Chương 2 KHẢO SÁTVÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNGKHẢO SÁTVÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
2.2. Khảo sát hệ thống và hiện trạng tính lương của công ty
Trong quản lý sử dụng lao động doanh nghiệp, đơn vị nhất thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạc toán lao động chính là hạch toán về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động của nhân viên trông công ty.
Để hạch toán số lượng lao động bao gồm theo dõi về số lượng từng loại theo nghề nghiệp, công việc và theo trình độ của công nhân viên. Việc hạch toán số lượng lao động thường được thực hiện trên sổ sách và được theo dõi phòng nhân sự.
Hạch toán thời gian lao động thực chất là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong công ty. Kế toán sử dụng bảng chấm công để ghi chép thời gian lao động thực tế của từng người lao động. Bảng chấm công do các bộ phận chấm công lập và gửi lên phòng lao động để làm cơ sở tính lương, tính thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Hạch toán kết quả lao động là việc theo dõi ghi chép kết quả lao động của công nhân viên biểu hiện bằng số lượng (khối lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành của từng người hay từng tổ sản xuất hoặc từng bộ phận).
+ Đối với lao động gián tiếp (lao động ở các phòng ban): kết quả lao động được xác định trên bảng thanh toán tiền lương trên cơ sở số ngày công làm việc và cấp bậc lương thời gian.
+ Đối với lao động trực tiếp: Kết quả lao động được xác định trên cơ sở số sản phẩm xuất kho trong kỳ được thể hiện trên các chứng từ.
- Phiếu xuất kho sản phẩm.
- Định mức tiền lương của từng sản phẩm để thanh toán tiền lương.
Có thể nói rằng hạch toán lao động vừa để quản lý việc huy động, vừa là cơ sở để tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch toán kinh doanh có rõ ràng, chính xác, kịp thời thì mới có thể tính đúng, tính đủ, kịp thời tiền lương cho công nhân viên trong công ty.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Chức năng nhiệm vụ từng phần hành kế toán:
Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán của đơn vị, chịu trách nhiệm toàn bộ công việc kế toán, có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công việc kế toán cho phù hợp với loại hình sản xuất của công ty.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu do các kế toán khác chuyển đến từ đó đưa ra các thông tin trên cơ sở số liệu, xem xét tất cả các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính của toàn công ty trên báo cáo tài chính.
Kế toán tiền mặt và thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu chi. Cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ.
Kế toán tiền lương: Thanh toán lương hưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH,BHYT cho người lao đông theo quy định; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Công ty; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng, với ngân hàng, với nhà cung cấp, với người lao đông….
Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương: Chịu trách nhiệm về các Tài khoản kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tương đương tiền và các khoản đầu tư tài chính. Lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương của các phân xưởng và toàn doanh nghiệp
2.2.3. Phương pháp tính lương được áp dụng tại công ty Tính lương tháng
Đây là hình thức trả lương cho nhân viên được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương theo tiêu chuẩn của nhà nước quy định.
Đơn vị căn cứ vào số thời gian làm việc thực tế nhân với mức tiền lương của một đơn vị thời gian. Do vậy, tiền lương nhận được của mỗi người tùy thuộc vào bậc lương cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít. Hình thức này bao gồm:
Lương tháng: Là tiền lương trả cho nhân viên theo tháng và theo bậc lương đã xếp. Người hưởng lương tháng sẽ nhận tiền lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp (nếu có ).
Lương tháng = (Lương cơ bản)*(hệ số lương + hệ số phụ cấp theo quy định)/(tổng số ngày trong tháng)*(ngày công thực tế làm)
Theo quy định hiện hành của Nhà nước mức lương cơ bản áp dụng thống nhất trong cả nước là: 1.050.000đ
Hệ số lương được xây dựng trên cơ sở là văn bằng chứng chỉ của nhân viên và tăng dần theo năm công tác của họ, công ty thực hiện đóng bảo hiểm, 1 tuần làm việc 6 ngày từ thứ 2 đến thứ 7 được nghỉ ngày chủ nhật và có chế độ thai sản, ốm đau, công tác giành cho nhân viên.
Phụ cấp bao gồm: Phụ cấp thâm niên, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại,....
+ Hiện nay việc tính lương của công ty chia làm hai nhóm nhân viên sẽ được tính lương theo ngày công, nhóm này bao gồm các nhân viên thuộc các phòng ban không trực tiếp tạo ra doanh thu: Giám đốc, các kế toán, các trưởng phòng,... Một nhóm khác được tính theo doanh thu sản xuất kinh doanh, nhóm này bao gồm toàn bộ những nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh, trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty.
Công thức tính lương theo ngày công:
Lương theo ngày công = (lương cơ bản) + (số ngày công) x (lương ngày công) + (số giờ tăng ca) x (lương tăng ca) + (phụ cấp chức vụ) + (phụ cấp khác) – (tạm ứng) – (BHXH)
Trong đó: 1. (Lương cơ bản): Lương cơ bản theo cấp bậc.
2. (BHXH): Bảo hiểm xã hội được tính = 8.5% (Lương cơ bản) Công thức tính lương theo doanh thu:
Lương theo doanh thu = (Lương cơ bản) + (% doanh thu bán hàng) + (thưởng doanh thu) – ( tạm ứng) – (BHXH)
Trong đó: 1. (% doanh thu bán hàng): Doanh thu bán hàng * %
2. (thưởng doanh thu): Số tiền thưởng nếu vượt mức doanh thu quy định.
Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện tại:
+ Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lí của công ty măc dù trong nhiều năm qua không ngừng đổi mới có nhiều tiến bộ, đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Nhưng cũng còn có những nhược điểm sau:
* Thời gian, chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn
* Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều
* Chi phí, thời gian cho việc truy xuất cơ sở dữ liệu nhiều nên không đáp ứng được tính nhanh nhạy của thông tin.
* Chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ, khai thác, xử lí thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ.
* Do cách làm thủ công nên hồ sơ cán bộ lưu trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc sửa đổi hay bổ sung dễ bị nhầm lẫn.
2.2.4. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng trong công tác thanh toán tiền lương 2.2.4.1. Chứng từ sử dụng
Để hạch toán, thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Bảng chấm công: ( Mẫu số 2A- LĐTL) - Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương - Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương phép + Bảng chấm công: ( Mẫu số 2A- LĐTL)
Mục đích: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ BHXH,... để làm căn cứ trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong công ty.
+,Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương: Bảng tổng hợp này do kế toán tiền lương của công ty lập và tổng hợp lại từ các chứng từ trên do thống kê các bộ phận trong công ty nộp theo yêu cầu hàng tháng.
2.2.4.2. Sổ sách kế toán tiền lương sử dụng - Sổ chi tiết TK 334
- Sổ chi tiết TK 338 ( 3382, 3383, 3384)
- Sổ cấp phát lương: Phản ánh tất cả các khoản thu nhập về lương và các khoản khấu trừ trong tháng của nhân viên trong công ty.