4. YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG NỘI BỘ
4.4 Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức là những chuẩn mực, khuôn
mẫu, giá trị truyền thống mà mọi thành viên trong tổ chức tôn trọng và tuân theo.
Cần xây dựng một nền văn hóa vững mạnh, mang nét riêng và độc đáo của tổ chức.
4. YẾU TỐ MÔI TRƯỜNG NỘI BỘ
Thiết lập bảng ma trận SWOT:
MA TRẬN SWOT
CƠ HỘI (Oppoturnities) Liệt kê các cơ hội
NGUY CƠ (Threats)
Liệt kê các mối đe dọa
ĐIỂM MẠNH (Strengths) Liệt kê điểm
mạnh
Chiến lược phối hợp SO:
Sử dụng các điểm mạnh để tận dụng cơ hội
Chiến lược phối hợp ST:
Sử dụng điểm mạnh để tránh các đe dọa
ĐIỂM YẾU (Weaknesses) Liệt kê điểm yếu
Chiến lược phối hợp WO:
Vượt qua điểm yếu bằng cách tận dụng cơ hội
Chiến lược phối hợp WT:
Tối thiểu hóa các điểm yếu và tránh các mối đe dọa.
Những Cơ Hội
1. Nhu cầu sản phẩm lớn 2. Trình độ dân trí đã được
nâng cao
3. Chính sách ưu đãi củ a nhà nướ c
4 . D ự á n 1 t r iệu h a l ú a X K 5 . T á c đ ộn g củ a p h á p c h ế
N ô n g N g h iệp
Những Đe Dọa
1. Có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh
2. Áp lực của gia nhập WTO 3. Thời tiết biến động bất lợi 4. Dịch cúm gia cầm
Những Điểm mạnh
1. Vốn tự có đáp ứng cho SX 2. Cơ s ở vật chất đầy đủ 3. Cán bộ có trình độ chuyên
môn cao
4. Thương hiệu nổi tiếng, có khả năng phát triển thị trường
5. Hợp tác chặt chẽ với Viện Trường
Các Chiến Lược SO Các Chiến Lược ST
Những Điểm Yếu
1. Thị phần thấp
2. Marketing chưa mạnh 3. Diện tích s ản xuất nhỏ 4. Vật liệu ban đầu còn phụ
t h u ộc
Các Chiến Lược WO Các Chiến Lược WT
CHệễNG IV
THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Khái niệm và vai trò của thông tin quản trị 1. Khái niệm
Là tin tức cần thiết ở trong hay ngoài doanh nghieọp.
Cần cho việc ra quyết định hay giải quyết vấn đề.
Mô hình thông tin liên lạc
tưởngÝ Mã hóa
Chuyeồn thoâng
tin
Tieáp
nhận Giải
mã Nhận
thức Nhieãu
Phản hồi
Người gửi
Người tạo ra nguồn tin,
Phát đi những thông tin đến người nhận.
Là người khởi xướng của tiến trình truyền thông
Mã hoá là chuyển những tư tưởng, ý định muốn truyền đạt thành những ký hiệu ngôn ngữ nhất định - gọi là thông điệp.
07/09/2016 Năm học 2011-2012 102
Thông điệp
Thông điệp bao gồm những ký hiệu bằng chữ viết, bằng lời hoặc bằng cử chỉ hành động.
Thông điệp có các hình thức sau:
Thông điệp bằng lời nói: dùng lời nói để diễn đạt những thông tin cần cung cấp cho đối tượng.
Thông điệp bằng chữ viết
Thông điệp không lời: cử chỉ, hành động, hình ảnh
07/09/2016 Năm học 2011-2012 103
Người nhận là người tiếp nhận và giải mã thông điệp của người gửi.
Giải mã là chuyển dịch những thông điệp nhận được sang một hình thức có ý nghĩa (thành những ký hiệu, ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu được).
Giải mã và mã hóa đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, kinh nghiệm, văn hóa, giới tính.
104
Người nhận (người giải mã)
07/09/2016 Năm học 2011-2012
Phản hồi là những phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gửi.
Phản hồi được xem như là yếu tố then chốt cho sự thành công trong công việc, là yếu tố cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp được gửi đã được nhận một cách chính xác.
105
Thông tin phản hồi (phản hồi)
Thông tin phản hồi nên có những đặc tính sau:
◦ Thông tin phản hồi phải hữu ích.
◦ Thông điệp nên mang tính mô tả hơn là đánh giá.
◦ Nên cụ thể hơn là tổng quát.
◦ Nên đúng lúc, kịp thời.
◦ Không nên phản hồi dồn dập, quá nhiều.
106
Thông tin phản hồi (phản hồi)
07/09/2016 Năm học 2011-2012
Khi nhận được thông điệp của người gửi đã được giải mã thì người nhận tin sẽ hiểu được nội dung thông điệp của người gửi.
Do khả năng và trình độ khác nhau mà người nhận có thể hiểu nội dung thông điệp khác nhau.
107
Nhận thức
Thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’.
Nhiễu
Vai trò của thông tin
Cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết ủũnh.
Cung cấp thông tin thực hiện các chức năng quản trị.
Cung cấp thông tin phục vụ việc phân tích và dự báo.
Các chiều thông tin liên lạc trong doanh nghiệp
1. Thông tin liên lạc xuống dưới
Là dòng thông tin đi từ cấp trên xuống cấp dưới.
Chứa những mệnh lệnh và chỉ thị của cấp trên.
Phương tiện thực hiện bằng lời hoặc văn bản.
Các chiều thông tin liên lạc trong doanh nghiệp
2. Thông tin liên lạc lên trên
Là dòng thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên.
Chứa các báo cáo về hoạt động của cấp dưới.
Phương tiện thực hiện bằng lời hoặc văn bản.
Các chiều thông tin liên lạc trong doanh nghiệp
3. Thông tin liên lạc đan chéo
Là dòng thông tin giữa các bộ phận khác nhau.
Chứa thông tin trao đổi và hợp tác trong công việc.
Phương tiện thực hiện bằng lời hoặc văn bản.
Các phương tiện thông tin 1. Thông tin liên lạc bằng văn bản
ệu ủieồm :
Có thể lưu trữ hồ sơ lâu dài để tham khảo.
Chỉ cần soạn một bản và gửi cho nhiều người.
Có thể tiết kiệm chi phí.
Nhược điểm :
Phải lưu trữ một khối lượng giấy tờ lớn.
Không có sự phản hồi ngay lập tức.
Hiệu quả không cao nếu viết văn không tốt.
Các phương tiện thông tin
2. Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời
ệu ủieồm :
Tốc độ truyền tin và nhận phản hồi nhanh.
Có thể hỏi thêm để làm rõ vấn đề.
Làm cho người nghe cảm thấy họ quan trọng.
Nhược điểm :
Thường không tiết kiệm thời gian.
Không hiệu quả, nếu người nghe không lắng nghe.
Các phương tiện thông tin
3. Thông tin liên lạc không lời
Dùng nét mặt hay cử chỉ của cơ thể để thông tin.
Thông tin không lời để hỗ trợ sự thông tin bằng lời.
4. Thông tin bằng hình ảnh và đồ thị
Dùng các hình ảnh và đồ thị để thông tin.
Dùng để hỗ trợ thông tin bằng văn bản và bằng lời.
Nguyên nhân làm giảm hiệu quả thông tin
Không lập kế hoạch khi thông tin liên lạc.
Không cung cấp đầy đủ thông tin.
Không sử dụng ngôn ngữ rõ ràng.
Không diễn đạt thông tin tốt.
Bị mất mát thông tin, khi truyền tin.
Người nghe không tập trung lắng nghe.
Sự đe dọa của cấp trên đối với cấp dưới.
Người nhận tin không đủ thời gian chuẩn bị công vieọc.
Các biện pháp làm tăng hiệu quả thông tin
Người gửi nên sử dụng kênh phản hồi.
Người gửi cần dùng ngôn ngữ đơn giản.
Người nghe phải tích cực lắng nghe.
Tìm hiểu cơ sở vật chất và đối tượng nhận tin.
Cung cấp thông tin đầy đủ, cả phần chính và phụ.
Cung cấp thông tin hướng dẫn cho người nhận.
9/7/
201 6