Tiếp cận khoa học quản lý nghiên cứu hệ thống các phương pháp luận phục vụ điều hành sự sáng tạo, phổ biến, sử dụng và tái tạo tri thức thông qua tất cả các nguồn dữ liệu, thông tin và tri thức khác nhau cả bên trong và bên ngoài hệ thống. Ngoài ra còn liên quan đến các phương pháp luận sáng tạo ra những tri thức mới, bổ sung, chỉnh sửa những tri thức đã tồn tại hoặc liên kết các tri thức theo mối quan hệ. Phương pháp luận của hệ quản trị tri thức dựa trên những hoạt động trong quản trị tri thức với sự tham gia của ba thành phần: con người, thông tin và hệ thống.
Cách tiếp cận dựa trên khoa học quản lý đã khẳng định vị trí và vai trò nền tảng khi nghiên cứu về hệ thống phương pháp luận trong quản tri tri thức theo mô hình lý thuyết của Nonaka 1995 [41]. Trong mô hình của Nonaka, tri thức được sáng tạo thông qua quá trình tương tác giữa tri thức hiện và tri thức ẩn.
So sánh đặc trưng cơ bản giữa tri thức hiện và tri thức ẩn trong Bảng 2.1.
Tri thức hiện (explicit knowledge) Tri thức ẩn (tacit knowledge) Tri thức hiện được diễn đạt bằng ngôn
ngữ hình thức, dễ trao đổi giữa các cá nhân.
Tri thức ẩn chứa trong kinh nghiệm của từng cá nhân, mang tính chủ quan, bao gồm những hiểu biết riêng thấu đáo, trực giác, mang tính linh cảm, kỹ năng, vv...
Các tri thức hiện có thể được diễn giải bằng các ngôn ngữ hình thức, như các
Tri thức ẩn khó trao đổi hoặc chia sẻ với người khác.
mệnh đề, biểu thức toán học, các đặc tả, tài liệu, vv...
Tri thức hiện bao gồm dữ liệu, thông tin, sách báo, văn bản, tài liệu đã được hệ thống bằng nhiều phương tiện.
Tri thức ẩn chỉ có thể học được từ người khác nhờ quan hệ gần gũi trong một khoảng thời gian nhất định.
Bảng 2.1. So sánh đặc trưng cơ bản giữa tri thức hiện và tri thức ẩn
Các kiểu tri thức khác nhau đòi hỏi những tiếp cận khác nhau khi quản lý. Các kiểu tri thức không độc lập, mà có quan hệ với nhau trong một số ứng dụng. Hiệu quả công việc có được dựa trên kết hợp các kiểu tri thức khác nhau. Phương pháp tiếp cận đối với tri thức hiện thể hiện cách giải quyết vấn đề dựa trên CS tri thức, CSDL và các tài liệu. Phương pháp tiếp cận tri thức ẩn dựa trên khả năng nhận thức, niềm tin, quan niệm, trực giác, mô hình ẩn dụ (mô hình tri thức ẩn), thu nhận và tiếp thu tri thức ẩn dưới dạng ngón nghề (craft), bí quyết (know-how).
Trên cơ sở đó Nonaka đã đề xuất bốn cách thức chuyển đổi tri thức như trên Hình 2.2 Tri thức ẩn
(A)
(Socialization) Xã hội hoá
(A -> A') Tri thức đồng cảm
(Externalization) Ngoại hiện
(A -> H) Tri thức khái niệm Tri thức
sẵn sàng để dùng (H -> A) Nội nhập (Internalization)
Tri thức hệ thống hoá
(H -> H') Kết hợp (Combination)
Tri thức hiện (H)
Hình 2.2. Bốn cách chuyển đổi tri thức
a) Xã hội hoá là quá trình chuyển đổi từ tri thức ẩn sang tri thức ẩn (A -> A'), thông qua việc chia sẻ những kinh nghiệm. Bằng cách đó, sáng tạo tri thức ẩn như là các tri thức chuyên gia và các kỹ năng về kỹ thuật sẽ được chia sẻ. Các cá nhân cũng có thể tiếp nhận các tri thức ẩn bằng cách quan sát, bắt chước, mô phỏng lại và thực hành tập luyện.
Nơi chia sẻ tri thức
Liên kết tri thức hiện
b) Ngoại hiện là quá trình chuyển từ tri thức ẩn thành tri thức hiện (A -> H). Ở đây thực hiện việc chuyển đổi theo các khuôn dạng - mô tả, khớp nối tri thức ẩn thành các khái niệm hiện, dưới dạng các ẩn dụ, tương tự nhau, suy luận dựa trên sự giống nhau của các khái niệm, các giả thiết hoặc các mô hình. Các kỹ thuật nêu vấn đề, gợi ý, gợi mở,vv... có thể được sử dụng để các cá nhân hoặc nhóm người trình bày những tri thức ẩn của họ.
c) Kết hợp là quá trình gắn kết các tri thức hiện thành tri thức hiện khác (H -> H'), hệ thống hoá, sắp xếp các khái niệm thành hệ thống tri thức. Đây là bước chuyển đổi tri thức đòi hỏi phải kết hợp các tri thức hiện khác nhau. Tri thức mới được sáng tạo thông qua quá trình trao đổi và nối ghép các tri thức hiện với sự trợ giúp của các cá nhân và các tổ chức. Trao đổi tri thức hiện có thể được thực hiện nhờ quá trình chia sẻ thông tin như: các tài liệu, các cơ sở dữ liệu, các mô hình, vv.. Trao đổi tri thức hiện cũng có thể được thực hiện từ các tương tác như: gặp mặt, gửi thư điện tử (email) và các đối thoại tình cờ (không chuẩn bị trước). Tích hợp tri thức thông qua trao đổi và tổ chức biểu diễn, sắp xếp, phân loại, trình bày theo các ngữ cảnh và tình huống để sáng tạo ra những tri thức hiện mới.
d) Nội nhập là quá trình chuyển tri thức hiện sang tri thức ẩn (H -> A), tiếp thu tri thức hiện thành tri thức ẩn. Ví dụ đơn giản của quá trình này là một việc nào đó, cá nhân thực hiện tích hợp các tri thức hiện (được chia sẻ) với các tri thức đã có trước, để tạo ra những tri thức ẩn mới và cập nhật vào kho tri thức của riêng họ.
Tương ứng với 4 cách thức chuyển đổi tri thức sẽ có 4 phương thức chia sẻ tri thức như sau:
a) Chia sẻ tri thức giữa các cá nhân với nhau: Tri thức được các cá nhân chia sẻ thông qua các tương tác mặt đối mặt để chia sẻ kinh nghiệm, cảm nhận, hành động và mô hình.
b) Chia sẻ tri thức trong một tập thể: Tri thức được chia sẻ thông qua thu nhận các ý kiến tập thể và các tương tác mặt đối mặt, theo đó các mô hình và các kỹ năng của các
cá nhân được chia sẽ, được thống nhất và chuyển đổi thành các ý kiến chung, khớp nối và đưa ra thành các quan niệm chung của tập thể.
c) Chia sẻ tri thức hệ thống qua mạng: Tri thức được chia sẻ thông qua các hệ thống (mạng máy tính, Internet,...) và tương tác ảo (gửi email, hội nghị từ xa,...) theo đó tri thức hiện được tích hợp và liên kết thông qua việc gửi và nhận những câu hỏi khảo sát, điều tra đến các cá nhân hoặc tập thể.
d) Chia sẻ tri thức qua hoạt động thực tiễn: Ngoài việc tri thức được chia sẻ từ các cá nhân và thông qua tương tác ảo, tri thức còn được thu nhận từ các cá nhân (nội nhập tri thức hiện) trong quá trình hoạt động thực tiễn, như các báo cáo kinh nghiệm, các mô hình thực tiễn, các báo báo hàng năm, vv...
Tương ứng với 4 cách thức chuyển đổi tri thức và 4 phương thức chia sẻ tri thức là 4 loại tài sản tri thức:
a) Tài sản tri thức kinh nghiệm: Các tri thức ẩn được tạo dựng thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn giữa: các thành viên trong tổ chức; các đơn vị thành viên trong cùng một tổ chức; các thành viên trong tổ chức và các khách hàng của họ.
b) Tài sản tri thức khái niệm: Các tri thức hiện được khớp nối từ các văn bản, hình ảnh và ký hiệu. Những tài sản tri thức dưới dạng các khái niệm được cung cấp bởi các thành viên của tổ chức và các khách hàng.
c) Tài sản tri thức hệ thống: Tri thức hiện được hoàn thiện, lưu trữ và hệ thống hoá, như các tri thức hiện về các công nghệ, đặc trưng của sản phẩm, sách chỉ dẫn, tài liệu và các thông tin đầy đủ về khách hàng và các đối tác.
d) Tài sản tri thức thủ tục: Tri thức ẩn được thủ tục hoá, được ngầm định sử dụng hàng ngày, trong hoạt động thực tế của tổ chức. Tài sản tri thức thủ tục thể hiện dưới dạng các bí quyết, văn hoá của riêng đơn vị và cách thức tổ chức công việc hàng ngày của đơn vị.
Trên cơ sở các phương thức chia sẻ tri thức, các loại tài sản tri thức, phương thức chuyển đổi tri thức và mối quan hệ giữa các thành phần, quá trình điều khiển sáng tạo tri thức được trình bày trong Hình 2.3.
Hình 2.3. Mô hình chung điều khiển sáng tạo tri thức. KA: Knowledge Asset.
Quá trình sáng tạo tri thức (Hình 2.4) dựa trên cơ sở phối hợp giữa ba thành phần (nguồn chia sẻ tri thức, tài sản trithức và quá trình chuyển đổi tri thức) thông qua việc phát triển và định nghĩa lại các tài sản, khuôn dạng tri thức và quá trình đồng bộ hoá; khuyến kích và thúc đẩy nguồn chia sẻ tri thức; chỉ dẫn, điều khiển quá trình chuyển đổi tri thức; đánh giá, lựa chọn và kiểm nghiệm tri thức.
Chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri
thức
Chuyển đổi dữ liệu thành thông
tin và tri thức
Tài sản tri thức (KA)
Điều tiết
Liên tác vào/ra
Cung cấp
Cá nhân Tập thể Vận hành của hệ thống Hoạt động thực tiễn
Module thu nhận
Sở hữu tri thức
4 cách chuyển đổi tri thức CSDL hệ
thống các luật, tình huống chuyển đổi
Điều tiết
CS tri thức (Kho lưu trữ tri thức)
Liên tác vào/ra Phát triển và định nghĩa lại KA
ĐIỀU KHIỂN SÁNG TẠO TRI THỨC
Định nghĩa
Khuyến khích
và thúc đẩy Điều khiển chuyển
đổi tri thức
Đồng bộ hoá
Kiểm nghiệm
Chỉ dẫn
Hình 2.4. Mô hình về quá trình sáng tạo tri thức
Như vậy, quá trình sáng tạo tri thức (Hình 2.4) là quá trình điều khiển thu nhận dữ liệu, thông tin, tri thức từ cá nhân, tập thể, hệ thống, hoạt động thực tiễn để chuyển đổi thành tri thức theo bốn cách khác nhau (từ tri thức ẩn đến tri thức ẩn, từ tri thức ẩn đến tri thức hiện, trừ tri thức hiện đến tri thức hiện và từ tri thức hiện đến tri thức ẩn) dưới sự điều tiết của bốn loại tài sản tri thức (tài sản tri thức kinh nghiệm, tài sản tri thức khái niệm, tài sản tri thức hệ thống và tài sản tri thức thủ tục).