Trong mửt sử trUdng hdp, cọc thu ky vọn phửng dUdc giao nhiem vu dieu họnh chỹdng trinh cỹa cuửc hop hay hửi nghi.
1 ' A • A , 1 *> X A
bao gom cac cong viec cd ban sau day:
- Tuyen bử ly do, giửi thieu dai bieu vọ chUdng trhih cuửc hop.
- Giưi thieu ngUdi dpc bọo cọo hộc tham luọn.
- Dieu họnh viec thọo luọn.
- Dieu họnh viec nghi giỹa gid.
Tuy nhien, tỹy theo quy mư vọ trnh chat cỹa cuưc hop hộc hửi nghi. nguửi thu ky cử the chi dọm nhiem viec tuyen bử ly do, giửi thieu dai bieu vọ chUdng trinh cuửc hop, cửn cọc phọn viec khọc do chỹ tich dộn dieu khien.
KJn tuyen bử ly do (hoac khai mac) vọ gidi thieu dai bieu.
thu ky cọn chuọn bi sọn. vi trUdc dọm dong cỹ toa yeu to tọm ly de lọm cho ngitdi thu ky lỹng tỹng hoac quen y vọ nhọm lọn.
Dọy lọ nhỹng sai sửt toi ky, khửng nen de xọy ra, nhat lọ trong cọc hoi nghi quan trong.
Viec giửi thieu dai bieu phọi dọm bọo dọy dỹ vọ chmh xọc.
____ \ O V
Thu ky cọn chỹ y thỹ tu cac dai bieu cọn giửi thieu (theo chỹc vu hộc vi tri cüa dai bieu trong hưi nghi). Trong mot sư tritdng hdp cọn thiet. ngội ho ten vọ chỹc danh. thu ky cọn giưi thieu tưm tọt mưt so thọnh tich, hộc nhỹng dưng gưp cỹng nhu su quan tọm cỹa dai bieu dử dửi vdi hoat dửng cỹa cd quan. dửi vdi vọn de mọ cuửc hop se dua ra bọn bac vọ thọo luọn.
Sau phọn giửi thieu cọc dai bieu vọ thọnh phọn tham du.
thu ky phọi thửng bao chỹdng trinh cuửc hop (ke cọ khi chỹdng trinh dọ dudc in sọn vọ gỹi truửc cho dai bieu). Viec gidi thieu chifdng trinh giỹp cho ngUdi du chỹ dửng tham gia vọo cọc hoat dưng cỹa cuưc hop hộc chuọn bi cọc y kien dưng gưp vọ tham luọn.
Neu dudc giao viec gidi thieu nhỹng ngifdi doc bọo cọo hộc tham luọn, thu ky cọn chuọn bi sọn danh sọch. TrUdc khi cuửc hpp bọt dọu. thu ky cọn kiem tra su cử mọt cỹa hp vọ neu cử the thi nen gọp tỹng ngUdi de thong bọo cho dai bieu biet thỹ tu vọ thdi gian dọnh cho bọo cọo liộc tham luọn. Mpt so bọo cọo hộc tham luọn neu dọ in sọn vọ phọt cho ngUdi du thi chi cọn tửm tọt nhỹng vọn de cd bọn liộc giọi thich them mpt so dieu cọn thiet. Rọt nhieu cupc hpp. do khửng dudc thửng bọo truửc. nen nhieu dai bieu. thay vi viec tửm tat nhỹng nửi dung cd bọn. dọ doc tộn bư cọc tham luọn liộc bọo cọo dọ in sọn (mọ dai bieu
nọo cỹng cư). lọm mat thdi gian vọ gọy lộng khưng khi cho cuưc hop. Trong trUdng hdp cọc dai bieu trinh bọy hộc phọt bieu quọ dọi. xa chỹ de, hộc quọ thdi gian quy dinh (nhat lọ cọc hoi nghi cử nhieu tham luọn) thi thu ky phọi tim cọch nhọc nhử, khi cọn thiet cử the xin lửi vọ bọo cho ngUdi trinh bọy biet so thdi gian cho phep cửn lai de ho chỹ dửng ket thỹc vọn de.
Mửt trong nhỹng van de khử khọn trong viec dieu họnh cọc cuửc hop vọ hửi nghi lọ viec huửng dọn ngUdi tham du trao doi vọ thọo luọn. Neu dUdc giao dọm nhọn nhiem vu nọy, cọc thu ky vọn phửng cọn lUu y mửt so vọn de sau:
ằ A <• ' 1 AV AV i 1 1 1 A \ 1 AV 1
- Can neu ro cac van de can thao luan va tarn quan trong cỹa cọc van de dử.
- Cư the yeu cọu ngUdi du hop thọo luọn tỹng vọn de hộc dửng gửp y kien cho bọt cỹ vọn de, ngỹdi thu ky cọn nhọc lai npi dung cọc vọn de cọn thọo luọn.
- Thu ky (hộc to thu ky) phọi phọn cưng ngudi ghi lai cọc y kien thọo luọn mửt cọch dọy dỹ. chfnh xọc, lửgic vọ phọi cử khọ nọng tong hdp y kien theo cọc vọn de.
- Thu ky phọi lọng nghe cọc y kien vọ chuọn bi cọc phUdng an de kip thdi xỹ ly cọc tinh huửng xọy ra trong quọ trinh thọo luọn (chọng han, cử nhieu y kien trọi ngUdc nhau, tranh luan cử xu huửng gọy gọt, quọ ft y kien tham luọn, khửng the di den su thửng nhọt chung...).
- Ket thỹc phọn thọo luan, thu ky (hộc ngUdi dieu họnh) phọi tong ket dUdc cọc vọn de dọ thửng nhọt vọ nhỹng vọn de cửn phọi tiep tue nghien cỹu thọo luan trong cọc buửi hpp tiep theo.
Dọy lọ nhiem vu phử bien cỹa cọc t hu ky vọn phửng. Trong cọc cuưc hop thuưng ky cỹa cd quan, hộc cuưc hop cỹa Ban lọnh dao. thifdng cử mot tlnf ky vọn phửng chiu trọch nhiem ghi bien bọn. Cửn trong cọc hửi nghi, cọc dai hửi quan trong, viec ghi bien bọn difdc giao cho mot ban tlnf Ky.
De phuc vu cho viec ghi bien bọn, cọc thu ky cọn nọm vỹng clnfdng trinh cỹa cuửc hop (hửi nghi). Bien bọn cọn phọi ghi dọy dỹ cọc thửng tin nlnf:
- Thdi gian bọt dọu vọ ket thỹc.
- Thọnh phọn tham dif vọ khọch mdi.
- Sử dai bieu cử mọt vọ vọng mat.
- Chỹ tich dộn vọ tlnf ky dộn.
- Nửi dung vọ dien bien cuửc hop.
- Cọc y kien thọo luọn.
- Cọc ket luọn cỹa cuửc hop.
- Quọ trinh vọ ket quọ bau cỹ (neu cử)...
- Cuoi bien bọn phọi cử chỹ ky cỹa chỹ toa vọ tlnf ky.
Trong khi ghi bien bọn, nhọt lọ ghi phọn thọo luọn. tuy theo tinh chọt cỹa cuửc hop. cọc tlnf ky cử the ọp dung mửt trong hai cọch ghi sau:
+ Ghi tong hdp vọ tửm tọt: Cọch ghi nọy dửi hửi ngifdi thu ky phọi lọng nghe cọc y kien phọt bieu. nhanh chửng thọu tửm nhỹng y chinh vọ ghi vọo bien bọn.
+ Ghi nguyen vọn : Trong mửt so trUdng hdp, cử the cọn ghi nguyen vọn. cọc ldi phọt bieu vọ ghi rử ho teil ngifdi phọt bieu
2.4. ( ihi bien bọn cọc cuửc hop vọ hửi nghi
(khi quyet diuh cac vọn de quan trong hộc hop ve ky luọt). Tuy nhien, cọc thif ky vọn phửng cửng cọn luu y lọ khửng phọi moi ldi nửi trong cuửc hop deu dtfdc ghi vọo bien bọn. nhọt lọ trong nhtfng trifdng hdp ngtfdi dtf hop vi mửt ly do nọo dử, cử the thieu kiem ehe, dỹng ldi le nưng nọy hộc thộ ina lọn nhau. Trong trỹdng hdp nọy. thtf ky phọi chon tỹ ngỹ sao cho vọn phọn ọnh dtfdc khửng khi cọng thọng cỹa cuửc hop, nhỹng vọn khửng lọm cho bien bọn mọt di tinh nghiem tỹc, khọch quan cọn thiet.