Sau khi đã lựa chọn một vài nhà tuyển dụng phù hợp bạn cần phân tích kỹ Yêu cầu tuyển dụng với mục đích tìm kiếm thông tin để đưa vào bản CV của mình. Việc phân tích chính là xác định xem bạn đạt bao nhiêu điểm trong các điều kiện để làm tốt công việc mà nhà tuyển dụng đang yêu cầu.
Các thông tin cơ bản sau cần xác định được khi phân tích Yêu cầu tuyển dụng:
1. Kiến thức chuyên môn:
Đầu tiên, hãy tự liệt kê tất cả các kiến thức về chuyên môn mà bạn có được bao gồm cả những phần nhà tuyển dụng yêu cầu (được nhắc đến trong Yêu cầu tuyển dụng) và cả những phần nhà tuyển dụng không yêu cầu (không thấy nhắc đến trong Yêu cầu tuyển dụng).
Việc làm này đảm bảo cho nội dung CV của bạn không những trình bày đầy đủ các yêu cầu nhà tuyển dụng đưa ra mà còn đề cập cả những phần khả năng khác. Nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy bạn không những phù hợp với công việc hiện tại mà còn sẵn sàng đáp ứng nếu công việc trong tương lai có những yêu cầu mới.
Ví dụ:
ĐƯỢC YÊU CẦU:
i) - Tìm kiếm đối tác ii) - Khai báo hải quan
Từ những thông tin được đưa ra, bạn phát triển thêm các yêu cầu về mặt kiến thức chuyên môn phải có để đáp ứng được yêu cầu công việc đó:
KHÔNG ĐƯỢC YÊU CẦU:
i) - Tính toán chi phí xuất nhập khẩu (cần thiết phải biết trong quá trình tìm kiếm đối tác để đưa ra lựa chọn đối tác phù hợp nhất)
ii) - Mã loại hình xuất nhập khẩu (bắt buộc phải biết để khai báo đúng mục đích xuất nhập khẩu cho từng lô hàng).
2. Hiểu biết về ngành hàng:
Rất ít ứng viên có sự chuẩn bị cho hiểu biết về ngành hàng mà nhà tuyển dụng đang kinh doanh nên bạn sẽ trở thành một ứng viên thực sự ấn tượng nếu làm được điều này. Để nắm bắt được ngành hàng mà nhà tuyển dụng đang kinh doanh bạn cần truy cập website của họ và tìm hiểu kỹ càng mọi thông tin: xuất khẩu hay nhập khẩu; mặt hàng kinh doanh là gì; tự sản xuất để xuất khẩu hay thu mua; nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất hay để phân phối…
Ví dụ:
HÀNG HÓA GÌ?
i) - Nhập khẩu thép phế liệu ii) - Xuất khẩu thép thành phẩm ...
Với những hàng hóa đó, doanh nghiệp xuất khẩu hoặc nhập khẩu nhằm mục đích gì (điều này quyết định rất nhiều đến độ khó của công việc mà bạn sẽ đảm nhiệm trong tương lai đặc biệt là khâu khai báo hải quan).
QUY ĐỊNH PHÁP LÝ?
i) - Nhập nguyên liệu để sản xuất (nhập thép phế liệu để gia công lại thành thép mới cần những hồ sơ, chứng từ gì, thuế được tính toán và nộp như thế nào?)
ii) - Xuất bán thành phẩm sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu (xuất khẩu thép mới được gia công từ thép phế liệu đã nhập khẩu cần mở tờ khai ở đâu, tính định mức nguyên vật liệu như thế nào?).
Tiếp theo, bạn cần nghiên cứu các quy định pháp lý về việc xuất nhập khẩu hàng hóa đó mặc dù việc này thường không được nhà tuyển dụng nhắc đến trong Yêu cầu công việc. Lúc này bạn đã tiến thêm một bước để chứng tỏ với nhà tuyển dụng mức độ quan tâm của bạn đối với công ty họ. Ngoài ra bạn còn cho họ biết không phải bạn chỉ có kiến thức cơ bản rời rạc về nghiệp vụ Xuất nhập khẩu mà bạn thực sự am hiểu cách xuất khẩu hoặc nhập khẩu mặt hàng mà họ kinh doanh.
3. Kỹ năng làm việc:
Xem xét tất cả các kỹ năng mà bạn có và đối chiếu với bản Mô tả công việc, cố gắng đọc nhiều Yêu cầu tuyển dụng của nhiều công ty khác nhau để nắm được toàn bộ kỹ năng cần thiết cho các vị trí khác nhau trong ngành Xuất nhập khẩu.
Ví dụ:
YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
i) - Tìm kiếm đối tác mới
ii) - Giao dịch, đàm phán với đối tác iii) - Soạn thảo hợp đồng, chứng từ iv) - Làm thủ tục hải quan
Bạn cần xác định được với mỗi yêu cầu công việc được nhà tuyển dụng đưa ra thì cần kỹ năng nào để thực hiện được yêu cầu đó, cần ở mức độ nào và hiện tại bạn đã đáp ứng được ở mức độ nào.
KỸ NĂNG LÀM VIỆC:
i) - Thành thạo sử dụng keyword (để tìm kiếm với google)
ii) - Thành thạo Outlook (để giao dịch qua Email hiệu quả)
iii) - Thành thạo Excel (không phải Word) (để soạn thảo bộ chứng từ nhanh chóng) iv) - Thành thạo ECUS-VNACCS (để khai báo nhanh tờ khai hải quan)
Việc đưa ra các kỹ năng tương ứng với từng yêu cầu công việc sẽ cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thực sự biết phải làm công việc này như thế nào, bằng cách nào và họ sẽ hoàn toàn tin tưởng là bạn làm được công việc theo yêu cầu.
4. Hình thức CV1
Một bản CV đơn giản nhưng bố cục rõ ràng, hình thức hiện đại sẽ giúp bạn có được ấn tượng đầu tiên tốt đẹp từ nhà tuyển dụng. Có rất nhiều mẫu CV cũng như rất nhiều phong cách viết CV khác nhau, tuy nhiên bạn cần đảm bảo các yếu tố sau về hình thức cho bản CV hoàn hảo của mình khi xin việc ngành Xuất nhập khẩu:
ĐƠN GIẢN:
i) - Không cần nhiều đồ họa hoặc hình ảnh quá bắt mắt ii) - Không cần quá nhiều màu sắc
iii) - Trình bày nội dung kín các trang CHUYÊN NGHIỆP:
i) - Các đề mục rõ ràng, thống nhất và đẹp mắt ii) - Đầy đủ header/ footer
iii) - Đánh số trang đầy đủ HOÀN HẢO:
i) - Tuyệt đối không sai lỗi chính tả
ii) - Font chữ dễ đọc, cỡ chữ khoảng 11 - 12 iii) - Độ dài từ 2-4 trang
1 Gợi ý: Sử dụng từ khóa “CV samples .DOC” với google để tìm được các file CV bằng định dạng word, tải về các file ưng ý và tiến hành chỉnh sửa file theo ý muốn của bạn.
Đơn giản
• - Không cần nhiều đồ họa hoặc hình ảnh quá bắt mắt
• - Không cần quá nhiều màu sắc
• - Trình bày nội dung kín các trang
Chuyên nghiệp
• -Các đề mục rõ ràng, thống nhất và đẹp mắt
• -Đầy đủ header/ footer
• -Đánh số trang đầy đủ
Hoàn hảo
• -Tuyệt đối không sai lỗi chính tả
• -Font chữ dễ đọc, cỡ chữ khoảng 11 - 12
• -Độ dài từ 2-4 trang
5. Nội dung CV thế nào?
Một bản CV có thể được viết theo nhiều cách khác nhau và phân chia thành các phần nội dung khác nhau nhưng cơ bản cần trình bày được các thông tin sau:
PHẦN MỞ ĐẦU:
i) - Vị trí ứng tuyển ii) - Thông tin cá nhân iii) - Mục tiêu nghề nghiệp NỘI DUNG CHÍNH:
i) - Trình độ học vấn/ Bằng cấp ii) - Khả năng làm việc
iii) - Kinh nghiệm làm việc NỘI DUNG PHỤ:
i) - Kỹ năng liên quan ii) - Kỹ năng khác
iii) - Sở thích/ Tham khảo...
Đối với đa số các bản CV bạn chỉ thấy phần “Kinh nghiệm làm việc”, ở đây chúng tôi đề nghị CV bắt buộc phải có 2 phần quan trọng là “Khả năng làm việc” và “Kinh nghiệm làm việc” riêng rẽ nhau.
Chúng tôi xem “Khả năng làm việc” là phần quan trọng nhất trong CV và điều này sẽ giúp các bạn chưa có kinh nghiệm dễ dàng trình bày nội dung CV hơn.
6. Chìa khóa viết CV hoàn hảo
Để viết một bản CV hoàn hảo và mang lại hiệu quả cao bạn phải luôn đặt mình vào vị trí của người sẽ đọc hồ sơ xin việc và có quyền quyết định chọn ứng viên nào được gọi đi phỏng vấn. Trong giai đoạn này cần sử dụng tối đa các thông tin mà bạn có được ở bước Phân tích yêu cầu tuyển dụng để kết hợp các thông tin một cách hiệu quả và đưa ra được một bản CV hoàn hảo.
Phần mở đầu
•-Vị trí ứng tuyển
•- Thông tin cá nhân
•-Mục tiêu nghề nghiệp
Nội dung chính
• - Trình độ học vấn/ Bằng cấp
• - Khả năng làm việc
• - Kinh nghiệm làm việc
Nội dung phụ
•-Kỹ năng liên quan
•-Kỹ năng khác
•-Sở thích/ Tham khảo...
Chìa khóa ở đây là, dù ứng tuyển vào bất cứ vị trí nào thì CV của bạn phải trình bày được Khả năng làm việc mà bạn có để hoàn thành những Mô tả công việc nhà tuyển dụng đã đưa ra bằng các Ví dụ cụ thể dựa trên việc phân tích yêu cầu tuyển dụng.
Ví dụ:
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
i) - Tìm kiếm đối tác ii) - Khai báo hải quan KHẢ NĂNG LÀM VIỆC:
i) - Biết sử dụng từ khóa để tìm kiếm hiệu quả ii) - Sử dụng thành thạo phần mềm khai hải quan VÍ DỤ CỤ THỂ:
i) - "Blower" thay vì chỉ dùng "Root fan"
ii) - "Copy" dòng để khai nhiều item gần giống nhau
Việc đưa ra các ví dụ cụ thể phải thật khéo léo để nội dung phù hợp với nhà tuyển dụng, điều này đòi hỏi bạn phải có bước Phân tích yêu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả để có được những thông tin “đắt giá” trong nội dung CV. Ngoài ra cũng cần lưu ý trong tổng thể nội dung CV của bạn, nên để phần Khả năng làm việc chiếm phần lớn (khoảng 2/3) so với tổng các phần còn lại vì đây là phần quan trọng nhất cho thấy mức độ phù hợp của bạn đối với yêu cầu tuyển dụng.