CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS ĐẠI CỒ VIỆT
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Daco Logistics
1.2.2. Chức năng của các Phòng ban
Là những ngươ i sa ng l p và lãnh đạo Công ty Daco ogistics, co hơn 35 năm kinh nghiê m trong nga nh Logistics tại Viê t Nam và luôn đi đầu trong các hoạt động kết nối các doanh nghiệp trong ngành Logistics.
Có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý cũng như quan hệ với các cơ quan hữu quan nhằm đảm bảo quy trình Logistics vận hành một cách hiệu quả.
Hiểu rõ nhu cầu cũng như những đòi hỏi khắt khe theo chuẩn mực quốc tế để có thể phục vụ tốt nhất từng nhu cầu khác biệt của khách hàng.
Điều hành và quản lý tất cả các hoạt động của Công ty.
Ban Tổng Giám Đốc:
Hội Đồng Quản Trị
Phòng Logistics
Phòng Project
Phòng KD Hàng Xuất
Phòng KD Hàng Nhập
Phòng Chứng từ
& CSKH
Phòng Kế Toán Ban Tổng
Giám Đốc
Quản lý và điều hành các hoạt động của Công ty theo sự phân công của Hội đồng quản trị.
Chủ động, tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công đến toàn thể nhân viên trong Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hiệu quả các hoạt động.
Lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng tiềm năng trong nước.
Đảm bảo cung cấp tình hình tài chính của Công ty kịp thời, chính xác tới Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty và các Phòng ban liên quan.
Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các Phòng ban, bộ phận để trình lên Hội Đồng Quản Trị phê duyệt. Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phòng giao dịch, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Điều lệ Công ty.
Phòng Logistics ( Phòng Đại lý hải quan )
Tiến hành khai báo hải quan điện tử (trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5) và hoàn thành thủ tục khai báo hải quan.
Đứng tên trên tờ khai hải quan với vai trò đại lý hải quan và dùng chữ ký số của khách hàng để truyền tờ khai.
Hoàn thành các thủ tục tại cảng và giao hàng/nhận hàng.
Nộp thuế, giao nhận và vận chuyển hàng hóa XNK giúp khách hàng đơn giản hóa trong các thủ tục chứng từ phức tạp khi khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa XNK.
Giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).
Đóng hàng và rút hàng tại cảng.
Giao nhận hàng hóa XNK từ cảng hoặc sân bay đến khách hàng và ngược lại.
Giao nhận hàng hóa qua trung tâm phân phối.
Phòng Project ( Phòng Dự án )
Đàm phán với các nhà cung cấp vận tải, chọn những nhà vận tải cạnh tranh nhất về giá và khả năng cung cấp dịch vụ đáp ứng tốt cho nhu cầu Công ty.
Tìm hiểu, nắm bắt thị trường có giá cước vận tải quốc tế rẻ thông qua các hãng tàu và đại lý vận tải trong và ngoài nước.
Điều hành vận tải, lập kế hoạch điều phối xe vận chuyển để sắp xếp giao đúng thời gian quy định và đúng lịch trình cho khách hàng.
Giao nhận vận tải hàng trọn gói, vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt.
Bốc xếp và sắp đặt hàng. Phân phối hàng hóa.
Vận chuyển hàng quá cảnh. Vận chuyển hàng tạm nhập-tái xuất và tạm xuất - tái nhập.
Đảm bảo bốc hàng đúng lịch trình, giải phóng tàu nhanh giúp khách hàng tiết kiệm được chi phí.
Hỗ trợ khách hàng trong những mùa cao điểm khi tàu hàng phải chờ lâu, gây phát sinh chi phí.
Nắm bắt các tuyến đường, phối hợp các loại phương tiện vận chuyển khác nhau để đảm bảo vận chuyển hàng đúng lịch trình, đúng tiến độ và an toàn.
Lắp đặt máy móc thiết bị chuyên nghiệp giúp khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ của Daco Logistics với thiết bị xếp dỡ gồm 15 xe nâng trọng tải từ 2,5 tấn – 15 tấn và các thiết bị chuyên dùng khác.
Xếp dỡ hàng hóa. Đóng gói bao bì.
Quản lý hàng tồn kho.
Phòng KD Hàng Xuất:
Tìm kiếm khách hàng, xúc tiến các hoạt động marketing cho các dịch vụ hàng xuất.
Tiếp cận và tư vấn trực tiếp cho khách hàng: Chào giá, lên dự thảo hợp đồng, lập thủ tục ký kết hợp đồng.
Phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Trực tiếp giới thiệu các dịch vụ hàng xuất với khách hàng.
Định hướng sản phẩm và thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ hàng xuất phù hợp.
Chăm sóc khách hàng hiện tại, tìm kiếm và phát triển khách hàng mới.
Cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên.
Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, đốc thúc công nợ.
Đảm bảo chỉ tiêu doanh số do Công ty đưa ra.
Phòng KD Hàng Nhập:
Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng
Hoàn tất các thủ tục và nhận BCT nhập khẩu hàng hóa từ khách hàng để chuyển giao đến Phòng Chứng từ & CSKH.
Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng.
Phối hợp với các Phòng và bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ nhận hàng từ đầu nước ngoài và giao hàng cho khách hàng.
Thường xuyên liên lạc, chăm sóc và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng
Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh.
Tham mưu cho Trưởng phòng về chiến lược kinh doanh hàng nhập khẩu.
Đồng thời, lập báo cáo nội bộ để Trưởng phòng báo cáo với Ban Tổng Giám Đốc.
Thường xuyên liên lạc đến các tổ chức có liên quan để nắm bắt thông tin về lô hàng nhằm thông báo, liên lạc, hỗ trợ thông tin kịp thời cho khách hàng để nhận hàng.
Phòng Chứng từ & CSKH:
Làm chứng từ liên quan đến các lô hàng XNK.
Theo dõi, liên lạc và cung cấp thông tin để giao dịch với các khách hàng, đại lý trong và ngoài nước bằng cách gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại, mail, fa ,…
Hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về kỹ thuật giao nhận, XNK hàng hóa và các dịch vụ liên quan.
Chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới.
Thường xuyên làm việc với các hãng vận tải biển, vận tải hàng không và các dịch vụ vận tải khác.
Tư vấn khách hàng về ưu và nhược điểm trong việc giành quyền thuê tàu, thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm và thủ tục thông quan XNK. Giám sát hàng, giám sát các thông tin, chứng từ để cung cấp cho khách hàng nhanh chóng, chính xác, đúng lúc và
Báo cáo lên Trưởng/Phó phòng và Ban Tổng Giám Đốc
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng/Phó phòng và Ban Tổng Giám Đốc
Phòng Kế Toán:
Giúp Ban Tổng Giám Đốc quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty, theo dõi chặt chẽ việc thu - chi, tổ chức giám sát việc thực hiện tài chính tại Công ty.
Tổ chức công tác kế toán, hoạch toán, lập kế hoạch cho dòng chi phí để sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả, lập kế hoạch phân phối lợi nhuận và quản lý quỹ lợi nhuận.
Chấp hành đúng các nguyên tắc quản lý và tổng hợp báo cáo tài chính. Thực hiện đúng chế độ nộp ngân sách cho Nhà nước theo quy định. Theo dõi việc sử dụng tài sản và nguồn vốn, các hoạt động tài chính liên quan đến XNK hàng hóa và đại lý vận tải.
Quản lý chặt chẽ tiền mặt, ngoại tệ phát sinh trong quá trình kinh doanh, thực hiện việc thu - chi kịp thời.
Kiểm tra định kỳ việc thực hiện công tác kế toán, hoạch toán, thống kê phù hợp với hoạt động của Công ty. Nhận xét - đánh giá và đưa ra biện pháp khắc phục, phát huy tính tự chủ về tài chính cho Công ty.