TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN
V. HỘI NHẬP NHÂN VIÊN MỚI VÀO DOANH NGHIỆP
5. Giới thiệu với các đồng nghiệp
Nguồn: W.D. St. John, “ The Complete Employee Orientation Program”, Personnel Journal, 5/1980, page 366-367
Cũng có nhiều công ty áp dụng chương trình HNVMT\LV chuyên môn bằng cách phát cho nhân viên mới cẩm nang thủ tục của đơn vị phòng ban, sau dó bảo họ độc và hỏi bất cứ câu hỏi nào.
Có cơ quan chi giải thích cho những nhân viên mới những điều cơ bản của công việc cần phải hoàn thành.
112 c) Giai đoạn 3: Đánh giá và theo dõi
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận phòng ban đánh giá và theo dõi.
Chương trình này phải làm có bài bản và có hệ thống ngay từ đầu. Cấp quản trị trực tiếp với nhân viên không nên yêu cầu nhân viên mới nếu gặp chuyện gì trục trặc khó khăn thì cứ trình bày.
Ngược lại nhà quản trị nên thường xuyên kiểm tra xem nhân viên mới làm việc thế nào và trả lời bất cứ câu hỏi nào có thể nảy sinh sau khi thực hiện xong chương trình. Việc theo dõi này nên thực hiện tối thiểu hai lần trong tuần lễ đầu khi mà nhân viên mới bắt đầu làm việc và ít nhất mỗi tuần một lần trong hai hay ba tuần kế tiếp. Bộ phận nhân sự nên có lịch theo dõi sau khi nhân viên mới đã làm việc sau một tháng, nghĩa “theo dõi” ở dây là theo dõi động viên.
Bộ phận nhân sự nên thực hiện một cuộc đánh giá hàng năm toàn bộ chương trình HNNVM.
Mục đích của việc đánh giá này nhằm xác định xem chưong trình hiện thời có đáp ứng nhu cầu của công ty và của nhân viên mới hay không và tìm cách cải tiến chương trình hiện thời. Thông tin phản hồi từ các nhân viên mới là mọt phương pháp đánh giá có hiệu quả. Thông tin phản hồi có thể thu thập được qua các phương pháp sau đây:
- Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không ký tên.
- Phỏng vấn các nhân viên mới theo mẫu ngẫu nhiên.
- Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới đã thích ứng với công việc 3. Vai trò của người thủ trưởng trực tiếp trong chương trình HNNVM
Các chuyên viên về tài nguyên nhân sự có thể cung cấp thông tin về tổ chức cho nhân viên mới tuyển, nhưng chính cấp quản đốc và trưởng phòng là ngưòi phải làm cho nhân viên đó hội nhập thành công vào khung cảnh làm việc. Trách nhiệm của những người thủ trưởng trực tiếp là:
a) Tỏ ra tin tưởng ở nhân viên mới
Người quản đốc trước hết phải tỏ ra tin tưởng rằng nhân viên mới có thể làn công việc rất tốt.
Những người mới được tuyển thường không hoàn toàn tin tưởng rằng họ thực hiện công việc giỏi ngay đượüc. Cấp quản đốc hay trưởng phòng cần phải khẳng định với họ rằng cơ quan đã không tuyển họ nếu không tin rằng họ có thể làm việc được. Đây là quan niệm của người Nhật và Mỹ, đặc biệt là người Nhật. Tại các công ty Nhật, vào ngày đầu tiên làm việc, cấp quản đốc thường giao những công việc tương đối dễ để nhân viên mới phấn khởi tự tin. Và sau khi hoàn thành công việc trong ngày, cấp quản trị khen tặng ngay. Điều này tạo một tâm lý và ấn tượng tốt cho nhân viên mới ngay ngày đầu tiên.
b) Giải thích điểm tốt và điểm xấu của công việc
Cấp quản đốc hay trưởng phòng cần phải giải thích cho nhân viên mới những điểm tốt hay tích cực và điểm xấu hay tiêu cực của công việc. Không có công việc nào dù hấp dẫn cách mấy mà không có mặt trái của nó. Trong suốt giai đoạn HNNVM, các cấp quản trị thường nhấn mạnh đến điểm tích cực của công việc, bỏ mặc cho nhân viên mới tự tiềm hiểu điểm tiêu cực, đó là điều không nên. Các cuộc nghiên cứu cho thấy rằng các nhân viên hiểu rõ công việc của mình làm sẽ ít bỏ hơn các nhân viên khác.
113 c) Thông báo về những điểm ưa thích hay không ưa thích
Cấp quản đốc nên thông báo cho nhân viên mới những điểm mình thích hay không thích trong lúc làm việc. Mỗi cấp quản trị có cách làm việc riêng, có sở thích riêng khi làm việc. Hiểu được điều này, nhân viên mới dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc.
d) Mô tả các tiêu chuẩn của công ty và tập quán của nhóm
Như đã trình bày, có rất nhiều đề tài của chương trình HNNVM, tuy nhiên việc giải thích và mô tả các tiêu chuẩn của công việc do công ty ấn định là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cấp quản đốc phải mô tả các tập quán của nhóm công tác để nhân viên mới sớm hội nhập vào khung cảnh làm việc ngay. Các luật lệ, thủ tục của công ty liên quan đến bộ phận chuyên môn cũng cần được giải thích cặn kẽ.
e) Giới thiệu nhân viên mới với thành viên của nhóm
Điểm mấu chốt của chương trình vẫn là nghệ thuật của cấp quản đốc biết cách giới thiệu thành viên mới với các thành viên của nhóm công tác. Nhà quản trị cần phải hiểu rằng nhóm phi chính thức và nhất là lãnh đạo của nhóm phi chính thức rất quan trọng trong chương trình hội nhập này.
Sự sai lầm hoặc vụng về, yếu kém của cấp quản trị khi giới thiệu thành viên mới với nhóm phi chính thức sẽ làm cho nhân viên mới khó được chấp nhận vào cộng đồng. Trong công tác thì việc phối hợp hoạt động giữa các thành viên của nhóm là quan trọng, và do đó việc nhóm chấp nhận thành viên mới là tối cần thiết.
4) Chương trình tái hội nhập nhân viên (THNNV)
Thông thường các công ty trên thế giới thường chi chú trọng chương trình HNNVM đối với các nhân viên mới mà lãng quên nhân viên cũ. Chúng ta đang sống trong thế kỷ bùng nổ thông tin và công nghệ. Chính vì thế mà cơ cấu tổ chức, thiết kế công việc trong công ty cũng thay đổi theo.
Ngay cả phong cách quản trị, các phương pháp và phương tiện truyền thông cũng thay đổi theo.
Tất cả vấn đề đó kéo theo cung cách và phương tiện làm việc của công nhân cũng thay đổi. Ngay cả bầu không khí hay văn hóa của công ty cũng dần thay đổi.
Tất cả những thay đổi này đòi hỏi phải có chương trình tái HNNV. Nếu không, nhân viên làm việc không thấy phấn khởi, ngược lại cảm thấy lạc lõng và chán nản.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Giả sử bạn là chuyên gia về nhân sự. Bạn sẽ mong đợi tỷ lệ tuyển chọn nhỏ hay là lớn cho các công việc sau đây:
2. Người bảo vệ gác cổng.
3. Phi công với 5 năm kinh nghiệm trong việc lái máy bay hành khách hạng nặng.
4. Nhân viên đánh máy -văn phòng.
5. Quản đốc phân xưởng cơ khí sửa chữa ô tô.
114 6. Giáo viên trường trung học ở Tp Đà Nẵng, Ở huyện miền núi Hiên, Quảng nam?
7. Liệt kê và mô tả các bước chính trong tiến trình tuyển chọn.
8. Nếu nhà quản trị nguồn nhân lực yêu cầu bạn phát triển tiến trình tuyển chọn nhắm xác định và tuyển chọn các ứng viên bên ngoài cho một công việc, bạn sẽ thay đổi các bước trong tiển trình tuyển chọn ứng viên bên ngoài như thế nào?
9. Xác định và mô tả những yếu tố khác bên ngoài sự kiểm soát của nhà quản trị nguồn nhân lực mà chúng có ảnh hưởng đến tiến trình tuyển chọn?
10. Tỷ lệ lựa chọn là bao nhiêu nếu có 15 ứng viên cho một chức vụ. Diễn giải ý nghĩa của tỷ lệ lựa chọn này.
11. Mục đích chung của phỏng vấn sơ bộ là gì.
12. Loại câu hỏi nào sẽ được hỏi đối với đơn xin việc?
13. Tại sao cần phải trắc nghiệm?
14. Mục đích của phỏng vấn chính thức là gì?
15. Tại sao phải thẩm tra lý lịch?
16. Hãy mô tả vắn tắt các loại trắc nghiệm, tại sao lại sử dụng chúng trong tuyển chọn?
17. Hãy trình bày những lợi điểm của phương pháp trắc nghiệm? Nó có hạn chế không?
18. Hãy trình bày lợi điểm và bất lợi của phương pháp phỏng vấn.
19. Tại sao khi tuyển chọn nhân viên các công ty thường phối hợp cả ba phương pháp trắc nghiêm, phỏng vấn và sưu tra lý lịch.
20. Phiếu điểm là gì? Cách thức xây dựng và sử dụng phiếu điểm?
21. Trong quá trình tuyển chọn nhân viên thì mục tiêu quan trọng nhất của các nhà quản trị là phải lựa chọn được những nhân viên giỏi nhất. Điều đó đúng hay sai? Giải thích vì sao?
22. Theo Anh (chị), sự khác biệt trong yêu cầu tuyển chọn đối với sinh viên khoa quản trị kinh doanh và sinh viên khoa kinh tế phát triển là gì?
23. Theo Anh (chị), ứng viên cho mỗi loại công việc: trợ lý giám đốc, hướng dẫn viên du lịch, tiếp viên hàng không; cần có các tiêu chuẩn gì và làm thế nào để có thể tuyển được các ứng viên phù hợp nhất cho các công việc đó?
24. Hội nhập vào môi trưòng làm việc là gì?
25. Nhân viên mới có lợi gì khi tham gia chương trình HNVMT\LV? Và cơ quzan có lợi gì?
26. Hãy mô tả mục đích của chương trình HNVMT\LV?
27. Hãy trình bày các giai đoạn hay các bước thực hiện chương trình HNVMT\LV?
28. Làm cách nào để đánh giá sự thành công của chương trình?
29. Tại sao lại có chương trình tái HNVMT\LV?
30. Nhiệm vụ của cấp quản đốc hay trưởng phòng thực hiện chương tình này?
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP TRONG PHỎNG VẤN
Động cơ xin việc và sụ quan tâm đến công việc 1. Vì sao anh (chị) lại nộp đơn vào chức vụ này?
2. Anh (chị) có nhận xét gì về công ty chúng tôi?
115 3. Điều gì thích thú nhất trong công việc mà anh (chị) muốn xin làm?
4. Điều gì khiến anh (chị) cảm thấy được kích thích nhất trong công việc?
5. Theo anh (chị), công việc này có yêu cầu, đòi hỏi gì?
6. Anh (chị) dự định sẽ thực hiện hoặc tổ chức thực hiện như thế nào?
7. Những quyền hành, số liệu nào anh (chị) muốn có? vì sao?
8. Anh (chị) thấy mức lương bao nhiêu là hợp lý với công việc và khả năng của anh (chị)? Vì sao?
9. Các chính sách của nhà nước có ảnh hưởng như thế nào đến công việc mà anh (chị) xin tuyển?
Đào tạo, giáo dục và các hoạt động khi đi học:
10. Anh (chị) tham gia vào trong các tổ chức hoặc hoạt động nào của sinh viên hay trong xã hội?
11. Điểm trung bình của anh (chị) khi học đại học (hoặc các lớp chuyên ngành)?
12. Anh (chị) thích và không thích những môn học nào nhất? Vì sao?
13. Đánh giá chung của anh (chị) về hiệu quả chung giáo dục đại học (hoặc các lớp chuyên ngành).
14. Anh (chị) trang trải học phí của mình bằng cách nào?
Công việc cũ:
15. Mức lương khởi đầu và mức lương hiện nay của anh (chị) là bao nhiêu? Giải thích?
16. Tổng thu nhập hiện nay của anh (chị) là bao nhiêu?
17. Vì sao anh (chị) lại bỏ công việc cũ?
18. Anh (chị) có nhận xét gì về công ty cũ của anh (chị)? Những điểm mạnh và yếu của nó là gì?
Điều gì làm anh (chị) thích hoặc không thích nhất trong công ty cũ?
Kiến thức, kinh nghiệm trong công việc:
19. Hãy kể cho chúng tôi nghe về những nơi anh (chị) đã làm việc, tên các công việc, thời gian, nội dung, chức vụ mà anh (chị) đã thực hiệûn?
20. Aanh (chị) đã đạt những giải thưởng nào liên quan dến công việc?
21. Anh (chị) có thể làm những công việc gì ở công ty chúng tôi?
22. Những kinh nghiệm cũ có thể giúp gì cho công việc mới?
23. Anh (chị) hãy kể về kinh nghiệm hay thành công lớn nhất của anh (chị) từng có?
24. Anh (chị) có hoàn thành công việc thường xuyên đúng thời hạn với chất lượng tốt không?
25. Anh (chị) dự định sẽ làm gì trong ngày đầu tiên nếu được vào làm việc trong doanh nghiệp?
Khả năng hòa đồng và giao tiếp:
26. Anh (chị) hãy kể cho chúng tôi nghe về lãnh đạo và các đồng nghiệp cũ của anh (chị)?
27. Anh (chị) làm việc một mình hay theo nhóm sẽ có hiệu quả hơn? Tại sao?
28. Anh (chị) giải quyết các xung đột như thế nào?
29. Quan hệ của anh (chị) với những người hàng xóm như thế nào?
116 30. Anh (chị) có cảm thấy khó khăn khi tiếp xúc với những người mới quen không?
31. Trả lời một số câu hỏi tình huống, ví dụ: Khi phát hiện sếp của anh (chị) vô tình nói sai giá một món hàng quan trọng trong lúc đang giới thiệu sản phẩm của công ty với mộtü vị khách hàng
“sộp”, anh (chị) sẽ xử lý như thế nào?
32. Trả lời một số câu hỏi tình huống, ví dụ: Anh (chị) sẽ xử lý như thế nào với một người đống nghiệp thường xuyên nói xấu, tung tin thất thiệt cho anh (chị).
Tự nhận xét về bản thân, ý thức trách nhiệm và cầu tiến:
1. Anh (chị) vui lòng cho biết về bản thân anh (chị).
2. Những ưu thế của anh (chị) so với các ứng viên khác là gì? Đâu là những điểm mạnh, điểm yếu của anh (chị)?
3. Những điều anh (chị) muốn kể cho chúng tôi biết về anh (chị) là gì?
4. Bạn bè đánh giá anh (chị) như thế nào?
5. Dự định của anh (chị) trong tương lai?
6. Ước muốn lớn nhất trong nghề nghiệp của anh (chị) là gì?
7. Điều gì đã ảnh hưởng nhiều nhất đến sự tiên bộ trong nghề nghiệp của anh (chị)?
8. Theo anh (chị), nhà quản trị cần có những phẩm chất gì?
9. Nếu được nhận vào làm trong doanh nghiệp, anh (chị) có mong đợi hoặc đề nghị gì với doanh nghiệp?
Quan điểm, sở thích chung:
10. Điều gì làm anh (chị) thấy khó chịu nhất trong cuộc sống hiện nay?
11. Những thói quen và sở thích của anh (chị) là gì?
12. Nếu anh (chị) tuyển nhân viên, anh (chị) thấy ứng viên cần có các tiêu chuẩn gì?
13. Anh (chị) kích thích, động viên nhân viên duới quyền như thế nào?
14. Hãy kể lại một thất bại trong công việc của anh (chị) và cách thức vượt qua thất bại đó như thế nào?
15. Điều gì thường làm anh (chị) hay phải lưỡng lự nhất?
16. Bài học kinh nghiệm quý báu nhất mà anh (chị) đã học được (trên lớp, hoặc trên đường đời) là gí?
17. Anh (chị) đánh giá về tình hình kinh tế, xã hội hiện nay?
18. Anh (chị) nhận xét gì về nhân vật X trong một câu chuyện thời sự mới xảy ra, ví dụ, Năm Cam trong vụ án xã hội đen vừa qua?
CÁC CÂU HỎI CỦA ỨNG VIÊN HAY ĐẶT RA ĐỐI VỚI HỘI ĐỒNG PHỎNG VẤN.
1. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Nhân viên mới được tuyển vào công việc này cần chú ý vấn đề gì nhất?
2. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Nhân viên của doanh nghiệp có cơ hội được tiếp tục nâng cao trình độ học vấn không?
117 3. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Doanh nghiệp mong đợi gì nhất ở ứng viên sẽ thực hiện công việc này?
4. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Tôi có thể nhận mức lương bao nhiêu và nếu hoàn thanh tốt công việc, tôi sẽ được khen thưởng như thế nào?
5. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Ngoài lương, doanh nghiệp co cho nhân viên tiền thưởng, phuc lợi và các lợi ích nào khác không?
6. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Công việc này trước đây được thực hiện như thế nào?
7. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Những nhiệm vụ, chức năng cơ bản khi thực hiện công việc này là gì?
8. Xin hội đồng vui lòng cho biết: Nếu được tuyển, tôi sẽ có quyền hành gì để có thể thực hiện công việc tốt nhất?
9. Xin hội đồng vui lòng cho biết sơ qua về “sếp” tương lai của tôi trong doanh nghiệp?
CHƯƠNG VII