Chương 3 Biểu Mẫu Dữ Liệu
4. Các thuộc tính trên Form và trên đối tƣợng
a) Chọn lựa đối tƣợng (Select Object):
Cho phép chúng ta chọn lựa nhiều đối tượng trên màn hình thiết kế biểu mẫu để thực hiện các công việc như di chuyển các đối tượng đến vị trí mới, sao chép các đối tượng, xóa đối tượng, thay đổi thuộc tính . . .
Để chọn nhiều đối tượng cùng lúc chúng ta sẽ dùng chuột kéo hoặc có thể dùng phím Shift trong khi chọn đối tượng.
b) Nhãn (Label) :
Cho phép chúng ta thể hiện một chuổi văn bản trên biểu mẫu, thông thường nội dung của chuổi văn bản này sẽ không thay đổi trong suốt thời gian biểu mẫu được mở ở chế độ hiển thị.
Control Wizard Text Box Toggle Box Check Box List Box Image
Bound Object Frame Tab Control
Line
More Control Select Object
Label Option Group Option Button
Combo Box Command Button Unbound Object Frame Page Break SubForm/ SubReport
Rectangle
Đối tượng được chọn
38
c) Nhóm chức năng chọn lựa (Option Group):
Cho phép chúng ta thể hiện một nhóm các chức năng chọn lựa và tại một thời điểm người sử dụng chỉ phép chọn một trong các chức năng đó mà thôi. Các dạng thể hiện của các chức năng này có thể là : hộp kiểm tra (Check Box), nút chức năng (Option Button), nút bật tắt (Toggle Button). Giá trị trả về là của một nhóm chức năng sau khi người sử dụng đã chọn là một con số để chỉ định thứ tự chức năng nào mà người sử dụng đã chọn.
d) Hộp kéo xuống (Combo Box):
Cho chép chúng ta hiển thị ra một danh sách thông tin đã có và cho phép người sử dụng chưa được chọn một phần tử hoặc một dòng trong danh sách đó. Thông thường để giúp người sử dụng chọn lựa dữ liệu từ một danh sách nào đó mà không cần phải nhớ thì chúng ta nên thiết kế điều khiển là một hộp kéo xuống.
e) Nút lệnh (Command Button):
Cho phép chúng ta hiển thị các nút lệnh trên biểu mẫu mà khi người sử dụng nhấn vào nó, khi đó nó sẽ thực hiện một hành động nào đó mà chúng ta đã gắn vào bên dưới biến có nhấn chuột (Click).
f) Biểu mẫu con hoặc báo cáo con (SubForm/ SubReport):
Cho phép chúng ta chọn thêm vào trong biểu mẫu hoặc báo cáo đang thiết kế một biểu mẫu hoặc một báo cáo khác. Thông thường khi chọn một biểu mẫu vào trong một biểu mẫu thì giữa hai biểu mẫu này phải có các cột liên kết nhau.
Khi mối quan hệ của hai bảng là một - nhiều thì chúng ta thường nên thiết kế biểu mẫu theo cách chọn biểu mẫu thể hiện dữ liệu bên nhánh nhiều vào trong biểu mẫu thể hiện trên nhánh một.
Main Form
Sub Form
39
g) Điều khiển trình thông minh (Control Wizard):
Cho phép chúng ta bật hoặc tắt chế độ nhanh một số các điều khiển bằng công cụ trình thông minh của Microsoft Access. Chúng ta có thể bật chế độ trình thông minh để thiết kế các điều khiển trên biểu mẫu được nhanh hơn. Khi muốn tạo các điều khiển bằng tay thì chúng ta sẽ tắt điều khiển này đi.
h) Hộp văn bản (Text Box):
Cho phép chúng ta tạo ra một hộp văn bản trên biểu mẫu, thông qua hộp văn bản này cho phép hiển thị dữ liệu của các cột trong bảng hoặc cho phép người sử dụng cập nhật dữ liệu vào trong bảng hoặc có thể nhập vào một giá trị nào đó.
i) Hộp danh sách (List Box):
Tựa như hộp kéo xuống (Combo Box), nhưng hộp danh sách sẽ chiếm diện tích trên màn hình lớn hơn và người sử dụng chỉ chọn mà không thể nhập một dòng dữ liệu mới vào trong danh sách. Ngoài ra trên hộp danh sách chúng ta có thể chọn cùng lúc được nhiều dòng khác nhau.
j) Hình ảnh (Image):
Cho phép chúng ta chọn một tập tin hình ảnh vào biểu mẫu. Tập tin hình ảnh này có thểđược liên kết hoặc nhúng vào trong tập tin cơ sở dữ liệu Access.
k) Điều khiển trang (Tab Control):
Cho phép chúng ta tạo một điều khiển có nhiều trang khác nhau nhằm thể hiện đầy đủ các thông tin trên một biểu mẫu. Thông thường chúng ta có thể sử dụng điều khiển này để tổ chức thông tin theo từng nhóm dữ liệu.
l) Đường thẳng (Line):
Cho phép chúng ta vẽ một đường thẳng trên biểu mẫu hoặc báo cáo để tạo ra các vạch phân cách nhằm trang trí co biểu mẫu.
+ Hộp kéo xuống (Combo Box) :
* Các Bước Thực Hiện :
Chọn biểu tượng hộp kéo xuống (Combo Box) trên hộp công cụ. Kéo chuột tại vị trí mông muốn trên các thành phần trong biểu mẫu.
Chọn loại dữ liệu dòng của hộp kéo xuống khi hiển thị, các giá trị dữ liệu dòng được lấy dữ liệu từ:
40
- Một bảng hoặc truy vấn đã có.
- Một danh sách cac giá trị mà chúng ta sẽ gõ vào.
- Giá trị được chọn từ hộp kéo xuống sẽ làm cơ sở để tìm kiếm mẫu tin trên biểu mẫu hiện hành.
Chọn tên bảng hoặc truy vấn cung cấp giá trị dữ liệu cho các dòng dữ liệu trong hộp kéo xuống.
Chọn các cột trong bảng hoặc truy vấn muốn xuất hiện trong hộp kéo xuống bằng các nút > hoặc >>.
Thay đổi độ rộng của các cột trong hộp kéo xuống bằng cách kéo chuột tại các cạnh biên hoặc nhấn đúp để Microsoft Access tự động canh độ rộng cho các cột.
Dữ liệu dòng của hộp kéo xuống lấy từ dữ liệu của bảng hoặc truy vấn
41
Chọn cột nào trong hộp kéo xuống sẽ trả về giá trị sau khi người sử dụng chọn một dòng trong hộp kéo xuống.
*Giá trị của hộp kéo xuống sau khi người sử dụng chọn sẽ được:
- Lưu giá trị của hộp kéo xuống vào điều khiển để về sau sử dụng.
- Lưu giá trị của hộp kéo xuống vào bên trong một cột nào đó của bảng.
Ghi vào tiêu đề của hộp kéo xuống. Nhấn nút Finish để kết thúc quá trình tạo hộp kéo xuống bằng trình thông minh.
42
+ Nút lệnh (Command Button) :
* Các Bước Thực Hiện :
-Chọn biểu tượng nút lệnh (Command Button) trên hộp công cụ (Toolbox).
-Kéo chuột tại vị trí mong muốn trên các thành phần trong biểu mẫu.
-Chọn một loại thao tác mà chúng ta muốn dựa trên hai yếu tố : Loại (Categories) và thao tác (Actions).
-Chọn dạng thể hiện của nút nhấn là hình ảnh hoặc văn bản. Microsoft Access có cung cấp một số các hình ảnh cho các nút lệnh, tuy nhiên chúng ta có thể chọn một hình khác (nếu muốn) bằng cách nhấn nút Browse để chỉ định vị trí tập tin hình ảnh.
Chọn hình ảnh khác
Hiện tất cả hình của Access Chọn kiểu hiển thị
hình hoặc văn bản
43
Ghi vào tên của nút lệnh để sử dụng về sau. Chúng ta nên ghi rõ ràng tên của nút lệnh. Cuối cùng nhất nút Finish để kết thúc quá trình tạo nút lệnh bằng công cụ trình thông minh.
* Danh sách các thao tác trong nút lệnh : - Di chuyển mẫu tin (Record Navigation) :
Thao Tác Ýù Nghĩa
Find next Find Record
Go to First Record Go to Last Record Go to Next Record Go to Previous Record
Tìm mẫu tin kế tiếp thoảđiều kiện tìm kiếm.
Tìm mẫu tin thoả điều kiện tìm kiếm Di chuyển mẫu tin vềđầu
Di chuyển mẫu tin về cuối
Di chuyển mẫu tin về sau mẫu tin hiện hành Di chuyển mẫu tin về trước mẫu tin hiện hành - Các hành động trên mẫu tin (Record Operations) :
Thao Tác Ýù Nghĩa
Add New Record Delete Record Duplicate Record Print Record Save Record Undo Record
Thêm mẫu tin mới Xóa mẫu tin hiện hành
Sao chép giá trị mẫu tin hiện hành sang một dòng mẫu tin mới
In mẫu tin hiện hành ra máy in Lưu lại mẫu tin hiện hành
Phục hồi giá trị trước khi sửa đổi của mẫu tin hiện hành
- Các hành động trên biểu mẫu (Form Operations) :
Thao Tác Ýù Nghĩa
Apply Form Filter Close Form
Edit Form Filter Open Form
Lọc dữ liệu cho biểu mẫu Đóng biểu mẫu hiện hành Sửa đổi bộ lọc dữ liệu Mở biểu mẫu khác
44
Print Form
Print Current Form Refresh Form Date
In một biểu mẫu bất kyứ In biểu mẫu hiện hành
Cập nhật lại dữ liệu trên biểu mẫu - Các hành động trên báo cáo (Report Operation) :
Thao Tác Ýù Nghĩa
Mail Report Preview Report Print Report
Send Report to File
Gởi báo cáo sang người sử dụng khác bằng Email Xem báo cáo trước khi in
In nội dung báo cáo ra máy in In nội dung báo cáo ra tập tin - Các hành động trên ứng dụng (Application) :
Thao Tác Ýù Nghĩa
Quit Application Run Application Run MS Excel Run MS Word Run Notepad
Thốt Khỏi Microsoft Access
Khởi động một ứng dựng bất kyứ trờn Windows Khởi động MS Excel
Khởi động MS Word Khởi động Notepad
4. Biểu mẫu hoặc báo cáo con (SubForm/SubReport) : Các bước thực hiện :
Chọn biểu tượng là biểu mẫu hoặc báo cáo con (SubForm/SubReport) trên công cụ.
Kéo chuột tại vị trí mong muốn trên các thành phần trong biểu mẫu hoặc báo cáo. Thông thường nằm trong thành phần chi tiết của biểu mẫu hoặc báo cáo.
Chọn tên biểu mẫu hoặc tên báo cáo đã có muốn đưa vào biểu mẫu hoặc báo cáo hiện hành, ngược lại chọn Use existing Tables and Queres để tạo mới một biểu mẫu hoặc báo cáo con.
Chọn các cột dữ liệu liên kết của hai biểu mẫu. Chúng ta có thể chọn các cột từ danh sách hoặc phải tự định nghĩa ra các cột dữ liệu liên kết này.
45
- Tự định nghĩa (Define my own).
- Chọn các cột liên kết từ danh sách (Choose from list).
Đặt tên điều khiển của biểu mẫu hoặc báo cáo con trên biểu mẫu hoặc báo cáo hiện hành
Lưu ý : nếu chưa có báo cáo hoặc biểu mẫu con thì ngay từ bước đầu chúng ta sẽ chọn chức năng Use existing Tables and Queries để tạo mới báo cáo hoặc biểu mẫu con. Khi đó chúng ta phải chỉ ra tên của bảng hoặc truy vấn chứa thông tin dữ liệu của biểu mẫu hoặc bảng con.
Chọn bảng chứa dữ liệu nguồn cho biểu mẫu Danh sách các cột có trong biểu mẫu
46
+ Hộp danh sách (List Box) : Các bước thực hiện :
Chọn biểu tượng hộp danh sách (List Box) trên hộp công cụ.
Kéo chuột tại vị trí mong muốn trên các thành phần trong biểu mẫu.
Chọn loại dữ liệu dòng của hộp danh sách khi hiển thị, các giá trị dữ liệu dòng được lấy dữ liệu từ:
- Một bảng hoặc một truy vấn đã có.
- Một danh sách các giá trị mà chúng ta sẽ gõ vào.
- Giá trị được chọn từ hộp danh sách sẽ làm cở sở để tìm kiếm mẫu tin trên biểu mẫu hiện hành.
Chọn tên bảng hoặc truy vấn cung cấp giá trị dữ liệu cho các dòng dữ liệu trong danh sách.
Chọn các cột trong bảng hoặc truy vấn muốn xuất hiện trong danh sách bằng các nút > hoặc >>.
Dữ liệu các dòng trong hộp danh sách lấy từ dữ liệu của bảng hoặc truy vaán
47
Thay đổi độ rộng của các cột trong danh sách bằng cách kéo chuột tại các cạnh biên hoặc nhấn đúp để Microsoft Access tựđộng canh độ rộng cho các cột.
Chọn cột nào trong hộp danh sách sẽ trả về giá trị khi người sử dụng chọn dữ liệu trong danh sách.
Giá trị của hộp danh sách sau khi người sử dụng chọn sẽ được:
Lưu giá trị của hộp danh sách vào điều khiển để về sau sử dụng.
Lưu giá trị của hộp danh sách vào bên trong một cột nào đó của bảng.
48
Ghi tiêu đề của hộp danh sách.
MỘT SỐ THUỘC TÍNH CỦA BIỂU MẪU:
Thông thường khi muốn xem hoặc thay đổi một số thuộc tính của biểu mẫu, chúng ta phải chuyển sang chế độ thiết kế và mở cửa sổ thuộc tính (Propeties) của biểu mẫu bằng cách chọn view Propeties.
Các thuộc tính định dạng (Format) :
Các thuộc tính này nhằm định dạng các hiển thị bên ngoài (Layout) của biểu mẫu khi hiển trên màn hình .
- Tiêu đề: (Caption) : Biểu thức chuổi tiêu đề sẽ xuất hiện trong thanh tiêu đề (Tilte bar) của biểu mẫu, chúng ta có thể bỏ dấu tiếng việt khi Font hệ thống cho phép.
- Hiển thị mặc định (Default view) : Microsoft Access sẽ cung cấp 3 dạng mặc định của biểu mẫu:
- Single Form: Biểu mẫu dạng cột (Column).
- Continous Form: Dạng biểu mẫu dạng danh dách (Tabular).
- DataSheet: Dạng biểu mẫu bảng dữ liệu.
Tùy theo dạng của biểu mẫu là gì mà chúng ta sẽ chọn hoặc thay đổi thuộc tính này cho đúng. Thông thường biểu mẫu con bao giờ cũng hiển thị dạng DataSheet.
- Cho phép hiển thị (Views Allowed): Cho phép biểu mẫu hiển thị các dạng nào trong khi nó đang hiển thị dữ liệu:
- Form : chỉ thể hiện đúng dạng đã định nghĩa trong thuộc tính hiển thị mặc định (Default View) của biểu mẫu.
- Datasheet : Dạng biểu mẫu bảng dữ liệu.
- Both : Có thể chuyển đổi qua lại giữa hai dạng trên Form hoặc Datasheet.
49
Thông thường thì chúng ta chọn cả hai dạng (Both) khi muốn chuyển đổi qua lại từ xem dạng một dòng (Form) sang xem chi tiết nhiều dòng (Datasheet) và ngược lại.
- Các thanh cuộn (Scorll bar) : Các thanh cuộn màn hình sẽ xuất hiện trong cửa sổ của biểu mẫu khi xem biểu mẫu đang hiển thị dạng dữ liệu. Các loại thanh cuộn :
- Horizontal Only: Chỉ xuất hiện thanh cuộn dọc.
- Vertical: Chỉ xuất hiện thanh cuộn đứng.
- Both: Xuất hiện cả hai thanh cuộn.
- Neither: Không xuất hiện thanh cuộn nào cả.
Thông thường nếu dữ liệu thể hiện không đủ trên màn hình thì chúng ta nên cho xuất hiện các thanh cuộn này để giúp người sử dụng có thể cuộn trang màn hình qua lại để có thể xem các cột hoặc dòng đã bị che.
- Chọn mẫu tin (Record Selector): Cho phép hiển thị (Yes) hoặc mất (No) đi thanh chọn mẫu tin hiện hành trên biểu mẫu. Thanh chọn mẫu tin sẽ giúp cho người sử dụng biết được mẫu tin hiện hành có được sửa đổi hay không trong môi trường ứng dụng nhiều người dùng.
- Các nút di chuyển (Navigation Button) : Cho phép hiển thị hoặc mất đi thanh di chuyển qua lại giữa các mẫu tin hiện hành trên Form. Các nút di chuyển gồm: Đầu, truớc, sau, cuối, mới. Thông thường thanh này được hiển thị trên các biểu mẫu.
- Đường phân cách (Diviling Lines) : Dùng để tạo ra đường phân cách giữa các thành phần trong một biểu mẫu gồm: đầu (Header), cuối (Footer), chi tiết (Detail)…
- Tự động canh giữa màn hình (Auto Center) : Biểu mẫu sẽ hiển thị giữa màn hình khi chọn Yes.
- Hộp điều khiển (Control Box) : Cho phép thể hiện hộp điều khiển (Yes) ngược lại thì không cho phép hiển thị (No).
- Các nút phóng to, thu nhỏ (Max, Min Button) : Cho hiển thị các nút phóng to, thu nhỏ trên cửa sổ gồm:
+ None : Không hiển thị nút nào cả
+ Min Enabled : Chỉ cho nút thu nhỏ (Min) + Max Enabled : Chỉ cho nút phóng to (Max) + Both Enabled : Cho hiển thị cả hai nút
- Nút đóng biểu mẫu (CLose Button): Cho hiển thị nút đóng biểu mẫu - Hình ảnh (Picture): Đường dẫn tên tập tin sẽ làm hình nền của biểu mẫu (có phần mở rộng ICO, BMP…)
Kiểu hình ảnh (Picture Type): Là ảnh nhúng (Embedded) hay liên kết (Linked) với biểu mẫu.
- Clip: Cắt ảnh khi kích của nó quá lớn so với kích thước của biểu mẫu - Zoom: Phóng to ảnh ra khi kích thước ảnh nhỏ hơn kích thước biểu mẫu.
50
-Strecth: Co giãn ảnh khi kích thước khi kích thước của nó không bằng đúng kích thước biểu mẫu.
Các thuộc tính dữ liệu (Data Properties):
Các thuộc tính này nhằm định dạng dữ liệu thể hiện của biểu mẫu.
- Mẫu tin nguồn (Record Source): Tên của một bảng (Table) hay một truy vấn (Query) lựa chọn làm dữ liệu nguồn cho biểu mẫu khi biểu mẫu thể hiện dữ liệu.
- Bộ lọc (Fiter): Cho phép ghi một điều kiện để lọc dữ liệu khi xem biểu mẫu.
- Thứ tựsắp xếp (Order by): Cho phép ghi danh sách tên các cột muốn sắp xếp dữ liệu, các cột này được ngăn cách bởi dấu phẫy ( , ). Mặc định là sắp xếp tăng dần, nếu muốn giảm thì ghi thêm từ khóa DESC sau từng cột. Thứ tự ưu tiên từ trái qua phải.
- Cho phép lọc ( Allow Fiter): Cho phép lọc dữ liệu trên biểu mẫu (Yes) ngược lại là thì không (No).
- Cho phép sửa (Allow Edits): Cho phép sửa dữ liệu trên biểu mẫu (Yes) ngược lại là thì không (No).
- Cho phép xố (Allow Delete): Cho phép xóa dữ liệu trên biểu mẫu (Yes) ngược lại là thì không (No).
- Cho phép thêm (Allow Additions): Cho phép thêm dữ liệu mới trên biểu mẫu (Yes) ngược lại là thì không (No).
Ngoài ra ta còn có một số thuộc tính khác.
5. Một số thuộc tính biến có (Event) thường gặp:
Thuộc tính biến có Xảy ra khi
Before Update Trước khi cập nhật (thay đổi) đối tượng After Update Sau khi cập nhật (thay đổi) đối tượng On Click Khi Click chuột vào đối tượng
On Current Di chuyển qua mẫu tin khác (chỉ có trong thuộc tính của Form)
On GetFocus Di chuyển con nháy đến đối tượng On LostFocus Di chuyển con nháy rời khỏi đối tượng
Before Insert Trước khi thêm một mẫu tin (chỉ có trong thuộc tính của Form)
After Insert Sau khi thêm một mẫu tin (chỉ có trong thuộc tính của Form)
On Unload Đóng Form (chỉ có trong thuộc tính của Form)
51
- TRANG TR BIỂU MẪU:
Điều khiển hộp văn bản (Textbox) :
*Các thuộc tính định dạng (Format):
Thuộc tính Ý nghĩa
Format Định dạng dữ liệu lúc hiển thị Decimal
Places Vị trí số thập phân cho loại dữ liệu
Scroll Bars Có muốn xuất hiện thanh cuộn trên điều khiển
Display When Điều khiển được thể hiện khi nào: Màn hình (Screen Only) hoặc máy in (Print Only) hoặc cả hai
Can Grow
Shink Có thể kéo lớn điều khiển ra theo chiều đứng để in đầy đủ dữ liệu trong trường hộp nội dung dữ liệu vượt quá kích thước của điều khiển lúc ban đầu thiết kế.
* Các thuộc tính dữ liệu (Data):
Thuộc tính Ý nghĩa
Control
Source Dữ liệu nguồn mà điều khiển có được và thể hiện trên biểu mẫu hoặc báo cáo
Input Mask Mặt nạ khi nhập liệu Default Value Giá trị mặc định Validation
Rule Qui tắc kiểm tra dữ liệu nhập vào bảng
Enabled Sáng hoặc mờ điều khiển, người sử dụng sẽ không đưa được con nháy vào điều khiển khi nó bị mờ
Locked Khóa hoặc mở khóa điều khiển, người sử dụng có thể cho con nháy vào nhưng không thể thay thế giá trị bên trong của điều khiển khi nó bị khóa
* Các thuộc tính khác (Other) :
Thuộc tính Ý nghĩa
Name Tên điều khiển là duy nhất trên biểu mẫu Enter Key
Behavior Chỉ định phím Enter hoặc phím Crlt+Enter để nhập sang dòng văn bảng mới bên trong điều khiển hộp văn bản
Auto Tab Cho phép tự động nhảy sang điều khiển kế tiếp khi đã nhập đủ các ký tự trong điều khiển
Tab Index Thứ tự của các điều khiển trên biểu mẫu
ControlTip Chuỗi văn bản muốn hiển thị lời mách khi người sử dụng đưa