CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mô hình hoá chức năng nghiệp vụ
Các bước thực hiện
- Bước 1: Đọc quy trình xử lý, gạch chân động từ + bổ ngữ, ta được danh sách các chức năng có thể có trong hệ thống.
- Bước 2: Trong danh sách các chức năng ở bước 1, tìm và loại bỏ những chức năng trùng lặp.
- Bước 3: Trong danh sách những chức năng ở bước 2, gom nhóm những chức năng đơn giản lại với nhau.
- Bước 4: Trong danh sách những chức năng ở bước 3, tìm và loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống.
- Bước 5: Chuẩn hoá lại tên cho hợp lý.
Áp dụng
a. Từ quy trình xử lý ta xác định được những chức năng có thể có trong hệ thống như sau:
1. Yêu cầu đặt phòng trước 2. Tiếp nhận thông tin
3. Kiểm tra tình trạng phòng trống và khả năng đáp ứng 4. Cập nhật hồ sơ khách
5. Viết phiếu đặt phòng hoặc hợp đồng 6. Xác nhận thông tin
7. Từ chối hoặc hẹn sẽ thông báo 8. Đặt cọc
9. Lập hóa đơn đặt phòng
10. Xác nhận thông tin trên hệ thống 11. Lập phiếu thuê phòng
12. Chuyển trạng thái phòng đã nhận 13. Yêu cầu đổi phòng
14. Kiểm tra lại hệ thống
15. Thông báo cho bộ phận hành chính dịch vụ tiến hành đổi phòng cho khách 16. Cập nhật phòng trên hệ thống
17. Yêu cầu dịch vụ
18. Ghi danh sách các dịch vụ khách hàng yêu cầu 19. Lập phiếu yêu cầu dịch vụ
20. Chuyển phiếu yêu cầu dịch vụ cho bộ phận hành chính – dịch vụ 21. Lập hóa đơn dịch vụ
22. Chuyển hóa đơn dịch vụ cho khách hàng để thanh toán 23. Thực hiện dịch vụ
24. Kiểm tra thiết bị phòng định kì
25. Lập hóa đơn cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp
26. Chuyển phiếu yêu cầu cung cấp kinh phí cho bộ phận tài chính.
27. Kiểm tra xác nhận yêu cầu 28. Thực hiện nâng cấp thay thế 29. Yêu cầu được dọn dẹp 30. Tiếp nhận yêu cầu nghiệp vụ
31. Thông báo thực hiện nghiệp vụ ở phòng khách đang thuê 32. Lập phiếu chi phí sửa chữa
33. Chuyển hóa đơn sửa chữa cho khách và giao lại cho phòng tài chính 34. Thực hiện sửa chữa
35. Cập nhật danh sách dịch vụ 36. Cập nhật giá dịch vụ
37. Cập nhật danh sách phòng 38. Cập nhật giá phòng
39. Trả phòng
40. Yêu cầu trả khách
41. Kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng 42. Lập hóa đơn thanh toán
43. Nhận thanh toán của khách 44. Trả giấy tờ cho khách
45. Đổi trạng thái phòng trên hệ thống 46. Tổng hợp phiếu thuê phòng
47. Lập báo cáo hoạt động
b. Các chức năng trùng lặp của phần a là:
Ghi danh sách các dịch vụ khách hàng yêu cầu
Lập phiếu yêu cầu dịch vụ Cập nhật danh sách dịch vụ Cập nhật giá dịch vụ
Cập nhật danh sách phòng Cập nhật giá phòng
Tiếp nhận thông tin Xác nhận thông tin Sau khi loại bỏ trùng lặp
1. Yêu cầu đặt phòng trước 2. Tiếp nhận thông tin
3. Kiểm tra tình trạng phòng trống và khả năng đáp ứng 4. Cập nhật hồ sơ khách
5. Viết phiếu đặt phòng hoặc hợp đồng 6. Từ chối hoặc hẹn sẽ thông báo 7. Đặt cọc
8. Lập hóa đơn đặt phòng
9. Xác nhận thông tin trên hệ thống 10. Lập phiếu thuê phòng
11. Chuyển trạng thái phòng đã nhận 12. Yêu cầu đổi phòng
13. Kiểm tra lại hệ thống
14. Thông báo cho bộ phận hành chính dịch vụ tiến hành đổi phòng cho khách 15. Cập nhật phòng trên hệ thống
16. Yêu cầu dịch vụ
17. Lập phiếu yêu cầu dịch vụ
18. Chuyển phiếu yêu cầu dịch vụ cho bộ phận hành chính – dịch vụ 19. Lập hóa đơn dịch vụ
20. Chuyển hóa đơn dịch vụ cho khách hàng để thanh toán 21. Thực hiện dịch vụ
22. Yêu cầu được dọn dẹp 23. Tiếp nhận yêu cầu nghiệp vụ
24. Thông báo thực hiện nghiệp vụ ở phòng khách đang thuê
25. Cập nhật danh sách dịch vụ 26. Cập nhật danh sách phòng 27. Trả phòng
28. Yêu cầu trả khách
29. Kiểm tra lại tình trạng, thiết bị trong phòng 30. Lập hóa đơn thanh toán
31. Nhận thanh toán của khách 32. Trả giấy tờ cho khách
33. Đổi trạng thái phòng trên hệ thống 34. Tổng hợp phiếu thuê phòng
35. Lập báo cáo hoạt động c. gom nhóm
Chức năng đơn giản được gom nhóm Tên sau khi gom nhóm Yêu cầu đặt phòng trước
Tiếp nhận thông tin
Từ chối hoặc hẹn sẽ thông báo Viết phiếu đặt phòng hoặc hợp đồng
Lập phiếu đặt phòng
Yêu cầu dịch vụ
Chuyển phiếu yêu cầu dịch vụ cho bộ phận hành chính – dịch vụ
Lập hóa đơn dịch vụ
Chuyển hóa đơn dịch vụ cho khách hàng để thanh toán
Thực hiện dịch vụ
Phục vụ dịch vụ
Yêu cầu trả phòng Lập hóa đơn thanh toán Đổi trạng thái phòng trống
Lập hóa đơn thanh toán
Thông báo đổi phòng cho bộ phận hành chính dịch vụ
Cập nhật phòng trên hệ thống
Đổi phòng khách thuê
Chuyển trạng thái phòng đã nhận Đổi trạng thái phòng trống
Chuyển trạng thái phòng
Tổng hợp phiếu thuê phòng Lập báo cáo hoạt động
Lập báo cáo hoạt động
Sau khi gom nhóm các chức năng đơn giản lại với nhau ta được 1. Cập nhật hồ sơ khách
2. Kiểm tra tình trạng phòng trống 3. Lập phiếu đặt phòng
4. Đặt cọc
5. Lập hóa đơn đặt phòng
6. Xác nhận thông tin nhận phòng và giao phòng cho khách 7. Lập phiếu thuê phòng
8. Chuyển trạng thái phòng 9. Yêu cầu đổi phòng 10. Đổi phòng khách thuê 11. Lập phiếu yêu cầu dịch vụ 12. Phục vụ dịch vụ
13. Cập nhật danh sách dịch vụ 14. Cập nhật danh sách phòng 15. Yêu cầu trả khách
16. Kiểm tra phòng khách trả 17. Lập hóa đơn thanh toán 18. Nhận thanh toán của khách 19. Trả giấy tờ cho khách 20. Lập báo cáo hoạt động
d. Loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống Những chức năng không có
nghĩa với hệ thống 1. Đặt cọc
2. Xác nhận thông tin nhận phòng và giao phòng cho khách
3. Yêu cầu đổi phòng
4. Nhận thanh toán của khách 5. Trả giấy tờ cho khách
Những chức năng còn lại sau
khi loại bỏ 1. Cập nhật hồ sơ khách
2. Kiểm tra tình trạng phòng trống 3. Lập phiếu đặt phòng
4. Lập hóa đơn đặt phòng 5. Lập phiếu thuê phòng 6. Chuyển trạng thái phòng 7. Đổi phòng khách thuê 8. Lập phiếu yêu cầu dịch vụ 9. Phục vụ dịch vụ
10. Thông báo thực hiện nghiệp vụ ở phòng khách đang thuê
11. Cập nhật danh sách dịch vụ 12. Cập nhật danh sách phòng 13. Yêu cầu trả khách
14. Kiểm tra phòng khách trả 15. Lập hóa đơn thanh toán 16. Lập báo cáo hoạt động e. Chuẩn hóa lại tên
1. Cập nhật hồ sơ khách
2. Kiểm tra tình trạng phòng trống 3. Lập phiếu đặt phòng
4. Lập hóa đơn đặt phòng 5. Lập phiếu thuê phòng 6. Chuyển trạng thái phòng 7. Đổi phòng
8. Lập phiếu yêu cầu dịch vụ 9. Phục vụ dịch vụ
10. Thông báo thực hiện nghiệp vụ 11. Cập nhật danh sách dịch vụ 12. Cập nhật danh sách phòng 13. Yêu cầu trả khách
14. Kiểm tra phòng khách trả
15. Lập hóa đơn thanh toán 16. Lập báo cáo hoạt động 2.1.1.2. Gom nhóm chức năng Ta có: 4 bộ phận trong cơ cấu tổ chức - Quản lý đặt phòng
- Quản lý phòng - Quản ý dịch vụ - Quản lý tài chính
Các chức năng ở trên sẽ gom nhóm theo chức năng của 4 bộ phận trên cụ thể như sau:
Cập nhật hồ sơ khách
Kiểm tra tình trạng phòng trống Lập phiếu đặt phòng
Quản lý đặt phòng
Quản lý thuê, đặt phòng khách sạn Lập phiếu thuê phòng
Chuyển trạng thái phòng Đổi phòng
Lập phiếu yêu cầu dịch vụ Thông báo thực hiện nghiệp vụ Yêu cầu trả khách
Quản lý phòng
Cập nhật danh sách dịch vụ Cập nhật danh sách phòng Phục vụ dịch vụ
Kiểm tra phòng
Quản lý dịch vụ
Lập hóa đơn đặt phòng Lập hóa đơn thanh toán Lập báo cáo hoạt động
Quản lý tài chính
Với trường hợp nhân viên lễ tân thuộc bộ phận quản lý phòng nhưng có thể đặt trước phòng cho khách thì ta coi lúc đó nhân viên ấy đang thực hiện việc đặt phòng ở bộ phận quản lý đặt phòng, không phải chức năng lập phiếu đặt phòng chuyển qua bộ phận quản lý phòng
2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) Ký hiệu được sử dụng
Chức năng
Lập hoá đơn đặt phòng
Quan hệ phân cấp
Sơ đồ phân rã