QUY TRÌNH VẬN HÀNH VĂN PHÒNG EOC

MỤC ĐÍCHQuy trình này quy định thống nhất trình tự vận hành Văn phòng đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh Văn phòng EOC nhằm duy trì hoạt động thường xuyên cũng như triển khai các hoạ

5

BỘ Y TẾ

CỤC Y TẾ DỰ PHÒNG

QUY TRÌNH

VẬN HÀNH VĂN PHÒNG EOC

Chữ ký

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất trình tự vận hành Văn phòng đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh (Văn phòng EOC) nhằm duy trì hoạt động thường xuyên cũng như triển khai các hoạt động đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh của Văn phòng EOC theo đúng hướng dẫn của Bộ Y tế

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho tất cả các hoạt động theo dõi, cảnh báo và đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh tại Văn phòng EOC

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Luật phòng chống bệnh truyền nhiễm số 03/2007/QH12 ngày 21/11/2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Căn cứ Quyết định số 2268/QĐ-BYT ngày 05/4/2018 của Bộ trưởng Bộ

Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Y tế

dự phòng;

- Căn cứ Quyết định số 36/QĐ-DP ngày 11/5/2018 của Cục trưởng Cục Y

tế dự phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng, các Phòng thuộc Cục Y tế dự phòng;

- Quyết định số 1424/QĐ-BYT ngày 02/5/2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thành lập Văn phòng đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh

- Quyết định số 3299/QĐ-BYT ngày 06/9/2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc kiện toàn Văn phòng đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh

- Tài liệu Hướng dẫn vận hành Văn phòng đáp ứng khẩn cấp phòng chống dịch bệnh Bộ Y tế phê duyệt theo Quyết định số 7247/QĐ-BYT ngày 08/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế

4 ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

4.1 Thuật ngữ

4.2 Chữ viết tắt

5 NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Sơ đồ quy trình vận hành Văn phòng EOC:

Trách nhiệm

Tài liệu tham chiếu, Biểu mẫu

Tổ Theo dõi,

Phân tích và Nhận

định tình hình/Bộ

phận Vận hành

5.1.1

Tổ Theo dõi,

Phân tích và Nhận

định tình hình/Bộ

phận Vận hành

5.1.2

Tổ Theo dõi,

Phân tích và Nhận

định tình hình/Bộ

phận Vận hành

Tổ Theo dõi,

Phân tích và Nhận

định tình hình/Bộ

phận Vận hành

5.1.3 a 5.1.3 b

Bộ phận Vận

hành

Chánh Văn phòng

EOC

5.1.4 A 5.1.4 B

Cấp độ Theo dõi: Thu thập và phân tích thông tin dịch bệnh

Đánh giá thông tin dịch bệnh

Nâng cấp độ hoạt động lên Cảnh báo

Sự kiện không nằm trong danh sách các thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo

Báo cáo khẩn cho Chánh

Văn phòng EOC (a)

Tham mưu LĐB Kích hoạt cấp độ Đáp ứng

Báo cáo thường quy gửi:

Chánh VP EOC phê duyệt trước khi gửi ra ngoài (b)

Sự kiện nằm danh sách các

thông tin quan trọng yêu

cầu phải báo cáo (a)

Tham mưu xác định cấp độ hoạt động tiếp theo của Văn phòng EOC

A Chánh Văn

phòng EOC

B Bộ trưởng Bộ

YT

5.1.5 A 5.1.5 B

Bộ phận Kế

hoạch

5.1.6 A 5.1.6 B

a Bộ phận Vận

hành.

b Chánh Văn

phòng EOC

5.1.7 A 5.1.7 B

Các bộ phận của

VP EOC

5.1.8 A 5.1.8 B

Chánh Văn phòng

EOC

5.1.9 A 5.1.9 B

Bộ trưởng

BYT/Chánh Văn

phòng EOC (nếu

được ủy quyền)

5.1.10

Bộ phận hành

chính và các bộ

phận chuyên môn

5.1.11

5.2 Diễn giải sơ đồ:

5.1.1 Thu thập và phân tích thông tin

- Tổ theo dõi, phân tích và đánh giá tình hình (TD, PT & NĐTH) thực

hiện việc thu thập các thông tin liên quan đến YTCC trên phạm vi toàn quốc thông qua hệ thống giám sát y tế dự phòng (YTDP) từ các Cục, Vụ, Viện, bệnh viện, cơ quan, tổ chức trong và ngoài Bộ Y tế (BYT):

Thông báo Cảnh báo EOC

Thông báo Kích hoạt EOC

và Triển khai đáp ứng

Chuẩn bị xây dựng hoặc dự

thảo kế hoạch hành động

đáp ứng khẩn cấp

Hoàn thiện và công bố Kế hoạch hành động đáp ứng

khẩn cấp

Tăng cường giám sát, phân

tích và nhận định tình hình

(a)

Tham mưu thiết lập Ban Chỉ đạo đáp ứng khẩn cấp (IMS)

(b)

Triển khai các hoạt động đáp ứng toàn diện

Triển khai các hoạt động

đáp ứng quy mô nhỏ

Dịch bệnh được kiểm soát

Lưu hồ sơ công việc

Dịch bệnh gia tăng diễn biến giảmDịch bệnh

Chuyển Văn phòng EOC

về cấp độ Theo dõi

+ Giám sát chủ động dựa trên chỉ số: Các hoạt động theo dõi hàng

ngày thực hiện theo cơ chế thông báo và báo cáo dịch bệnh được quy định trong Thông tư 54/2016/TT-BYT về “Hướng dẫn chế độ thông tin, báo cáo bệnh truyền nhiễm”

+ Giám sát dựa trên sự kiện: Theo dõi hàng ngày sự kiện y tế công

cộng (YTCC) và các sự kiện có nguy cơ gây ảnh hưởng sức khỏe cộng đồng trên các phương tiện truyền thông đại chúng, báo chí, trang web, tổ chức/cộng đồng hoặc cá nhân Tham gia và theo dõi các trang web quản lý tình trạng khẩn cấp để nâng cao cảnh báo tình hình dịch bệnh

+ Giám sát trọng điểm: Theo dõi hàng ngày các bệnh dịch nằm

trong hệ thống giám sát trọng điểm của ngành Y tế dự phòng

- Tổ TD, PT & NĐTH thực hiện việc phân tích các thông tin liên quan đến YTCC thu nhận từ các nguồn khác nhau:

+ Phân tích số liệu giám sát theo thời gian, địa điểm và con người bằng việc sử dụng các kỹ thuật bảng biểu, đồ thị, chùm ca bệnh, chuỗi thời gian, vẽ bản đồ trên máy tính để phân tích và biểu thị số liệu giám sát

+ Dựa trên kết quả phân tích thông tin YTCC, đưa ra đánh giá và nhận định tình hình chung về sự kiện YTCC, dự báo, tiên lượng sự phát triển của các sự kiện YTCC trong thời gian gần: ngày tới, tuần tới, tháng tới

- Tổ TD, PT & NĐTH trợ giúp các thắc mắc về y tế thông qua đường dây nóng của Văn phòng EOC/Cục YTDP, theo dõi và trả lời thư điện tử, điện thoại, các liên lạc từ các nguồn khác về các yêu cầu và/hoặc cung cấp thông tin, phối hợp với các đơn vị liên quan khác trong BYT để đưa ra các phản hồi phù hợp

5.1.2 Đánh giá thông tin YTCC

Tổ TD, PT & NĐTH dựa trên kết quả phân tích thông tin liên quan đến YTCC ở bước trên, so sánh với danh sách các thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo dưới đây để xác định loại báo cáo cần thực hiện tiếp theo

- Danh sách các thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo cụ thể như sau:

1 Số ca mắc hoặc tử vong cao hơn mức trung bình hoặc mức cơ bản theo mùa hoặc khu vực

2 Bất kỳ sự kiện nào có thể đe dọa đến sức khỏe cộng đồng mà vượt quá năng lực đáp ứng của các đơn vị trực thuộc BYT

3 Xuất hiện các bệnh mới nổi hoặc các bệnh dịch lây truyền từ động vật sang người khác với nguy cơ bùng phát dịch hoặc đại dịch

4 Các tai nạn công nghiệp có thể gây tử vong và thương vong lớn hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng

5 Sự gia tăng đáng kể mức độ quan tâm của truyền thông về một hoặc nhiều

sự kiện sức khỏe YTCC

6 Dự báo về các sự kiện có thể ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng (ví dụ như sự kiện liên quan đến thời tiết, hoạt động địa chất )

7 Bất kỳ những yêu cầu kích hoạt, đề nghị hoặc quyết định từ các Bộ, ban, ngành liên quan

8 Những sự kiện lớn ở tầm quốc gia hoặc khu vực có thể tác động đến sức khỏe cộng đồng (như sự kiện chính trị, thể thao, lễ hội….)

9 Bất kỳ sự kiện nào đáp ứng một trong 4 tiêu chuẩn cơ bản trong Phụ lục 2

- Điều lệ Y tế quốc tế 2005 (IHR) được định nghĩa như là những nguy cơ gây ra sự kiện y tế khẩn cấp công cộng được thế giới quan tâm

a) Sự kiện tác động đến sức khỏe cộng đồng được coi là nghiêm trọng khi có tỷ lệ mắc và chết cao, phạm vi lớn, khu vực có mật độ dân số cao hoặc tác nhân gây bệnh có khả năng lây truyền, độc lực cao

b) Sự kiện bất thường hoặc không mong đợi là bệnh dịch không rõ tác nhân gây bệnh hoặc do tác nhân gây bệnh mới nổi; dễ cảm nhiễm; bất thường theo mùa, địa phương hoặc đối tượng mắc bệnh; hoặc nghi ngờ do hành động có chủ định nào đó của con người

c) Có tác động xấu đáng kể tới việc đi lại quốc tế hoặc hạn chế thương mại gây ra bởi bệnh dịch lây truyền từ động vật sang người, xuất nhập khẩu nước, thực phẩm

d) Có nguy cơ cao lây truyền quốc tế

5.1.3 Báo cáo thông tin YTCC

Dựa vào tiêu chuẩn thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo, xác định loại báo cáo cần thực hiện tiếp theo, cụ thể như sau:

5.1.3 (a): Nếu các sự kiện YTCC đang xảy ra nằm trong danh sách các

thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo: Tổ TD, PT & NĐTH phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng EOC và tham mưu Chánh Văn phòng EOC nâng cấp độ hoạt động của Văn phòng EOC lên mức Cảnh báo hoặc kích hoạt Đáp ứng

5.1.3 (b): Nếu các sự kiện YTCC đang xảy ra không nằm trong danh sách

các thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo, Tổ TD, PT & NĐTH tổng hợp các thông tin YTCC thu thập được trong ngày và các hoạt động đáp ứng đã triển khai để xây dựng báo cáo thường quy (hàng ngày) của Văn phòng EOC vào 16 giờ chiều các ngày làm việc

- Trình báo cáo cho Chánh Văn phòng EOC xem xét và phê duyệt

- Gửi báo cáo đã được phê duyệt cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân theo danh sách được chỉ định

5.1.4 Xác định cấp độ hoạt động của Văn phòng EOC

Dựa trên bản chất, quy mô, phạm vi, mức độ phức tạp của sự kiện YTCC

và các tiêu chuẩn chuyển đổi cấp độ hoạt động, Chánh Văn phòng EOC xác định hoặc tham mưu đề xuất nâng cấp độ hoạt động của Văn phòng EOC lên một trong hai cấp độ sau đây:

5.1.4 (a) Cấp độ Cảnh báo

- Khi một sự kiện YTCC hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng (SKCĐ) nằm trong danh sách các thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo ở cấp độ theo dõi và có diễn biến gia tăng được đánh giá có thể ảnh hưởng tới SKCĐ trên phạm vi lớn như khu vực hoặc quốc gia hoặc cần sự hỗ trợ đáp ứng

từ BYT bao gồm cả khả năng phải kích hoạt Văn phòng EOC, bộ phận Vận hành

sẽ tổ chức đánh giá nguy cơ và tham mưu Chánh Văn phòng EOC chuyển đổi từ cấp độ theo dõi sang cấp độ cảnh báo để tăng cường giám sát và tăng cường các hoạt động của Văn phòng EOC chuẩn bị sẵn sàng cho đáp ứng (nếu cần)

- Chánh Văn phòng EOC quyết định nâng cấp độ hoạt động của Văn phòng EOC từ Theo dõi lên Cảnh báo

5.1.4 (b) Cấp độ Đáp ứng

Khi một sự kiện YTCC đáp ứng các nội dung sau đây, bộ phận Vận hành

sẽ tổ chức đánh giá sơ bộ nguy cơ và tham mưu Chánh Văn phòng EOC đề xuất

Bộ trưởng BYT chuyển đổi từ cấp độ theo dõi sang cấp độ Đáp ứng (kích hoạt Văn phòng EOC):

- Theo yêu cầu của Chính phủ hoặc Lãnh đạo BYT

- Theo đề xuất của nhóm đánh giá sơ bộ đối với các sự kiện YTCC gây ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ở phạm vi quốc gia:

+ Nằm trong quy định của Thông tư 54 “Thông báo và báo cáo bệnh truyền nhiễm”

+ Thuộc điều 3 đến điều 7 của “Luật phòng chống bệnh truyền nhiễm”

+ Nằm trong các yêu cầu thông tin quan trọng yêu cầu phải báo cáo ở cấp độ theo dõi

- Theo đề nghị hỗ trợ đáp ứng khẩn cấp của các EOC tuyến dưới hoặc các đơn vị YTDP tuyến tỉnh

Bộ trưởng BYT sẽ quyết định (hoặc ủy quyền ra quyết định) nâng kích hoạt Văn phòng EOC và nâng cấp độ hoạt động cấp độ Đáp ứng

A Cấp độ Cảnh báo

5.1.5 (a) Thông báo cấp độ Cảnh báo

Chánh Văn phòng EOC sẽ ban hành Thông báo Cảnh báo, thông báo này cung cấp những thông tin đầu tiên về sự kiện YTCC có khả năng dẫn tới việc kích hoạt văn phòng EOC

5.1.6 (a) Chuẩn bị xây dựng hoặc bước dầu dự thảo kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp

- Bộ phận Kế hoạch/Văn phòng EOC sẽ chuẩn bị hoặc bước đầu xây dựng

kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp dựa trên các nội dung sau:

+ Xem lại những kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp và báo cáo đánh giá sau đáp ứng với các sự kiện YTCC tương tự đã được xây dựng trước đây để rút ra những nội dung có thể ứng dụng hoặc những điểm cần điều chỉnh cho lần đáp ứng này

+ Tham gia các cuộc họp của Văn phòng EOC về đánh giá nguy cơ sự kiện YTCC và tổng hợp các nguồn thông tin, tìm kiếm các tài liệu về

sự kiện YTCC đang được cảnh báo để chuẩn bị cho việc xây dựng kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp

5.1.7 (a) Tăng cường giám sát, phân tích và nhận định tình hình

- Tổ TD, PT & NĐTH thuộc bộ phận Vận hành của Văn phòng EOC tăng cường công tác giám sát và thông báo thường xuyên về tình hình sự kiện YTCC đang có diễn biến gia tăng cho các đơn vị liên quan để chuẩn bị cho khả năng tham gia đáp ứng khẩn cấp, nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Xem xét nhu cầu thành lập đội RRT để hỗ trợ tại thực địa đáp ứng khẩn cấp với sự kiện YTCC đang được cảnh báo

+ Liên hệ với các đơn vị liên quan trong và ngoài BYT để chuẩn bị kế hoạch về nhân sự cần thiết cho hoạt động đáp ứng khẩn cấp nếu Văn phòng EOC được kích hoạt

+ Nếu cần thiết, triển khai tập huấn bổ sung về hướng dẫn vận hành đáp ứng khẩn cấp và tăng cường kiểm tra các trang thiết bị nhằm đảm bảo

và hỗ trợ cho các hoạt động vận hành diễn ra trơn tru và hiệu quả

+ Xây dựng danh sách phân phối, tổng hợp thông tin được sử dụng trong toàn bộ quá trình đáp ứng để hướng dẫn cho lãnh đạo và cán bộ thuộc

bộ phận Vận hành

- Tổ TD, PT & NĐTH và Văn phòng EOC cần chú ý hơn những sự kiện YTCC tiềm ẩn hoặc mới nổi, bắt đầu nghiên cứu và chuẩn bị cho khả năng kích hoạt cấp độ đáp ứng của Văn phòng EOC, nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Tăng cường tổng hợp, xử lý và cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm hỗ trợ việc xác định nhanh hơn, giảm thiểu rủi ro

và đáp ứng hiệu quả hơn đối với các sự kiện YTCC tiềm năng

+ Đề xuất các hành động cụ thể nhằm thu thập, điều phối, xử lý, phân tích, tổng hợp và chuẩn hóa các nguồn dữ liệu để tạo ra thông tin có ích hỗ trợ hoạt động đáp ứng

5.1.8 (a) Tham mưu chỉ đạo/triển khai các hoạt động đáp ứng ban đầu hoặc ở quy mô nhỏ.

Các bộ phận: Vận hành, Kế hoạch, Hậu cần, Truyền thông và Hợp tác tham mưu chỉ đạo/triển khai các hoạt động đáp ứng ban đầu ở quy mô nhỏ theo chức năng nhiệm vụ được quy định trong tài liệu Hướng dẫn Vận hành Văn phòng EOC ở cấp độ Cảnh báo

5.1.9 (a) Dịch bệnh gia tăng

Chánh Văn phòng EOC tham mưu Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Quyết định kích hoạt Văn phòng EOC và chuyển cấp độ hoạt động của Văn phòng EOC từ Cảnh báo lên Đáp ứng, các bước tiếp theo trong cấp độ này được diễn giải chi tiết ở các phần sau

B Cấp độ Đáp ứng

5.1.5 (b) Quyết định kích hoạt và Thông báo triển khai đáp ứng

Bộ trưởng BYT sẽ ban hành (hoặc ủy quyền cho Chánh Văn phòng EOC ban hành) Quyết định kích hoạt Văn phòng EOC và Thông báo triển khai đáp ứng gửi các đơn vị liên quan

Thông báo triển khai đáp ứng bao gồm cả danh sách chi tiết các hoạt động đáp ứng theo Kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp đã được phê duyệt Thông báo kích hoạt Văn phòng EOC là thông báo chính thức của Bộ trưởng BYT dưới dạng văn bản Tuy nhiên trong trường hợp khẩn cấp hoặc vào thời gian cuối

tuần/nghỉ lễ, thông báo kích hoạt có thể là mệnh lệnh trực tiếp của Bộ trưởng, nhưng ngay sau đó phải được chính thức hóa bằng văn bản càng sớm càng tốt

5.1.6 (b) Hoàn thiện và công bố kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp

Khi Văn phòng EOC được kích hoạt, Bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm thu thập thông tin từ các bộ phận Vận hành, Hậu cần, Truyền thông và Hợp tác

để xây dựng và hoàn thiện kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp trong đó nêu

rõ mục tiêu đáp ứng, tổng thời gian đáp ứng và các giai đoạn đáp ứng, chiến lược và các hoạt động ưu tiên để đạt được mục tiêu đáp ứng Kế hoạch hành động đáp ứng khẩn cấp cũng bao gồm các thông tin từ hoạt động đánh giá tình hình sự kiện của bộ phận Vận hành

Khi Kế hoạch hành động được Bộ trưởng BYT hoặc người được ủy quyền phê duyệt, Bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm công bố Kế hoạch cho các đơn vị/tổ chức/cá nhân liên quan theo danh sách được chỉ định

5.1.7 (b) Tham mưu thiết lập Ban chỉ đạo đáp ứng khẩn cấp (IMS)

Dựa vào bản chất, phạm vi và quy mô của từng sự kiện YTCC, Chánh Văn phòng EOC sẽ tham mưu và đề xuất các đơn vị/cá nhân phù hợp cho Bộ trưởng BYT để thành lập Ban Chỉ đạo IMS để điều phối và triển khai công tác đáp ứng một cách kịp thời và hiệu quả nhất với các nguồn lực hiện có

Nhân sự cần thiết để thiết lập Ban Chỉ đạo IMS và các bộ phận giúp việc

sẽ được huy động từ các thành viên chính thức thuộc các bộ phận của Văn phòng EOC, hoặc từ các Cục, Vụ, Viện… trong BYT và có thể bao gồm cả các

tổ chức/đơn vị/cá nhân liên quan ngoài BYT nếu sự kiện YTCC cần phối hợp liên ngành để giải quyết Các nhân sự này sẽ được bổ nhiệm vào các bộ phận, các tổ, nhóm chuyên trách và phân công trách nhiệm phù hợp

5.1.8 (b) Tham mưu chỉ đạo/triển khai các hoạt động đáp ứng toàn diện

Các bộ phận: Vận hành, Kế hoạch, Hậu cần, Truyền thông và Hợp tác tham mưu chỉ đạo/triển khai các hoạt động đáp ứng toàn diện theo chức năng, nhiệm vụ được quy định trong tài liệu Hướng dẫn Vận hành Văn phòng EOC ở cấp độ Đáp ứng

5.1.9 (b) Dịch bệnh diễn biến giảm

Chánh Văn phòng EOC tham mưu Bộ trưởng Bộ Y tế ngừng kích hoạt Văn phòng EOC và chuyển cấp độ hoạt động từ Đáp ứng xuống Cảnh báo, các

bước thực hiện tiếp theo được diễn giải chi tiết ở phần A Cấp độ Cảnh báo nêu

trên

5.1.10 Dịch bệnh được kiểm soát