Chương 2 KHẢO SÁTVÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNGKHẢO SÁTVÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
2.3. Phân tích và thiết kế hệ thống hỗ trợ quản lý tiền lương
2.3.1.1. Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Mục tiêu quản lý
- Quản lý chung: quản lý hồ sơ nhân viên gồm sơ yếu lí lịch, trình độ, qua trình công tác trước khi vào công ty, quan hệ gia đình,... quản lí thời hạn hợp đồng làm viêc của nhân viên, theo dõi chuyển phòng, khen thưởng, kỉ luật, quá trình lên lương, bậc lương, hệ số lương, phòng ban, chức vụ, trình độ.
- Quản lý lương: Căn cứ vào bảng chấm công nhân viên theo thời gian và theo sản phẩm, kế toán sẽ lập bảng tính lương của từng nhân viên và lập phiếu lương, khai bảo các khoản phụ cấp, khấu trừ như trong cách tính lương của công ty. Từ đó dựa và bảng công để lập bảnh lương, nhân viên kế toán có nhiệm vụ lưu trữ lại dữ liệu để phục vụ cho quá trình thống kê – báo cáo.
Hệ thống quản lý tiền lương
Quản lý chung Quản lý lương Thống kê –BC
Quản lý
phòng ban
Quản lý
chức vụ
Quản lý
bậc lương
Quản lý
chấm công
tính lương Quản lý
nhân viên
Tìm kiếm
TK lương tháng
TK lương theo PB
Tìm kiếm nhân viên
Tìm kiếm chức vụ
Tìm kiếm phòng ban
- Thống kê báo cáo: tổng hợp dữ liệu về tiền lương của nhân viên trong công ty theo từng phòng ban và theo tháng.
2.3.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
- Tác nhân ngoài: Phòng nhân sự, Phòng kế toán, Ban giám đốc.
- Kho dữ liệu: Bảng chấm công, Hồ sơ nhân viên, Bảng lương.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.
Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Thông tin về nhân viên sẽ được phòng nhân sự gửi đến hệ thống và yêu cầu hệ thống về bảng chấm công và chi tiết lương của nhân viên. Hệ thống tiếp nhân thông tin từ phòng nhân sự và gửi yêu cầu về bảng chấm công đến phòng kế toán, nhân viên được phòng kế toán ch ấm công theo từng ngày và tổng hợp ngày công theo tháng. rồi gửi lại cho hệ thống. Sau đó hệ thống cập nhật thông tin từ phòng kế toán và gửi lại cho phòng nhân sự. Khi ban giám đốc có yêu cầu thông tin về nhân sự, thông tin sẽ
27
Hệ thống quản
lý tiền lương Ban giám
đốc Thông tin BC lương, chi tiết lương
Phòng kế toán Phòng nhân sự
Yêu cầu xem lương, chi tiết lương
Thông tin lương, chi tiết lương
Thông tin lương, chi tiết lương, chấm công
Thông tin nhân viên
Thông tin nhân viên, phòng ban, chức vụ, chấm công
được gửi qua các báo cáo. Phòng nhân sự sẽ cung cấp thông tin về nhân viên như họ tên, tuổi,địa chỉ, gia đình và nhận được phiếu lương theo tháng.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Tìm kiếm
Phòng kế toán Thông tin tìm kiếm
Thông tin tìm kiếm Quản lý
chung
Quản lý
lương
Thống kê Báo cáo Phòng nhân
sự
Ban giám đốc Phòng kế
toán
Phòng kế toán
Bảng chấm công
Hồ sơ nhân viên
Bảng lương
Hồ sơ nhân viên
Thông tin nhân viên
TT tra cứu
Thông tin cập nhật
Kết quả báo cáo
Thông tin y/c BC Thông tin trả về
Bảng chấm công
Giải thích:
Khi thông tin về nhân viên được phòng nhân sự chuyển vào hệ thống, chức năng quản lí chung sau khi phân loại và xử lí sẽ đưa thông tin vào kho hồ sơ nhân viên. Chức năng quản lí chung sẽ cập nhật thông tin về bảng chấm công từ phòng kế toán rồi gửi thông tin trả về cho phòng nhân sự, đồng thời đưa thông tin vào kho bảng chấm công. Chức năng quản lí lương sẽ lấy thông tin tra cứu từ kho hồ sơ nhân viên, kho bảng chấm công và bảng tính lương từ phòng kế toán sau đó đưa thông tin về kho bảng lương. Chức năng báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ ban giám đốc về các báo cáo bảng lương sau khi xử lí. Chức năng tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu từ hệ thống và phòng kế toán, nó tiến hành xử lí và tìm kếm trong các kho dữ liệu và trả về kết quả.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chức năng “Quản lý chung”
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý chung
Quản lý
phòng ban
Quản lý
chức vụ chức vụ
Quản lý
bậc lương
Quản lý
nhân viên Phòng
nhân sự
Hồ sơ nhân viên
Kho phòng ban
Kho chức vụ
Kho bậc lương Thông tin
phòng ban
Thông tin nhân viên
Thông tin bậc lương Thông
tin chức vụ Thông tin chức vụ
Thông tin phòng ban
Thông tin bậc lương Thông tin cập nhật
Thông tin cập nhật
Thông tin cập nhật
Giải thích:
Phòng nhân sự đưa thông tin về phòng ban, chức vụ, bậc lương của nhân viên cho các chức năng quản lí phòng ban, quản lí chức vụ, quản lí bậc lương. Các chức năng này lần lượt xử lí thông tin rồi lưu vào kho phòng ban, kho chức vụ, kho bậc lương. Chức năng quản lí nhân viên sẽ lấy thông tin từ các kho dữ liệu và thông tin về nhân viên từ kho hồ sơ nhân viên, tiến hành xử lí thông tin sau đó lưa vào kho hồ sơ nhân viên.
Chức năng “Quản lý lương”
Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lương Cập nhật
Chấm công
Tính lương
Phòng kế toán Phòng kế
toán
Hồ sơ nhân viên
Bảng lương Bảng chấm công
Ban giám đốc
Thông tin ngày công T.tin cập nhật
Thông tin nhân viên
Thông tin ngày công
Thông tin tính lương
Thông tin
tính lương Cập nhật
Thông tin cập nhật Thông tin chấm công
Thông tin bảng lương
Giải thích:
Chức năng chấm công cập nhật thông tin về ngày công và thông tin chấm công từ bảng chấm công. Chức năng tính lương tiếp nhận thông tin tính lương từ ban giám đốc, lấy thông tin nhân viên từ hồ sơ nhân viên, thông tin ngày công từ kho bảng chấm công và thông tin bảng lương từ kho bảng lương sau đó thực hiện đưa thông tin tính lương đến phòng kế toán. Phòng kế toán xử lí thông tin và đưa ra bảng lương của nhân viên trong công ty.
Chức năng “Thống kê – Báo cáo”
Hình 2.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thống kê – báo cáo Giải thích:
Khi nhân được các thông tin yêu cầu, chức năng thống kê lương tháng sẽ lấy thông tin lương từ kho bảng lương rồi tiến hành gửi thông tin cho phòng kế toán và đưa ra các bảng biểu. Chức năng thống kê lương theo phòng ban nhận thông tin yêu cầu sẽ cập nhật thông tin lương và thông tin phòng ban từ các kho dữ liệu rồi đưa ra các báo cáo gửi về phòng kế toán.
Thống kê lương
tháng
Thống kê lương theo phòng ban Phòng kế
toán
Thông tin yêu cầu báo cc cáo
Thông tin y/c b.cáo ccccáo
Thông tin trả về
Thông tin trả về
Bảng lương
Kho phòng ban
Thông tin lương
Thông tin lương
Thông tin phòng ban
Chức năng “ Tìm kiếm”
Hình 2.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm Giải thích:
Khi nhận được các yêu cầu tìm kiếm, các chức năng tìm kiếm nhân viên, tìm kiếm chức vụ, tìm kiếm phòng ban sẽ nhanh chóng phân loại thông tin, tùy thuộc vào thông tin yêu cầu về hồ sơ lí lịch, lương nhân viên, chức vụ nhân viên, phòng ban,...nó sẽ tiến hành tra cứu, tìm kiếm trong các kho tương ứng.
Tìm kiếm nhân viên
Tìm kiếm chức vụ
Tìm kiếm phòng ban Phòng kế
toán
Hồ sơ nhân viên Yêu cầu tìm kiếm
Yêu cầu tìm kiếm
Yêu cầu tìm kiếm Thông tin tìm kiếm
Thông tin tìm kiếm
Thông tin tìm kiếm
2.3.2. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu 2.3.2.1. Lược đồ dữ liệu mô hình quan hệ
Hình 2.8: Lược đồ mô hình quan hệ
2.3.2.2. Lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể – liên kết
Hình 2.9: Lược đồ mô hình thực thể-liên kết bacluong
MaBL hesoluong
chucvu MaCV TenCV hesophucap nhanvien
MaNV TenNV Ngaysinh Gioitinh MaPB MaCV hesophucap MaBL hesoluong MaTD LuongCB TenCV MaCC Ngaycong tinhluong
Mapl MaNV TenNV MaPB hesophucap LuongCB Ngaycong tongluong khautru thuclinh ngaylap sanluong chitieu thanhtien
chamcong MaCC MaNV Ngaycong
phongban MaPB TenPB
trinhdo MaTD TenTD
Chương 3