KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN NHÂN LỰC

HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN NHÂN LỰC

I. KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN NHÂN LỰC

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm hoạch định tài nguyên nhân lực. Tuy nhiên hầu như tất cả đều có một điểm chung đó là đều bàn đến việc phân tích nhu cầu nhân lực trong tương lai và đề ra các kế hoạch cụ thể để có nguồn tài nguyên nhân lực đó.

Hoạch định TNNL là một tiến trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chương trình nhằm đảm bảo cho đơn vị sẽ có đủ số lượng, đúng người được bố trí đúng nơi và đúng lúc.

Nói cách khác: Hoạch định TNNL là một tiến trình xét duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về TNNL để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng, kinh nghiệm theo đúng nhu cầu được đặt ra.

Hoạch định TNNL chính là việc dự báo một cách có hệ thống về nhu cầu nhân sự cần thiết cho tổ chức trong tương lai và dự kiến các biện pháp cần thiết và hữu hiệu nhằm đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu đó. Bằng cách dự đoán một cách chính xác về số lượng cũng như loại công nhân cần thiết, phòng nhân sự có thể sẽ có những kế hoạch tốt hơn trong việc tuyển mộ, lựa chọn, đào tạo, định hướng nghề nghiệp và các hoạt động khác.

Các kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty muốn thực hiện đều được triển khai thông qua các nỗ lực của con người. Nếu một tổ chức không có một bộ phận quản lý nhân viên hoạt động hữu hiệu thì các kế hoạch hợp tác có thể sẽ thất bại. Các kế hoạch về tài chính, sản xuất và marketing là nền tảng cho kế hoạch chiến lược của công ty và chúng đều phải được thực hiện thông qua nỗ lực của một đội ngũ các nhà quản trị và nhân viên. Ví dụ, khi một công ty công nghệ cao như Matsushita hay Samsung quyết định phát triển một sản phẩm mới và bán ra thị trường thì họ không thể không căn cứ vào khả năng kỹ thuật, công nghệ hiện có cũng như tiềm năng về lao động của các kỹ sư, các chuyên gia và công nhân của họ. Nếu không có những kỹ sư tài năng, không có những công nhân lành nghề thì cơ hội thị trường có thể bị tụt khỏi tầm tay.

Hoạch định TNNL có ý nghĩa sống còn đối với những công ty muốn mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế. Lúc này, hoạch định TNNL sẽ đóng vai trò như là một tiến trình chuẩn bị nhân sự tại các quốc gia với sự khác nhau về văn hoá và sự đa dạng về chủng tộc.

Một cách lý tưởng, mọi công ty đều có các kế hoạch ngằn hạn và dài hạn về nhân sự. Một kế hoạch ngằn hạn chỉ ra nhu cầu nhân sự trong năm tới trong khi kế hoạch dài hạn lại phỏng đoán và ước tính về tình hình nguồn nhân lực cho nhiều năm trong tương lai.

Những thuận lợi của hoạch định TNNL đối với những công ty lớn:

- Cải thiện việc sử dụng nguồn nhân lực.

- Sự phối hợp hữu hiệu giữa các hoạt động nhân sự và mục tiêu của tổ chức trong tương lai.

- Giảm thiểu chi phí và kinh tế hơn trong thuê mướn nhân công.

- Phát triển thông tin quản lý nguồn nhân lực trên cơ sở các hoạt động nhân sự và những đơn vị tổ chức khác.

50 - Phối hợp các chương trình quản lý nguồn nhân lực khác nhau như các kế hoạch hoạt

động và nhu cầu thuê mướn

Về phương diện nguồn nhân lực, hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, đảm bảo cho doanh nghiệp có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.

Thừa nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu nhân việc hoặc chất lượng nhân viên không đáp ứng yếu cầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.

II. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN NHÂN LỰC

Trước khi hoạch định TNNL, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình. Hoạch định TNNL liên quan đến việc phối hợp nhân sự bên ngoài và bên trong để cung cấp đúng người vào đúng vị trí và thời gian cụ thể. Tiến trình hoạch định TNNL được cụ thể hóa thông qua sơ đồ sau ở trang sau:

Trên cơ sở phân tích môi trường bên ngoài và bên trong mà hình thành chiến lược của công ty trước khi tiến hành hoạch định nguồn nhân lực. Hoạch định chiến lược là tiến trình được thực hiện bởi cấp quản trị cao cấp nhằm định ra các mục tiêu tổng quát và cách thức để đạt thành mục tiêu đó. Một điều đáng lưu ý và hiển nhiên là các nhà quản trị nguồn nhân lực cũng tham gia vào tiến trình đó. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược chung của tổ chức.

Theo kết quả của cuộc khảo sát gần đây tại Mỹ về các tổ chức hàng đầu thì phương pháp tốt nhất để cải thiện chất lượng và hiệu suất chung của toàn tổ chức có liên quan trực tiếp đến kết quả hoạch định nguồn nhân lực. Động lực thúc đầy, văn hóa và giáo dục chiếm tỷ lệ lớn trong cách thức nhằm gia tăng hiệu suất. Người công nhân phải được khuyến khích làm việc thông qua động cơ và động lực thỳùc đẩy, họ phải được chuẩn bị để làm việc trong mụi trường văn húa hợp tỏc cũng như phải có kiến thức cần thiết để đối phó với những thách thức của công việc. Vì vậy, chất lượng nguồn nhân lực là chìa khóa để cải thiện chất lượng và hiệu suất.

Sau khi kế hoạch chiến lược của tổ chức được trình bày rõ ràng thì hoạch định nguồn nhân lực một cách chi tiết hơn có thể được bắt đầu. Dựa theo kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân lực cho bộ phận mình, và nhà quản trị TNNL sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn công ty. Thông thường các nhà quản trị nhân sự sẽ giúp cho trưởng các bộ phận khác hoạch định TNNL với tư cách cố vấn và đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc đề ra các chính sách nhân sự trong toàn công ty. Ta có thể tóm tắt tiến trình hoạch định TNNL thôntg qua bốn bước sau đây:

TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH TÀI NGUYÊN NHÂN LỰC

51 1) Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu

NGHIÊN CỨU MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI NGHIÊNCỨU MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

Dự báo nhu cầu về TNNL

So sánh giữa nhu cầu và khả năng

sẵn có

Khả năng sẵn có về TNNL

Dư thừa nhân viên

Cung = cầu Thiếu nhân viên

Đề ra chính sách và kế hoạch

Không hành động

- Hạn chế tuyển dụng.

- Giảm giờ lao động - Về hưu sớm - Nghỉ tạm thời

Chiêu mộ Tuyển chọn

Thuyên chuyển.

Thăng chức.

Gián chức.

Đào tạo phát triển

Kiểm soát và đánh giá Bước

2

Bước 3

Bước 4 Bước

1

HOẠCH ĐỊNH TNNL

52 1.1. Xác định nhu cầu về nguồn nhân lực

Nhu cầu về nhân sự trong tương lai của tổ chức là trung tâm của hoạch định nguồn nhân lực. Hầu hết các công ty đều xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai (ít nhất là một sự ước lượng) ngay cả khi họ không ước đoán được nguồn cung cấp.

 Nguồn gốc của nhu cầu

Có rất nhiều nguyên nhân làm xuất hiện nhu cầu về nhân sự của tổ chức. Các nguyên nhân đó thường do sự biến đổi của: môi trường, tổ chức và của bản thân lực lượng lao động gây ra.

Chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Những nhân tố này ảnh hưởng đến các kế hoạch nhân sự cả ngắn hạn và dài hạn. Ta có thể hình dung nguồn gốc của nhu cầu qua sơ đồ sau:

Môi trường Tổ chức Lực lượng lao động

 Nền kinh tế.

 Xã hội- chính trị- luật pháp.

 Kỹ thuật công nghệ.

 Sự cạnh tranh

 Các kế hoạch chiến lược.

 Ngân sách.

 Dự báo về bán hàng và sản xuất.

 Dự án kinh doanh mới.

 Tổ chức và thiết kế công việc.

 Sự về hưu.

 Từ chức.

 Thôi việc hay sự sa thải.

 Thời gian nghỉ có phép.

 Ốm đau, chết.

Các thách thức bên ngoài: Phân tích môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nói chung và của hoạch định nguồn nhân lực nói riêng. Thật là khó khăn cho các chuyên gia nhân sự để xác định sự phát triển của doanh nghiệp và dự đoán nhu cầu nhân sự trong nhắn hạn và thỉnh thoảng ước đoán trong dài hạn. Một sự thay đổi của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự của công ty. Ví dụ trong ngành xây dựng, các yếu tố như lạm phát, thất nghiệp và lãi suất có thể làm giảm sự phát triển của ngành và từ đó làm giảm nhu cầu về nhân công ngành xây dựng.

Sự thay đổi về xã hội, chính trị và luật pháp thì dễ dàng xác định được nhưng tác động của nó thì không phải lúc nào cũng rõ ràng. Tác động của bộ luật lao động của Việt Nam ban hành trong đó có sự bổ sung và thay đổi các điều khoản như độ tuổi nghỉ hưu, các chế độ về bảo hiểm ảnh hưởng không ít đến việc sắp xếp và bố trí lại lao động trong công ty. Trong một khía cạnh khác bất kỳ sự thay đổi nào trong các thành tố kể trên cũng ảnh hưởng không ít đến các kế hoạch và chương trình nhân sự tại nhiều công ty. Ví dụ tại Mỹ khi mà cuộc chiến tranh vùng Vịnh xảy ra vào năm 1991với Iraq đã đánh đổ nhiều kế hoạch nhân sự của các công ty vì việc hàng ngàn lính dự bị được gọi nhập ngũ.

Công nghệ thay đổi cũng ảnh hưởng đến kinh doanh. Nhiều người nghĩ rằng ngành công nghiệp máy điện toán là nguyên nhân của thất nghiệp hàng loạt. Ngày nay, ngành công nghiệp này một cách gián tiếp hay trực tiếp đã tạo ra việc làm cho hàng triệu con người. Công nghệ làm phức tạp công tác hoạch định nguồn nhân lực vì nó có khuynh hướng làm giảm thiếu số nhân công trong một phòng ban (như phòng kế toán chẳng hạn) trong kghi lại gia tăng trong một phòng khác (như phòng máy tính). Sự phát triển việc sử dụng máy vi tính và ứng dụng nó trong kinh doanh đặc

53 biệt là mạng máy tính cục bộ và rộng hơn nữa là mạng Internet đã cho phép nhiều công ty tổ chức sắp xếp lại và tinh giản, điều này tạo ra sự phức tạp trong tiến trình hoạch định nguồn nhân lực.

Việc sử dụng Robot và những thành tựu khác của khoa học công nghệ sẽ làm rắc rối thêm việc hoạch định nhân sự.

Sự cạnh tranh là nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến nhu cầu về nguồn nhân lực. Sự gia tăng cạnh tranh đã buộc nhiều công ty ở Bắc Mỹ và trên khắp thế giới đã phải cắt giảm nhân công trong mục tiêu tồn tại của mình. Các nghiên cứu nhằm cắt giảm chi phí đã dẫn nhiều công ty phải tổ chức, bố trí lại nơi làm việc, xí nghiệp hoặc thậm chí rà soát lại hoạt động trong các ngành công nghiệp như xe hơi, điện tử, xử lý số liêu và ngay cả nghiên cứu và phát triển.

Các quyết định thuộc về tổ chức : những quyết định tổ chức chính ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự. Kế hoạch chiến lược của tổ chức ảnh hưởng mạnh nhất. Mục tiêu là các tiêu đích mà doanh nghiệp muốn phấn đấu đạt được. Đó chính là các mục tiêu dài hạn như là tỷ lệ tăng trưởng, sản phẩm mới, thị phần hoặc dịch vụ... Những mục tiêu này quyết định số lượng và loại nhân công cần thiết trong tương lai. Từ các mục tiêu, chiến lược chung của toàn doanh nghiệp, sẽ có các mục tiêu, chiến lược chức năng như các mục tiêu và chiến lược về nguồn nhân lực, tài chính, marketing, sản xuất, nghiên cứu và phát triển. Nếu mục tiêu dài hạn được đặt ra, các chuyên gia nhân sự phải phát triển các kế hoạch nhân sự dài hạn sao cho hòa hợp với kế hoạch chiến lược. Về phương diện nguồn nhân lực, các mục tiêu và chiến lược sẽ chú trọng đến toàn bộ quá trình: thu hút- đào tạo và phát triển- duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ người, với những phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các công việc.

Một dụ án mới cũng làm thay đổi nhu cầu về nguồn nhân lực. Khi một dự án tiến hành lần đầu tiên thì nó thể cho phép nhà hoạch định phát triển các kế hạn ngắn hạn và dài hạn về nhân sự.

Nhưng một dự án bắt đầu bởi sự phát triển và mở rộng hoặc sự hợp tác thì đòi hỏi phải xem xét lại nhu cầu nhân sự và có thể dẫn đến việc tổ chức lại và thiết kế công việc mới. Cũng như vậy, thiết kế lại công việc làm thay đổi những yêu cầu về kỹ năng cần thiết của người lao động trơng tương lai.

Các nhân tố về lực lượng lao động : Nhu cầu về nhân sự thay đổi do những yếu tố như nghỉ hưu, sự từ chức, thôi việc, và thời gian nghỉ có phép. Khi có số lượng lớn ứng viên tham gia vào lực lượng lao động thì kinh nghiệm và trình độ là yếu tố then chốt để cân nhắc một ứng viên vào công ty....

1.2. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Trên cơ sở phân tích môi trường kinh doanh, lựa chọn mục tiêu để từ đó hình thành các kế hoạch chiến lược và các kế hoạch bộ phận để thực hiện kế hoạch chiến lược đó. Mặc khác căn cứ vào dự báo và phân tích công việc mà nhà hoạch định tiến hành dự báo, xác định nhu cầu nhân lực.

Dự báo nhu cầu là phỏng đoán và tính toán số lượng và loại công nhân mà công ty cần trong tương lai. Nhu cầu nhân lực được dự báo sau khi nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ đã được dự báo. Nhu cầu nhân lực là số lượng người cùng với những kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành

54 mục tiêu đặt ra. Vấn đề dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp thường được áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và được thực hiện trên cơ sở các dự báo về:

- Khối lượng công việc cần thiết phải thực hiện.

- Trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật.

- Sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động như: áp dụng nhóm chất lượng, nhóm tự quản, luân phiên thay đổi công việc, làm phong phú nội dung công việc, thay đổi cơ cấu tổ chức...

- Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc.

- Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên.

- Tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên.

- Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề trên thị trường lao động.

Trong thực tế các tổ chức thường áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu nhân viên sau:

Phương pháp phân tích xu hướng.

Nghiên cứu nhu cầu nhân viên trong các năm qua để dự báo nhu cầu nhân viên trong giai đoạn sắp tới. Mục đích là xác định xu hướng mà nhà quản trị nghĩ rằng nó có thể tiếp diễn trong tương lai. Phương pháp này mang tính chất định hướng, kém chính xác do dự báo chi dựa vào yếu tố thời gian và xu hướng phát triển chung, thường chi áp dụng ở những nơi có tình hình sản xuất kinh doanh tương đối ổn định.

Phuơng pháp phân tích tương quan.

Dự báo nhu cầu nhân viên bằng cách sử dụng hệ số giữa một đại lượng về quy mô sản xuất kinh doanh như khối lượng sản phẩm, hàng hóa, doanh số bán hàng...và số lượng nhân viên cần thiết tương ứng. Nếu có sự tương quan, nhà quản trị có thể dụ báo mức độ kinh doanh của mình, đồng thời có thể dự báo nhu cầu nhân sự. Phương pháp này ít chính xác do không tính đến sự thay đổi về cơ cấu và chất lượng nhân viên cũng như những thay đổi về quy trình công nghệ, tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp.

Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia.

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và giữ vai trò quan trọng trong dự báo nhu cầu nhân viên. Các chuyên gia dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở phân tích ảnh hưởng của yếu tố môi trường và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm dịch vụ.

Dự báo chuyên gia dựa trên ý kiến của các chuyên gia am hiểu trong lĩnh vực này. Kể từ khi các quyết định thuê mướn nhân công được thực hiện bởi các nhà quản trị, nhà hoạch định nguồn nhân lực lựa chọn phương pháp để đự báo nhu cầu nhân sự. Trong các tổ chức nhỏ, giám đốc sản xuất hoặc nhà quản trị nhân sự sẽ thực hiện việc ước đoán nhu cầu nhân sự cho tổ chức. Trong các tổ chức lớn, phương pháp đơn giản nhất là khảo sát các nhà quản trị, những chuyên gia quyết định về nhu cầu nhân sự trong tương lai của phòng ban họ.

Khảo sát có thể là một cuộc thăm dò không chính thức, là bảng câu hỏi, hoặc là một cuộc thảo luận trọng tâm thông qua việc sử dụng kỹ thuật nhóm danh nghĩa (NGT: Nominal Group