6. Bạn học được gì từ kỹ năng ghi chép, kỹ năng đối thoại, kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp, soạn thảo văn bản
6.2 Kỹ năng soạn thảo văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản chiếm một vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội hiện nay. Một văn bản kém chất lượng có thể để lại hậu quả khá nặng.
Chẳng hạn như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ dẫn đến làm cho khách hàng của bạn không hài lòng và học sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác.
24
Hay nếu như văn bản kém đó được in ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ tốn thêm một khoản chi phí dành cho việc in lại.
Khi đi xin việc, nếu như kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn không tốt, điều đó có thể khiến cho bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc bạn mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc mắc nhiều lỗi cho thấy rằng bạn không chuyên nghiệp.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp cho các cơ quan hành chính cũng như là người dân có thể tinh gọn lại các thủ tục hành chính, rút ngắn được thời gian để thực hiện các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật đến với người dân một cách nhanh nhất.
Kỹ năng soạn thảo các hợp đồng thương mại Microsoft Word sẽ giúp cho các xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, bây giờ có thể sử dụng các hợp đồng được soạn thảo từ trước thay vì phải viết tay như ngày xưa.
Kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word..., thông qua việc thực hành các thao tác liên quan đến văn bản như: gõ (nhập) văn bản, kỹ năng Microsoft Word cơ bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản. Đây cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.
Yêu cầu trong soạn thảo văn bản:
a. Yêu cầu chung về nội dung
Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa là cơ quan Nhà nước để nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Vậy nên, khi soạn thảo các văn bản tiến tới ban hành một văn bản nào đó cần phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản cần phải thể hiện được giới hạn và mục tiêu của nó.
25
Trước khi đi vào soạn thảo văn bản cần xác định rõ được mục đích văn bản được ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? giới hạn của vấn đề?
kết quả của việc thực hiện văn bản?
Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo đúng quy định và nội dung có sự nhất quán. Một văn bản có tính khoa học đảm bảo các nội dung sau:
+ Có đầy đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết + Các thông tin khi đưa vào văn bản cần được xử lý và đảm bảo chính xác + Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, bố cục trình bày chặt chẽ, sự nhất quán về chủ đề
+ Đảm bảo tính thống nhất của văn bản
Văn bản cần có tính đại chúng. Văn bản phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung, phù hợp với mọi đối tượng có liên quan đến thi hành văn bản để có thể hiểu rõ được đầy đủ nội dung văn bản.
Văn bản phải phản ánh được ý chí, nguyện vọng chính đáng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của toàn dân.
Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện. Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Do đó, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện.
Tùy theo tính chất và nội dung thì văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực của Nhà nước ở các cấp độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước thực hiện quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước đến với nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.
Để đảm bảo tính bắt buộc thực hiện, văn bản phải được ban hành đúng với thẩm quyền, văn bản đó là bất hợp pháp nếu như ban hành trái thẩm quyền.
Vậy nên, văn bản cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành đúng hình thức và trình tự theo đúng quy định.
26
Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, khoa học, đại chúng, công quyền.
Để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng thì văn bản phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
Nội dung văn bản phải đưa ra được những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, tức là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể.
Khi quy định các quyền cho chủ thể phải đi kèm các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền đó.
Phải nắm vững được điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản để xác lập trách nhiệm của họ trong văn bản cụ thể.
b. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản:
- Sử dụng ngôn ngữ, cách diễn đạt dễ hiểu, đơn giản.
- Sử dụng các từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với các thuật ngữ chuyên môn, để xác định rõ nội dung thì phải được giải thích ở trong văn bản.
- Không viết tắt các từ, cụm từ không thông dụng. Đối với các từ, cụm từ được dùng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
- Viết hoa được thực hiện theo những quy tắc chính tả quy định.
Một số những vấn đề cần lưu ý:
- Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng với những hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít các quy phạm có hiệu lực hồi tối.
- Khi diễn đạt quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh.
- Đảm bảo độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.
27
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những ý tưởng riêng của mình nên họ biết cần sử dụng thuật ngữ nào là phù hợp, phản ánh được đúng nội dung về những quy định soạn thảo văn bản.
c. Yêu cầu về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần để cấu tạo nên văn bản, bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và những thành phần bổ sung trong trường hợp cụ thể.
Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP và bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo các điều kiện sau:
- Khổ giấy
- Định lề trang văn bản.
- Kiểu trình bày - Phông chữ, cỡ chữ
Về cơ bản văn bản gồm có 3 phần là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc theo 9 yếu tố cơ bản sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản - Số, ký hiệu văn bản
- Địa chỉ, ngày tháng năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Nội dung của văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền - Dấu của tổ chức, cơ quan
- Địa chỉ nhận
28
Vì sao kỹ sư cần phải có kỹ năng soạn thảo văn bản:
Dù làm việc ở bất kể ngành nghề hay lĩnh vực nào kể cả về khối ngành kỹ thuật thì kỹ năng soạn thảo văn bản là không thể thiếu. Soạn thảo văn bản giúp chúng ta dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm lại và tiến hành sửa đổi. Một kỹ sư chưa ra trường thì cũng cần phải đánh văn bản rất nhiều khi làm tiểu luận, đồ án hay báo cáo tốt nghiệp, thời đại công nghệ phát triển thì việc ghi chép, soạn tài liệu trên máy tính dễ dàng và tiện ích hơn so với viết trên giấy. Nếu văn bản có khả năng truyền tải một cách chính xác các thông tin cần thiết thì đó cũng chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân với xí nghiệp.