Chương 9. KIỂM TRA I. Tiến trình kiểm tra
II. Các hình thức kiểm tra
Kiểm tra có vai trò quan trọng, bao trùm toàn bộ quá trình quản trị và được tiến hành khi và sau khi thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch.
2.1. Kiểm tra lường trước
Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.
Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường trước.
Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra này. Harold Koontz phân tích rằng thời gian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần có hiệu quả.
Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắc những vấn đề nảy sinh nếu không tác động kịp thời. Nhiều nhà quản trị thông qua những dự đoán cẩn thận và được lập lại khi có những thông tin mới để tiến hành đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổi về chương trình để có thể dự đoán tốt hơn.
Sau đây là một số các kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai:
ê Dự bỏo mại vụ kết hợp với kế hoạch xỳc tiến bỏn hàng (sales promotion) nhằm tăng cường doanh số kỳ vọng của công ty đối với một sản phẩm hay một đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU: Strategic Business Unit) nào đó.
ê Phương phỏp sơ đồ mạng lưới cũn gọi là kỹ thuật duyệt xột và đỏnh giỏ chương trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhà quản trị lường trước các vấn đề phát sinh trong các lãnh vực chi phí hoặc phân bổ thời gian, và có biện pháp ngăn chặn ngay từ đầu các hao phí về tài chánh hoặc về thời gian.
ê Hệ thống cỏc đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt (vớ dụ cho trong hình
9.2), hoặc về mức dự trữ hàng hóa.
ê Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật cụng trỡnh. Thớ dụ kiểm tra nhiệt độ trước khi luồng nước chảy ra vòi.
ê Kiểm tra lường trước trong cỏc hệ thống phản ứng của con người.Thớ dụ người thợ săn sẽ luôn luôn ngắm đoán trước đường bay của chú vịt trời để điều chỉnh thời gian giữa lúc bắn và lúc viên đạn trúng đích. Hoặc một người đi xe máy, muốn giữ tốc độ không đổi thì thường không đợi cho đồng hồ báo tốc độ giảm mới gia tăng tốc độ khi đang lên dốc. Thay vào đó, khi biết rằng đồi dốc chính là một đại lượng gây nên sự giảm tốc độ, người lái xe đã điều chỉnh tốc độ bằng cách tăng ga để tăng tốc trước khi tốc độ giảm xuống.
2.2. Kiểm tra đồng thời
Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra.
Loại hình kiểm tra này còn có những danh xưng khác: Kiểm tra đạt/không đạt (Yes/no control). Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision). Khi một quản trị viên xem xét trực tiếp các hoạt động của thuộc viên, thì ông ta có thể đánh giá (hoặc thẩm định) việc làm của thuộc viên, đồng thời điều chỉnh ngay các sai
(corrective action), thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít nhất.
Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời. Thí dụ: Hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi một phép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho ta biết nhập liệu là sai. Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo cho ta biết tại sao lệnh đó sai.
Lợi Nhuận trước Thuế
Sự Giảm Giá
Chi phí về vốn
Tiền Nộp Thuế
Mức vay Ngân Hàng Các Khoản cần phải Thanh Toán Khối
Lượng Bán
Chí Phí Lao Động Trực Tiếp
Chi Phí Bắt Buộc của Nhà Máy
Chi Phí Vật Liệu
Chi Phí Bán Hàng
Chi Phí Quản Lý
Mức Tiền Mặt có ngày 1/1/2005
Mức Tiền Mặt mong muốn ngày 1/4/2005
Các Khoản có Khả Năng
Thu Hồi
Mức Dự Trữ
Lượng Mua Giao
Nhận
Mức Sử Dụng Vật Liệu trong Nhà Máy
Lượng Hàng vào từ Sản Phẩm của Nhà Máy
Những Thay Đổi Sản Phẩm
Dự Kiến
Phân Phối cho Khách Hàng
Hình 9.2. Ví dụ về hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt
2.3. Kiểm tra phản hồi
Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. Hình 9.3 chỉ ra vòng phản hồi kiểm tra. Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra. Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó. Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lường trước lẫn kiểm tra đồng thời.
ê Thứ nhất, nú cung cấp cho nhà quản trị những thụng tin cần thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị. Nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra rằng không có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu. Ngược lại, sự phát hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn.
Xác Định Những Sai Lệch
So Sánh Thực Tế với các Tiêu Chuẩn
Đo Lường Kết Quả Thực Tế
Kết Quả Thực Tế
Phân Tích Nguyên Nhân
Sai Lệch
Chương Trình Hoạt Động Điều Chỉnh
Thực Hiện
Điều Chỉnh Kết Quả Mong Muốn
Hình 9.3. Vòng Phản Hồi Kiểm Tra
ê Thứ hai, kiểm tra phản hồi cú thể giỳp cải tiến động cơ thỳc đẩy nhõn viên (employee motivation) làm việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong công ty những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai.