I.1 KHÁI NIỆM.
Như đã biết, điều khiển là một trong những chức năng chung và khâu quan trọng để các nhà quản trị tổ chức thực hiện các mục tiêu đã vạch ra.
Điều khiển thường được hiểu là những hoạt động có liên quan đến việc hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc và thúc đẩy các thành viên thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất.
Với cách hiểu đó, chúng ta có thể rút ra 3 nội dung chính của chức năng điều khiển như sau:
Sau đây chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn 3 nội dung trên của chức năng điều khiển
1.1. Việc tuyển chọn, hướng dẫn, đào tạo và sử dụng con người trong tổ chức.
Trước hết, có thể nói, đây là công việc nhằm tìm kiếm được những con người có khả năng và trình độ phù hợp để các nhà quản trị giao những nhiệm vụ và công việc nhất
N i dung chính c a ch c năng đi u khi n trong qu n tr
Ho t đ ng liên quan liên quan đ n công tác đ ng viên con ng i trong t ch c.
Nh ng ho t đ ng liên quan đ n tuy n ch n, h ng d n đào t o và s d ng con ng i trong t ch c.
Ho t đ ng liên quan đ n vi c lãnh đ o và phong cánh lãnh đ o và s d ng con ng i trong t ch c.
định. Do đó nếu công việc này không được tiến hành tốt, tổ chức khó có khả năng thực hiện các mục tiêu của mình với hiệu quả cao.
Khi thực hiện các công việc có liên quan đến nội dung này, các nhà quản trị cần lưu ý thực hiện tốt các vấn đề sau đây:
a. Cần xác định được chính xác nhu cầu nhân lực và nhu cầu đào tạo của tổ chức trong từng giai đoạn và từng công việc cụ thể.
b. Cần xác định được các yêu cầu của từng công việc và trên cơ sở đó, xây dựng các tiêu chuẩn cần có ở người thực hiện. Các yêu cầu và tiêu chuẩn này, một mặt đòi hỏi phải hợp lý, mặt khác càng cụ thể càng tốt.
c. Cần lựa chọn các hình thức, nội dung và thời hạn huấn luyện và đào tạo phải phù hợp với từng công việc và từng đối tượng cụ thể. Trên thực tế để thực hiện huấn luyện đào tạo đều đòi hỏi những chi phí nhất định.
Do đó, các nhà quản trị phải cân nhắc, tính toán để đảm bảo tính hiệu quả và tính tác dụng thực sự của các công việc này.
1.2. Động viên các thành viên thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức.
Việc thực hiện nhiệm vụ được giao của người lao động, nói chung được qui định bởi 3 yếu tố: năng lực, điều kiện làm việc và mức độ động viên. Từ đó cho thấy mức độ động viên là một yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, các nhà quản trị phải biết động viên nhân viên để kính thích sự nỗ lực và nhu cầu
“muốn làm việc” của họ.
Để động viên nhân viên một cách có hiệu quả, các nhà quản trị cần phải xác định các yêu cầu, các giá trị của người lao động và các công việc giúp họ thỏa mãn được các nhu cầu, giá trị của mình....
Để đạt được điều đó các nhà quản trị phải đạt được các điều kiện sau:
A. Cần hiểu và nắm được nội dung của các thuyết động viên.
Cụ thể là:
a. Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow.
Trong hệ thống lý thuyết về quản trị và động viên, thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow là thuyết được nhiều nhà quản trị chú ý:
Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu của con người được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ thấp tới cao về tầm quan trọng. Cụ thể được sắp xếp theo năm bậc như sau: ( Xem sơ đồ số 7.2)
Sinh lý
T th hi n T tr ng
Xã h i An toàn
Nhu caàu caáp thaáp Nhu caàu
caáp cao
Sơ đồ số 7.2 : Trình tự sắp xếp nhu cầu của Maslow
Để hiểu được sơ đồ số 7.2 cần lưu ý đến các khái niệm sau:
Những nhu cầu cơ bản: (hay nhu cầu sinh lý) Là những nhu cầu đảm bảo cho con người tồn tại như: ăn, uống, nghỉ ngơi, mặc, tồn tại, phát triển nòi giống và các nhu cầu khác của cơ thể.
Những nhu cầu về an toàn và an ninh: Là các nhu cầu của con người đảm bảo được an toàn, không bị đe dọa.
Những nhu cầu về xã hội: là các nhu cầu về tình yêu được bạn bè, xã hội....chấp nhận
Những nhu cầu tự trọng: Là các nhu cầu về tự trọng, tôn trọng người khác, được người khác tôn trọng, danh dự, địa vị ...
Những nhu cầu tự thể hiện: Là các nhu cầu về chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng tạo, hài hước ...
Maslow đã chia các nhu cầu thành hai cấp: cấp cao và cấp thấp.
Các nhu cầu cấp thấp là các nhu về sinh lý và an toàn, an ninh. Các nhu cầu cấp cao là các nhu cầu xã hội, tự trọng và tự thể hiện. Sự khác biệt giữa hai loại nhu cầu này là các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn chủ yếu từ bên ngoài, trong khi các nhu cầu cấp cao được thỏa mãn chủ yếu từ nội tại con người.
Maslow cho rằng, các nhu cầu ở cấp thấp thường dễ hơn thỏa mãn các nhu cầu từ cấp cao, vì các nhu cầu cấp thấp là có giới hạn và có thể thỏa mãn từ bên ngoài. Ông cho rằng các nhu cầu thỏa mãn từ cấp thấp là động lực thúc đẩy con người và nó là nhân tố động viên con người rất quan trọng. Khi các nhu cầu này được thỏa mãn không còn là yếu tố động viên được nữa, các nhu cầu ở cấp cao hơn sẽ xuất hiện.
Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow đã chỉ ra rằng, muốn động viên nhân viên, đòi hỏi các nhà quản trị phải hiểu họ đang ở cấp độ nhu cầu nào. Từ đó, các nhà quản trị phải đưa ra giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động và đồng thời đảm bảo các mục tiêu tổ chức được thực thiện.
b. Thuyết của David Mc Clelland:
David Mc Clelland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh và nhu cầu quyền lực.
Nhu cầu thành tựu: Người có nhu cầu thành tựu cao là người luôn muốn công việc được giải quyết tốt hơn. Họ muốn vượt qua khó khăn, trở ngại và thích các công việc mang tính thách thức. Những người có nhu cầu thành tựu cao, muốn được động viên, sẽ làm việc tốt hơn.
Nhu cầu liên minh: Người có nhu cầu này mạnh sẽ làm việc tốt ở những loại công việc tạo ra sự thân thiện và có quan hệ xã hội.
Nhu cầu quyền lực: Là nhu cầu kiểm soát và ảnh hưởng đến môi trường làm việc của người khác. Một số người cho rằng nhà quản trị thành công là người thường có nhu cầu quyền lực mạnh nhất, kế đến là nhu cầu thành tựu và sau cùng là nhu cầu liên minh.
c. Thuyết E.R.G:
Clayton Alderfer giáo sư đại học Yale đã tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu của Maslow đưa ra kết luận của mình. Ông đồng ý với các nhà nghiên cứu khác cho
rằng: hành động của con người bắt nguồn từ nhu cầu. Song, theo ông con người cùng một lúc theo đuổi ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ, và nhu cầu phát triển.
Nhu cầu tồn tại: bao gồm những đòi hỏi vật chất tối cần thiết cho nhu cầu tồn tại của con người. Nhóm nhu cầu này có nội dung giống nhu cầu sinh lý và
nhu cầu an toàn của Maslow.
Nhu cầu quan hệ: là những quan hệ và tương tác qua lại giữa các cá nhân.
Nhu cầu quan hệ bao gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng (được tôn trọng).
Nhu cầu phát triển: là đòi hỏi bên trong của mỗi con người cho sự phát triển cá nhân. Nó bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng (tự trọng và tôn trọng người ).
Điều khác biệt của thuyết này là: Alderfer cho rằng cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn tất cả các nhu cầu chứ không phải chỉ một nhu cầu như quan điểm của Maslow. Hơn nữa, Thuyết này còn cho rằng khi một nhu cầu nào đó bị cản trở và không được thỏa mãn thì con người có xu hướng dồn nỗ lực của mình sang thỏa mãn nhu cầu khác.
d. Thuyết nhân tố của Herzberg.
Herzberg đã phát triển thuyết động viên của ông ta bằng cách đề nghị các chuyên gia làm việc trong các xí nghiệp công nghiệp liệt kê các nhân tố làm họ thỏa mãn và các nhân tố làm cho họ động viên cao độ. Đồng thời, yêu cầu họ liệt kê các nhân tố mà họ không được động viên và bất mãn. Herzberg cho rằng có một số nhân tố có liên quan đến sự bất mãn và được gọi là các nhân tố duy trì hay lưỡng tính và các nhân tố liên quan đến động viên người lao động làm việc tích cực và chăm chỉ hơn. Nếu các yếu tố động viên giải quyết không tốt sẽ tạo ra tình trạng không thỏa mãn, nhưng chưa chắc đã tạo ra sự bất mãn. Còn đối với các nhân tố duy trì thì có thể tạo ra tình trạng không bất mãn, nhưng chưa chắc đã có tình trạng thỏa mãn.
Quan điểm của Herzberg được thể hiện ở sơ đồ sau:
CÁC NHÂN T NH H NG
CÁC NHÂN T DUY TRÌ CÁC NHÂN T C Đ NG
CON NG I
Không có s b t
mãn
Không đ ng viên
B t mãn
Ảnh h ng tiêu c c
Th a mãn
Đ ng viên tích c c
Không th a mãn
Không có s b t
mãn
Đúng Sai
K t qu K t qu K t qu K t qu
Đúng Sai
Sơ đồ 7.3: ảnh hưởng của các nhân tố trong thuyết Herzberg
Từ thuyết hai nhân tố của Herzberg có thể rút ra được những kết luận bổ ích sau đây với các nhà quản trị.
- Những nhân tố làm thỏa mãn những người lao động khác với các nhân tố tạo ra sự bất mãn của họ. Vì vậy, các nhà quản trị không thể mong đợi sự thỏa mãn người lao động bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây sự bất mãn.
- Việc động viên nhân viên đòi hỏi phải giải quyết thỏa đáng đồng thời cả hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, không thể chỉ chú trọng một nhóm nào cả.
e. Thuyết về sự công bằng:
Người lao động trong tổ chức muốn được đối xử một cách công bằng. Họ có xu hướng so sánh những đóng góp và phần thưởng của họ với những người khác.
Trong quá trình so sánh họ thường có đánh giá cao cống hiến của mình và đánh giá cao cao phần thưởng mà người khác nhận được.
Khi không có sự không công bằng, người lao động thường có xu hướng chấp nhận và chịu đựng. Song, sự không công bằng này kéo dài sẽ dẫn họ đến sự bất mãn, phản ứng lại thậm chí họ sẽ ngừng việc. Do đặc điểm này, nhà quản trị phải luôn quan tâm tới nhận thức của người lao động về sự công bằng.
B. Biết lựa chọn và ứng dụng các hình thức động viên cho phù hợp với từng đối tượng, từng tổ chức cụ thể:
Trên thực tế việc động viên có thể được thực hiện qua nhiêu hình thức như:
- Động viên thông qua việc thiết công việc quản lý, như: bố trí người đúng việc, tăng tính hấp dẫn của công việc....
- Động viên thông qua phần thưởng.
- Động viên thông qua lôi kéo sự tham gia của người lao động vào công tác quản lý, vào qua trình bàn bạc giải quyết vấn đề.
- Động viên thông qua các hình thức, như: tổ chức đi nghỉ mát, giúp đỡ gia đình của các thành viên tập thể...
1.3. Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo.
a. Lãnh đạo:
Kết quả nghiên cứu và thực tiễn đều cho thấy rằng, nhà quản trị cần có sự hiểu biết về lãnh đạo và phong cách lãnh đạo mới có thể thực hiện tốt các chức năng quản trị nói chung và chức năng điều khiển nói riêng.
Theo tiến sĩ Yves Enregle, lãnh đạo là làm cho người làm việc và hiểu biết công việc để họ thực hiện.
Với cách hiểu đó để hoàn thành được chức năng của mình, người lãnh đạo cần có các điều kiện sau :
Phải hiểu biết công việc và biết lắng nghe mọi người
Phải có những phẩm chất cá nhân, như: Điềm tĩnh, trung thực, nhiệt tình,...
Có uy tín trong tập thể
Có năng lực tổ chức giao tiếp v.v...
Trên thực tế mỗi nhà quản trị thực hiện việc lãnh đạo theo một cách riêng của mình.
Theo giáo sư Rober Blake và nữ giáo sư Jane Mouton có 5 cách lãnh đạo và đó là A,B,C,D và E. Nội dung của các hình thức lãnh đạo này được giải thích trong sơ đồ:
Sự quan tâm Y
của nhà quản D C
trị đến con người
B
A E
X 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sự quan tâm của nhà lãnh đạo đến công việc
Sơ đồ số 7.4
A. Là loại lãnh đạo, trong đó nhà quản trị ít quan tâm đến công việc và con người.
D. Là loại lãnh đạo, trong đó nhà quản trị quan tâm tối đa đến con người, nhưng ít quan tâm đến công việc.
E. Là loại lãnh đạo, trong đó nhà quản trị quan tâm tối đa đến công việc nhưng ít quan tâm đến con người.
B. Là loại lãnh đạo, trong đó nhà quản trị quan tâm đến cả hai, tức là vừa công việc và vừa con người.
C. Là loại lãnh đạo, trong đó nhà quản trị quan tâm tối đa đến con người và công việc. Đây là loại lãnh đạo lý tưởng.
b. Phong cách lãnh đạo:
Phong cách lãnh đạo là cách thức theo đó người lãnh đạo cư xử đối với những người dưới quyền và phạm vi các vấn đề mà họ được phép ra quyết định.
Nếu khái quát lại, trên thực tế thường có phong cách lãnh đạo phổ biến sau đây:
- Phong cách độc đoán (hoặc độc tài): Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo sẽ trực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền.
- Phong cách dân chủ: Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo ra quyết định trên cơ sở bàn bạc, trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới.
- Phong cách tự do: Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo cho phép người dưới quyền ra quyết định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra các quyết định của tổ chức.
Đặc điểm của các phong cách trên có thể biểu diễn bằng hình sau:
Hình 7.5: Đặc điểm của 3 phong cách lãnh đạo
Hình 7.5 : Đặc điểm của ba phong cách lãnh đạo
Trên đây là ba phong cách lãnh đạo cơ bản. Mỗi phong cách có những ưu điểm, nhược điểm. Các nhà chuyên môn không chỉ thỏa mãn với việc miêu tả ba phong cách cơ bản này không thôi. Họ còn so sánh và cố gắng định ra giá trị của chúng. Và nhìn chung, họ nhất trí rằng phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách tốt nhất.
Tuy nhiên, thực tế chứng tỏ rằng trong một vài trường hợp, phong cách lãnh đạo thành công trong lúc hai phong cách kia thất bại; phong cách dân chủ hoặc phong cách tự do, trong một điều kiện phù hợp, sẽ mang lại kết quả khả quan hơn hai phong cách còn lại.
Điều này hoàn toàn có thật, dù cho nhiều người nói rằng phong cách tự do sẽ không bao giờ mang lại kết quả.
Một nhà lãnh đạo có thể sử dụng bất cứ phong cách nào trong ba phong cách này.
Người ta thường hay nghĩ rằng khi một ai đó đã chọn một trong ba phong cách này thì khó có thể sử dụng phong cách khác. Điều đó thật sai lầm. Nghệ thuật lãnh đạo là sự uyển chuyển, biết sử dụng phong cách nào một cách đúng lúc. Vì vạy nhiệm vụ của nhà quản trị là học hỏi những phong cách lãnh đạo khác nhau để có thể linh hoạt khi sử dụng chúng đối phó với những điều kiện và con người khác nhau trong công tác. Với việc áp dụng một cách thành thạo ba chìa khóa cơ bản này-phong cách lãnh đạo độc tài, dân chủ, và tự do-sẽ đưa nhà quản trị đến ngưỡng cửa của sự thành công
c. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phong cách lãnh đạo.
Như trên đã nói, việc sử dụng phong cách lãnh đạo không phải là cứng nhắc, cho thích hợp. Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu phụ thuộc vào những yếu tố dưới đây:
(1) Chọn một phong cách lãnh đạo phù hợp với từng cá nhân dưới quyền.
M c đ tham gia c a ng i d i quy n trong quá trình ra quy t đ nh M c đ tham gia c a c p lãnh đ o
trong quá trình ra quy t đ nh
Đ c đoán T do