Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu ( các bộ phận chức năng) và các cấp (cao, trung và cơ sở) tức là quan hàng dọc để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình , đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh vấn đề tổ chức cần được các nhà quản trị lưu ý.
Dick Cacsson, một nhà quản trị nổi tiếng của Mỹ nhận xét, có từ 70 đến 80% những khiếm khuyết trong quá trình thực hiện mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Trong tiến trình thực hiện chức năng tổ chức cần lưu ý các vấn đề sau đây.
2) Các nguyên tắc của tổ chức quản trị.
- Thống nhất chỉ huy:
Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
- Nguyên tắc gắn với mục tiêu:
Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc hiệu quả:
Bộ máy tổ chức phải xây dụng trên nguyên tắc giảm chi phí.
- Nguyên tắc cân đối:
Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.
- Nguyên tắc linh hoạt:
Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
II. to chuc quan tri:
Nhà quản trị phải dựa vào các nguyên tắc nêu ở phần trên và giải quyết các vấn đề mang tính lí luận sau:
Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất. Khi nói
“điều khiển một cách tốt đẹp nhất” chúng ta muốn nói đến việc nhà quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thoả đáng, có kết quả. Theo kinh nghiệm thì tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là khoảng từ 3 đến 7 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2-3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.
Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một xí nghiệp. Ví dụ: nếu xí nghiệp có 20 nhân viên, và tầm hạn quản trị là 20, thì xí nghiệp đó chỉ có 2 cấp: là giám đốc và nhân viên (hình 6.1); Ngược lại nếu tầm hạn quản trị trong xí nghiệp đó được xác định là 3 (tức là mỗi nhà quản trị chỉ có thể quản trị 3 người), thì tổ chức của xí nghiệp sẽ gồm đến 4 cấp (hình 6.2). Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp. Bộ máy có nhiều tầng là bộ máy tổ chức cao.
Hình 6.1: Tổ chức có 2 cấp
(20 nhân viên)
GIÁM Đ C
Hình 6.2: Tổ chức 4 cấp.
Qua ví dụ vừa nói, chúng ta thấy rằng với một số lượng cán bộ nhân viên bằng nhau, nếu xí nghiệp chọn tầm hạn quản trị rộng (tức là mỗi nhà quản trị phải điều khiển một số đông người), xí nghiệp sẽ có ít tầng nấc trung gian giữa giám đốc và công nhân,và bộ máy tổ chức của xí nghiệp sẽ có dạng thấp. Ngược lại nếu xí nghiệp chọn tầm hạn quản trị hẹp (tức là mỗi nhà quản trị chỉ điều khiển một số ít người), xí nghiệp sẽ có nhiều cấp trung gian và bộ máy tổ chức của xí nghiệp sẽ có dạng cao.
Thông thường chúng ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì làm chậm trễ và lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc trong xí nghiệp. Ai cũng muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian để có những bộ máy tổ chức gọn nhẹ.
Tuy nhiên như sự trình bày trên đây cho thấy, vấn đề các tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị.
Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc; ngược lại, nếu tầm hạn quản trị hẹp, sẽ có nhiều tầng nấc. Do đó, muốn giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộ máy tổ chức, cần phải xác định tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp.
Cần lưu ý rằng sự xác định này không thể chủ quan. Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, khi công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi, và cấp dưới được nhà quản trị cấp trên uỷ quyền hành động khá nhiều. Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn.
Trong trường hợp đó, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy là không tránh được. Và muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian, tức là mở rộng tầm hạn quản trị, phải giải quyết nhiều vấn đề căn bản khác, chứ không thể chỉ đơn giản bỏ bớt một vài cấp.
III. to chuc bo phan xi nghiep :
Mục đích của bài này là giới thiệu cùng các bạn cách thức thành lập các bộ phận trong xí nghiệp, và liên kết các bộ phận đó trong một cơ cấu tổ chức thống nhất được gọi là bộ máy tổ chức hay cơ cấu tổ chức của xí nghiệp.
Bố cục của bài gồm có 3 phần. Phần 1 trình bày định nghĩa cơ cấu tổ chức và những yếu tố tác động lên việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp. Phần 2 giới thiệu các tiêu chuẩn để thành lập các đơn vị nhỏ trong xí nghiệp và Phần 3 trình bày các mô hình tổ chức một xí nghiệp.
1. Khái niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của một cơ quan, xí nghiệp là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong cơ quan, xí nghiệp thành một thể thống nhất trong đó các bộ phận được giao phó những nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, dưới sự lãnh đạo tập trung của nhà quản trị cao cấp nhất trong cơ quan hay xí nghiệp đó.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, xí nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, có quan hệ phân công cụ thể, quyền hành và trách nhiệm rõ ràng sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của cá nhân và các bộ phận, hướng về sự hoàn thành mục tiêu chung. Ngược lại, nếu xí nghiệp hay cơ quan có một cơ cấu tổ chức không hợp lý, nhiệm vụ của các bộ phận trùng lắp nhau, quan hệ phân công, quan hệ quyền hành và trách nhiệm không rõ ràng, xí nghiệp hoặc cơ quan đó sẽ mất rất nhiều thì giờ và công sức để giải quyết các vấn đề nội bộ, tháo gỡ các vướng mắc về phân công, về quyền hành, về trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. Vì vậy, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xây dựng cho được một bộ máy tổ chức hợp lý và có hiệu quả, nếu muốn cơ quan, xí nghiệp hoàn thành được mục tiêu với hiệu quả cao. Các tác giả James Stoner và Charles Wankel đã định nghĩa rất xác đáng về chức năng tổ chức của nhà quản trị cho rằng công tác tổ chức là tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức.
Có 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay cơ quan mà nhà quản trị phải quan tâm. Hay nói một cách cụ thể trong tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức của xí nghiệp hay cơ quan, nhà quản trị phải căn cứ vào 4 yếu tố sau đây.
Các yếu tố đó là: (1) Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp; (2) bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội; (3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp và (4) Năng lực, trình độ của con người trong xí nghiệp đó.
a) Trước hết, cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà xí nghiệp phải hoàn thành. Trong một công trình nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của các xí nghiệp công nghiệp Mỹ, Alfred Chandler.Jr. đã đi đến kết luận khẳng định: “cơ cấu đi theo chiến lược” (Structure follows Strategy).
Chiến lược của một xí nghiệp có ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của xí nghiệp theo 3 lý do sau đây:
1. Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy.
2. Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó.
3. Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức.
b) Yếu tố thứ hai có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức của xí nghiệp là hoàn cảnh bên ngoài. Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thể là một trong 3 loại hình:
ổn định, thay đổi và xáo trộn. Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có những thay đổi đột biến: ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm luật pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh ít thay đổi, khoa học kỹ thuật mới ít xuất hiện v.v...
Tình hình kinh tế xã hội trên toàn thế giới hiện đại với sự thay đổi nhanh chóng về khoa học kỹ thuật cho thấy hiện nay khó để có một hoàn cảnh ổn định cho các công ty. Tuy nhiên không phải là không có những công ty, xí nghiệp đã giữ nguyên bộ máy tổ chức của họ trải qua đã trăm năm (như công ty E.E.Dickinson) với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ. Một hoàn cảnh thay đổi, trái lại, là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường
xuyên xảy ra đối với các yếu tố đã kể ở trên (sản phẩm, thị trường, luật pháp v.v...). Trong hoàn cảnh này, các nhà quản trị thường phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó. Nói chung, đó là những thay đổi có thể dự báo trước và không gây bất ngờ. Các văn phòng luật sư, các công ty cố vấn pháp luật thường phải luôn luôn bố trí lại cơ cấu tổ chức để thích nghi với các thay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ. Khi các đối thủ cạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kỹ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất, đó là lúc hoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnh xáo trộn.
Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau đó, cơ cấu tổ chức của các công ty cũng sẽ phải thay đổi để phù hợp. Burn và Stalker cho thấy rằng một bộ máy tổ chức có tính chất cứng nhắc tức là trong đó, nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ trên xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định. Trái lại, trong một hoàn cảnh xáo trộn, một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt tức là trong đó, con người làm việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi người, không phân chia nhiệm vụ, cấp bậc thì lại phù hợp với hoàn cảnh xáo trộn.
c) Cơ cấu và công nghệ sản xuất: Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của xí nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Cuộc nghiên cứu nổi tiếng nhất xác định mối quan hệ giữa cơ cấu và công nghệ, là cuộc nghiên cứu của Joan Woodward tại South Essex trong thập niên 60. Khởi thủy, cuộc nghiên cứu nhằm tìm mối quan hệ giữa thành quả quản trị với việc ứng dụng các nguyên tắc tổ chức (ví dụ, tầm hạn quản trị). Các cuộc điều tra cho thấy không có mối quan hệ nào giữa hai yếu tố trên, nhưng lại tìm thấy mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức của xí nghiệp với công nghệ sản xuất mà xí nghiệp ứng dụng. Woodward đã cho thấy rằng những xí nghiệp có công nghệ sản xuất và quy trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường độ cao. Woodward cũng cho thấy rằng tầm hạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cũng như ở xí nghiệp có công nghệ tinh vi và hiện đại.
Trái lại, trong các xí nghiệp làm theo lối dây chuyền, vì công nghệ đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát công việc của một số đông công nhân. Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện đại, thì số lượng viên chức thư ký văn phòng lại càng tăng để làm các công việc giấy tờ, các công việc bảo trì v.v...
d) Cuối cùng con người trong xí nghiệp cũng là một yếu tố có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức là các nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách. Ngoài các nhà quản trị, cơ cấu tổ chức thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong xí nghiệp. Như đã trình bày, tầm hạn quản trị, một yếu tố quyết định bộ máy tổ chức có nhiều hay ít cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của con người trong mỗi xí nghiệp.
2. Sự thành lập các bộ phận nhỏ trong xí nghiệp.
Như chúng ta đã biết, khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức để cùng hoàn thành mục tiêu chung, mỗi người, mỗi bộ phận phải được phân công để thực hiện những công việc cụ thể. Sự phân công đưa đến việc thành lập nên những bộ phận, có thể chỉ gồm 1 người hay có thể gồm nhiều người để thực hiện những nhiệm vụ đã được phân công.
Người ta có thể tiến hành phân công và tạo nên các bộ phận theo các tiêu chuẩn sau đây:
1. Phân công và thành lập đơn vị theo số lượng nhân viên, tức là tách những nhân viên làm những công việc như nhau trong xí nghiệp thành những bộ phận, ví dụ các tổ, và đặt dưới quyền quản trị của một tổ trưởng. Tiêu chuẩn này là tiêu chuẩn xưa nhất trong các tiêu chuẩn được áp dụng để thành lập đơn vị, nhưng chỉ phù hợp khi công việc của mọi người đều giống nhau. Vì vậy, tiêu chuẩn này càng ngày càng ít được áp dụng do sự chuyên môn hóa ngày càng cao trong xã hội hiện đại.
2. Phân công và thành lập đơn vị theo thời gian làm việc, cũng là một cách thức được áp dụng lâu trong lịch sử và hiện vẫn còn được áp dụng khá phổ biến trong các cơ sở sản xuất kinh doanh dưới hình thức các ca kíp theo giờ, ngày, ca đêm, ca ba v.v...
3. Phân công và thành lập đơn vị theo các chức năng hay nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, xí nghiệp, là cách thức được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Ví dụ trong một xí nghiệp có thể thành lập nên 4 bộ phận để đảm nhiệm 4 chức năng chủ yếu là Marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chánh. Trong mỗi bộ phận đó, lại tiếp tục và phân công và thành lập những đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu tiếp thị, đơn vị nhỏ lo việc tuyên truyền quảng cáo, đơn vị nhỏ lo việc quản trị kế hoạch tiếp thị v.v... ưu điểm của công thức này là bảo đảm sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, cách thức này có nhược điểm là thường các đơn vị mãi mê theo đuổi chức năng riêng của mình, và quên mục tiêu chung của toàn xí nghiệp.
4. Phân công và thành lập đơn vị theo lãnh thổ là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địa bàn khá rộng, và thường khi kinh doanh những sản phẩm giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ các phòng thương nghiệp ở Quận, Huyện. Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên cách thức này có nhược điểm là tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ (ví dụ, đơn vị ở địa phương nào cũng có bộ phận nghiên cứu tiếp thị), làm phát sinh nhiều chi phí cho xí nghiệp.
5. Phân công và thành lập đơn vị theo sản phẩm là cách thức tổ chức trong xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm. Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau. Các công ty xe hơi ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại xe hơi, là một ví dụ về cách thức này. Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh; nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ.
6. Phân công và thành lập đơn vị theo khách hàng phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt nhau của từng loại khách hàng. Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các cơ sở kinh doanh, và ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chánh sự nghiệp. Chương trình Đào tạo từ xa của viện Đại học dành cho các sinh viên không thể thường xuyên đến trường, là một ví dụ của cách thức tổ chức này.
7. Cách thức phân công và thành lập đơn vị cuối cùng mà một xí nghiệp có thể sử dụng là theo quy trình hay thiết bị. Cách thức phân chia này có thể được minh họa bằng ví dụ xí nghiệp tổ chức nên bộ phận phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phận vi tính.