòng chảy thông tingiữa các đội ngũ bán hàng giải quyết các nhu cầu của mình và đội ngũ làm côngtác marketing hiểu được sở thích và nhu cầu của khách hàng trong quá khứ, hiệntại và tương lại

5 PHÁT BIỂU BÀI TOÁN

+ Đối tượng là khách hàng : là người trực tiếp mua hàng từ đối tác cung

cấp dịch vụ ERP, cửa hàng phân phối, trên website mua hàng, v.v được hệthống quản lý số lượng tích lũy ( nếu là khách hàng thân thiện thì mã số kháchhàng sẽ được lưu trong hệ thống và nhận quyền lợi từ chương trình này ), đượcthanh toán tiền, nhận hóa đơn hàng

+ Nhân viên bán hàng : là nhân viên làm trong bên đối tác, sẽ tính tiền

những mặt hàng khách đã mua và lập hóa đơn cho khách hàng Thông qua các

mã vạch được quản lý trên từng mặt hàng được nhân viên bán hàng nhập vào hệthống thông qua một đầu đọc mã vạch

+ Việc quản lý :

Người quản lý trực tiếp liên hệ với bên cần lắp đặt dịch vụ để nhập dữ liệuvào hệ thống, cũng như quan hệ với đối tác để lắp đặt hệ thống ERP Người

quản lý sẽ quản lý thông tin khách hàng thân thiện, thống kê doanh thu của cửahàng hàng tháng, hàng quí.

Khi dữ liệu khách hàng được nhập vào thì thủ kho sẽ tạo phiếu kháchhàng ghi đầy đủ thông tin về việc nhu cầu lắp đặt đó

1 SALE MANAGER - Quản lý hoá đơn

- Thống kê, Báo cáo

II BIỂU ĐỒ USECASE TỔNG QUÁT

Hình 2.1 Biểu đồ usecase tổng quát III CÁC BIỂU ĐỒ USECASE CHI TIẾT

1 Biểu đồ usecase chi tiết Quản lý đăng ký

Hình 3.1 Biểu đồ usecase chi tiết quản lý đăng ký

 Đặc tả usecase Quản lý đăng ký

1 Tác nhân Sale manager, Sale

4 Luồng sự kiện chính - Lựa chọn chức năng quản lý đăng ký:

+ Lựa chọn chức năng quản lý danh sách đăng ký: Xem danh sách(lọc,nhóm), duyệt đăng ký(chuyển sang hồ sơ xác minh, huỷ đăng ký), sửa/cập nhật +Lựa chọn chức năng quản lý danh sách xác minh: Xem danh sách, xác minh nhu cầu, sửa/cập nhật +Lựa chọn chức năng quản lý danh sách sử dụng: Xem danh sách, lọc/nhóm.

+Lựa chọn chức năng quản lý danh sách hết hạn: Xem danh sách, lọc/nhóm, chuyển sang danh sách

sử dụng, chuyển sang danh sách huỷ.

+Lựa chọn chức năng quản lý danh sách huỷ: Xem danh sách, chuyển sang danh sách sử dụng.

+Lựa chọn chức năng quản lý danh sách đã xác minh: Xem danh sách, sửa/cập nhật, khởi tạo database, huỷ bỏ.

5

Luồng sự kiện phụ

2 Biểu đồ usecase chi tiết Quản lý hoá đơn

Hình 3.2 Biểu đồ usecase chi tiết Quản lý hoá đơn

 Đặc tả usecase quản lý hoá đơn

1 Tác nhân Sale manager

2 Mục đích Quản lý hoá đơn

+ Lựa chọn quản lý hoá đơn chờ: Xem, duyệt, huỷ hoá đơn.

+ Lựa chon quản lý hoá đơn huỷ: Xem, chuyển về

20

hoá đơn chờ

5

Luồng sự kiện phụ

- Không có hoá đơn nào

3 Biểu đồ usecase chi tiết Báo cáo

Hình 3.3 Biểu đồ usecase chi tiết báo cáo

 Đặc tả usecase Báo cáo

1 Tác nhân Sale manager, Sale

2 Mục đích Xem, quản lý báo cáo

3 Mô tả

Sale manager, Sale xem báo cáo hoá đơn, báo cáo khách hàng

4 Luồng sự kiện chính

- Sale manager xem báo cáo về tài khoản của

nhân viên sale, xem báo cáo hoá đơn theo từng nhân viên sale.

- Nhân viên sale xem báo cáo khách hàng, lọc,

V Biểu đồ tuần tự Quản lí đăng kí:

1 Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách đăng ký

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách đăng ký

22

b Biểu đồ tuần tự Duyệt đăng ký

c Biểu đồ tuần tự Sửa, cập nhật danh sách đăng ký

2 Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách xác minh.

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách xác minh

b Biểu đồ tuần tự Xác minh nhu cầu

24

c Biểu đồ tuần tự Sửa, cập nhật danh sách xác minh

3 Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách sử dụng

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách sử dụng

4 Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách hết hạn

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách hết hạn

b Biểu đồ tuần tự Chuyển sang danh sách sử dụng

c Biểu đồ tuần tự Chuyển sang danh sách hủy

26

5 Biểu đồ tuần tự Quản lý danh sách hủy

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách hủy

b Biểu đồ tuần tự Chuyển sang danh sách sử dụng

6 Biểu đồ tuần tự quản lý danh sách đã xác minh

a Biểu đồ tuần tự Xem danh sách đã xác minh

b Biểu đồ tuần tự Sửa, cập nhật danh sách đã xác minh

c Biểu đồ tuần tự Khởi tạo database

28

d Biểu đồ tuần tự Hủy danh sách đã xác minh

7 Biểu đồ tuần tự Quản lý hóa đơn

7.1 Biểu đồ tuần tự Quản lý hóa đơn chờ

a Biểu đồ tuần tự Xem hóa đơn chờ

b Biểu đồ tuần tự Duyệt hóa đơn

c Biểu đồ tuần tự Hủy hóa đơn chờ

7.2 Biểu đồ tuần tự Quản lý hóa đơn bán hàng

a Biểu đồ tuần tự Xem hóa đơn bán hàng

30

7.3 Biểu đồ tuần tự Quản lý hóa đơn hủy

a Biểu đồ tuần tự Xem hóa đơn hủy

b Biểu đồ tuần tự Chuyển về hóa đơn chờ

VI Biểu đồ trạng thái:

- Biểu đồ trạng thái Chức năng đăng nhập:

Biểu đồ trạng thái Chức năng đăng nhập

32

- Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách đăng ký

Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách đăng ký.

- Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách xác minh:

Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách xác minh.

34

- Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách sử dụng.

Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách sử dụng.

- Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách hết hạn:

Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách hết hạn.

36

- Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách hủy:

Biểu đồ trạng thái quản lý danh sách hủy.

- Biểu đồ trạng thái Sale thiết lập:

Biểu đồ trạng thái Sale thiết lập.

38

- Biểu đồ trạng thái Xem báo cáo của Sale:

Biểu đồ trạng thái Xem báo cáo của Sale.

- Biểu đồ trạng thái xem báo cáo của Sale Manager:

Biểu đồ trạng thái xem báo cáo của Sale Manager.

40

- Biểu đồ trạng thái Quản lý hóa đơn chờ:

Biểu đồ trạng thái Quản lý hóa đơn chờ.

- Biểu đồ trạng thái quản lý đơn hủy:

Biểu đồ trạng thái quản lý đơn hủy.

42