7. Kết cấu luận văn
3.2. Giải pháp tăng cường tạo động lực làm việc của viên chức Khối Văn phòng, Ban
3.2.1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, các cơ quan chức năng về tầm quan trọng của động lực làm việc và tạo động lực làm việc cho viên chức Khối Văn phòng, Ban
Chính vì động lực làm việc có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả làm việc của tổ chức hành chính, nên tạo động lực làm việc luôn được quan tâm ở bất cứ tổ chức nào. Đây được coi là một trong những chức năng quan trọng của nhà quản lý, là yếu tố mang tính quyết định hiệu quả làm việc và khả năng cạnh tranh của tổ chức, cho dù đó là tổ chức của nhà nước hay tổ chức tư. Đối với bất cứ quốc gia nào, việc tạo động lực cho đội ngũ công chức, viên chức có tầm quan trọng đặc biệt, vì họ là bộ phận quan trọng quyết định đến hiệu lực, hiệu quả của bộ máy nhà nước. Động lực có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cá nhân và tổ chức.
Cơ quan nhà nước là những tổ chức do nhà nước thành lập để thực thi quyền lực nhà nước, hoạt động mang tính phục vụ công với nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước. Nếu thiếu động lực làm việc, quyền lực và pháp luật của nhà nước có thể bị vi phạm, cơ quan nhà nước hoạt động không những không hiệu quả, gây lãng phí lớn cả về tài lực lẫn vật lực mà còn làm giảm niềm tin của nhân dân vào nhà nước.
Hoạt động tạo động lực có thể diễn ra khi lãnh đạo hiểu rõ vai trò cũng như tầm quan trọng của nó trong việc tạo động lực cho người lao động và quyết định thực hiện nó. Đây là một điều kiện quan trọng để các biện pháp tạo động lực được thực hiện và phát huy hiệu quả.
Lãnh đạo Khối Văn phòng, Ban cần nâng cao nhận thức và trách nhiệm hơn nữa trong việc tạo động lực làm việc cho các viên chức. Cơ quan cần chú trọng đến việc khen thưởng cho viên chức về cả vật chất, tinh thần và địa vị
78
cho họ. Viên chức hoàn thành tốt công việc hoặc có các sáng tạo trong công việc cần được khen thưởng ngay, kịp thời bằng các hình thức khác nhau. Công tác cán bộ cũng là một vấn đề cần phải được lãnh đạo Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam xem xét, điều chỉnh cho hợp lý, phải có kế hoạch, định hướng rõ ràng để bản thân các viên chức yên tâm công tác.
Trong thời gian tới, Khối Văn phòng, Ban nên đánh giá thường xuyên hơn các hoạt động tạo động lực cũng như mức độ thỏa mãn của viên chức với các hoạt động tạo động lực đó. Từ đó giúp cho các nhà lãnh đạo nắm bắt được mức lao động và những mong muốn, nguyện vọng của viên chức để đưa ra những giải pháp thích hợp để tạo động lực cho viên chức.
3.2.2. Đổi mới phong cách và lề lối làm việc của lãnh đạo; xây dựng môi trường làm việc thân thiện, thuận lợi cho viên chức Khối Văn phòng, Ban
Kinh nghiệm và phong cách lãnh đạo tác động trực tiếp đến động lực tinh thần của nhân viên. Một lãnh đạo có kinh nghiệm sẽ biết cách làm việc hiệu quả với các nhân viên khác nhau, với tâm lý và khát vọng khác nhau.
Cần áp dụng phương pháp dân chủ ở tất cả các cấp trong Khối Văn phòng, Ban. Bên cạnh đó rèn luyện cho các viên chức dưới quyền có năng lực tự giải quyết các vấn đề phát sinh trong địa phận của mình. Lãnh đạo Khối Văn phòng, Ban cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của viên chức và tạo điều kiện cho viên chức được có điều kiện tự chủ trong công việc của mình. Thực hiện quy chế thưởng, phạt một cách công bằng, khách quan bằng cách dựa vào các bản đánh giá công việc, công khai tới từng viên chức để họ có thể có ý kiến phản hồi. Một khi viên chức cảm thấy mình được đối xử công bằng họ sẽ có tâm trạng thoải mái vui vẻ làm việc và tin tưởng vào người quản lý. Cần tham khảo những ý kiến của các tổ chức đại diện cho người lao động như Công đoàn trước khi đưa ra những quyết định có liên quan đến viên chức.
79
Để thực hiện được các nhiệm vụ của người lãnh đạo thì điều kiện cần là họ phải có chuyên môn cần thiết, phù hợp với từng cương vị lãnh đạo của mỗi người. Bên cạnh đó mỗi nhà lãnh đạo cần xây dựng cho mình phương pháp làm việc khoa học cũng như phải có nghệ thuật làm việc với con người. Nhà lãnh đạo phải có kinh nghiệm giao tiếp và giải quyết thực tế để sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra trong công việc.
Môi trường làm việc ảnh hưởng vô cùng lớn tới tâm lý của các viên chức và hiệu quả làm việc của họ. Cơ quan nên quan tâm đến các giải pháp để tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái cho viên chức của Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, đó là:
- Kịp thời sửa chữa các trang thiết bị máy móc, đảm bảo luôn hoạt động tốt. Thường xuyên kiểm tra, bảo quản và kiểm kê tài sản theo định kỳ.
- Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tạo điều kiện cho viên chức trong giờ giấc làm việc, tự chủ trong công việc sẽ giúp họ có thêm thời gian nghiên cứu, tìm hiểu nhằm nâng cao trình độ chuyên môn.
- Đảm bảo nguồn kinh phí để duy trì các hoạt động của các phòng, ban.
- Tạo bầu không khí làm việc thoải mái, nêu cao tinh thần đoàn kết, tương thân tương ái giúp đỡ lẫn nhau trong cơ quan nhằm xây dựng một đặc trưng riêng của Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Từ đó tạo nên một niềm tự hào ở mỗi cá nhân viên chức khi được làm việc trong cơ quan, tạo nên sự hứng khởi khi bản thân mình được cống hiến cho sự phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói chung cũng như sự phát triển của Khối Văn phòng, Ban nói riêng.
3.2.3. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ chế, chính sách khuyến khích về vật chất và tinh thần đối với viên chức một cách công bằng và minh bạch
Ở nước ta hiện nay, giải pháp cho vấn đề lương, thưởng cho công chức, viên chức vẫn luôn gặp những trở ngại, khó khăn, vướng mắc. Giải pháp tăng lương theo lộ trình được áp dụng trong những năm vừa qua về thực chất chỉ là
80
bù đắp mức tăng giá tiêu dùng chứ không thực sự làm tăng lương thực chất cho công chức, viên chức.
Thực tế trong những năm gần đây, mức tăng lương chỉ là để bù đắp mức tăng giá tiêu dùng, chứ chưa thể nói đến việc nâng cao mức sống cho cán bộ, công chức. Các giải pháp như tinh giảm biên chế cũng không đạt kết quả như mong muốn. Những cải cách của chế độ tiền lương đang áp dụng hiện nay thậm chí bị đánh giá là “làm một bài toán ngược” khi sử dụng miếng bánh ngân sách nhà nước là một biện pháp duy nhất để định hướng cải cách chế độ tiền lương. Trên thực tế, cách làm này đã dẫn đến thất bại và nhiều hệ lụy cho các chính sách quản lý nhân sự mà vẫn không tạo được động lực cho công chức, viên chức. Tiền lương cho công chức, viên chức vẫn thấp, không đảm bảo được cuộc sống của họ. Tuy nhiên, trong khi tiền lương không đủ sống, thì thu nhập ngoài lương dường như lại là lý do chính để thu hút lao động vào các cơ quan hành chính nhà nước. Đây chính là nguyên nhân của tình trạng tham nhũng, tiêu cực trong nền công vụ, bởi những công chức, viên chức thực thi công vụ vì những lý do vụ lợi cá nhân (từ biếu xén, cơ chế xin - cho, cơ chế ăn chia…). Phần thu nhập ngoài lương này cho đến nay rất khó để có thể thống kê, đánh giá, định lượng.
Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam với đặc thù là đơn vị hành chính sự nghiệp của Nhà nước, nên việc tăng lương ngoài khung quy định cũng không phải dễ dàng áp dụng. Bởi vậy, chính sách về tiền lương cần được thực hiện trong khuôn khổ cho phép của Nhà nước và thực hiện một cách công bằng trên cơ sở khuyến khích gia tăng thu nhập hợp lệ cho viên chức. Một trong những căn cứ để thực hiện tốt chính sách về tiền lương đó là việc xây dựng đề án vị trí việc, để xác định rõ công việc, trách nhiệm của từng vị trí, từng cá nhân; từ đó có được các chính sách trả lương và khuyến khích động lực làm việc của viên chức.
Một số giải pháp để xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ chế, chính sách khuyến khích về vật chất và tinh thần đối với viên chức:
81
- Sớm hoàn thiện đề án vị trí việc làm để xác định rõ những vị trí công việc và nhân sự của Khối Văn phòng, Ban làm căn cứ cho việc tính toán chính sách tiền lương công bằng, hợp lý.
- Thực hiện công tác nâng lương đúng hạn hoặc tạo điều kiện cho viên chức phấn đấu nâng lương trước thời hạn.
- Tạo điều kiện gia tăng thu nhập cho viên chức, bằng cách làm thêm giờ có trả công vào những đợt công việc cao điểm, đột xuất.
Bên cạnh đó, công tác xét thưởng cũng là một cách thức để tăng thu nhập hợp pháp cho người lao động, đồng thời khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả hơn. Công tác này thường được gắn sang nhân tố phúc lợi, nhưng ở đây, tác giả đề xuất như một biện pháp nằm trong chính sách tiền lương của Khối Văn phòng, Ban vì thực chất tiền thưởng là một khuyến khích tài chính, nó là khoản bổ sung cho tiền lương, cùng với tiền lương, tiền thưởng góp phần thỏa mãn nhu cầu vật chất cho viên chức và trong một giới hạn nhất định tiền thưởng được sử dụng như một biện pháp khuyến khích vật chất. Để thực hiện công tác này, Khối Văn phòng, Ban cần:
- Thực hiện quy trình đánh giá viên chức công khai, minh bạch trên cơ sở đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc … Các mức thưởng cần phải rõ ràng, gắn kết với kết quả công việc của từng vị trí việc làm của viên chức.
- Đa dạng các hình thức thưởng cho viên chức.
- Tăng tần suất thưởng, có thể theo thời gian (năm, quý, tháng) hoặc theo công việc hoặc theo định kỳ nâng lương. Tạo điều kiện cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ có thành tích trong các năm làm việc, được lãnh đạo hoặc các cơ quan tặng danh hiệu thi đua để thực hiện công tác nâng lương trước thời hạn nhằm nâng cao thu nhập của viên chức.
- Việc khen thưởng nên đúng lúc, kịp thời, có như vậy viên chức mới cảm nhận được sự quan tâm của nhà lãnh đạo đối với những cố gắng của mình trong công việc, qua đó tạo động lực cho họ để lặp lại những hành vi tích cực này hơn nữa.
82
- Việc khen thưởng phải gắn liền với kết quả thực hiện công việc, sự cố gắng tiến bộ của bản thân viên chức, tránh tình trạng chung chung. Nếu một phòng đạt thành tích xuất sắc thì ngoài việc khuyến khích phòng đó thì các cá nhân có liên quan cũng được động viên khen thưởng kịp thời.
- Việc xét thưởng phải tiến hành một cách công bằng, khách quan với các tiêu chí rõ ràng. Tính công bằng trong khen thưởng có tác dụng kích thích lòng nhiệt tình, hăng say làm việc, cống hiến. Nếu có sự không công bằng xảy ra sẽ dẫn đến tiêu cực, mất đoàn kết trong nội bộ đơn vị gây ảnh hưởng tới văn hóa, không khí của cơ quan, đơn vị và quan trọng nhất là ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
Chính sách tiền lương, tiền thưởng là nhân tố quan trọng nhất trong công tác tăng cường động lực làm việc cho viên chức Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, do vậy quá trình thực hiện cần được tập trung làm đúng, làm kịp thời, đảm bảo công bằng và hợp lý cho các đối tượng. Khi nhu cầu này được đáp ứng, viên chức mới yên tâm để làm việc và cống hiến hết sức mình được.
3.2.4. Đổi mới công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng và đánh giá, phân loại viên chức
Tuyển dụng công chức, viên chức là khâu đầu tiên trong chu trình quản lý công chức, viên chức có tính quyết định cho sự phát triển một cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước. Trong quá trình vận hành của nền công vụ, việc tuyển dụng được những công chức, viên chức giỏi thì nhất định nền công vụ sẽ hoạt động đạt kết quả cao hơn vì công chức, viên chức nhà nước là nhân tố quyết định đến sự vận hành của một nền công vụ. Như Bác Hồ đã từng nói:
“cán bộ là gốc của mọi công việc”.
Việc tuyển dụng công chức, viên chức trong giai đoạn hiện nay cũng như trong thời gian tới phải thực sự xuất phát từ nhu cầu công việc, vì việc tìm người thay vì người để sắp xếp, bố trí việc. Để làm được điều này phải kết hợp đồng bộ cùng với các giải pháp khác, các cơ quan nhà nước phải xây dựng
83
được hệ thống danh mục vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức mình, từ đó mới có cơ sở để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đúng số lượng, đảm bảo cơ cấu hợp lý.
Một trong những giải pháp nhằm đổi mới công tác tuyển dụng viên chức mà Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nên áp dụng đó là ứng dụng công nghệ thông tin vào thi tuyển viên chức. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tuyển dụng viên chức không phải là mới đối với các quốc gia có nền công vụ phát triển nhưng là mới đối với nước ta, hình thức thi này đã đảm bảo tối đa nguyên tắc cạnh tranh khách quan, công bằng, minh bạch, thực tài và có sự kiểm soát lẫn nhau, chống được tiêu cực trong thi cử, mọi công dân có đủ điều kiện, tiêu chuẩn đều có cơ hội như nhau để đăng ký thi và đảm bảo chất lượng đầu vào của ngạch viên chức.
Ngoài ra, Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam vẫn phải áp dụng hình thức tuyển dụng thông qua phỏng vấn.
Như vậy mới có thể nhận biết, lựa chọn được ứng viên có phẩm chất, năng lực, kỹ năng thực sự trong quan hệ giao tiếp, ứng xử phù hợp nhất cho vị trí việc làm cụ thể cần tuyển dụng và cũng để phát hiện những lỗ hổng trong kỹ năng giao tiếp, ứng xử để có phương án bồi dưỡng tiền công vụ.
Để công tác bố trí, sử dụng viên chức có hiệu quả, trong thời gian tới Khối Văn phòng, Ban tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam cần chú ý:
- Phân công, bố trí công việc phải phù hợp với trình độ, chuyên môn, năng lực, sở trường của mỗi viên chức. Đồng thời phân công công việc phải gắn chặt thẩm quyền và trách nhiệm nhằm khích lệ viên chức làm việc hăng say, nhiệt tình, chủ động, tích cực và sáng tạo trong công việc. Đây chính là nguồn động lực to lớn xuất phát từ bản thân mỗi viên chức do đó là nguồn động lực bền chặt mang lại lợi ích cho cá nhân và tổ chức.
- Để tăng cường nhận thức của viên chức về trách nhiệm với công việc thì lãnh đạo Khối Văn phòng, Ban cần xây dựng những mục tiêu ngắn hạn,
84
trung hạn và dài hạn, đồng thời phổ biến tới toàn thể viên chức nắm được và cùng nhau thực hiện mục tiêu đó để từ đó định hướng hành động, định hướng mục tiêu của cá nhân mình cùng hướng với mục tiêu của tổ chức và nỗ lực phấn đấu để hoàn thành mục tiêu.
- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn thực hiện công việc nhằm sắp xếp nhân sự, trên cơ sở tiêu chuẩn đó để khắc phục tình trạng phòng thì người nhiều việc ít, phòng thì việc nhiều người ít, tránh cho việc gây lãng phí về nguồn nhân lực cũng như kinh phí chi trả tiền lương cho viên chức, tránh việc chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ.
Để đổi mới công tác đánh giá viên chức, Khối Văn phòng, Ban cần thực hiện một số yêu cầu, quan điểm và nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất, đổi mới công tác đánh giá cũng phải bắt đầu từ việc thay đổi cách tiếp cận quan điểm, tư duy về đánh giá viên chức, tiếp thu chọn lọc cách tiếp cận quản lý, quản trị hiện đại được sử dụng trong quản trị ở khu vực tư.
Kết quả đánh giá nhằm cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, quy hoạch phát triển nguồn nhân lực, là đầu vào quan trọng cho công tác quản trị nhân sự, giúp bố trí, sử dụng cán bộ đúng lúc, đúng chỗ, đúng năng lực sở trường, giúp đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết thôi việc, đề bạt theo quy hoạch, kế hoạch và giúp đãi ngộ, khen thưởng viên chức hợp lý.
Thứ hai, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, trong đó chú trọng đến việc đánh giá viên chức phải căn cứ vào kết quả, hiệu quả công tác của viên chức;
thẩm quyền đánh giá viên chức thuộc về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị sử dụng viên chức. Chú trọng thành tích, công trạng, kết quả công tác của viên chức, coi đó là thước đo chính để đánh giá phẩm chất, trình độ, năng lực của viên chức.
Thứ ba, hoàn thiện danh mục hệ thống vị trí việc làm và cơ cấu theo ngạch viên chức, từ đó xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá của từng vị trí việc làm. Danh mục hệ thống vị trí việc làm với những mô tả chi tiết công việc, chức trách, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm là nền móng quan trọng trong