Tim hieu su dung phan mem ke khai thue

Phiên bản đầu tiên của phần mềm HTKK ra đời vào khoảngnăm 2006 với hàng loạt phát sinh lỗi, với các tính năng có hạn làm cho doanhnghiệp lẫn chi cục thuế phải lung túng trong việc tiếp n

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

ĐẶT VẤN ĐỀĐối với một kế toán viên, việc kê khai và nộp thuế là một phần không

thể thiếu trong công tác kế toán Nhằm đơn giản hóa công tác kế khai thuếgiúp cho công tác kế toán tiết kiệm thời gian, Tổng Cục Thuế Việt Nam pháthành Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) Đây là phần mềm cung cấpmiễn phí cho doanh nghiệp phục vụ cho việc kê khai thuế có hỗ trợ mã vạchđính kèm khi in Phiên bản đầu tiên của phần mềm HTKK ra đời vào khoảngnăm 2006 với hàng loạt phát sinh lỗi, với các tính năng có hạn làm cho doanhnghiệp lẫn chi cục thuế phải lung túng trong việc tiếp nhận tờ khai thuế, khi

đó còn có sự thay thế của các phần mềm địa phương trước đó như P2D Tuynhiên, đến thời điểm hiện nay hệ thống kê khai đã qua nhiều phiên bản, quanhiều lần nâng cấp, mỗi một phiên bản nâng cấp có một sự cải tiến phù hợpvới từng thời điểm, phù hợp với các văn bản, chính sách của nhà nước

Để kịp thời bổ sung kiến thức chuyên môn và phục vụ cho việc cungcấp những kiến thức về khê khai thuế cho sinh viên, tôi lựa chọn chuyên đề

“Tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK” làm nội dung sinh hoạt

học thuật

PHẦN 1 MỤC TIÊU, NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.1 Mục tiêu nghiên cứu

- Làm tài liệu phục vụ cho giảng dạy và nghiên cứu

1.2 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài được kết cấu thành 02 phần nhưsau:

Phần 1 Mục tiêu, nội dung và phương pháp nghiên cứu

Phần 2 Kết quả nghiên cứu

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK và iHTKK

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Nội dung cơ bản về hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (HTKK vàiHTKK)

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Kế thừa những nội dung hướngdẫn về phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK và iHTKK

Phương pháp so sánh: So sánh một số điểm khác nhau của HTKK vàiHTKK

PHẦN 2 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

2.1 Giới thiệu lịch sử phát triển của phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK

Ngay từ năm 2005-2006, để thực hiện chức năng tuyên truyền, hỗ trợngười nộp thuế (NNT) trong việc kê khai thuế nhanh chóng, chính xác vàgiảm thủ tục hành chính, ngành Thuế đã xây dựng và cung cấp miễn phí choNNT phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) Ứng dụng HTKK đã hỗ trợ NNT kêkhai tờ khai/quyết toán các loại thuế, lập báo cáo tài chính doanh nghiệp, lậpcác báo cáo về hóa đơn, biên lai phí, lệ phí Việc triển khai phần mềm HTKK

đã đem lại hiệu quả cho NNT trong việc thực hiện nghĩa vụ khai thuế Tuynhiên, công nghệ của ứng dụng HTKK phát triển hơn 10 năm qua đã có một

số hạn chế về khả năng và tốc độ xử lý dữ liệu (chỉ hỗ trợ định dạng file xls

mà chưa hỗ trợ file xlsx), chưa hỗ trợ tra cứu lịch sử tờ khai trong trường hợpthay đổi mẫu biểu Để đáp ứng được xu thế phát triển công nghệ hiện tạiđồng thời nâng cao hiệu quả hỗ trợ NNT, Tổng cục Thuế đã hoàn thành việcnâng cấp công nghệ và kiến trúc ứng dụng Hỗ trợ kê khai

Ngoài các tính năng, tiện ích như phiên bản HTKK hiện tại đang triểnkhai, ứng dụng HTKK hiện tại đang triển khai, ứng dụng HTKK theo kiếntrúc và công nghệ mới có thêm một số ưu điểm Theo đó, ứng dụng hỗ trợ đưa

ra thông báo và tự động cập nhật về phiên bản mới khi máy tính cài đặt ứngdụng HTKK có kết nối mạng internet Mỗi khi có phiên bản nâng cấp, NNTkhông phải vào trang thông tin điện tử ngành Thuế để tải bộ cài đặt và thủcông như trước đây

Ứng dụng mới hỗ trợ thao tác tải và kết xuất dữ liệu từ excel gồm địnhdạng xls và xlsx; tăng tốc độ tải dữ liệu và kết xuất dữ liệu, đặc biệt là đối vớicác dữ liệu lớn lên tới 100 nghìn bản ghi, giảm bộ nhớ hệ thống khi tải hoặckết xuất dữ liệu Đồng thời bổ sung mã hóa lên dữ liệu kê khai giúp xác nhậnchính xác nguồn gốc dữ liệu được kết xuất từ ứng dụng HTKK do Tổng cục

Thuế cung cấp, phân biệt với dữ liệu được kết xuất từ phần mềm kế toándoanh nghiệp do đơn vị bên ngoài phát triển.

Sau thời điểm triển khai ứng dụng HTKK theo kiến trúc và công nghệmới, mỗi khi có văn bản chính sách mới làm thay đổi mẫu biểu kê khai, ứngdụng HTKK sẽ được nâng cấp để hỗ trợ NNT tra cứu và hiển thị hồ sơ khaithuế theo hiệu lực của mẫu biểu tương ứng với từng kỳ tính thuế

Phiên bản đầu tiên của HTKK là bàn 1.3.0

Hiện tại, NNT có thể sử dụng cả hai phiên bản: HTKK hiện tại (3.8.7)

và HTKK theo kiến trúc và công nghệ mới (HTKK 4.0.8) trên cùng 1 máytính và nộp tờ khai kết xuất từ cả 2 phiên bản trên cho cơ quan thuế cho đếnkhi hệ thống HTKK theo kiến trúc mới (HTKK 4.0.8) thay thế hoàn toàn hệthống HTKK hiện tại (dự kiến áp dụng từ tháng 6/2019) và iHTKK 3.6.6

2.2 Một số khái niệm và phân biệt HTKK và iHTKK

iHTKK - viết tắt của từ “internet Hỗ Trợ Kê Khai” là hệ thống kê khai

thuế trực tuyến do Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính quản lý Bằng việc

sử dụng iHTKK, đại diện doanh nghiệp muốn nộp thuế không cần có mặt trựctiếp tại cơ quan thuế địa phương mà chỉ cần thực hiện các thao tác kê thaithuế, nộp thuế và hoàn thuế điện tử qua mạng Internet

HTKK được biết đến là phần mềm dùng để tạo ra các tờ kê khai thuế.

Phần mềm HTKK và iHTKK đều do Tổng cục thuế phát hành với cácmục tiêu đơn giản hóa thủ tục nộp thuế, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cácdoanh nghiệp:

- Giảm chi phí in ấn, không phải đi nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quanthuế

- Có thể ký tờ khai thuế khi đại diện đi vắng (khi đại diện giao choquản lý chữ ký số)

- Bước đầu tạo điều kiện cho các DN tiếp cận giao dịch thương mại

- Giảm thiểu tình trạng quá tải tại cơ quan thuế mỗi khi đến kỳ hạn nộp

hồ sơ khai thuế

Giữa HTKK và iHTKK cũng có những sự khác biệt cơ bản:

Bảng 2.1 Những điểm khác nhau giữa HTKK và iHTKK

Tờ khai

Phần mềm dùng để tạo ra các tờkhai thuế để nộp đến cơ quanthuế (nơi sản xuất tờ khai)

Hệ thống nhận tờ khai thuếqua mạng được tạo ra từHTKK (nơi nhận tờ khai)

2.3 Những lợi ích iHTKK và HTKK mang lại cho người nộp thuế

Một số lợi ích mà hai phần mềm iHTKK và HTKK so với phương phápnộp thuế truyền thống, mang lại cho người nộp thuế là:

2.3.1 Đơn giản các thủ tục nộp thuế

Theo các thủ tục nộp thuế truyền thống thì doanh nghiệp cần đến trựctiếp cơ quan thuế để kê khai và nộp thuế Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần mấtmột thời gian để làm các thủ tục chứng từ liên quan đến nộp thuế Nhưng khi

sử dụng hai phần mềm iHTKK và HTKK thì các thủ tục sẽ trở nên đơn giản

và nhanh chóng hơn

2.3.2 Tiết kiệm chi phí in ấn

Các thủ tục khai thuế và nộp thuế truyền thống cần qua nhiều thủ tụcrườm rà và một số giấy tờ, chứng từ kê khai, nộp thuế, thông báo nộp thuế,…

Việc này đã được giải quyết với các phần mềm kê khai và nộp thuế quamạng Những tờ khai thuế hay thông báo đều được gửi qua mạng nên khôngphải tốn một khoản chi phí in ấn hay thường xuyên mua máy in

2.3.3 Tiết kiệm thời gian

Bởi vì tất cả quá trình kê khai thuế và nộp thuế đều thông qua mạnginternet Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hay người nộp thuế tiết kiệm thờigian quý báu của mình

Trong trường hợp người đại diện vắng mặt, doanh nghiệp vẫn có thểthực hiện kê khai thuế và nộp thuế với điều kiện có chữ ký số của người đạidiện giao lại

2.3.4 Tạo điều kiện cho doanh nghiệp

Việc cung cấp phần mềm hỗ trợ kê khai thuế và nộp thuế cho doanhnghiệp nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều hơn với các giaodịch điện tử

Như vậy, phần mềm HTKK là nơi tạo ra các hồ sơ khai thuế và iHTKK

là nơi để doanh nghiệp nộp các hồ sơ đó cho Cơ quan thuế Điều này giúp Cơquan thuế giảm tải rất nhiều lượng công việc liên quan đến công tác thuế

2.4 Các bước để kê khai, nộp tờ khai thuế trên hệ thống HTKK

Chữ ký số là sản phẩm được cung cấp bởi rất nhiều doanh nghiệp Dướiđây là các bước cái đạt chữ ký số được cung cấp bởi nhà cung cấp BKAV:Bước 1: Cài đặt Chữ ký số và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng

Cắm USB Token Bkav CA (chứa Chữ ký số) vào máy tính Mở ổ

đĩa CD Drive có tên TM_Setup để thực hiện cài đặt.

Sau khi cài đặt thành công, hệ thống sẽ tự động tải và cài đặt các phầnmềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng, quá trình cài đặt có thể mất từ 5 đến 10phút, tùy thuộc vào đường truyền Internet của bạn

Bạn thực hiện đổi mã Pin Chữ ký số bằng cách mở phần mềm Bkav

CA Token Manager trên màn hình desktop (biểu tượng vân tay màu đỏ), chọn Công cụ, sau đó bấm Đổi mã PIN.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc cài đặt Chữ ký số và phần mêm hỗ trợ

kê khai thuế qua mạng

Bước 2: Đăng ký sử dụng dịch vụ Nộp tờ khai iHTKK của TCT

Lưu ý: Việc đăng ký sử dụng dịch vụ iHTKK với Cơ quan Thuế chỉ

Mở trình duyệt Internet Explorer (IE) chữ E màu xanh (không sử dụngtrình duyệt khác)

Truy cập vào địa chỉ http://nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó bấm vào

nút Đăng ký.

Bạn lựa chọn Đối tượng nộp thuế, điền vào các thông tin: Mã số thuế, Điện thoại, Email Sau đó bấm vào nút Tiếp tục

Lưu ý: Bạn nhập chính xác email vì Cơ quan Thuế sẽ gửi thông tin tài

khoản và các thông báo thuế cho bạn qua email này

Cửa sổ nhập mã pin hiển thị, bạn nhập Số PIN (mã PIN bạn đã đổi

ở Bước 1), sau đó bấm Chấp nhận.

Bạn bấm nút Ký điện tử.

Bấm Gửi đăng ký để đăng ký tài khoản kê khai thuế Tài khoản kê

khai thuế sẽ được gửi vào địa chỉ email mà bạn đã đăng ký ở trên

Kiểm tra email đã đăng ký ở trên để lấy tài khoản (Định danh và Mậtkhẩu) do Cơ quan Thuế cấp.

Lưu ý: Nếu sau 10 phút bạn chưa nhận được email cấp tài khoản, bạn

hãy liên hệ với Cơ quan Thuế để được hỗ trợ

Sau khi nhận được tài khoản, bạn thực hiện đổi mật khẩu

Mở trình duyệt IE (Internet Explorer) truy cập địa chỉ http://nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó bấm nút Đăng nhập

Trên trang Đăng nhập, bạn nhập Mã số thuế vào ô Tên đăng nhập và nhập Mật khẩu (là mật khẩu do Cơ quan Thuế cấp qua địa chỉ email), sau đó bấm Đăng nhập.

Trên giao diện hệ thống, bạn vào chức năng Tài khoản, sau đó chọn Đổi mật khẩu.

Lưu ý: Mật khẩu cũ chính là mật khẩu Cơ quan Thuế gửi qua email

cho bạn, mật khẩu mới do bạn tự đặt, bạn nên đặt trùng với mã PIN của Chữ

ký số đã đặt ở Bước 1 và cần ghi nhớ mật khẩu này để sử dụng về sau

Như vậy bạn đã hoàn thành việc đăng ký sử dụng dịch vụ Nộp tờ khaiiHTKK của TCT

Bước 3: Đăng ký các tờ khai nộp qua mạng

Trên giao diện hệ thống, bạn bấm vào mục Tài khoản.

Trong danh sách các loại tờ khai thuế, bạn tìm đến loại tờ khai cần kêkhai, chọn kỳ bắt đầu kê khai và tick vào ô vuông bên cạnh (lặp lại bước này

để tiếp tục chọn đăng ký các loại tờ khai thuế khác)

Sau khi chọn đủ các loại tờ khai thuế cần đăng ký, bạn bấm Tiếp tục.

Trên trang Danh sách tờ khai vừa chọn đăng ký, bạn bấm Chấp nhận để hoàn thành việc đăng ký tờ khai thuế với Cơ quan Thuế.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc đăng ký các tờ khai nộp qua mạng trên

hệ thống iHTKK

Bước 4 Tạo tờ khai bằng phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK, bạn chọn tờ khai cần kết xuất Sau đó bấm

nút Kết xuất XML để kết xuất tờ khai.

Chọn đường dẫn để lưu tệp tờ khai, sau đó bấm Save.

Bấm Đóng để hoàn tất quá trình tạo tờ khai.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc kết xuất tờ khai XML qua phần mềm HTKK

Bước 5 Nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK

Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính và đăng nhập hệ thốngiHTKK tại địa chỉ http://nhantokhai.gdt.gov.vn

Bạn chọn chức năng Nộp tờ khai, sau đó bấm Chọn tệp tờ khai.

Trong cửa sổ Open, bạn tìm đến thư mục lưu tệp tờ khai đã kết xuất trong Bước 4, sau đó chọn tệp tờ khai cần gửi và bấm Open.

Bấm nút Ký điện tử

Cửa sổ nhập mã pin hiển thị, bạn nhập Số PIN (mã PIN bạn đã đổi

ở Bước 1), sau đó bấm Chấp nhận.

Thông báo “Ký tệp tờ khai thành công” hiển thị, bạn bấm vào OK để

hoàn tất quá trình ký tệp tờ khai

Bấm Nộp tờ khai để gửi tờ khai đến Cơ quan Thuế.

Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống hiển thị Danh sách tờ khai

đã nộp thành công tới cơ quan thuế.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK.Bước 6 Tra cứu tờ khai

Trên giao diện hệ thống, bấm vào chức năng Tra cứu.

Bạn lựa chọn các điều kiện tra cứu, sau đó bấm vào nút Tra cứu Kết quả tra cứu hiển thị, bạn bấm vào tên tệp tờ khai trong cột Tờ khai/Phụ lục để tải file.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc tra cứu tờ khai trên hệ thống iHTKK

Start > All Programs > TCT > HTKK > HTKK [phiên bản]

[phiên bản] ở đây là phiên bản mới nhất tại thời điểm bạn cài

b Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Sau khi mở phần mềm HTKK, màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ đăngnhập Mã số thuế

Trên cửa sổ trên, bạn điền thông tin MST của đơn vị vào như tronghình Chú ý: Nếu công ty của bạn là đơn vị trực thuộc, chi nhánh, công ty con,

… có mã đơn vị kiểu “xxxxxxxxxx-001” hoặc “xxxxxxxxxx-002” ,… khi đăng nhập trên HTKK bạn vui lòng bỏ dấu “–” viết mã đơn vị liền với MST.

c Cửa sổ làm việc chính của phần mềm HTKK

Nếu là lần đâu tiên đăng nhập MST trên phần mềm, bạn sẽ nhận được

một thông báo yêu cầu nhập thông tin đơn vị vào cửa sổ “Thông tin chung

của người nộp thuế“:

Bạn điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp như ví dụ trên hình (Nếu

đơn vị của bạn trực thuộc một doanh nghiệp khác, công ty mẹ, bạn phải khai báo tên đơn vị chủ quản và MST đơn vị chủ quản.)

Sau khi điền xong thông tin, chọn “Ghi” để lưu lại thông tin doanhnghiệp trên phần mềm

Sau khi điền thông tin đơn vị xong, những lần đăng nhập tiếp theo bạnkhông cần nhập thông tin đơn vị nữa Cửa sổ sau khi đăng nhập sẽ như sau:

Cửa sổ làm việc chính sẽ có 4 chức năng như sau:

Hệ thống

Thông tin doanh nghiệp/ người nộp thuế: Có các chức năng như thay

đổi thông tin đơn vị đã nhập ở lần đăng nhập đầu tiên

Chuyển mã số thuế khác … : Có chức năng quay về cửa sổ đăng nhập

MST khi khởi động chương trình, để đăng nhập vào một MST khác

Thoát: có chức năng đóng chương trình HTKK lại.

Trong phần này, sẽ có danh mục các tờ khai mà doanh nghiệp có thể kêkhai Chức năng chính, giúp doanh nghiệp tạo báo cáo, nhập dữ liệu cho tờkhai.

Công cụ

Đăng ký danh mục: chức năng giúp doanh nghiệp tra cứu, khai

báo “biểu thuế tài nguyên”, “biểu thuế tiêu thụ đặc biệt”.

Tra cứu tờ khai: chức năng giúp người dùng có thể tra cứu những tờ

khai đã được lập trên phần mềm một cách nhanh chóng Người dùng có thể

mở, sửa chữa và kết xuất tờ khai tại đây

Sao lưu dữ liệu: chức năng quan trọng và thiết yếu cho người dùng.

Chức năng chính của nó giúp người dùng có thể sao lưu toàn bộ tờ khai củadoanh nghiệp Nhằm mục đích lưu trữ, sao chép,…dữ liệu tờ khai từ máy tínhnày, sang máy tính khác hoặc cài đặt lại hệ điều hành Tránh mất dữ liệu củadoanh nghiệp khi gặp sự cố

Phục hồi dữ liệu: chức năng này gần giống với “Sao lưu dữ liệu”.

Mục đích chính của nó giúp người dùng phục hồi dữ liệu cũ hoặc phục hồi dữliệu từ máy tính khác sang máy tính mới

1 Lỗi “Run-time error '75': Path/file access error”:

Nguyên nhân: Do User sử dụng của bạn khi Log on vào Windows

không có quyền Write (ghi) lên bất kỳ thư mục do User Administrator tạo ra

vì vậy khi bạn khởi tạo chương trình sẽ bị lỗi như trên Hoặc có thể bạn cài đặtHTKK vào thư mục có tên chứa dấu tiếng việt

Cách xử lý: Vào User có toàn quyền (Administrator) và phân lại quyền

cho thư mục HTKK có quyền ghi (write)

Cụ thể:

Bước 1: Tìm đến thư mục có tên HTKK sau đó nhấn nút phải chuột ở

thư mục HTKK và chọn menu properties

Bước 2: Ta chọn thẻ Security ở cửa sổ Properties, ta thục hiện như sau:

- Tại mục Group or User names tick vào dòng Administrator

- Tại mục Permissions for Administrator ta chọn dấu tích vào phần ôvuông của “Full Control” ở cột Allow

Bước 3: Nhấn OK để kết thúc.

Trường hợp cài đặt trong thư mục có tên tiếng việt có dấu các bạn thựchiện bỏ dấu tiếng việt và không chứa các ký tự (VD @ -….)

2 “Run Time Error ‘9': Subscript out of range”

Cách xử lý: Cài đặt lại định dạng ngày cho hệ thống.

Control Panel->Region and language->chọn Tab “Fomats”->Bấm

“Additional Settings” ->chọn Tab “Date” chỉnh lại Short date: dd/MM/yyyy;Long date: dddd, dd MMMM, yyyy

Chuyển qua Tab “Location” chọn Home location: United States

3 Lỗi không gõ được tiếng Việt trong HTKK.

Nguyên nhân: do chưa thiết lập đúng định dạng gõ chuẩn với HTKK

trong phần mềm gõ tiếng Việt

Cách xử lý:

- Với phần mềm Unikey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikeyngười sử dụng chọn nút "Mở rộng" sau đó tích chọn vào chức năng “Sử dụngclipboard cho unicode” rồi bấm “Đóng” để áp dụng

- Với phần mềm Vietkey: Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikeyngười sử dụng chọn tab Bảng mã sau đó tích chọn vào chức năng “Unicodedựng sẵn”

4 Không hiện kỳ kê khai theo ngày tháng năm hiện thời: