Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG CHỨC CẤP XÃ VÀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ CẤP XÃ
1.3. Các tiêu chí đánh giá năng lực của Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã
1.3.1. Các yếu tố cấu thành của năng lực Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã
1.3.1.2. Kỹ năng trong thực hiện nhiệm vụ của Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã
Kỹ năng được hiểu là khả năng vận dụng thuần thục những kiến thức nhận được tích lũy được vào thực tế để tiến hành có hiệu quả một hoạt động nào đó. Đối với công chức, kỹ năng giải quyết công việc là một trong những tiêu chí quan trọng đánh giá chất lượng của công chức, phản ánh tính chuyên nghiệp của công chức trong thực thi công vụ. Thực tế chỉ một số ít kỹ năng nghiệp vụ của con người được hình thành trong quá trình học tập tại trường lớp, phần lớn kỹ năng được hình thành trong quá trình công tác, giải quyết công việc, tự rút kinh nghiệm.
Tùy theo loại công việc khác nhau mà đòi hỏi mức độ thành thạo trên những lĩnh vực khác nhau của mỗi công chức khi vận dụng nó vào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Xuất phát từ vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã, có thể đánh giá năng lực thực thi công vụ của đội ngũ này qua một số kỹ năng cơ bản sau:
- Kỹ năng tham mưu: Đây là kỹ năng đề xuất với lãnh đạo ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý hành chính Nhà nước, lĩnh vực được phân công phụ trách đảm bảo hợp pháp. Kỹ năng tham mưu thể hiện năng lực của công chức trong thực thi công vụ, tham mưu đúng, kịp thời sẽ đạt kết quả cao trong công việc. Bởi vậy, nếu tham mưu không chính xác, chưa kịp thời có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của đối tượng, làm giảm sút uy tín của cơ quan. Để công tác tham mưu đạt kết quả, công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã cần có những kỹ năng như áp dụng pháp luật, kỹ năng nhận diện và phân tích vấn đề.
- Kỹ năng lập kế hoạch: Lập kế hoạch là một hoạt động quan trọng trong việc thực thi công vụ của công chức. Việc lập kế hoạch sẽ giúp công chức xác định rõ mục tiêu cần phải đạt và biện pháp, cách thức để thực hiện mục tiêu, lộ trình thực hiện để sắp xếp thời gian, bố trí phương tiện, nhân lực, kinh phí. Công chức có thể lập kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo tính chất công việc. Kế hoạch càng cụ thể, chi tiết thì việc thực hiện các bước càng thuận lợi.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và soạn thảo văn bản: Công nghệ thông tin hiện nay được ứng dụng ở tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong thực thi công vụ là một yêu cầu bắt buộc đối với công chức. Đặc biệt đối với công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã, việc áp dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản, lưu giữ thông tin, xử lý và tích hợp dữ liệu đối với những phần mềm chuyên ngành là những nghiệp vụ không thể thiếu.
- Kỹ năng phối hợp trong công tác: Đây là kỹ năng quan trọng cần có của công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã bởi trong quá trình thực thi nhiệm vụ cần có sự phối hợp với tất cả các cơ quan, đơn vị, các bộ phận chuyên môn và trên địa bàn. Nếu phối hợp tốt, việc thu thập thông tin liên
quan sẽ có nhiều thuận lợi. Thực tế, công tác phối hợp tưởng như đơn giản nhưng cũng có lúc, có việc tương đối phức tạp, nếu không có sự thống nhất giữa các cá nhân trong cơ quan hoặc giữa các cơ quan sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi nhiệm vụ. Nếu không biết dung hòa các mối quan hệ dễ dẫn đến mất đoàn kết với một số cơ quan, đơn vị khác.
- Kỹ năng giao tiếp: Trong thực thi công vụ, kỹ năng giao tiếp có vai trò quan trọng. Đối tượng giao tiếp của công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã tương đối rộng, có thể là người dân đến liên hệ công tác hay là cấp trên, đồng nghiệp, các tổ chức...Đối với mỗi đối tượng giao tiếp, cần có cách thức và kỹ năng riêng. Đặc biệt, khi giao tiếp với công dân cần thể hiện sự chuẩn mực trong giao tiếp công vụ để tạo sự tin cậy của công dân khi tiếp xúc, nâng cao uy tín của công chức và tổ chức trong quá trình cung ứng dịch vụ công.
Để nâng cao hiệu quả giao tiếp, công chức cần có các kỹ năng như: kỹ năng diễn đạt, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục...Nếu công chức không vận dụng tốt kỹ năng thì rất khó khăn trong quá trình giải quyết công việc và dễ xảy ra xung đột.
- Kỹ năng thu thập thông tin và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
Thu thập và xử lý thông tin có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và ra quyết định, trong công tác tổ chức, trong lãnh đạo, quản lý và trong kiểm tra, giám sát. Kỹ năng thu thập thông tin bao gồm: Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin; Xác định các kênh và nguồn thông tin; Thiết lập hình thức và chế độ thu thập thông tin (đọc và ghi chép; sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản,
tài liệu, xây dựng bảng hỏi, câu hỏi phỏng vấn, thảo luận nhóm để thu thập thông tin, thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin). Kỹ năng xử lý thông tin bao gồm: kỹ năng xử lý thông tin tức thời; kỹ năng xử lý thông tin theo quy trình; tuân thủ các nguyên tắc xử lý thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung. Để làm việc nhóm có hiệu quả, mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng như: Lắng nghe, chất vấn, thuyết phục, tôn trọng, trợ giúp, sẻ chia, phối hợp.
Tóm lại, đối với công chức cần phải có kỹ năng làm việc nhóm tốt hơn.
Bởi vì, trong quá trình giải quyết công việc thường có sự liên quan tới các bộ phận khác nhau. Do vậy, kỹ năng này được phát huy thì công tác phối hợp giữa các công chức, giữa các phòng ban chuyên môn với nhau sẽ được tốt hơn, hạn chế được việc đùn đẩy, né tránh trong giải quyết công việc.
- Kỹ năng giải quyết công việc: Công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã thường đảm nhiệm khối lượng công việc lớn. Do vậy, kỹ năng giải quyết công việc sẽ giúp họ giải quyết công việc một cách khoa học. Để giải quyết công việc có hiệu quả, công chức cần có kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng phân tích, kỹ năng viết báo cáo, kỹ năng quản lý thời gian...Tích cực phối hợp với các tập thể và cá nhân có liên quan để hoàn thành công việc theo quy định.
Tất cả những kỹ năng trên đều có vai trò quan trọng đối với công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các kỹ năng có quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ trợ cho nhau. Bởi vậy, mỗi công chức không ngừng rèn luyện để tiến tới thành thạo tất cả những kỹ năng nêu trên.
Do vậy, đối với công chức cấp xã nói chung và công chức Văn phòng - Thống kê cấp xã nói riêng cần sử dụng thành thạo tất cả những kỹ năng này trong thực hiện nhiệm vụ của mình.